Протокол — документ, що фіксує хід обговорення питань та рішення, прийняті на зборах, нарадах, конференціях та засіданнях колегіальних органів*. Протокол веде секретар, що призначається або обирається, або спеціально призначена особа.
* Ця група протоколів не включає специфічні протоколи судово-слідчих органів, дипломатичної служби, а також протоколи, що складаються офіційними особами для посвідчення будь-якого факту, наприклад протокол санітарного інспектора.
Цей документ складають на підставі записів (або стенограми), зроблених безпосередньо під час засідання.
Протоколи оформляють на загальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. Реквізити протоколу такі:
— назва організації вищого рівня;
— назва організації;
— назва структурного підрозділу (у разі необхідності);
— назва виду документа (протокол);
— дата засідання;
— номер документа;
— місце засідання;
— гриф затвердження (у тому випадку, якщо протокол підлягає затвердженню);
— заголовок до тексту;
— текст;
— підписи.
Майте на увазі:
датою протоколу є дата засідання, а не дата остаточного оформлення та підписання протоколу
Якщо засідання триває декілька днів, зазначають дату початку і через тире — дату закінчення засідання, наприклад 01 — 03.12.2016.
Протоколи, як правило, мають порядкову нумерацію з початку календарного року, яка одночасно означає й кількість проведених засідань. Водночас індекс протоколу може складатися з порядкового номера в межах календарного року і через похилу риску — порядкового номера з моменту обрання цього органу.
У реквізиті «Місце засідання» зазначають місто (село, селище), в якому відбулося засідання, а не юридичну адресу юрособи.
У заголовку протоколу наводять вид колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) і назву колегіального органу в родовому відмінку. Наприклад: Протокол засідання експертної комісії.
У тексті протоколу виділяють дві частини — вступну та основну.
Вступна частина містить чітко визначену інформацію, що розташовується завжди в однаковому порядку.
Спочатку зазначають прізвище та ініціали голови і секретаря.
Далі в алфавітному порядку (без зазначення посади) наводять прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу, а потім — прізвища та ініціали запрошених із зазначенням їхніх посад.
На великих розширених засіданнях і зборах присутніх зазначають тільки кількісно, а список за прізвищами додають до протоколу.
Наприклад:
Присутні: 35 осіб (список додається).
Вступна частина протоколу закінчується порядком денним. У ній зазначають питання, що виносяться на обговорення, прізвища та ініціали доповідачів, а також за необхідності їхні посади.
Питання на порядку денному повинні розташовуватися так, щоб першими були найбільш важливі та складні.
Слова «Порядок денний» друкують від межі лівого берега (без відступу). Після них ставлять двокрапку. Кожне питання порядку денного нумерують арабською цифрою і розміщують з нового рядка з абзацного відступу. Формулювання питань починають із прийменника «про» або «щодо». Наприклад:
На порядку денному не повинно бути питання, сформульованого словом «різне».
Кожне питання, що розглядається, має бути конкретизовано
Якщо на розгляд винесено багато питань, порядок денний можна не вносити до тексту протоколу, а оформити його у вигляді додатка. Тоді у протоколі роблять відсильний запис: «Порядок денний засідання додається».
Основна частина протоколу відображає роботу колегіального органу. У ній записують усі надходження. Будується ця частина за розділами відповідно до порядку обговорення питань порядку денного. Розділи нумерують арабськими цифрами. При цьому зауважте: номер розділу повинен відповідати номеру питання порядку денного.
Кожен розділ будується за традиційною схемою: СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ). Ці слова пишуть великими літерами, кожне з нового рядка, після них ставлять двокрапку. Таким чином, вони візуально розбивають текст, і це дозволяє швидко знайти потрібне питання.
Розділ починають словом «СЛУХАЛИ». Його пишуть від лівого берега без відступу поряд із цифрою, що позначає порядковий номер питання. У наступному рядку з абзацу зазначають прізвище та ініціали доповідача в родовому відмінку. Після прізвища ставлять тире і з великої літери викладають основний зміст доповіді (повідомлення). Текст викладають від третьої особи однини, наприклад: «Вказала на необхідність надання...».
Якщо текст або тези доповідей або виступів додаються окремо, то після прізвища з ініціалами роблять запис: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається».
Практично так само оформляють розділ «ВИСТУПИЛИ». Проте з певними відмінностями, а саме:
— слово «ВИСТУПИЛИ» пишуть від лівого берега без нумерації;
— прізвища доповідачів у цьому розділі зазначають у називному відмінку. Якщо доповідачів декілька, то прізвище та ініціали кожного з них пишуть з абзацу. Далі ставлять тире і з великої літери наводять суть виступу.
Текст викладають від третьої особи однини. При цьому кожну думку доповідача доцільно починати з абзацу.
Із кожного питання порядку денного приймають рішення. При цьому спочатку наводять слово «ПОСТАНОВИЛИ» або «ВИРІШИЛИ» (без відступу від лівого берега). Далі з абзацу фіксують саме рішення. Якщо в постанові (рішенні) містяться різні за характером питання, то його ділять на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Розділ «ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ)» друкують через 2 — 3 міжрядкові інтервали після попереднього тексту.
Констатуюча частина протоколів, як і розпорядчі документи, має бути конкретною і містити складові частини: кому, що зробити та в який строк.
Прийняті рішення записують, починаючи найчастіше словами: «затвердити (ту чи іншу доповідь)», «схвалити (ті чи інші заходи)», «інформацію взяти до відома», «затвердити проект у прийнятій редакції (або з урахуванням унесених змін та поправок)».
Особливу думку з приводу прийнятого рішення учасник засідання за своїм підписом може викласти на окремому аркуші, що додається до матеріалів протоколу. Про наявність особливої думки у протоколі роблять відмітку після запису відповідного рішення.
У разі необхідності у протоколі зазначають результати голосування з тих чи інших питань, що стали підставою для прийняття рішення. Результати голосування, наприклад, за кожною кандидатурою, записують таким чином: «За Борисенка А. Ю. подано 22 голоси, проти — 1, утрималися — 3».
Якщо приймається рішення про затвердження документа, що обговорювався на засіданні, цей документ додають до протоколу і в ньому роблять посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні і факт обговорення яких був зафіксований у тексті протоколу, їх нумерують арабськими цифрами (додаток 1, додаток 2). У відповідних пунктах протоколу роблять посилання на ці додатки. При цьому реквізит «Відмітка про наявність додатків» у кінці тексту протоколу не наводять.
Протокол підписують голова та секретар.
Текст протоколу має бути стислим, точним, зрозумілим, уключати інформацію, що всебічно характеризує обговорення питань
Найважливіші засідання на великих підприємствах стенографують. Після розшифровки стенограму додають до протоколу.
Залежно від повноти висвітлення ходу засідання протоколи бувають стислими та повними. У стислому протоколі зазначають тільки порядок денний, прізвище доповідача, прізвища тих, хто виступив при обговоренні, та прийняте рішення. Такий протокол не дає уявлення про хід обговорення питання, про думки, висловлені в дебатах. Його можна вести в тому випадку, коли засідання стенографується або ведеться фонозапис, а також коли тексти доповідей і виступів додаються до протоколу. У будь-якому разі стенограма та фонограма не виключають протоколу. Стислими протоколами оформляють також оперативні наради. У всіх інших випадках складають повний протокол.
Рішення колегіальних органів, зафіксовані у протоколі, доводять до виконавців у вигляді:
— постанов і рішень;
— витягу із протоколу;
— наказів — на підприємствах, що діють на принципі єдиноначальності.
Усі документи, пов’язані з підготовкою засідання (перш за все, це складання та погодження порядку денного, підготовка списку учасників засідання і запрошених, складання довідок і доповідних записок за пропонованими до обговорення питаннями, текстів і тез доповідей, проектів імовірних рішень), обов’язково підшивають до протоколу.
Наведемо зразок протоколу на с. 61.
Бувають випадки, коли необхідно зробити витяг із протоколу. Як зазначалося раніше, витяг — це засвідчена копія частини тексту службового документа. У витягах роблять дослівний запис змісту розділів, пунктів, абзаців, що виписуються.
Витяг оформляється на відповідному бланку або на чистому аркуші формату А4 або А5 (залежно від обсягу інформації).
Із відповідного протоколу без жодних змін, доповнень або скорочень до витягу переносять такі реквізити:
— назву організації (07);
— назву структурного підрозділу (08) — якщо протокол складено в результаті проведення виробничої наради або засідання окремого структурного підрозділу;
— дату документа (11);
— реєстраційний індекс документа (12);
— місце складення або видання документа (14);
— заголовок до тексту документа (19).
Замість слова «ПРОТОКОЛ» пишуть «ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ».
Наведемо зразок витягу із протоколу.
При оформленні витягу вступну частину протоколу наводять майже повністю. Тільки в порядку денному зазначають виключно той пункт або пункти, за якими робиться витяг. При цьому нумерацію пунктів зберігають.
Потім з основної частини дослівно виписують текст потрібного розділу (розділів). Як правило, витяг роблять з одного питання порядку денного, зазначаючи пункти «СЛУХАЛИ» і «ПОСТАНОВИЛИ» (пункт «ВИСТУПИЛИ» зазвичай опускається).
Далі проставляють реквізит «Підпис» з прізвищами голови та секретаря. Проте особисто ці особи витяг із протоколу не підписують.
Обов’язковим реквізитом витягу із протоколу є відмітка про засвідчення копії (27). Про її оформлення див. на с. 19. У певних випадках, передбачених нормативними документами, витяги засвідчують печаткою (у разі її наявності).
висновки
- Хід засідань (нарад, зборів, конференцій) колегіальних органів фіксують у протоколах.
- Датою протоколу є дата засідання колегіального органу.
- На великих розширених засіданнях і зборах присутніх зазначають тільки кількісно, а список за прізвищами додають до протоколу.
- Рішення колегіальних органів, зафіксовані у протоколі, доводять до виконавців у вигляді постанов, рішень, наказів або у вигляді витягу із протоколу.
- Усі документи, пов’язані з підготовкою засідання, обов’язково підшивають до протоколу.
