Як відомо, в нижній частині ПН передбачено реквізит «(ініціали та прізвище)», при заповненні якого платник податків зазначає ініціали та прізвище посадової (уповноваженої) особи, яка виписала ПН. Крім того, для реєстрації ПН в ЄРПН її скріплюють ЕЦП посадових (уповноважених) осіб платника податку та ЕЦП, що є аналогом відбитку печатки продавця (за наявності).
При цьому як сама форма ПН, так і Порядок № 1246, що визначає правила реєстрації ПН в ЄРПН, передбачають, що право підпису ПН мають як посадові особи підприємства (головний бухгалтер, директор), так і спеціально уповноважені на це особи (наприклад, бухгалтер). Логічно припустити: якщо складати ПН на підприємстві мають право кілька осіб, то цілком можлива ситуація, коли випише ПН одна з них (поставить свої ініціали в реквізиті «(ініціали та прізвище)»), а зареєструє її в ЄРПН (і підпише при цьому своїм ЕЦП) — інша.
Крім того, розбіжність підписів у ПН може виникнути і в іншій, не менш поширеній, ситуації, коли особа, яка склала ПН, звільняється, так і не зареєструвавши її в ЄРПН. У такому разі реєструвати ПН доводиться вже новому співробітнику, а отже, і тут ініціали укладача накладної та ЕЦП «реєстратора» в ЄРПН не збігатимуться.
Проте податківці у своїх роз’ясненнях досить послідовно наполягають на тому, що підпис, яким скріплено ПН, та ЕЦП, що накладається при реєстрації ПН в ЄРПН, повинні належати одній і тій же особі, якій делеговано право підпису ПН (див., наприклад, листи ДФСУ від 06.11.2015 р. № 23731/6/99-99-19-03-02-15 та від 17.02.2015 р. № 5292/7/99-99-19-03-02-17, консультацію в журналі «Вісник. Право знати все про податки і збори», 2015, № 8, с. 15). Якщо ж прізвище та ініціали в ПН не збігаються з прізвищем та ініціалами власника ЕЦП, що скріплює ПН, контролери вважають, що таку ПН заповнено з порушенням Порядку № 1307.
У той же час, не все так сумно ☺. В останніх своїх роз’ясненнях податківці хоча й не відступають від своєї вимоги «хто виписує ПН, той її і реєструє в ЄРПН», але вже визнають той факт, що невідповідність ЕЦП, що накладається на ПН при реєстрації в ЄРПН, ініціалам та прізвищу особи, яка склала ПН, не може бути єдиною підставою для невизнання податкового кредиту за такою ПН (див. лист ДФСУ від 04.02.2016 р. № 2363/6/99-99-19-03-02-15, консультацію у підкатегорії 101.18 БЗ, «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 104, с. 14). Більш того, і судова практика в цьому випадку свідчить на користь платників податків. Судові органи, як і ми, вважають, що наявність різних підписів не є порушенням порядку складання та реєстрації ПН (див., наприклад, ухвалу ВАСУ від 26.05.2014 р. № К/800/34980/13).
Отже, в цьому випадку податковий кредит вашого покупця не постраждає (звісно, якщо обов’язкові на сьогодні реквізити ПН заповнені правильно). Та все ж, щоб зайвий раз не давати контролерам привід для претензій, радимо, як і раніше, в усіх ПН зазначати того працівника, який реєструватиме ПН в ЄРПН (і накладати при цьому ЕЦП). Якщо ж ви хочете виправити помилку, то дійте за аналогією з виправленням найменування: порожній розділ Б РК і правильні ПІБ.
