Відрядження з КПК і ОПК: шукаємо переваги

Рішення про відрядження прийняте? Упевнені, за наказом і кошторисом справа не стане! Наступне питання, яке потрібно вирішити: як виплачувати аванс — готівкою з каси чи в безготівковій формі шляхом перерахування на платіжну картку. Ми за другий варіант! Ви з нами? Тоді підприємству необхідно або забезпечити працівників, які часто відряджаються, корпоративними платіжними електронними засобами (далі — КПК), або використовувати особисті платіжні електронні засоби (далі — ОПК) працівників, наприклад, зарплатні ОПК, якщо на підприємстві впроваджено зарплатний проект*. У будь-якому разі радимо зробити свій вибір, вивчивши всі особливості використання КПК і ОПК.

* Про впровадження зарплатного проекту читайте на с. 23

Дата видачі авансу

Відправляючи працівника у відрядження, підприємство зобов’язане забезпечити його авансом для здійснення там поточних витрат. У який момент грошові кошти вважатимуться виданими під звіт працівнику? Якщо використовується:

— ОПК — це буде дата зарахування грошових коштів на відрядження на особовий рахунок працівника. Як правило, вона збігається з датою списання коштів з поточного рахунка підприємства.

Документ, що підтверджує видачу авансу, — платіжне доручення про перерахування грошових коштів на ОПК працівника;

— КПК — дата списання грошових коштів із застосуванням КПК з рахунка підприємства. Але якщо працівник активно користуватиметься КПК у відрядженні, як же бути з правилом: не видавай новий аванс, доки не отримав звіт за попереднім?! Адже в цьому випадку працівник, по суті, отримує декілька авансів! Цілком правильно. Але всі ці аванси видані на одне відрядження, строк подання звіту за яким іще не настав. А отже, хвилюватися нічого.

Зауважте: на практиці при знятті готівки в банкоматі чи оплаті витрат у безготівковій формі дати проведення операції та списання коштів з карт­рахунка підприємства можуть не збігатися. Яку з дат прийняти за дату авансу? Вважаємо, що дату списання коштів з картрахунка підприємства.

Витрати у відрядженні

Добові. Добові — це витрати на харчування та фінансування особистих потреб фізичної особи, які, у свою чергу, можуть бути найрізноманітнішими, уключаючи, наприклад, придбання сигарет, лікарських препаратів тощо.

Якщо така купівля здійснена з особистої картки відрядженого працівника, то запитань немає. Але як бути в разі оплати з КПК? Чи можна включити такі витрати до добових? Вважаємо, що можна, але краще в такі ситуації не потрапляти. А все тому, що контролюючі органи можуть наполягати на тому, що це фінансування особистих потреб працівників, яке не має жодного відношення до сум добових. Чим це погано? Вартість таких невідрядних витрат добре «підковані» контролери можуть спробувати перетворити на оподатковуваний дохід працівника.

Щоб уникнути таких «перетворень», попередьте працівника з КПК, щоб він спочатку зняв суму добових готівкою через банкомат, а вже потім витрачав її на власний розсуд. У крайньому випадку за безготівкою можна оплатити ті витрати, що відповідають поняттю «добові» (наприклад, витрати на харчування).

Комісія за зняття готівки. З КПК усе просто — такі витрати є витратами підприємства. І їх суми в авансовому звіті працівника фігурувати не можуть. А ось працівникам, які отримали аванс на ОПК, не так пощастило: комісія за зняття готівки зменшить залишок їх особистих коштів на ОПК. А якщо підприємство вирішить компенсувати ці витрати? Тоді їх сума, збільшена на «натуральний» ПДФО-коефіцієнт, увійде до бази обкладення ПДФО і ВЗ.

Оплата житла. Часто на практиці виникає запитання: чи можна з однієї КПК оплатити проживання декількох осіб, які перебувають спільно у відрядженні? Відповідь на нього в нормативних документах відсутня. І тільки Мінфін у листі від 11.03.2006 р. № 31-26030-12-13/5020 пролив світло на цю ситуацію. Фахівці міністерства вважають таку ситуацію цілком припустимою. Проте працівник, який оплатив вартість проживання колег за рахунок коштів, виданих йому під звіт,

зобов’язаний додати до свого авансового звіту оригінали квитанцій (рахунків) готелів, у яких мають бути зазначені прізвища осіб, за проживання яких здійснено оплату

Крім того, ці документи повинні містити таку обов’язкову інформацію:

— строки проживання в готелі зазначених осіб (тобто кількість діб);

— вартість номерів, у яких проживали такі особи;

— види витрат, уключених до квитанцій (рахунків).

Доданий документ на загальну суму без перелічених вище реквізитів не може бути прийнятий до заліку.

Строки подання звіту

Про що часто забувають працівники, повернувшись з відрядження, змушуючи неабияк понервувати бухгалтерію? Правильно, про строки подання авансового звіту заформою, затвердженою наказом Міндоходів від 28.09.2015 р. № 841.

У які строки його потрібно подати? У загальному випадку протягом 5 банківських днів, що настають за днем закінчення відрядження ( п.п. 170.9.2 ПКУ).

Але для операцій із застосуванням КПК ПКУ встановлено спеціальні строки подання звітності:

— якщо працівник знімав готівку, він подає авансовий звіт до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження ( п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ);

— якщо працівник розраховувався у відрядженні у безготівковій формі — не пізніше за 10-й банківський день після завершення відрядження ( п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ). За наявності поважних причин (розбіжностей у звітних документах) за рішенням керівника строк подання звіту продовжують до 20 днів.

Власникам же ОПК спеціальні строки не встановлено, а отже, в їх випадку логічно застосовувати загальний 5-денний строк подання авансового звіту. Проте в податківців своя думка з цього приводу. Вони вважають, що при знятті готівки з використанням ОПК відзвітувати слід протягом 3 днів, як і при використанні КПК (див. лист ДПС від 06.12.2012 р. № 2292/6/23-50.0214). Але якщо продовжити їх думку, то звітувати за безготівковими розрахунками з використанням ОПК так само необхідно у строк до 10 (20) днів. На наш погляд, ця точка зору не відповідає вимогам ПКУ. Водночас, якщо ви не готові сперечатися з податківцями, радимо врахувати їх думку.

Зазначаємо в авансовому звіті отриману суму

Працівники, які у відрядження виїхали з КПК, звітують за коштами, списаними з поточного рахунка підприємства за допомогою КПК. За невитраченими коштами, що залишилися на КПК, працівник звітувати не повинен.

А ось

працівникам, які отримали аванс на відрядження на ОПК, звітувати доведеться за всією сумою авансу

Аванс, перерахований на ОПК, вважається виданим під звіт, незалежно від того, був він використаний працівником чи ні.

Важливо! За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податків до каси або зараховується на банківський рахунок підприємства до або під час подання авансового звіту.

Підраховуємо витрати, додаємо документи

До авансового звіту працівник, який отримав аванс на КПК або ОПК, має додати:

— розрахункові документи (касовий чек, товарний чек, розрахункову квитанцію, проїзний документ, рахунок готелю, багажну квитанцію, страховий поліс тощо), що підтверджують факт продажу товарів, надання послуг;

— документи, що підтверджують зняття готівки або факт безготівкового розрахунку за допомогою платіжної картки (квитанцію (сліп) платіжного терміналу, чек банкомату ( п. 2.12 Положення № 637)).

Крім того, банк надає підприємству виписки за поточним рахунком, операції за яким здійснюються з використанням КПК.

Підтвердні документи повинні містити обов’язкові реквізити (п. 7 розд. VII Положення № 705):

— дату, час і вид операції;

— суму і валюту операції;

— суму комісії;

— реквізити платіжної картки;

— ідентифікатор платіжного пристрою;

— код авторизації операції.

А якщо з якихось причин працівник не зняв готівку в банкоматі, а скористався власними готівковими коштами? Тоді документи, що підтверджують зняття готівки, можуть бути відсутніми. У цьому випадку досить оригіналів розрахункових документів, що підтверджують факт оплати наданих йому послуг, тобто немає підстави для невизнання таких витрат.

Рахуємо «Разом»

Рідко коли витрати з відрядження копійка в копійку збігаються із сумою виданого авансу. Як правило, хтось комусь залишається винним.

Якщо витрати на відрядження за авансовим звітом менше виданого авансу, працівник повинен повернути залишок коштів до або під час затвердження авансового звіту ( п.п. 170.9.2 ПКУ).

Не повернені вчасно надмірно витрачені кошти будуть для порушника додатковим благом і потраплять до його оподатковуваного доходу. Розрахунок ПДФО з такої суми здійснюють в авансовому звіті. А ось для ВЗ там місця не знайшлося.

А якщо витрати на відрядження більше отриманого авансу? Тоді підприємство зобов’язане погасити заборгованість перед працівником. Яким чином?

Готівкою через касу підприємства або в безготівковій формі, перерахувавши кошти на його ОПК

А ось безпосередньо з КПК таку заборгованість гасити не можна. Зняті таким чином кошти вважатимуться виданими під звіт ( п. 2.12 Положення № 637).

Бухгалтерський облік

Для операцій за КПК підприємства відкривають окремий додатковий поточний рахунок у банку або використовують наявний поточний, розширюючи його можливості. Але, як правило, на практиці підприємства вважатимуть за краще мати додатковий поточний рахунок для операцій з КПК, на який перераховуватимуться певні суми коштів, спеціально виділених держателю КПК на госп­потреби або відрядження. Очевидно, що за такого підходу грошові кошти, перераховані на поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів, логічно обліковувати на субрахунку 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті». Саме з цих положень і виходитимемо, ілюструючи порядок відображення операцій із застосуванням платіжних карток на прикладі.

Приклад. Згідно з наказом про відрядження від 30.05.2016 р. начальник відділу збуту перебував у відрядженні з 06 по 10 червня 2016 року. На поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням КПК, 01.06.2016 р. було перераховано суму 5000,00 грн. Цього ж дня працівнику видано КПК.

Грошові кошти в сумі 1500,00 грн. зняті працівником готівкою в банкоматі 01.06.2016 р. зі сплатою комісії в розмірі 15,00 грн. Крім того, із застосуванням КПК через платіжний термінал 07.06.2016 р. було оплачено вартість проживання в готелі в розмірі 3150,00 грн.

Після повернення з відрядження працівником складено Звіт, який було затверджено 14.06.2016 р. в сумі 4350,00 грн., у тому числі ПДВ — 588,33 грн.

Бухгалтерський облік операцій з використанням КПК розглянемо в таблиці:

висновки

• Для відряджених, аванс яким було перераховано на КПК, установлено спеціальні строки подання авансового звіту.
• Для компенсації витрат за відрядженням з використанням КПК, крім «стандартних» документів, до авансового звіту необхідно додати документи, що підтверджують зняття готівки з КПК або факт безготівкового розрахунку.
• Гасити заборгованість за відрядженням перед працівником безпосередньо через КПК заборонено.