(066) 87-010-10 Передзвоніть менi
Переводимо бухгалтерів в ОНЛАЙН!
Перейти до номеру
  • № 19
  • № 18
  • № 17
  • № 16
  • № 15
  • № 14
  • № 13
? За допомогою цієї функції ви зможете швидко перейти до номеру, що вас цікавить
У цьому номері :
 
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
14/22
Податки та бухгалтерський облік
Податки та бухгалтерський облік
Березень , 2015/№ 20

«Гоп-стоп, мы подошли из-за угла» (відрядженого працівника обікрали: розбираємося з наслідками)

У працівника під час перебування у відрядженні були викрадені грошові кошти і речі (ноутбук та мобільний), що належать підприємству. Якими будуть наслідки всього цього для підприємства і для працівника? Чи може підприємство стягнути з нього суму збитку?

Дійсно, випадок не з приємних. Але так чи інакше, а «розрулити» його треба. Що ж, з кожним із видів (натуральним і грошовим) вкрадених речей розбиратимемося окремо.

Вкрали ноутбук, планшет, мобільний тощо

Абсолютно нормально, якщо роботодавець видає відрядженому працівнику матцінності, необхідні для виконання поставлених перед ним завдань*. При цьому він очікує отримати їх назад у повній цілості. Але, припустимо, працівника обікрали… Як бути?

* Хоча, на відміну від видачі авансу, це не обов’язково.

Юридичні тонкощі. Підприємство втратило своє майно. Інакше кажучи, йому завдали матеріальної шкоди. Чи може воно компенсувати її? Так, і тут є декілька варіантів.

Перше, що напрошується, — стягнути його з того, хто вкрав**. Цей варіант, у цілому, найочевидніший. Але в ньому істотний недолік: злодія ж можуть і не знайти.

** Питання про повернення вкрадених речей законному власнику вирішує суд.

Ураховуючи це, більш привабливим може видатися другий варіант 

стягнути збиток з «бідолахи»-працівника шляхом його притягнення до матвідповідальності

Але нагадуємо: роботодавець має право зробити це тільки при дотриманні одночасно чотирьох умов, застережених у ст. 130 КЗпП (див. рисунок на с. 30):

Запам’ятайте: якщо хоча б одна з цих умов не дотримується, притягувати працівника до матвідповідальності не можна! Тепер розглянемо їх.

Не ходитимемо довкола — пряма дійсна шкода в цьому випадку є. З останніми умовами складніше. Нагадаємо, що працівник зобов’язаний, зокрема: своєчасно і точно виконувати розпорядження роботодавця, дотримуватися трудової/технологічної дисципліни, дбайливо ставитися до майна роботодавця (ст. 131, 139 КЗпП). Ці обов’язки він повинен виконувати як при перебуванні на основному місці роботи, так і у процесі відрядження. Якщо ж працівник їх порушив і тим самим заподіяв підприємству пряму дійсну шкоду (у цьому випадку у вигляді втрати майна), виникають передумови, щоб притягнути його до матвідповідальності. Прикладами таких порушень для нашого випадку можуть бути:

1) перебування працівника в нетверезому стані;

2) його присутність у місці, не передбаченому відрядженням;

3) порушення ним правил користування обладнанням роботодавця або ж безвідповідальне вставлення до нього. Зокрема, працівник залишив службовий телефон на столику в кафе, залишив відкритими двері в номері в готелі, дав покористуватися службовим планшетом знайомому тощо.

Що стосується вини*, то… головне, щоб вона була. Її форма (умисел чи необережність) при цьому значення не має. Наприклад, якщо працівник виявився не за місцем відрядження через поломку автобуса/поїзду, то його вини в цьому, як правило, немає. Вина працівника може також виключатися/знижуватися, якщо роботодавець не забезпечив його сумою авансу і не створив інших умов для належного виконання відрядженим своїх обов’язків.

* Нагадаємо: вина визначає психічне ставлення особи до своїх дій/бездіяльності та їх наслідків.

На увагу також заслуговує обсяг матвідповідальності.

За загальним правилом, з працівника можна стягнути суму, що не перевищує його середнього заробітку

Водночас, у багатьох випадках збиток можна стягнути і в повному розмірі (ст. 134 КЗпП). У нашій ситуації підставами для цього можуть бути, зокрема:

1) отримання працівником майна під звіт за разовою довіреністю або іншим разовим документом;

2) завдання шкоди працівником, який перебував у нетверезому стані;

3) виявлення нестачі предметів, виданих ­працівнику в користування.

Насправді, усе це справедливо для будь-якої втрати відрядженим працівником майна підприємства. Але, як ми вже зазначали, його обікрали. Чи впливає це на вирішення ситуації? Частково так, і ось яким чином.

По-перше, факт крадіжки може вплинути на вину працівника. Наприклад, телефон витягнули з куртки по дорозі до обумовленого «відрядним» наказом місце. У цій ситуації вини працівника у загальному випадку не буде.

Водночас, це правило «спрацьовує» не завжди. Так, якщо перебуваючи в нетверезому стані, працівник заснув у недозволеному місці та в цей момент у нього вкрали ноутбук, його вини це не згладить.

По-друге, якщо працівнику загрожували, унаслідок чого йому довелося «розлучитися» з майном підприємства, то це також виключає/знижує його вину. Крім того, у цьому випадку можна говорити про стан крайньої необхідності, що виключає матвідповідальність працівника (ст. 130 КЗпП).

По-третє, виникає запитання: як бути, якщо вже після залучення працівника до матвідповідальності злодія знайдуть і повернуть вкрадене підприємству? Вважаємо, що в такому разі зникає одна з умов для матвідповідальності (пряма дійсна шкода — див. вище), а тому підприємство має повернути працівнику стягнуту з нього раніше суму.

І ще одне: факт крадіжки, звичайно ж, потрібно підтвердити (слів працівника для цього явно недостатньо). Таке підтвердження можна отримати від уповноваженого органу, до якого подано заяву про вчинений злочин, — у цьому випадку від органу МВС. Причому заяву може подати як працівник (він виступає заявником), так і підприємство (воно вважається потерпілим).

Облікові наслідки. Як правило, зазначені вище вкрадені цінності в бухгалтерському обліку значаться у складі ОЗ (або МНМА). Наше видання свого часу дуже детально висвітлювало облікові наслідки таких розкрадань (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 92, с. 16). Якщо ж викрадено були речі, віднесені до запасів (наприклад, МБП), то випадки з розкраданням ТМЦ (запасів), у тому числі МБП, крізь облікову призму детально розглянуто в «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 90, с. 18.

Як визначити розмір збитків при крадіжці та стягнути шкоду з винного працівника, читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 88, с. 18.

Нагадаємо, що з 1 січня 2015 року облік з податку на прибуток базується в основному на показниках бухгалтерського обліку. Цей момент необхідно враховувати при зверненні до зазначених статей.

Вкрали суму авансу

Якщо у працівника вкрали аванс, але він про це умовчав, використовував у відрядженні свої кошти, склав авансовий звіт і повернув належний залишок, то жодних додаткових наслідків не виникне*. Це «найзручніший» варіант — і для роботодавця, і для працівника. Тепер, припустимо, що сталося все те саме, але заяву до органів МВС все ж було подано. У цьому випадку додаткових наслідків, за загальним правилом, також не буде**.

* Зокрема, це зумовлено «родовим» характером грошей.

** Вони можуть виникнути, якщо злодія все ж таки знайдуть. У такому разі той, хто виступає потерпілим у частині вкрадених коштів, може стягнути з нього цю суму.

Тепер ускладнимо ситуацію.

Працівника обікрали, він не зміг здійснити необхідні для підприємства витрати і не повернув відповідну суму

Тут все дуже схоже на те, неначебто працівник витратив підзвітні гроші, але не надав документального підтвердження. Отже, формально, ця сума має вважатися його доходом (п.п. 164.2.11 ПКУ). І цей дохід потрібно обкласти ПДФО (детальніше — див. нижче).

Є тільки одна зачіпка, яка може дозволити уникнути включення цієї суми до доходу, — поважність причини затримки при складанні авансового звіту (п. 7.39 Положення № 637). При цьому, вважаємо, що це правило справедливо застосовувати не тільки для цілей авансового звіту, а й у частині повернення авансу. Звичайно, за наявності документального підтвердження про подання до органів МВС заяви про крадіжку. Водночас, ураховуючи «натягнутість» цих аргументів, радимо вам запросити індивідуальну податкову консультацію або ж вирішити проблему іншим шляхом, описаним дещо далі.

Крім того, постраждати може й саме підприємство. Якщо працівник не поверне у строк невитрачені підзвітні кошти, то формально до нього можуть застосувати штраф у розмірі 25 % такої суми (ст. 1 Указу Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95). Порятунок з цієї ситуації можна знайти хіба що у підході НБУ: свого часу він повідомив, що застосовувати цей штраф можна тільки за наявності вини (див. лист від 05.07.2007 р. № 18-210/2252-6820). Очевидно, вини підприємства в тому, що його працівника обікрали, немає. Отже, вважаємо, що застосовувати до нього зазначений штраф не можна — але знову ж таки за умови подання заяви до органів МВС. Водночас, ураховуючи «давність» листа і те, що штрафи накладають податківці, не факт, що це спрацює.

Ураховуючи все це, як варіант, можна схитрувати та оформити видачу такому працівнику поворотної фіндопомоги (не обкладається ПДФО — п.п. 165.1.31 ПКУ) або неоподатковуваної (частково оподатковуваної) матдопомоги, якою він одразу ж розрахується за виданий йому аванс на відрядження. Такі дії дозволять уникнути негативних наслідків як з ПДФО, так і зі штрафів.

І насамкінець ще один момент: як і в попередньому випадку, підприємство може покрити свої збитки, якщо притягне працівника до матвідповідальності (підстави та умови для цього ті самі — див. вище) або стягне їх зі звинувачуваного/підозрюваного (якщо його знайдуть).

А ось про облікові моменти, що стосуються грошових розкрадань, ми поговоримо детально.

Облікова сторона. Що стосується податкового обліку, то в частині ПДФО тут ситуація виглядатиме таким чином.

Підпункт 164.2.11 ПКУ відносить до складу оподатковуваного доходу ПДФО суму надмірно витрачених коштів, отриманих платником на відрядження або під звіт і не повернених в установлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ПКУ.

Зауважимо, що норми ПКУ не містять послаблень щодо жодних кримінальних форс-мажорів

Тому якщо працівник не поверне все втрачене або його відповідну частину* до каси роботодавця протягом контрольних 5 днів (або контрольних 3 днів**) після закінчення відрядження, то всі «надмірно витрачені», а точніше вкрадені у нього у відрядженні кошти мають стати його доходом.

* Можливо, уже після того, як його обікрали, працівник частину витрат у відрядженні здійснив за рахунок власних коштів, погасивши таким чином «зі своєї кишені» частину вкраденого авансу.

** Якщо працівник у відрядженні використовував корпоративну платіжну картку.

Тут є нюанс із датою виникнення у працівника такого доходу. Формально, виходячи з норм ПКУ, він повинен виникати в день, наступний за днем закінчення строку повернення готівки за авансовим звітом.

Проте Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. № 845 (ср. 025069200), злегка цю дату нефіскально відрегулював. У п. 3 цього документа зазначено, що надмірно витрачені підзвітні суми підлягають обкладенню ПДФО, якщо платник податків не повертає суму таких коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк їх повернення (5-й або 3-й день). Тобто податківці «з панського плеча» дозволили не оподатковувати такі «прострочені» суми, якщо відряджений працівник поверне їх до каси до кінця місяця. Оскільки цей норматив пройшов Мін’юст, то фіскальний підхід до цього питання податківцями на місцях повинен виключатися.

Відповідно до п.п. 170.9.1 ПКУ сума податку, нарахована на суму такого перевищення, утримується особою, яка видала такі кошти, за рахунок будь-­якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податків за відповідний місяць, а в разі недостатності суми доходу — за раху­нок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

Зазначимо, що база обкладення ПДФО обчислюється в цьому випадку із застосуванням підвищуючого коефіцієнта, передбаченого п. 164.5 ПКУ:

К = 100 : (100 - Сп),

де К — коефіцієнт;

Сп — ставка податку, установлена для таких доходів на момент їх нарахування.

Якщо ставка 15 %, то коефіцієнт становитиме 1,176471, якщо 20 % — 1,25.

Тут ми хочемо звернути увагу на той факт, що у формі Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (затвердженого згаданим наказом Міндоходів № 845) при розрахунку ПДФО із суми «надмірно витрачених» коштів підвищуючий коефіцієнт чомусь не застосований. І це — незважаючи на те, що його застосування в цьому випадку прямо вимагає п. 164.5 ПКУ.

Але, між іншим, у консультації в підкатегорії 103.02 БЗ, надаючи відповідь на запитання, чи потрібно застосовувати в такому разі підвищуючий коефіцієнт, податківці процитували п. 164.5 ПКУ ☹.Очевидна непослідовність з їх боку…

Крім того, зазначимо, що податок (ПДФО) із суми такого «доходу» за своєю суттю є штрафом. Адже жоден документ після включення такої суми до доходу (та її обкладення) не знімає з того, хто відряджається, обов’язку повернути ці підзвітні кошти роботодавцю. Тобто цей оподатковуваний дохід (визначений п.п. 164.2.11 ПКУ) є якимсь ефемерним (умовним).

Утім, можливо, хтось ризикне стверджувати, що після включення таких коштів до оподатковуваного ПДФО доходу працівника він їх повертати вже не повинен. Необов’язковість повернення можна спробувати підтверджувати ще й тим фактом, що при обчисленні ПДФОшної бази тут застосовується підвищуючий коефіцієнт…

Не виключаємо, що законодавці (прибираючи з такої ситуації «докодексний» 15 % штраф) так і замислювали. Однак, повторимося, формальних підстав для неповернення такої суми після обкладення її ПДФО немає. Крім того, згідно з п. 2.11 Положення № 637 видача відповідній особі готівкових коштів під звіт здійснюється за умови звітування нею в установленому порядку за раніше отримані під звіт суми. Тобто видача нових підзвітних сум без звіту (у тому числі повернення «надмірно витрачених») розцінюватиметься порушенням касової дисципліни.

У звіті за формою № 1ДФ такий «дохід» відображається з ознакою «118»

Детально про підзвітні кошти читайте також у «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 41, с. 7.

Можливо, в нашій ситуації роботодавець, увійшовши до положення пограбованого відрядженого працівника і вирішивши уникнути 25 % санкції, про що ми вже згадували вище, дасть йому позику або матдопомогу на погашення вкраденої суми. У принципі, для цих цілей і власне гроші не потрібні. Бо тут можна просто без руху «живих» грошей оформити одним днем дві операції за касою: спочатку прибуткову («повернення» підзвітних коштів), потім на ту саму суму видаткову («видача» працівнику матдопомоги чи позики).

Якщо ж роботодавець просто вирішить не утримувати з працівника таку суму «надмірно витрачених» коштів, то (крім загрози 25 % «готівкового штрафу») слід пам’ятати, що згідно з ч. 3 ст. 233 КЗпП для звернення роботодавця до суду з питань стягнення з працівника матеріальної шкоди, заподіяної підприємству, установі, організації, установлюється строк в один рік з дня виявлення заподіяної працівником шкоди.

Але в такому разі через рік роботодавець повинен списати таку заборгованість. Як результат, вона потрапить до доходу працівника згідно з абз. «ґ» п.п. 164.2.17 ПКУ (як безповоротна фіндопомога) і буде обкладена ПДФО, який утримуватиметься роботодавцем з інших доходів працівника. Отже, за великим рахунком, одна й та сама сума потрапить до доходу двічі*. У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ він відображається з ознакою «126».

* Перший дохід у такій ситуації має бути за рік до цього відображений і обкладений згідно із зазначеним п.п. 170.9.1 ПКУ.

У зв’язку з цим, якщо роботодавець хоче допомогти працівнику (і собі) вийти з цієї ситуації з мінімальними втратами, то варіант з неоподатковуваною матдопомогою або позикою — найкращий.

На завершення наведемо приклад відображення в бухгалтерському обліку ситуації з розкраданням у відрядженого працівника грошових коштів.

Приклад. Працівнику перед від’їздом у відрядження було видано аванс готівкою в сумі 1600 грн. У відрядженні гроші та підтвердні документи вкрали.

Сума ПДФО (з урахуванням підвищуючого коефіцієнта) з такої суми доходу становитиме 282,35 грн.

 

№ з/п

Зміст господарської операції

Кореспонденція рахунків

Сума, грн.

Дт

Кт

1

Видано під звіт грошові кошти відрядженому працівнику

372

301

1600

2

Утримано суму ПДФО із зарплати чи інших подібних виплат (після неповернення авансу в установлені строки)*

66

641/ПДФО

282,35

3

Утримано неповернену суму із зарплати відрядженого працівника

375
66

372
375

1600
1600**

* Нарахування самої суми такого «доходу» в бухобліку не здійснюється, оскільки сума ПДФО з нього утримується з будь-якого іншого оподатковуваного доходу того, хто відряджається.
** Згідно зі ст. 128 КЗпП розмір усіх відрахувань із заробітної плати працівника в загальному випадку не повинен перевищувати 20 % суми, належної виплаті на руки. Тому, щоб дотриматися цієї норми, утримання може здійснюватися поетапно (тобто таких проводок може бути декілька — у різні місяці та на менші суми). Для працівника цей варіант найгірший — адже з нього утримують і ПДФО, і всю суму викрадених у відрядженні коштів.

 

висновки

  • Якщо в того, хто відряджається, вкрали ноутбук, мобільний, інший матеріальний об’єкт, то за наявності підстав ви можете притягнути його до матвідповідальності.

  • Якщо в того, хто відряджається, вкрали грошові кошти, для нього ця сума може перетворитися на дохід (як надмірно витрачені кошти). На підприємство, у свою чергу, можуть накласти штраф.

  • У випадку з крадіжкою грошей уникнути негативних наслідків можна, наприклад, оформивши працівнику видачу поворотної фіндопомоги, якою він одразу ж погасить заборгованість перед підприємством.

Документи статті

  1. ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

  2. КЗоТ — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

  3. Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.
крадіжка додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті