Оформляємо інформаційно-довідкові документи

6.1. Довідки

Довідка — це документ інформаційного характеру, що підтверджує та описує ті чи інші факти та події.

Довідки бувають двох видів:

— довідка-підтвердження засвідчує юридичний факт та видається громадянам і установам (частіше особистого характеру). Ці довідки потребують засвідчення печаткою у разі її наявності;

— довідка інформаційного характеру містить опис подій і фактів. Їх складають за запитом або вказівкою посадових осіб та організацій вищого рівня.

Також довідки можна поділити на внутрішні та зовнішні.

Зовнішні довідки надають іншим підприємствам, установам, організаціям, фізичним особам або контролюючим органам.

Довідка, що направляється за межі підприємства, містить такі реквізити:

— назву організації (07);

— назву виду документа (10);

— дату документа (11);

— реєстраційний індекс документа (12);

— посилання на реєстраційний індекс і дату запиту (13);

— місце складення документа (14);

— адресат (16);

— заголовок до тексту документа (19);

— текст (21);

— підпис (23).

На зовнішніх довідках службового характеру рекомендується також оформляти реквізит «Прізвище виконавця і номер його телефону» (28).

Таку довідку складають на загальному бланку підприємства або на чистих аркушах паперу формату А4 або А5.

Якщо довідку оформлено на чистому аркуші, то в лівому верхньому куті лицьового боку першого аркуша проставляють відбиток штампу з назвою підприємства, довідковими даними та кодом ЄДРПОУ. Також у штампі має бути передбачене місце для проставляння дати і реєстраційного індексу документа. Ці дані у відбиток штампу вписують уручну.

Зовнішню довідку, як правило, підписує керівник підприємства. Якщо довідка стосується фінансових питань, її також підписує головний бухгалтер.

Внутрішню довідку структурні підрозділи або посадові особи направляють керівництву підприємства або до інших підрозділів. Її оформляють на загальному бланку підприємства, бланку структурного підрозділу або на чистому аркуші, що містить основні реквізити бланка із зазначенням назви структурного підрозділу.

Текст такої довідки, як правило, присвячено одному питанню. Якщо необхідно висвітлити декілька не пов’язаних між собою питань, рекомендується за кожним із них складати окрему довідку.

При оформленні довідок ураховуйте такі правила:

1. Дату та реєстраційний індекс проставляють у день підписання довідки.

2. Зовнішні та внутрішні довідки реєструють окремо. Реєстраційний індекс зовнішнім довідкам дають згідно із журналом (картотекою, базою даних) реєстрації вихідних документів.

3. Реквізит «Місце складення документа» не наводять у довідках, складених на бланках, що містять реквізит «Довідкові дані про організацію», або в разі проставляння штампу підприємства.

4. Текст довідки може складатися з двох частин — вступної та констатуючої або тільки з констатуючої частини. При цьому констатуюча частина може складатися з декількох пунктів і містити таблиці.

Наведемо приклад внутрішньої довідки.

Довідку особистого характеру (про підтвердження місця роботи, навчання, про посаду, заробітну плату, місце проживання, наявність утриманців тощо) оформляють на бланку або з проставлянням штампу підприємства на чистому аркуші.

Така довідка має деякі відмінності у складі реквізитів від довідки інформаційного характеру. Так, у ній може бути відсутнім заголовок до тексту. Підписи в такій довідці необхідно засвідчити печаткою (у разі її наявності). Замість реквізиту «Адресат» у кінці тексту зазначають назву організації, до якої надається довідка. Текст такої довідки, зазвичай, починають із зазначення в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку даються відомості. Наприклад: «Клунько Іван Іванович є старшим викладачем...».

У зв’язку з тим, що тексти довідок особистого характеру, як правило, типові, можна застосовувати трафаретні бланки, виготовлені друкарським способом, заповнюючи в них тільки окремі реквізити.

При цьому майте на увазі, що для призначення різних видів допомог і субсидій форма довідки може бути визначена законодавством.

Наведемо приклад довідки особистого характеру.

6.2. Службові записки

До інформаційно-довідкової документації належать і різні службові записки.

Зауважте: службові записки — це узагальнююча назва адресованих керівництву письмових пояснень, повідомлень та узагальнень, у яких описують певні факти чи події, а також виносять пропозиції, що випливають з викладених фактів чи подій та їх аналізу.

При складанні службової записки зазначають точну назву документа — доповідна, пояснювальна або аналітична записка. Що вони собою являють?

Доповідна записка — це документ, що адресований керівнику підприємства (структурного підрозділу) або іншої інстанції та містить ґрунтовне викладення будь-якого питання з висновками та пропозиціями укладача.

Доповідні записки бувають інформаційними, ініціативними та звітними.

Доповідну записку можуть складати як з ініціативи її автора, так і за вказівкою керівника. Її мета — інформувати керівника про факт, що мав місце, про перебіг виконуваної роботи, ситуації, що склалася, тощо і спонукати прийняти певне рішення. З цього випливає, що текст доповідної записки має дві частини: у першій (констатуючій або описовій) викладають факти, що мали місце, або ситуацію, що склалася, у другій — висновки, пропозиції або прохання.

Залежно від адресата доповідні записки, як і довідки, можуть бути:

— внутрішніми — направляють керівнику підприємства або структурного підрозділу, якому підпорядковується працівник — автор цієї записки;

— зовнішніми — адресують до інших інстанцій (організації власної системи вищого рівня — міністерство, відомство тощо — або місцеві органи влади).

Внутрішню доповідну записку складають на чистому аркуші паперу або на бланку відповідного структурного підрозділу. Її підписує безпосередньо автор або керівник структурного підрозділу.

Зовнішня доповідна записка оформляється на загальному бланку підприємства формату А4 або А5 (залежно від обсягу інформації). Її підписує керівник юрособи.

Доповідна записка містить такі реквізити:

— назву організації (07);

— назву структурного підрозділу (08);

— назву виду документа (10);

— дату документа (11);

— реєстраційний індекс документа (12);

— адресат (16);

— заголовок до тексту (19);

— текст документа (21);

— підпис (23).

Зовнішня доповідна записка може також мати реквізит «Прізвище виконавця і номер його телефону» (28).

Дату та реєстраційний індекс проставляють у день підписання документа. При цьому внутрішні та зовнішні доповідні записки реєструють окремо. Реєстраційний індекс зовнішнім запискам дають згідно із журналом (картотекою, базою даних) реєстрації вихідних документів.

Доповідна записка може мати додатки. Про це роблять відповідну відмітку.

Наведемо приклад складання внутрішньої доповідної записки на с. 67.

Тепер поговоримо про пояснювальні записки. Це документ, що пояснює зміст окремих положень іншого документа (проекту, плану, звіту) або пояснює причини будь-яких подій, фактів, дій працівників та який складається на вимогу керівництва.

Як і доповідні записки, пояснювальні записки можуть бути внутрішніми та зовнішніми.

Внутрішні адресують керівнику підприємства або його заступнику. Їх, як правило, оформляють на бланках структурних підрозділів. Якщо внутрішню пояснювальну записку складає працівник на ім’я керівника структурного підрозділу, її оформляють на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 (залежно від обсягу інформації). Підписує таку записку її автор — керівник або працівник відповідного структурного підрозділу.

Зовнішні пояснювальні записки адресують керівникам організацій вищого рівня (або їх заступникам). Такі записки оформляють на загальних бланках підприємства формату А4. Підписує зовнішні пояснювальні записки керівник підприємства.

За змістом пояснювальні записки можна поділити також на дві групи.

До першої групи відносять записки, що є додатком до основного документа, доповнюють та пояснюють його. Зазвичай їх складають до проекту або звіту (наприклад, «Пояснювальна записка до річного звіту за 2016 рік»).

Другу групу становлять записки, в яких окремі працівники пояснюють свої дії, вчинки або ситуацію, що склалася, наприклад у зв’язку з невиконанням завдання або порушенням трудової дисципліни. Такі записки, як правило, пишуть на вимогу адміністрації.

Пояснювальні записки мають ті самі реквізити, що й доповідні записки (див. вище).

Під час їх оформлення враховуйте такі правила:

1. Датою пояснювальної записки є дата її підписання, а не дата події, що сталася.

2. Внутрішні та зовнішні пояснювальні записки реєструють окремо. Реєстраційний індекс зовнішнім запискам дають згідно із журналом (картотекою, базою даних) реєстрації вихідних документів.

3. При складанні внутрішньої пояснювальної записки від імені працівника на ім’я керівника підприємства (його заступника) або структурного підрозділу нижче реквізиту «Адресат» працівник зазначає відомості про себе: посаду, прізвище, ім’я та по батькові (у родовому відмінку).

4. Заголовок до тексту внутрішньої пояснювальної записки, складеної працівником структурного підрозділу в довільній формі, зазначати не обов’язково.

5. Якщо до пояснювальної записки додають якісь документи, про це роблять відповідну відмітку.

6. У зовнішній пояснювальній записці може бути оформлений реквізит «Прізвище виконавця і номер його телефону» (28).

Приклад складання пояснювальної записки див. на с. 68.

Аналітичні записки — письмові узагальнення, що складаються на вимогу керівництва або з власної ініціативи працівника і містять систематизовані (згруповані, класифіковані та узагальнені) дані про події та процеси з викладенням тенденцій розвитку ситуації та пропозицій з прийняття управлінських рішень, що випливають із наведеного аналізу.

Аналітичні записки мають ті самі реквізити, що й інші службові записки.

6.3. Акти

Акт — документ, що складений однією або декількома особами та підтверджує деякі встановлені факти та події. Його оформляють у присутності свідків або на підставі обстеження.

Як правило, акти складають комісії, призначені наказом керівника підприємства або органу вищого рівня. Комісії можуть створюватися і як постійно діючі — ревізійні, експертні, інвентаризаційні тощо. У певних випадках акт може бути складено із залученням представників сторонніх підприємств.

Акти можуть мати різне призначення, а саме:

— служити первинно-обліковою документацією (наприклад, акт приймання матеріалів, акт на списання основних засобів, акт на списання бланків трудових книжок, акт приймання виконаних підрядних робіт тощо);

— бути організаційно-розпорядчими документами (наприклад, акт ліквідації підприємства);

— складатися залежно від характеру подій: при зміні керівництва або матеріально відповідальної особи, у разі нещасного випадку, аварії тощо.

Складанню акта зазвичай передують вивчення членами комісії суті питання, чинних нормативних документів, що регулюють це питання, і детальна перевірка фактів.

В акті відображають тільки ті факти, що прямо встановлені особами, які підписують цей акт

Якщо дозволяє ситуація, допускається ведення чорнових записів. У цьому випадку підготовлений акт подають на підпис разом із чорновими матеріалами, які заздалегідь завізували всі члени комісії та зацікавлені особи.

Незалежно від виду всі акти складають за єдиною схемою. Але майте на увазі: для багатьох ситуацій, що актуються, існують законодавчо затверджені уніфіковані форми. Наприклад, нормативними документами затверджено форми актів інвентаризації, актів що складаються архівними підрозділами підприємств при перевірці наявності та стану справ, при вилученні справ для знищення тощо.

Якщо форму акта не затверджено, його можуть оформляти на бланку структурного підрозділу, на спеціальному бланку для актів або на чистих аркушах формату А4. При цьому може застосовуватися як кутове, так і поздовжнє розташування реквізитів. Якщо акт підлягає затвердженню, доцільно використовувати кутовий бланк.

Акт містить такі реквізити:

— назву організації (07);

— назву виду документа (10);

— дату документа (11);

— реєстраційний індекс документа (12);

— місце складення або видання документа (14);

— гриф затвердження (17);

— заголовок до тексту документа (19);

— текст документа (21);

— відмітку про наявність додатків (22);

— підписи (23).

Дата і місце складання, що проставляються в акті, повинні відповідати даті та місцю події, що актується

Якщо комісія працювала декілька днів, в акті зазначають останній день роботи.

Заголовок у короткій формі повинен відображати зміст події, що актується. Його формулюють за допомогою віддієслівного іменника з прийменником «Про» («Щодо») або без нього. Заголовок повинен граматично узгоджуватися зі словом «Акт». Наприклад: «Про перевірку...», «Про списання...», «Щодо знищення...» або «приймання-передачі».

Текст акта може складатися з трьох частин: вступної, констатуючої та завершальної.

У вступній частині зазначають назву, номер і дату розпорядчого документа, на підставі якого актується подія, а також посади, прізвища та ініціали (у називному відмінку) осіб, які беруть участь у складанні акта. Крім того, в акті можуть бути зазначені присутні особи.

Вступна частина починається зі слова «Підстави», яке друкують нижче заголовка на 2 — 3 інтервали без відступу від лівого берега. Після слова «Підстави» ставлять двокрапку і зазначають назву відповідного організаційно-розпорядчого документа в називному відмінку (наказ, рішення, положення, правила тощо), його дату, реєстраційний номер і заголовок. Наприклад:
Підстава: наказ від 01.12.2016 № 214 «Про реконструкцію дослідно-експериментальної дільниці».

З нового рядка без відступу від лівого берега друкують слово «Складений» або «Складений комісією у складі». Далі ставлять двокрапку і наводять посади, прізвища та ініціали укладачів акта або склад комісії (при цьому першим зазначають голову комісії).

Зверніть увагу: якщо акт складено постійно діючою комісією, створеною за наказом керівника (наприклад, експертною комісією з визначення цінності документів) або за рішенням колегіального органу (наприклад, ревізійною комісією акціонерного товариства), посади голови та членів комісії в акті не зазначають.

Посади присутніх (свідків складання акта) потрібно зазначати обов’язково. У числі присутніх можуть бути:

— особи, робота яких перевіряється;

— посадові особи підприємства;

— фахівці цього підприємства або запрошені;

— представники первинної профспілкової організації або іншої громадської організації;

— свідки події тощо.

Якщо у складанні акта беруть участь представники інших підприємств, до назви посади включають і назву підприємства.

Прізвища членів комісії та присутніх зазначають в алфавітному порядку.

Наприклад:

У констатуючій частині наводять дати проведення заходу, викладають цілі та завдання, суть і характер виконаної комісією роботи, зазначають документи, відповідно до яких проводилася робота, фіксують установлені факти. Відомості можуть бути представлені у вигляді таблиці.

У завершальній частині формулюють висновки та дають рекомендації.

Кількість примірників акта визначається відповідними нормативними документами або тим, яке коло підприємств або осіб зацікавлене в ньому. Відомості про кількість примірників акта та їх місцезнаходження розміщають після тексту перед підписами, друкують з нового рядка без відступу від лівого берега.

У разі наявності додатків в акті роблять відповідну відмітку після тексту.

Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні, у тому числі й запрошені.

При підписанні посади перед прізвищами не зазначають.

Наприклад:

За наявності особливої думки в укладачів акта або присутніх його викладають нижче підписів на першому примірнику акта або на окремому аркуші. В останньому випадку в акті поряд з підписом роблять відмітку: «з урахуванням особливої думки (додається)».

Деякі види актів вимагають затвердження. Наприклад, акт про інвентаризацію затверджує керівник підприємства. У цьому випадку оформляють гриф затвердження відповідно до ДСТУ 4163 (див. с. 17).

Наведемо зразок форми акта на с. 71.

6.4. Службові листи

Службові листи є одним з найбільш поширених видів документів і слугують засобом спілкування — установлення службових контактів, обміну інформацією між підприємствами. Шляхом листування партнери ведуть переговори, погоджують питання, з’ясовують відносини, викладають претензії тощо. При цьому відправниками і отримувачами можуть бути як юридичні, так і фізичні особи.

Службові листи слід оформляти тільки в тому випадку, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні (при особистій зустрічі або телефоном)

За функціональною ознакою службові листи ділять на ті, що потребують і не потребують відповіді.

Так, потребують відповіді ініціативні листи.

До них відносять: листи-прохання, листи-звернення, листи-запити, листи-пропозиції, листи-вимоги.

Серед листів, що відповіді не потребують, можна назвати: листи-підтвердження, листи-нагадування, листи-повідомлення, листи-попередження, листи-відмови, а також супровідні та гарантійні листи.

Перелічувати всі види службових листів ми не будемо, проте найпоширеніші розглянемо в табл. 6.1.

Таблиця 6.1. Види листів

Службові листи оформляють на спеціальних бланках, які так і називаються — бланк листа підприємства. Він може бути кутовим (див. рис. 2.3 на с. 23) або поздовжнім (див. рис. 2.4 на с. 24) залежно від розміщення реквізитів.

Бланк листа містить такі реквізити:

— зображення Державного герба України (для державних підприємств) (01);

— зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) (02);

— зображення нагород (03);

— код організації (04);

— назву організації вищого рівня (06);

— назву організації (07);

— назву структурного підрозділу (08);

— довідкові дані про організацію (09).

Крім того, на бланку листа рекомендується розміщувати обмежувальні відмітки для реквізитів: «Дата документа» (11), «Реєстраційний індекс документа» (12), «Посилання на реєстраційний індекс і дату документа» (13). Інколи ставлять також обмежувальні відмітки для реквізитів «Адресат» (16), «Резолюція» (18), «Заголовок до тексту документа» (19), «Відмітка про контроль» (20), «Текст документа» (21).

Як правило, бланки друкують друкарським способом. ДСТУ 4163 дозволено виготовляти бланки за допомогою комп’ютерної техніки.

Листи, що надсилаються закордонним адресатам, доцільно оформляти на двомовних бланках

При цьому, крім української, використовують мову країни-адресата або одну з мов міжнародного спілкування.

Також листи можна оформляти на загальному бланку підприємства з обов’язковим відтворенням реквізиту «Довідкові дані про організацію» (09) або на чистому аркуші паперу. В останньому випадку вгорі ліворуч ставлять відбиток кутового штампу відправника.

Залежно від обсягу тексту використовують аркуші або бланки формату А4 або А5.

Зверніть увагу: службовий лист — єдиний документ, на якому не ставлять реквізит «Назва виду документа (10)», тобто слово «Лист».

Реквізити службового листа:

— дата документа (11);

— реєстраційний індекс документа (12);

— посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь (13);

— гриф обмеження доступу до документа (15) (у разі необхідності);

— адресат (16);

— резолюція (18);

— заголовок до тексту документа (19);

— відмітка про контроль (20);

— текст документа (21);

— відмітка про наявність додатків (22) (у разі необхідності);

— підпис (23);

— візи документа (25) (оформляють на примірнику листа, що залишається у відправника);

— відбиток печатки (26) (у разі необхідності);

— прізвище виконавця і номер його телефону (28);

— відмітка про виконання документа і направлення його до справи (29) (проставляють від руки після виконання документа);

— відмітка про наявність документа в електронній формі (30);

— відмітка про надійдення документа в організацію (31) (проставляє адресат у день надходження документа).

Зупинимося на особливостях оформлення деяких реквізитів.

Датою листа є дата його підписання, що повинна збігатися з датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

Посилання на реєстраційний індекс і дату вхідного документа (13) є тільки на бланку для листів.

У листах-відповідях цей реквізит проставляють обов’язково у спеціально відведеному для цього місці

Посилальну дату і номер укладач відповіді переписує з ініціативного листа цифровим способом. Це має такий вигляд: «На № 04-15/110 від 20.12.2016». Такий запис дозволяє при отриманні листа-відповіді швидко знайти копію листа-запиту. Цей реквізит не слід повторювати в тексті. Фраза: «На Ваш № ____ від ________ повідомляємо таке...» — є зайвою.

Адресатом може бути інше підприємство, структурний підрозділ або окрема фізична особа. Якщо лист надсилають декільком адресатам, їх можна зазначати узагальнено.

Лист, оформлений на бланку формату А4, повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на запитання «про що?», наприклад: «Про узгодження цін на продукцію».

Текст листа повинен чітко відображати причину і мету його написання, розкривати суть справи, містити переконливі аргументи. Усі аспекти цього питання необхідно викладати стисло, але в достатній мірі повно. Викладення тексту листа має бути лаконічним, логічно послідовним і коректним. Не менш важливою для тексту листа є відповідність літературним нормам.

Доцільно, щоб лист був присвячений одному питанню. Це значно спростить і прискорить усі операції з обробки, пошуку, виконання та зберігання документа. Декілька питань в одному листі можна порушувати тоді, коли вони взаємопов’язані.

У службовому листуванні прийнята форма викладення тексту від першої особи множини («просимо», «повідомляємо», «направляємо», «нагадуємо» тощо), оскільки посадова особа, яка підписує лист, виступає від імені підприємства. Також можливе викладення тексту від третьої особи однини («інститут інформує», «управління вважає за доцільне»). Текст від першої особи однини («прошу», «повідомляю», «направляю», «нагадую» тощо) наводять тільки у випадках, коли лист оформляють на бланку посадової особи або коли лист містить персональне звернення до адресата.

Зміст службового листа складається з таких логічних елементів: вступ, докази та висновки. Які з перелічених елементів необхідні в кожному конкретному випадку, укладач листа визначає сам.

Вступ повинен містити викладення причин або безпосереднього приводу, що зумовили появу листа. Також у вступній частині в разі необхідності наводять посилання на нормативні або інструктивні документи. Часто вступом є посилання на рішення органу вищого рівня. Наприклад: «Відповідно до рішення наглядової ради правління ПрАО «Моноліт» інформує зацікавлені підприємства про...» або «З метою виконання розпорядження...».

У доказовій частині викладають історію питання, наводять факти, цифрові дані, посилання на нормативні акти, що повинні спонукати адресата до розгляду висловленого прохання (пропозиції) та прийняття певного рішення.

Висновок (його також називають основною частиною листа) є головним логічним елементом листа, у якому викладають суть питання, основну мету у формі прохання, пропозиції, гарантії, згоди або відмови тощо. Наприклад: «Ураховуючи викладене, вважаємо Ваші звинувачення безпідставними і просимо відкликати претензію».

У листі можуть бути виражені й такі аспекти, як очікуваний результат і готовність до подальшої співпраці. Наприклад: «Думаємо, що цей проект Вас зацікавить» або «Сподіваємося, що наша подальша співпраця буде такою ж плідною і взаємовигідною».

У завершальній частині листа перед реквізитом «Підпис» можуть розміщуватися слова «З повагою».

Якщо до листа додають документи, необхідно оформити реквізит «Відмітка про наявність додатків» (22).

Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу, у якому він створений, у разі необхідності — керівники зацікавлених структурних підрозділів, а також заступник керівника підприємства згідно з функціональними обов’язками (якщо лист підписує керівник підприємства).

Уніфікація процесу оформлення листів дозволяє:

— організувати централізоване виготовлення бланків для листів;

— скоротити трудовитрати на складання та оформлення листів;

— прискорити обробку кореспонденції;

— полегшити візуальний пошук потрібної інформації;

— застосувати оргтехніку.

Приклад супровідного листа ви можете побачити на с. 76.

висновки

• Існує два різновиди довідок: довідка-підтвердження засвідчує юридичний факт, а довідка інформаційного характеру містить опис подій та фактів.
• При складанні службової записки зазначають точну назву документа — доповідна, пояснювальна чи аналітична записка.
• Як правило, акти складають комісії, призначені наказом керівника підприємства або органу вищого рівня.
• У листах-відповідях мають бути обов’язково проставлені реєстраційний індекс і дата вхідного листа у спеціально відведеному для цього місці.