Роботодавець для здійснення своєї господарської діяльності може скористатися як послугами працівників свого штату, так і послугами інших фізичних осіб, що не входять до нього. Зроблений вибір, безумовно, вплине на подальшу організацію обліку, адже правові відносини з тими та іншими помітно відрізняються.
Для виконання поставлених цілей в іншому місті підприємство вирішило використовувати працю фізичної особи за договором підряду. Після закінчення робіт підряднику оплатили їх обумовлену вартість і провели в обліку та звітності.
З операціями за цивільно-правовим договором (ЦПД) підприємство впоралося успішно. Проте вчинило необачно, відшкодувавши витрати на відрядження такій фізособі. Пояснимо чому.
Кого можна відряджати
Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на визначений строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. Працівником є особа, яка працює на підприємстві та виконує обов’язки згідно з трудовим договором (контрактом).
Отже,
поїздка за розпорядженням керівника підприємства до іншого населеного пункту особи, яка виконує на підприємстві роботи за ЦПД, не є відрядженням
Що з цього виходить? Що підприємство неправильно визначило вид доходу, який виплатило фізособі-підряднику.
Розбираємося з доходом
Компенсація витрат на проживання, проїзд та виплачені добові будуть для фізособи оподатковуваним доходом у вигляді додаткового блага (див. п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ*) і до неоподатковуваних згідно з п.п. 165.1.11 ПКУ витрат на відрядження не мають жодного стосунку. Це узгоджується з положеннями п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, який також не дозволяє «безподатково» відшкодувати такі витрати.
До чого призвела така помилка? До того, що підприємство не нарахувало, не утримало та не уплатило до бюджету ПДФО і ВЗ із виплаченого фізособі-підряднику додаткового блага.
Як бути? Чи може в такій ситуації фізособа самостійно сплатити ПДФО та ВЗ з такого доходу за річною декларацією? Ні, це суперечить п. 127.1 ПКУ.
У цій ситуації відповідальність за погашення суми податкового зобов’язання, що виникло в результаті ненарахування, неутримання та несплати ПДФО і ВЗ з додаткового блага, а також обов’язок з погашення такого податкового зобов’язання покладаються на податкового агента. Тобто підприємство зобов’язане сплатити ПДФО і ВЗ за рахунок своїх грошових коштів. При цьому фізособа — отримувач таких доходів звільняється від цього обов’язку.
Базою обкладення ПДФО і ВЗ буде сума компенсаційних виплат, нарахована в бухобліку і виплачена фізособі-підряднику. Збільшувати її на «натуральний» коефіцієнт не потрібно (див. роз’яснення фахівця ДФСУ на с. 38).
У 2015 році дохід у вигляді додаткового блага обкладали ПДФО за ставками 15 і 20 % і ВЗ за ставкою 1,5 %*. У Податковому розрахунку для такого доходу передбачено ознаку доходу «126».
* З 1 січня 2016 року дохід у вигляді додаткового блага обкладають ПДФО за ставкою 18 %, ВЗ за ставкою 1,5 %.
Ось про ЄСВ можна не турбуватися. Компенсаційний дохід не є доходом за виконані роботи/надані послуги. А отже, ЄСВ немає.
З оподаткуванням розібралися. Переходимо до виправлення помилки у звітності.
Виправляємося у звітності
В операціях з фізособою підприємство допустило помилку, неправильно визначивши вид доходу, і відповідно не відобразило його у Звіті за формою № 1ДФ. Виправляємо ситуацію — подаємо уточнюючий Податковий розрахунок за той період, в якому було допущено таку помилку, тобто за 4 квартал 2015 року ( п. 4.3 Порядку, затвердженого Мінфіном від 13.01.2015 р. № 4).
У розділі І уточнюючого розрахунку для виправлення помилки з ПДФО формуємо рядок з податковим номером фізособи, яка отримала компенсаційні виплати (додаткове благо). Далі зазначаємо:
— у графі 3а — суму нарахованого доходу у вигляді додаткового блага;
— у графі 3 — суму виплаченого доходу;
— у графі 4а — суму нарахованого податку;
— у графі 5 — ознаку доходу «126»;
— у графі 9 — «0» (введення рядка).
Якщо подаєте Податковий розрахунок в електронній формі, то графу 4 не заповнюйте, якщо в паперовому вигляді — проставте прокреслення. Суму сплаченого ПДФО з «забутого» додаткового блага відобразіть у формі № 1ДФ, сформованій за той звітний період, у якому він буде фактично сплачений.
У розділі II уточнюючого Податкового розрахунку для виправлення помилки із ВЗ заповнюємо 2 рядки:
— рядок «Військовий збір», в якому зазначаємо загальну суму доходу, нарахованого/виплаченого фізособам з урахуванням суми додаткового блага, і загальну суму нарахованого ВЗ. Перерахований ВЗ зазначаємо без урахування суми ВЗ, що буде сплачена з додаткового блага. Її ви відобразите у формі № 1ДФ за той звітний квартал, в якому вона буде фактично сплачена;
— рядок «Військовий збір — виключення» — повторяємо всі графи помилкового рядка за ВЗ, зазначені в Податковому розрахунку за 4 квартал.
Відповідальність
За надання Податкового розрахунку за формою № 1ДФ не в повному обсязі установлено штраф у розмірі 510 грн. ( п. 119.2 ПКУ). До податкового агента, який протягом року вже притягувався до відповідальності згідно з п. 119.2 ПКУ, застосовується штраф у розмірі 1020 грн.
Причому
«1ДФний» штраф за такі помилки «світить» як у разі їх самостійного виправлення, так і в разі їх виявлення податковим органом
Важливо! Якщо підприємство встигне сплатити ПДФО і ВЗ із «забутого» додаткового блага до закінчення 90 календарних днів, що настають за останнім днем граничного строку сплати грошового зобов’язання, то пені згідно з п.п. 129.1.1 ПКУ не буде.
А якщо ні? Тоді податковому агенту необхідно буде розрахувати та сплатити до бюджету пеню з розрахунку 120 % річних облікової ставки НБУ, що діє на день виникнення цього податкового боргу або на день його погашення, залежно від того, яка з величин таких ставок більше, за кожен календарний день прострочення в його сплаті ( п. 129.4 ПКУ).
Розрахувати суму пені вам допоможе формула:
Y = (∑ податкового боргу х Кднів : 100 % х UНБУ х 1,2) : R,
де Y — сума пені, що нараховується на фактично погашену суму податкового боргу (завжди округляється до другого знака після коми);
∑ податкового боргу — фактично погашена сума податкового боргу;
Кднів — кількість календарних днів затримки сплати податкового зобов’язання;
1,2 — коефіцієнт, що дозволяє розрахувати 120 % річних облікової ставки НБУ;
R — кількість календарних днів у році (366 — у високосному році);
UНБУ — більша з облікових ставок НБУ, що діяли на день виникнення податкового боргу або на день його погашення (або погашення його частини). Зауважимо, що на сьогодні облікова ставка НБУ становить 22,0 %.
Зверніть увагу: пеня нараховується незалежно від того, значилася на момент заниження податкового зобов’язання на особовому рахунку платника переплата чи ні.
Законодавством також передбачено адміністративну відповідальність посадової особи за неутримання та неперерахування до бюджету сум ПДФО. За таке порушення загрожує адмінштраф у розмірі від 34 грн. до 51 грн. Але накладений він може бути не пізніше ніж через 3 місяці з дня вчинення правопорушення, а при правопорушенні, що триває, — не пізніше ніж через 3 місяці з дня його виявлення ( ст. 38 Кодексу України про адміністративні порушення).
Майте на увазі: неприємностей, що виникли, легко можна було уникнути, уключивши витрати на поїздку до вартості робіт за ЦПД і заздалегідь застерігши можливість їх компенсації ( ст. 843 Цивільного кодексу України). Але ПДФО та ВЗ все одно не вдалося б уникнути.
Підіб’ємо підсумки?
висновки
- Фізособа, яка виконує роботи за ЦПД, не може бути направлена підприємством у відрядження, оскільки вона не є найманим працівником підприємства.
- Відповідальність за погашення суми податкового зобов’язання, що виникло в результаті ненарахування, неутримання та несплати ПДФО і ВЗ з додаткового блага, і обов’язок з погашення такого податкового зобов’язання покладаються на податкового агента.
- Якщо підприємство встигне сплатити ПДФО і ВЗ із «забутого» додаткового блага до закінчення 90 календарних днів, що настають за останнім днем граничного строку сплати грошового зобов’язання, то пені згідно з п.п. 129.1.1 ПКУ не буде.
