Сума індексації занижена
Тут розглянемо ситуації, коли індексація:
— узагалі не була нарахована;
— була нарахована в сумі меншій, ніж належить.
У плані виправлення ці дві ситуації в цілому однакові (про розрахунок компенсації тут не говоримо, цьому присвячена спеціальна стаття на с. 21).
Виправити таку помилку неважко. Ви донараховуєте потрібну суму і включаєте її до фонду оплати праці (далі — ФОП) поточного місяця. Таке правило випливає з п.п. 1.6.2 Інструкції № 5. У ньому зазначено: якщо нарахування ФОП здійснюються за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, вони відображаються у ФОП того місяця, в якому були здійснені нарахування.
Таким чином:
якщо нарахування ФОП здійснюються за минулі місяці у зв’язку з виявленням помилок, вони відображаються у ФОП того місяця, в якому були виявлені
ЄСВ на донараховану зарплату нараховуєте з урахуванням такого:
— донарахований заробіток уключається до зарплати того місяця, в якому були здійснені нарахування (виправлення помилки) ( п.п. 3 п. 3 розділу 4 Інструкції № 449; п. 9 розділу 4 Порядку № 435);
— застосовуєте розмір внеску, що діяв на день нарахування виплат. Тобто, якщо, наприклад, ви в березні 2016 року донараховуєте індексацію звичайному працівнику за листопад-грудень 2015 року, то на її суму нараховуєте ЄСВ за ставкою 22 %. Утримань ЄСВ немає;
— максимальну величину бази нарахування ЄСВ застосовуєте до загального нарахованого доходу за місяць, в якому було донараховано індексацію. «Розкидати» її по місяцях, за які її було донараховано, не потрібно.
У звіті з ЄСВ донараховану суму індексації відображаєте в загальній сумі заробітної плати працівника, нарахованої за звітний місяць (див. п. 9 розд. IV Порядку № 435).
З військовим збором (далі — ВЗ) усе просто. Суму забутої індексації обкладайте ВЗ у складі заробітної плати того місяця, в якому проводилося донарахування.
Ну й декілька слів про ПДФО. При розрахунку суми ПДФО потрібно врахувати роз’яснення, наведені в листі ДПСУ від 19.02.2013 р. № 2972/0/51-12/17-1115. Донарахувавши індексацію за минулі місяці, проведіть добровільний перерахунок заробітної плати та утриманого ПДФО за той звітний період, в якому було допущено помилку. Його можна провести тільки за «ображеним» працівником. Усіх підряд працівників можна не перевіряти ще раз.
Як проводити такий перерахунок? Так само, як і обов’язковий річний. Під час такого перерахунку віднесіть донараховані суми індексації до тих місяців, за які їх нараховано. Перевірте правильність оподаткування (застосування ПСП). Результат перерахунку відобразіть у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ, сформованому за той звітний квартал, до якого входить місяць проведення перерахунку, за рядком із заробітною платою працівника. Подавати «уточненки» у цьому випадку не потрібно!
Нарахування індексації в сумі більшій, ніж належить
Через те, що сума індексації була розрахована неправильно, працівнику виплатили зарплату в більшому розмірі.
Перше, що приходить на думку в такій ситуації — забрати у працівника надмірно виплачену суму зарплати. Але, на жаль, не все так просто. Чому? Зараз пояснимо.
Усі «зарплатні» помилки можна умовно розбити на два типи: рахункові та нерахункові.
Пункт 1 ч. 2 ст. 127 КЗпП дає роботодавцю можливість утримувати із зарплати працівників суми, надмірно виплачені йому внаслідок рахункових помилок.
Безпідставно отримана фізособою заробітна плата, якщо її виплату проведено роботодавцем добровільно, за відсутності рахункової помилки з його боку та недобросовісності з боку працівника поверненню не підлягає. Це прямо прописано в ст. 1215 ЦКУ.
До якого виду належать помилки, пов’язані із завищенням суми індексації? Види помилок, які є рахунковими, і ті, що до них не належать, наведено в п.п. 1 п. 24 постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці» від 24.12.99 р. № 13. До рахункових помилок належить неправильність в обчисленнях, двократне нарахування заробітної плати за один і той самий період тощо. При цьому не можуть вважатися рахунковими не пов’язані з обчисленнями помилки в застосуванні закону та інших нормативно-правових актів, у тому числі колективного договору.
Який висновок можна зробити з наведеного вище?
Якщо ви неправильно обчислили суму індексації, оскільки, наприклад, допустили помилку, множачи одну цифру на іншу — це рахункова помилка. У цьому випадку роботодавець має право видати наказ (розпорядження) про відрахування із зарплати працівника надмірно нарахованої йому суми. Важливо!
Наказ (розпорядження) має бути видано не пізніше одного місяця з дня виплати неправильно обчисленої суми
Якщо завищення суми індексації пов’язане з неправильним застосуванням норм Порядку № 1078, то це нерахункова помилка. За такого розвитку подій утримати надмірно виплачену суму із зарплати працівника можна тільки з його згоди, тобто на підставі заяви працівника. Так само слід діяти, якщо помилка рахункова, але місячний строк для повернення пропущено.
У звіті з ЄСВ відсторновану суму індексації відображайте в загальній сумі заробітної плати поточного місяця.
За ПДФО проводьте добровільний перерахунок щодо працівника за той звітний період, в якому було допущено помилку. Визначаєте правильність оподаткування його заробітної плати. Результат перерахунку відображаєте у формі № 1ДФ за той звітний квартал, до якого входить місяць його проведення (див. роз’яснення фахівця ДФСУ в «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 19, с. 44).
Відсторновану суму індексації відображаєте у складі заробітної плати в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ, сформованому за той звітний квартал, до якого входить місяць сторнування.
А якщо працівник не згоден повертати надмірно отримані суми зарплати? Тоді керівник підприємства має право прийняти рішення про відшкодування шкоди підприємству за рахунок осіб, які допустили помилку. У цій ситуації винною особою можуть бути бухгалтер із заробітної плати та головний бухгалтер (якщо таку посаду передбачено у штатному розписі підприємства).
висновки
Суми донарахованої індексації включають до ФОП поточного місяця. При цьому застосовують чинну ставку ЄСВ.
Якщо завищення суми індексації пов’язане з неправильним застосуванням норм Порядку № 1078, то це нерахункова помилка. Отже, утримати надмірно виплачену суму індексації із зарплати працівника можна тільки з його згоди.
