8.1. Документообіг: коротко про головне
Організаційні моменти
Організація роботи зі службовими документами включає організацію здійснення документообігу, формування справ, зберігання службових документів і користування ними в поточній діяльності підприємства.
Ми зупинимося на першій складовій — документообігу.
Документообіг — це рух службових документів на підприємстві з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.
Деталізуючи це поняття, можна зазначити, що документообіг уключає приймання документів, їх попередній розгляд, реєстрацію, передачу та виконання, контроль за виконанням, а також опрацювання та відправлення вихідних документів.
Для забезпечення ефективної організації документообігу передбачають:
— проходження документів на підприємстві найкоротшим шляхом;
— скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);
— одноразовість операцій з опрацювання документів, виключення дублювання під час роботи з ними;
— централізацію, здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;
— раціональне розміщення на підприємстві структурних підрозділів та робочих місць.
Порядок документообігу на підприємстві встановлюють в інструкції з діловодства, регламентах роботи з документами, положеннях про структурні підрозділи, посадові інструкції.
Початковою величиною для розрахунку чисельності працівників служби документаційного забезпечення, вибору засобів механізації та автоматизації процесів діловодства, визначення ступеня завантаженості структурних підрозділів та окремих працівників є річний обсяг документообігу.
Як його визначити
Перш за все нагадаємо, що розрізняють три основні потоки документації:
— документи, що надходять з інших організацій (вхідні);
— документи, що надсилаються до інших організацій (вихідні);
— документи, що створюються на підприємстві та використовуються працівниками цього підприємства в управлінському процесі (внутрішні).
Сумарна кількість вхідних документів і створених організацією за певний період (місяць, квартал, рік) становить обсяг документообігу.
Підрахунок кількості документів здійснюють за реєстраційними формами вхідних, внутрішніх та вихідних документів у місцях їх реєстрації. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховують окремо на основі прийнятої на підприємстві системи обліку документів.
Підсумкові дані про обсяг документообігу аналізує та узагальнює служба діловодства. Одержані результати відображають у спеціальному документі — звіті про обсяг документообігу (див. додаток 3 до Правил № 1000/5). Після аналізу та узагальнення дані про обсяг документообігу передають керівнику підприємства у встановленому ним порядку.
Графік документообігу
Рух документів з моменту їх створення до передачі на зберігання регламентує графік документообігу. Якоїсь уніфікованої форми такого графіка не існує. Кожне підприємство розробляє його з урахуванням особливостей своєї діяльності. При цьому потрібно передбачити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через яких проходить кожен документ, а також мінімальний строк його знаходження в підрозділі.
При складанні графіка документообігу перш за все необхідно визначити:
— перелік документів, які підприємство створює або отримує від інших підприємств (установ, організацій);
— список відповідальних осіб, які допускаються до складання певних документів, їх опрацювання, контролю за правильністю та своєчасністю їх оформлення;
— схеми взаємодії між підрозділами підприємства (виконавцями);
— порядок прямування кожної форми документа від одного виконавця (або підрозділу) до іншого;
— строки складання та опрацювання документів з урахуванням строків подання інформації кінцевому споживачу.
Конкретним виконавцям вручають витяг з графіка документообігу.
У такому витягу перелічують тільки документи, що відносяться до сфери функціональних обов’язків виконавця
Крім того, у ньому зазначають підрозділи, до яких ці документи мають бути передані після створення, перевірки чи опрацювання, а також строки їх передачі.
У цілому по підприємству графік документообігу складають на підставі відповідних графіків його підрозділів.
Графік документообігу оформляють у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та опрацювання документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку та строків виконання робіт. На практиці його часто складають у табличній формі. Наведемо приклад графіка документообігу на рис. 8.1 (див. с. 89).
Зауважте: оскільки правила документообігу підприємство затверджує самостійно, рішення про необхідність складання графіка документообігу належить до компетенції конкретного підприємства.
8.2. Порядок поводження з документами
Порядок поводження з документами залежить від того, надійшли вони ззовні чи створені самим підприємством.
Наприклад, технологічний процес опрацювання та руху документів, що надійшли, складається з таких етапів:
— приймання та первинне опрацювання документів;
— попередній розгляд;
— реєстрація документів;
— передача документів для розгляду відповідними посадовими особами;
— розгляд документа і направлення виконавцю;
— виконання документів.
У свою чергу, вихідну документацію після її створення та підписання (затвердження) необхідно опрацювати, зареєструвати та надіслати адресатові.
Давайте детальніше розглянемо етапи документообігу на підприємстві. Почнемо з приймання вхідних документів.
Приймання, первинне опрацювання та попередній розгляд
Приймання та первинне опрацювання документів проходять централізовано у службі діловодства (експедиції). Також документи може приймати спеціально виділений працівник канцелярії або секретар. Якщо документи надійшли в неробочий час, їх приймає черговий працівник підприємства (за наявності), який, не розкриваючи кореспонденцію, передає її до служби діловодства наступного робочого дня під підпис. Інші працівники підприємства приймати кореспонденцію не повинні.
Факт надходження документа на підприємство обов’язково фіксують шляхом проставляння на вхідних документах відмітки про його надходження. Таку відмітку проставляють від руки, за допомогою штампу (див. с. 20) або автоматичного нумератора на лицьовому боці у правому куті нижнього берега першого аркуша оригіналу документа. Цей реквізит містить скорочену назву підприємства, реєстраційний індекс і дату (за необхідності — години та хвилини) вступу документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначену інформацію наносять за допомогою штрих-коду.
На листах, що не розкриваються, відмітку про надходження проставляють на конверті
При одержанні документів перш за все перевіряють правильність їх доставки. Помилково отримали чужу кореспонденцію? Тоді слід повернути її відправнику без розгляду.
Якщо доставка за правильною адресою, кореспонденцію розкривають (окрім листів з позначкою «Особисто»). Після розкриття конверта перевіряють наявність і цілісність вкладення, тобто наявність усіх сторінок документа і всіх додатків.
Припустимо, під час перевірки виявлено відсутність додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів чи виявлені помилки в оформленні документа, що унеможливлюють його виконання (відсутній підпис, гриф затвердження тощо). Тоді документ не реєструють. Відправнику надсилають письмовий запит або повідомляють його про ситуацію, що склалася, телефоном. При цьому на документі роблять відповідну відмітку із зазначенням дати запиту (телефонної розмови), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, а також підпису особи, яка здійснила запит, та його розшифровки.
У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта або упаковки, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складають акт у двох примірниках. Один акт надсилають відправнику, другий — зберігають у службі діловодства.
Якщо адресу відправника, дату відправлення та одержання документа можна визначити тільки за конвертом, його зберігають і додають до документів, що були в ньому надіслані
Крім того, конверт потрібно зберегти, якщо встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, або відсутні окремі документи.
Також зберігають і додають до документів адресні ярлики рекомендованих конвертів та пакетів.
Усі документи, що надійшли на підприємство, проходять обов’язковий попередній розгляд. Його здійснює служба діловодства в день надходження документів або наступного робочого дня (у разі надходження документів після закінчення робочого дня, у вихідні або святкові дні). Доручення організацій вищого рівня, телеграми та телефонограми розглядають негайно.
Метою попереднього розгляду є:
— виділення документів, що потребують обов’язкового розгляду керівником підприємства, його заступниками або структурними підрозділами;
— відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства, а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.
Особа, якій доручено попередній розгляд, знайомиться зі змістом документів, що надійшли, і розподіляє їх за призначенням: керівникам, структурним підрозділам і фахівцям залежно від порушених у документах питань. Ця сама особа визначає необхідність реєстрації документів.
Під час попереднього розгляду враховують повноваження посадових осіб, передбачені в установчих документах підприємства, положеннях про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл обов’язків між керівником підприємства та його заступниками, посадових інструкціях. Також орієнтуються на класифікатор питань діяльності підприємства, номенклатуру справ, схеми проходження документів.
Керівнику підприємства та його заступникам надсилають найважливіші документи з принципових питань діяльності. Документи, що не потребують ухвалення рішення на рівні керівника підприємства, розподіляють по структурних підрозділах. На документі зазначають підрозділ або прізвище фахівця. Така позначка має силу резолюції керівника.
Реєстрація документів
Службовий документ, одержаний або створений підприємством (у тому числі для внутрішнього користування), вважається внесеним до документаційного фонду з моменту реєстрації.
Реєстрація документа — це фіксування факту створення, відправлення або одержання документа шляхом проставляння на ньому реєстраційного індексу та внесення до облікових форм стислих відомостей про службовий документ.
Реєстрацію документів здійснюють з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням та оперативного використання наявної в документах інформації.
Служба діловодства, як правило, здійснює реєстрацію документів централізовано. Водночас
документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів підприємства, можна реєструвати в таких структурних підрозділах
Місце реєстрації окремих груп документів (наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу), договорів, звітів, прейскурантів тощо) визначають в інструкції з діловодства підприємства.
Примірний перелік документів, які не реєструє служба діловодства, наведено в додатку 4 до Правил № 1000/5 (ср. ). Так, не підлягають реєстрації у службі діловодства:
1) графіки, наряди, заявки, рознарядки;
2) зведення та інформація, надіслані до відома;
3) навчальні плани, програми (копії);
4) рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо;
5) прейскуранти (копії);
6) норми витрати матеріалів;
7) вітальні листи і запрошення;
8) друковані видання (книги, журнали, бюлетені);
9) наукові звіти за темами;
10) місячні, квартальні, піврічні звіти;
11) форми статистичної звітності;
12) договори.
При цьому документи, перелічені в пунктах 1, 3, 8 — 12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах підприємства (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації).
При реєстрації документів необхідно дотримуватися певних вимог:
1. Документи реєструють незалежно від способу їх доставки, передачі або створення.
2. Реєстрація здійснюється за документопотоками (вхідні, вихідні, внутрішні).
3. Документи реєструють тільки один раз:
— вхідні — у день надходження або не пізніше наступного робочого дня (якщо документ надійшов у неробочий час);
— створювані — у день підписання або затвердження.
4. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляють.
5. Документи реєструють за групами залежно від назви, виду, автора та змісту документів.
6. Окремо реєструють:
— акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, що надійшли на підприємство;
— розпорядчі документи з основних питань діяльності підприємства;
— розпорядчі документи з адміністративно-господарських питань;
— розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) — відповідно до їх видів і строків зберігання;
— рішення колегіальних органів;
— акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
— бухгалтерські документи;
— заявки на матеріально-технічне постачання;
— службові листи;
— звернення громадян;
— запити на одержання публічної інформації;
— факсограми;
— документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису.
Під час реєстрації документу присвоюють умовне позначення — реєстраційний індекс.
Реєстраційний індекс документа — це цифрове або літерно-цифрове позначення, присвоєне службовому документу під час його реєстрації.
Реєстраційний індекс складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються. Порядковий номер можна доповнювати індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають та підписують документ, виконавців, питань діяльності, яких стосується документ, тощо.
Реєстраційний індекс розпорядчих документів і деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера в межах року.
З метою розмежування груп документів до реєстраційного індексу можна додавати відмітку, що складається з літер, наприклад: 358/04-16 ДСК, де ДСК застосовують для позначення документів з грифом «Для службового користування». Крім того, як ми вже зазначали раніше (див. с. 79), додавати літерний індекс можна до порядкового номера різних за змістом наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу).
Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка (кутовий або поздовжній) і виду документа.
Сам процес реєстрації полягає у знятті з документа показників (реквізитів) для створення бази даних. Із документів, як правило, виписують такі відомості:
— назву виду документа;
— дату одержання;
— вхідний номер (індекс);
— дату документа;
— індекс документа;
— автора;
— заголовок;
— резолюцію (виконавця, зміст доручення, автора резолюції, дату);
— строк виконання;
— виконавця;
— відмітку про виконання (короткий запис вирішення питання, дату фактичного виконання, індекс документа-відповіді);
— номер справи (куди документ поміщено після виконання).
Форми реєстрації документів можуть бути трьох видів:
— журнальна — документи реєструють у спеціальних журналах (див. додатки 5 — 7 до Правил № 1000/5). Таку форму реєстрації доцільно використовувати тільки на підприємствах з обсягом документообігу до 600 документів на рік;
— карткова — передбачає заповнення реєстраційно-контрольних карток (див. додаток 8 до Правил № 1000/5), з яких формують довідкові та контрольні картотеки. Обов’язкові реквізити реєстраційно-контрольних карток перелічено в додатку 9 до Правил № 1000/5. Підприємство може їх доповнювати;
— автоматизована — документи реєструють з використанням спеціальних комп’ютерних програм.
Виконання документів
Зареєстровані документи передають на розгляд керівництву підприємства в день їх надходження або наступного робочого дня (якщо вони надійшли в неробочий час). Термінові та важливі документи (зокрема, телеграми, телефонограми, акти органів державної влади тощо) передають на розгляд негайно.
Керівник проставляє резолюцію, в якій зазначає виконавця, зміст доручення, строк виконання (див. с. 13).
Далі документи повертають до служби діловодства, яка, у свою чергу, передає їх на виконання.
Зверніть увагу: якщо виконавців декілька, документ може бути передано їм одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, зазначеному в резолюції першим.
Факт передачі документів виконавцям фіксують шляхом проставляння відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.
За виконання документа відповідають особи, зазначені в розпорядчому документі та резолюції, а також працівники, яким безпосередньо доручено виконання
Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок підготовки та погодження проекту документа. Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій.
Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ або нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівникові підприємства (структурного підрозділу), а також у разі потреби — підготовку для пересилання адресату.
Якщо працівник, відповідальний за виконання документа, іде у відпустку, направляється у відрядження чи звільняється, він за погодженням зі своїм безпосереднім керівником зобов’язаний передати всі невиконані документи іншому працівнику.
Якщо необхідно передати документ з одного структурного підрозділу до іншого, це роблять через службу діловодства, що проставляє відповідні відмітки в реєстраційних формах.
При цьому врахуйте: документи, виконання яких перебуває на контролі, передають до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це служби контролю.
Контроль за виконанням
З метою забезпечення своєчасного і належного виконання документів здійснюють контроль за таким виконанням.
Контроль за виконанням документів включає:
— взяття документів на контроль;
— визначення форм і методів контролю;
— перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців;
— контроль за станом виконання;
— зняття документів з контролю;
— направлення виконаного документа до справи;
— облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів;
— інформування керівництва про хід та результати виконання документів.
Узяття документа на контроль здійснюють на підставі резолюції керівника підприємства або його заступників.
Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на службу діловодства або службу контролю — спеціальний підрозділ або посадову особу, відповідальну за здійснення контролю. У структурних підрозділах такий контроль здійснює особа, відповідальна за діловодство.
Типові строки виконання документів регламентують нормативно-правові акти. А ось індивідуальні строки виконання встановлюють у розпорядчому документі або резолюції керівника підприємства (структурного підрозділу). Їх обчислюють у календарних днях. При цьому відлік строків виконання внутрішніх документів починають з дати підписання (реєстрації), а вхідних — з дати їх надходження (реєстрації).
Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем такого строку є перший робочий день після неробочого дня
У разі незазначення в документі строків його виконання його необхідно виконати не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту його реєстрації.
У разі необхідності строк виконання документа може бути продовжено на обґрунтоване прохання виконавця. Таке прохання рекомендується подавати не пізніше ніж за 3 робочі дні до закінчення встановленого строку, а що стосується документа без зазначення строку — до закінчення 30-денного строку з дати його реєстрації. Строк виконання документа може бути змінено тільки за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі відсутності цієї особи — посадової особи, яка її заміщає.
Контроль за виконанням документа здійснюють за допомогою реєстраційно-контрольної картки або автоматизованої інформаційної системи (бази даних).
Контроль за ходом виконання здійснюють на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання в порядку, визначеному інструкцією з діловодства підприємства.
Після виконання документ знімають з контролю. При цьому майте на увазі: документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати зацікавленим підприємствам та особам або після іншого підтвердження виконання.
Пам’ятайте: зняти документ з контролю може тільки керівник підприємства, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба діловодства (служба контролю).
Виконані документи подають на підпис керівництву не менше ніж за один день до закінчення строку їх виконання
Таке завчасне подання потрібно для того, щоб залишився певний час на доопрацювання документів за рішенням керівництва. Конкретні строки подання документів, що перебувають на контролі, на підпис керівництву встановлюють в інструкції з діловодства підприємства.
Інформацію про результати виконання узятих на контроль документів узагальнюють станом на 1-ше число кожного місяця і подають керівництву підприємства у вигляді зведень про виконання документів за встановленою на підприємстві формою.
Опрацювання та відправлення вихідних документів
Вихідні документи опрацьовують і надсилають адресату централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів — виконавців або не пізніше наступного робочого дня.
Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевірити:
— правильність оформлення документа (склад і розміщення на ньому всіх реквізитів);
— наявність і правильність зазначення адреси;
— наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
— наявність віз на копії документа, що залишається у справі підприємства;
— наявність на документі відмітки про додатки;
— наявність і повноту додатків;
— відповідність кількості примірників кількості адресатів.
Перед відправленням (передачею) адресату документи мають бути зареєстровані на підприємстві
При реєстрації в облікових формах фіксують номер вихідного документа, дату реєстрації, заголовок документа і номер справи, в якій зберігатиметься його копія.
Документи, що надсилаються одночасно одному й тому самому адресату, вкладають в один конверт (упаковку). При цьому на конверті зазначають адресу і в разі необхідності проставляють реєстраційні індекси всіх документів, що в ньому знаходяться.
Досилання або заміну розісланого раніше документа здійснюють за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства.
Тепер ви маєте уявлення про організацію «паперового» документообігу.
Далі поговоримо про особливості документообігу електронного.
висновки
- Розрізняють три основні потоки документації: вхідні документи, вихідні та внутрішні.
- Рух документів з моменту їх створення до передачі на зберігання регламентує графік документообігу.
- Факт надходження документа на підприємство обов’язково фіксують шляхом проставляння на вхідних документах відповідної відмітки.
- Службовий документ, одержаний або створений підприємством, вважається внесеним до документаційного фонду з моменту реєстрації.
- За виконання документа відповідають особи, зазначені в розпорядчому документі або резолюції керівництва, а також працівники, яким безпосередньо доручено виконання.
