Отже, вам вже відомо, що відрядження передбачає відшкодування відрядженому витрат. Певна річ, за наявності наказу про відрядження, підтверджуючих документів на витрати та авансового звіту. Але ж витрачені у відрядженні кошти нікуди просто так не подінуться! Отже, підприємство мусить включати їх до складу своїх витрат. Поговоримо про це детальніше.
Бухгалтерський облік: все як і раніше
Тут ніяких принципових новацій. Інструкція № 291 для обліку розрахунків з підзвітними особами передбачено субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами».
За дебетом субрахунку відображаються:
— суми, видані працівникам;
— суми відшкодування працівникам власних коштів, використаних у відрядженні.
За кредитом субрахунку відображаються:
— суми витрачених підзвітними особами коштів, виданих на відрядження;
— суми, які не використані відрядженим працівником і повернуті ним.
Субрахунок 372 є активно-пасивним, а отже, його сальдо може бути як кредитовим, так і дебетовим. При цьому дебетове сальдо свідчить про наявність заборгованості працівників перед підприємством за сумами коштів, виданих під звіт, а кредитове — про наявність заборгованості підприємства перед відрядженими працівниками.
Залежно від мети відрядження, визначеної керівником підприємства у відповідному наказі, та підрозділу, в якому працює відряджений працівник, суми витрачених підзвітними особами коштів відображаються на таких рахунках бухгалтерського обліку:
— 20 «Виробничі запаси», 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», 28 «Товари» — якщо у відрядженні працівник придбав ТМЦ в передав їх на склад підприємства після повернення з відрядження;
— 23 «Виробництво» — якщо відряджено виробничих робітників, і відрядження безпосередньо пов’язане з виготовленням продукції (товарів, робіт, послуг);
— 91 «Загальновиробничі витрати» — якщо відряджено працівників цехового персоналу з метою організації виробництва та управління цехами, ділянками, бригадами та іншими підрозділами основного і допоміжного виробництва і т. д.;
— 92 «Адміністративні витрати» — у разі службового відрядження працівників адміністративно-управлінського та іншого загальногосподарського персоналу з метою управління підприємством та його обслуговування;
— 93 «Витрати на збут» — у разі службового відрядження працівників відділу збуту, якщо мета їх поїздки пов’язана зі збутом продукції (товарів, робіт, послуг);
— 94 «Інші витрати операційної діяльності» — якщо у відрядження направляється інший персонал підприємства, який не підпадає під жодну з перелічених вище категорій. Крім того, до складу інших витрат операційної діяльності включаються витрати, понесені у зв’язку зі скасованим відрядженням (див. лист Мінфіну від 05.12.2005 р. № 31-34000-20-10/26183).
Додаткові витрати, понесені у зв’язку з продовженням службового відрядження, включаються до відповідних витрат операційної діяльності (загальновиробничих, адміністративних, витрат на збут).
Витрати відображаються в обліку на дату затвердження керівником підприємства авансового звіту
Податок на прибуток: без обмежень, але із застереженнями
Одна із принципових відмінностей «податкової реформи — 2015», що для платників податку на прибуток об’єкт оподаткування визначається виходячи з даних бухобліку (п.п. 134.1.1 ПКУ).
У високодохідних платників (річний дохід понад 20 млн грн.) тепер бухобліковий фінрезультат коригується лише на визначені ПКУ різниці, а у всієї решти платників тепер взагалі немає податкового обліку прибутку. Для них оподатковуваним прибутком є бухгалтерський фінрезультат.
Що це означає для обліку витрат на відрядження? Перш за все, те, що більше немає відомого нам у «дореформаційні» часи п.п. 140.1.7 ПКУ. Отже, немає і всіх, встановлених цим підпунктом обмежень на витрати у податковоприбутковому обліку. Цебто тепер платник податку на прибуток може без проблем зменшувати свій об’єкт оподаткування на суми таких витрат, які раніше не можна було відображати у податковому обліку.
Жодних обмежень на витрати, які пов’язані з відрядженням, у податковоприбутковому обліку тепер немає
Більше того, зараз у ПКУ мало того, що немає п.п. 140.1.7, але і немає вказівки на зв’язок витрат з господарською діяльністю. Тож тепер формально немає обов’язку встановлювати цей зв’язок. Це стосується як додаткових господарських витрат (на камери зберігання, платний зал очікування, додаткові готельні послуги), так і особистих витрат під час відрядження (наприклад, неслужбові телефонні переговори, проживання у двомісному номері замість одномісного, ,добровільне медичне страхування на час відрядження чи добові понад встановлену норму).
Обмежень на відображення таких витрат наразі немає навіть для високодохідних платників. Тож навіть вони можуть не перейматися щодо правомірності цих витрат при визначенні податку на прибуток.
Тут слід пам’ятати ще одне: Інструкція № 59 встановлює перелік витрат, які підлягають відшкодуванню для відрядженого працівника (пп. 5, 6 розд. ІІ Інструкції). Одначе ця Інструкція є обов’язковою тільки для організацій, які повністю чи частково утримуються за рахунок бюджетних коштів (див. п. 1 розд. І Інструкції). Решті підприємств податківці у «дореформаційний» період рекомендували використовувати її як довідкову (див. консультацію із БЗ, підкатегорія 502.07.14). Тому небюджетним підприємствам перелік витрат, які будуть відшкодовуватися працівнику, слід встановити внутрішнім Положенням про відрядження.
ПДВ
У ПДВ-обліку у вас зазвичай виникає доволі важливе запитання. А саме: на яку дату відображати податковий кредит з ПДВ за транспортними квитками і готельними рахунками (обов’язкові супутники відрядження), а також касовими чеками (якщо у відрядженні працівник придбавав ТМЦ) (п.п. «а» і п.п. «б» п. 201.11 ПКУ)?
Податківці зараз підходять до цього питання зважено і вважають, що такий податковий кредит відображається на дату авансового звіту після затвердження його керівником (див. консультацію із БЗ, підкатегорія 101.15). Причина проста — підприємство отримає зазначені документи разом з авансовим звітом, тому податковий кредит не може бути відображено раніше, аніж буде затверджений цей Звіт.
Принагідно зауважимо, що з 1 січня 2015 року платники ПДВ мають вести окремий реєстр документів — замінників податкової накладної (п. 201.111 ПКУ). Форми для такого реєстру досі нема (як і обов’язку подавати його податківцям). Тому просто майте на увазі зазначену вимогу ПКУ, а поки що можете вести цей реєстр за звичною формою — формою колишнього Реєстру виданих і отриманих податкових накладних.
ПДФО і військовий збір
Тут ситуація зовнішньо виглядає такою, немов відбулися значні зміни. Принаймні звичний нам п.п. 170.9.1 ПКУ став значно більш об’ємним. Що ж сталося? Насправді нічого суттєвого. Просто у зв’язку із ліквідацією п.п. 140.1.7 ПКУ встановлені у ньому витрати, пов’язані з відрядженням, перемістилися до п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Раніше їх перелік наводився, аби визначати, що можна включати до складу «податкових» витрат підприємства, а тепер — аби визначати, компенсація яких витрат не оподатковується ПДФО та ВЗ (бо об’єктом оподаткування цим збором у загальному випадку є ті ж доходи, які оподатковуються ПДФО (пп. 1.2, 1.7 п. 161
підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).
Якщо певна категорія витрат не зазначена у п. 170.9.1 ПКУ як неоподатковувана, але компенсується роботодавцем (що передбачено у внутрішньому Положенні про відрядження), то така виплата буде оподатковуватися ПДФО, а також військовим збором. Що стосується ЄСВ, то тут є побоювання, що фіскальне тлумачення п.п. 2.3.4 Інструкції № 5 дозволить податківцям розглядати виплату «необов’язкової» компенсації відрядженому як складову фонду оплати праці. А отже, доведеться обкладати цю виплату ще і ЄСВ*.
* Якщо ж внутрішні акти підприємства не передбачають компенсації тих чи інших витрат, але окремим наказом передбачено їх компенсувати — таку компенсацію треба розглядати як подарунок, який однозначно треба оподатковувати ПДФО, ВС та ЄСВ.
Із нових роз’яснень податківців (підкатегорія 103.17 БЗ) можна зробити висновок, що у питанні, чи оподатковується ПДФО та чи інша виплата, треба виходити не тільки з п.п. 170.9.1 ПКУ, але і з Інструкції № 59 (ср. ). Наприклад, у ситуації, коли відрядженому працівнику відшкодовують витрати на користування таксі у відрядженні. Податківці продовжують наполягати, що відшкодування таких витрат — це додаткове благо для відрядженої фізсособи. Так само як додаткове благо податківці розглядають відшкодування вартості квитка у випадку, якщо працівник повернувся з відрядження пізніше.
Тут податківці, на нашу думку, некоректно аргументують свою позицію. А саме: вважають додатковим благом відшкодування будь-яких витрат, не передбачених Інструкцією № 59. На нашу ж думку, треба виходити не з Інструкції № 59, а тільки з п.п. 170.9.1 ПКУ**:
** А в плані можливості компенсувати ті чи інші витрати — орієнтир на внутрішнє Положення про відрядження.
відшкодування тих витрат, які перелічені у п. 170.9 ПКУ серед неоподатковуваних, не призводить до оподаткування ПДФО та ВЗ, а всіх інших — призводить
Відповідно, якщо ви не хочете мати проблем із можливим оподаткуванням «доходу» працівника, рекомендуємо просто не відшкодовувати інші витрати, окрім тих, компенсація яких прямо передбачена ПКУ.
Окремо треба сказати декілька слів про понаднормативні добові. Вони згідно з п.п. 170.9.1 ПКУ будуть оподатковуватися ПДФО та ВС, а ЄСВ — ні. Справа в тім, що згідно з Інструкцією № 5 така виплата не включена до ФОП.
Насамкінець закріпимо правила обліку витрат на відрядження на прикладі.
Приклад. Підприємство оформило працівнику відрядження на сім днів. У відрядженні працівник придбав ТМЦ на суму 960 грн. (у тому числі ПДВ — 160 грн.), податкова накладна наявна і зареєстрована у ЄРПН. Витрати на проїзд склали 840 грн. (у тому числі ПДВ — 133 грн. і страховий збір — 7 грн.), витрати на проживання — 1980 грн. (у тому числі ПДВ — 330 грн.).
№ з/п | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн. | |
дебет | кредит | |||
1 | Видано аванс на відрядження | 372 | 301 | 3000 |
2 | Оприбутковано придбані відрядженим працівником ТМЦ | 20, 22 | 372 | 800 |
3 | Відображено витрати на проживання | 92 | 372 | 1650 |
4 | Відображено витрати на проїзд (туди і назад) | 92 | 372 | 707 |
5 | Відображено добові витрати (за шість днів): 243,6 х 7 = 1705,2 | 92 | 372 | 1705,2 |
6 | Відображено податковий кредит за придбаними ТМЦ (на підставі податкової накладної) | 641 | 372 | 160 |
7 | Відображено податковий кредит за витратами на проживання (на підставі готельного рахунка) | 641 | 372 | 330 |
8 | Відображено податковий кредит за витратами на проїзд (на підставі транспортних квитків) | 641 | 372 | 133* |
9 | Відшкодовано працівнику надміру витрачені кошти | 372 | 301 | 2485,2 |
* Вартість проїзду, як правило, складається не тільки із собівартості і ПДВ, але і зі спеціального страхового збору від нещасних випадків на транспорті. Чи не будуть фіскали вважати відшкодування працівнику страхового платежу за цим видом страхування як додаткове благо? Вважаємо, що підстав для цього немає, адже страхування від нещасних випадків на транспорті є обов’язковим (ч. 6 ст. 7 Закону України «Про страхування» від 07.03.96 р. № 85/96-ВР). | ||||
Погодьтеся, облік витрат на відрядження спростився (особливо щодо податку на прибуток). Що ж, нехай облік витрат на відрядження займає у вас ще менше часу, щоби зекономити його для вирішення ваших бізнес-справ.
висновки
Витрати, які підприємство несе у зв’язку із відрядженням працівника, відображаються на дату затвердження керівником авансового звіту.
В обліку податку на прибуток більше немає обмежень щодо витрат на відрядження, які існували в період чинності п.п. 140.1.7 ПКУ.
Податковий кредит з ПДВ за придбаннями товарів чи послуг відрядженим працівником відображається на дату затвердження авансового звіту.
Відшкодування витрат, про які не згадує п.п. 170.9.1 ПКУ, призводить до того, що у працівника виникає об’єкт оподаткування ПДФО і військовим збором. Для таких виплат у загальному випадку є також ризик обкладення ЄСВ.
