Аванс на відрядження

Клиженко Яна, експерт з питань оплати праці
Податки & бухоблік Травень, 2015/№ 43
В обраному У обране
Друк
Відрядження нерозривно пов’язане з таким поняттям, як «аванс». Навіщо він потрібний? Кому, коли і в якому розмірі його видають? Зараз з’ясуємо.

Аванс на відрядження: основні моменти

Перед відрядженням підприємство видає працівнику грошовий аванс. Право на його отримання працівнику гарантує ст. 121 КЗпП. Про те, що роботодавець зобов’язаний забезпечити працівника, який відряджається, авансом, зазначено в п. 5 розд. I, п. 11 розд. II, п. 5 розд. ІІІ Інструкції № 59.

Зауважте, що розрахувати суму витрат (аванс) на відрядження зручно за допомогою кошторису витрат на відрядження. І хоча зараз такий документ не є обов’язковим, скористатися ним буде дуже зручно.

Пропонуємо до вашої уваги пам’ятку з видачі авансу на відрядження (див. рисунок нижче).

Уточнимо деякі моменти.

Так, аванс у безготівковій формі часто видають на корпоративну картку. У цьому випадку гроші вважаються виданими під звіт у момент використання працівником корпоративної картки (оплата за товари, зняття готівки в банкоматі тощо).

Проте аванс на відрядження можна перерахувати на зарплатну або особисту картку відрядженого працівника. У такому разі відлік строку, упродовж якого необхідно повернути грошові кошшти підприємству або надати авансовий звіт, розпочинається з моменту, коли гроші зараховано на картку працівника.

Аванс на закордонне відрядження

Свої нюанси є при видачі авансу на закордонне відрядження, а саме:

— підприємству заборонено придбавати готівкову валюту для видачі авансу в обміннику (див. лист НБУ від 16.08.2004 р. № 46-009/285-8297);

— аванс, як наголошувалося вище, видають в інвалюті. Але для цілей оплати витрат, понесених на території України (наприклад, оплати проїзду), його можна частково виплатити у гривнях (це підтвердив Мінфін у листі від 04.06.2007 р. № 31-26030-12/23-3982/4279);

— частину авансу, не витрачену в закордонному відрядженні, працівник повинен повернути в тій валюті, в якій його було видано. А ось повернення «гривневого» еквіваленту варто уникати*;

* Про це ми детально писали в «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 20, с. 34.

— відшкодовувати витрати працівника-резидента в закордонному відрядженні потрібно тільки у гривні*. Водночас працівник-нерезидент має вибір: йому витрати можна відшкодувати і в інвалюті.

Чи можна обійтися без авансу

Не видати аванс — означає порушити законодавство про працю. За це винним посадовим особам підприємства загрожує адмінштраф у розмірі від 510 до 1700 грн. (ч. 1 ст. 41 КпАП). Такий суровий висновок озвучено в листі Мін­соцполітики від 07.11.2013 р. № 998/13/155-13. А ось податківці не вважають невидачу авансу небюджетними суб’єктами господарювання порушенням КЗпП (див. лист Міндоходів від 03.07.2013 р. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 // «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 60, с. 14). Проте адмінштрафи застосовують не вони, а тому практикувати невидачу не варто.

Пам’ятайте, що не можна видавати готівкові грошові кошти під звіт, доки працівник повністю не відзвітував за раніше видані кошти. Інакше штраф становитиме 25 % виданих під звіт сум (абз. 5 ст. 1 Указу № 436).

Упевнені, що з нашою шпаргалкою штрафи вам не загрожують.

висновки

  • Перед відрядженням підприємство зобов’язане видати працівнику аванс («покриває» добові, витрати на проїзд і наймання житла).

  • Аванс видають після підписання наказу про відрядження (готівкою або на картку).

  • У разі закордонного відрядження аванс видають в інвалюті, а ось витрати працівника, не покриті авансом, відшкодовують у гривні.

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
Завантажуйте наш мобільний додаток iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд