4.6. Довіреність на видачу коштів з каси підприємства
Видачу готівки касир здійснює тільки особі, зазначеній у видатковому документі. Проте нерідко трапляється так, що працівник підприємства — одержувач грошових коштів при виплаті доходу бути присутнім не може. Виходом з такої ситуації може бути виплата готівки з каси довіреній особі працівника.
Нагадуємо: якщо видача готівки здійснюється за довіреністю, оформленою в установленому порядку відповідно до чинного законодавства, то в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки
зазначають прізвище, ім’я та по батькові особи, якій довірено отримати готівку
Це пряма норма, прописана в п. 3.6 Положення № 637.
Оформлення довіреності потрібно здійснювати відповідно до вимог гл. 17 ЦКУ.
Як передбачено ч. 3 ст. 244 ЦКУ, довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій для представництва перед третіми особами. Тобто в цьому випадку на підставі довіреності одна особа (довіритель) надає іншій особі (повіреному) повноваження на здійснення певних дій, а саме — отримання готівкових коштів, що належать довірителеві.
Довіреність, оформлена відповідно до вимог ЦКУ, повинна містити такі реквізити:
— назву виду документа в його заголовку (напис «Довіреність»);
— прізвище, ім’я та по батькові особи, яка видала довіреність, а також її паспортні дані (серія, номер паспорта (іншого документа), ким і коли видано, місце проживання);
— прізвище, ім’я та по батькові особи, якій видано довіреність, її паспортні дані (серія, номер паспорта (іншого документа), ким і коли видано, місце проживання);
— строк дії довіреності. Зверніть увагу: якщо в довіреності не зазначено строк її дії, то вона вважається безстроковою і діє до припинення її дії ( ч. 1 ст. 247 ЦКУ);
— дату складання. Наявність цього реквізиту обов’язкова через положення ч. 3 ст. 247 ЦКУ. Довіреність, в якій не зазначено дату її здійснення, є нікчемною;
— опис дій, на здійснення яких видано довіреність (одержання заробітної плати, лікарняних, матеріальної допомоги тощо);
— підпис довірителя;
— посвідчення підпису довірителя. Зверніть увагу: довіреність на одержання заробітної плати обов’язково має бути посвідчена. Причому ЦКУ не вимагає обов’язкового нотаріального посвідчення такої довіреності. Адже, як передбачено ч. 4 ст. 245 ЦКУ, довіреність на одержання заробітної плати, стипендії, пенсії, аліментів, інших платежів може бути посвідчена посадовою особою підприємства, на якому довіритель працює (перебуває на стаціонарному лікуванні), або за місцем його проживання.
Після отримання довіреності на виплату заробітної плати касир перевіряє правильність її оформлення та наявність перелічених вище реквізитів. Зокрема, касир знайомиться з повноваженнями повіреного, зазначеними в довіреності, а також перевіряє його особу та звіряє реквізити його паспорта (іншого документа, що засвідчує особу) з паспортними даними, зазначеними в самій довіреності.
Далі у графі «Видати» видаткового касового ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача коштів касир зазначає прізвище, ім’я та по батькові довіреної особи. Потім у графу «Найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача» він уносить реквізити документа, що засвідчує особу довіреної особи.
Якщо кошти видаються за відомістю на виплату грошей, то у графі «Підпис про одержання» перед підписом про одержання грошей касир робить запис «За довіреністю», після чого довірена особа проставляє свій підпис. У графі «Примітки» цієї відомості зазначають реквізити довіреності (див. приклад заповнення відомості на виплату грошей на с. 46).
Довіреність залишається в касира і додається до видаткового касового ордера або відомості на виплату грошей.
Наведемо приклад оформлення довіреності на одержання заробітної плати (див. с. 50).
4.7. Журнал реєстрації касових документів
Як передбачено п. 3.11 Положення № 637, усі прибуткові та видаткові касові ордери до передавання їх у касу підприємства бухгалтер повинен зареєструвати в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Виняток зроблено тільки для видаткових касових ордерів, що оформлені на підставі відомостей на виплату грошей. Їх реєструють після здійснення виплат, зазначених у відомості.
У додатку 4 до Положення № 637 наведено дві типові форми журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (№ КО-3 і № КО-3а). При цьому підприємство має право самостійно обрати, яку з цих форм воно застосовуватиме.
Журнал за формою № КО-3 або № КО-3а ведуть окремо за прибутковими та видатковими операціями
Суб’єкт господарювання веде один журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, в якому реєструє прибуткові та видаткові касові ордери (див. роз’яснення фіскалів, наведене в категорії 109.15 БЗ).
Порядок заповнення реквізитів журналів реєстрації прибуткових і видаткових касових документів типових форм № КО-3 і № КО-3а ви можете побачити в табл. 4.4.
Таблиця 4.4. Порядок заповнення журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів
| Реквізити типових форм № КО-3 і № КО-3а | Порядок заповнення реквізитів типових форм № КО-3 і № КО-3а |
| «Найменування підприємства (установи, організації)» | Зазначають найменування підприємства, до каси якого вноситься або з каси якого видається готівка |
| «Ідентифікаційний код ЄДРПОУ» | Вписують ідентифікаційний код підприємства згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України |
| «Прибутковий документ: дата», «Видатковий документ: дата», «Прибутковий/видатковий документ: дата» | Наводять дату прибуткового або видаткового касового документа, що підтверджує надходження до каси підприємства або вибуття з неї грошових коштів |
| «Прибутковий документ: номер», «Видатковий документ: номер», «Прибутковий/видатковий документ: номер» | Зазначають номер прибуткового або видаткового касового документа, що підтверджує надходження до каси підприємства або вибуття з неї грошових коштів. При цьому слід ураховувати, що, на думку податківців (див. категорію 109.10 БЗ), нумерація прибуткових і видаткових касових ордерів, зареєстрованих у журналі, з початку кожного року починається з номера «1» і з попереднього року не продовжується |
| «Сума» | Відображають суму, на яку виписано прибутковий або видатковий касовий документ |
| «Надійшло (витрачено) грошей: на заробітну плату, премії, стипендії» | Зазначають суму готівки, що надійшла до каси (видана з каси) для здійснення виплат, пов’язаних з оплатою праці, виплатами премій і стипендій |
| «Надійшло (витрачено) грошей: на відрядження та інші цілі» | Відображають суму готівки, що надійшла до каси (видана з каси) для здійснення витрат на відрядження та інших розрахунків з підзвітними особами |
| «Надійшло (витрачено) грошей:» | Вписують суму готівки, що надійшла до каси (видана з каси) у зв’язку зі здійсненням інших виплат. У цій графі, зокрема, можуть бути зазначені суми надходжень готівкової виручки від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) або суми вибуття коштів у зв’язку з їх унесенням на поточний рахунок підприємства в установі банку |
| «Примітки» | Наводять стислий опис господарської операції зі внесення або видачі готівки з каси підприємства (наприклад, одержання торгової виручки, внесення невитрачених підзвітних сум, виплата заробітної плати, видача під звіт на господарські потреби, здавання торгової виручки до банку тощо) |
Зауважте:
реєстрацію касових ордерів дозволено здійснювати за допомогою комп’ютерних засобів, що забезпечують формування та роздруківку необхідних касових документів
Це прямо передбачено абзацом другим п. 3.11 Положення № 637. При цьому в документі «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», що формується та роздруковується за відповідний день, забезпечують також формування даних для обліку руху коштів.
До речі, на той факт, що журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів може бути «електронним», вказують і фахівці НБУ в листі від 14.02.2012 р. № 11-117/708-1645, а також фіскали в роз’ясненні, наведеному в категорії 109.15 БЗ.
А тепер порядок заповнення журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів типових форм № КО-3а і № КО-3 покажемо на прикладі.
Приклад 4.4. У касі підприємства станом на 22.04.2016 р. залишок коштів становить 32150,00 грн., у тому числі на виплату заробітної плати — 31150,00 грн. За день 22.04.2016 р. в бухгалтерії підприємства оформлено такі касові документи:
— прибутковий касовий ордер на суму 135,10 грн. — повернення до каси Петровим Г. Ю. невитраченого залишку коштів, виданих раніше під звіт на госппотреби;
— прибутковий касовий ордер на суму 3850,00 грн. — отримано в банку грошові кошти за чеком АЕ 3184261 для виплати авансу на відрядження працівнику підприємства;
— прибутковий касовий ордер на суму 5600,00 грн. — отримано від ФОП Кузнєцова А. Д. виручку від реалізації продукції;
— видатковий касовий ордер на суму 3850,00 грн. — видано працівнику підприємства (Філатову А. П.) з каси аванс на відрядження;
— видатковий касовий ордер на суму 28350,00 грн. — виплачено за відомістю № 8 заробітну плату за першу половину квітня 2016 року;
— видатковий касовий ордер на суму 2800,00 грн. — повернено до банку суму депонованої заробітної плати;
— видатковий касовий ордер на суму 6600,00 грн. — здано до банку виручку від реалізації продукції.
Як у цьому випадку має бути заповнено журнал за формою № КО-3а, ви можете побачити на с. 53. За тих самих умов журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів за формою № КО-3 буде заповнено так, як показано на с. 54.
4.8. Оформляємо та заповнюємо касову книгу
Усі надходження та видачу готівки в національній валюті підприємства відображають у касовій книзі типової форми № КО-4 (див. додаток 5 до Положення № 637).
Кожне підприємство, що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів)*.
* Особливості ведення касових книг відокремленими підрозділами підприємств розглянуто в розділі 8 на с. 93.
Перш ніж розпочати заповнення касової книги, касир повинен оформити її титульну сторінку і пронумерувати аркуші книги
На титульній сторінці зазначають найменування підприємства, його ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України.
Касову книгу прошнуровують і на звороті останнього аркуша касової книги роблять напис: «У цій книзі пронумеровано та прошнуровано __ сторінок, опечатано печаткою». Кількість прошнурованих аркушів засвідчують своїми підписами керівник підприємства і головний бухгалтер, а також скріплюють печаткою юридичної особи (у разі її наявності).
Обов’язки контролю за правильним веденням касової книги покладено на головного бухгалтера (або на іншу особу, уповноважену керівником підприємства).
При заповненні касової книги враховуйте такі вимоги Положення № 637:
1. Записи в касовій книзі касир здійснює у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою. Перші примірники, які є невідривною частиною аркуша (вкладні аркуші касової книги), залишаються в касовій книзі. Другі примірники є відривною частиною аркуша касової книги — звіти касира і є документом, за яким касири звітують щодо руху грошей у касі.
Перші і другі примірники повинні мати однакові номери ( абзац шостий п. 4.2 Положення № 637)
2. Записи в касовій книзі касир здійснює за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером та відомістю на виплату грошей у день її надходження або видачі ( абзац перший п. 4.3 Положення № 637). Якщо бухгалтерія і касир підприємства не працюють у вихідні або святкові дні, а його відокремлений підрозділ, який використовує під час проведення розрахунків РРО (РК), у ці дні працює, але не веде касову книгу, то записи в касовій книзі юридичної особи здійснюють на наступний робочий день такого підприємства ( абзац третій п. 4.3 Положення № 637).
3. За відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі за цей день можуть не здійснюватися ( абзац перший п. 4.3 Положення № 637).
4. Готівкові грошові кошти, видані за відомостями, на виплати, пов’язані з оплатою праці, відображають у касовій книзі після закінчення строків цих виплат, а саме після закінчення 3 робочих днів, уключаючи день одержання готівки в установі банку ( абзац другий п. 4.3 Положення № 637). До цього наприкінці дня за рядком «у тому числі на зарплату» зазначають суму за відомостями на виплату грошей, не списану до витрат каси.
Записи касових операцій починають на лицьовому боці невідривної частини аркуша (після рядка «Залишок на початок дня»). При цьому спочатку аркуш згинають по лінії відрізу, підкладаючи відривну частину аркуша під частину, що залишається у книзі. Після заповнення лицьового боку невідривної частини аркуша касової книги відривну частину накладають на лицьовий бік невідривної частини і продовжують записи по горизонтальному лініюванню зворотного боку невідривної частини аркуша.
Бланк звіту касира до кінця робочого дня не відривається
Увага! Залишок готівкових грошових коштів у касі підприємства на початок робочого дня (дані за рядком книги «Залишок на початок дня») має дорівнювати залишку готівки на кінець попереднього дня (дані за рядком книги «Залишок на кінець дня» за попередній день).
Якщо дані прибуткових і видаткових касових ордерів, виписаних протягом дня, не поміщаються на одному аркуші, заповнюють наступний аркуш касової книги.
Щодня наприкінці робочого дня касир виконує такі операції:
— підбиває підсумок операцій з оприбутковування та видачі готівки за день;
— виводить залишок готівки в касі на кінець дня (і відповідно на початок наступного дня);
— передає до бухгалтерії звіт касира — відривний аркуш (або декілька відривних аркушів) касової книги з прибутковими і видатковими касовими ордерами, на підставі яких протягом дня оприбутковували та видавали грошові кошти. На підтвердження факту прийняття звіту касира і документів (їх кількість у касовій книзі зазначається словами), що додаються до нього, бухгалтер ставить свій підпис у вкладному аркуші касової книги.
Касову книгу відкривають на один календарний рік
Тому якщо після закінчення календарного року в касовій книзі залишаються незаповнені сторінки, то на таких сторінках проставляють прочерки або на першій порожній сторінці ставлять дату закінчення книги, що засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства. Саме такі вимоги щодо закриття касової книги після закінчення року податківці навели в консультації, розміщеній у категорії 109.15 БЗ.
Підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів можуть вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів.
Частини аркуша електронної касової книги («Вкладний аркуш касової книги» і «Звіт касира») за формою і змістом повинні повністю відтворювати типову форму № КО-4, наведену в додатку 5 до Положення № 637. При цьому програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має надавати можливість візуального відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги.
Нюанси ведення касової книги в електронній формі розкрито в п. 4.4 Положення № 637.
Так, згідно із зазначеним пунктом записи в касовій книзі здійснюють шляхом введення даних з первинних касових документів. Записи в касовій книзі повинні здійснюватися до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містити всі реквізити, передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги повинні нумеруватися автоматично наростаючим підсумком з початку року.
У разі роздрукування вкладного аркуша касової книги наприкінці місяця повинна автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування наприкінці року — їх загальна кількість за рік.
Після роздрукування вкладного аркуша касової книги і звіту касира касир зобов’язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх і передати звіт касира разом із відповідними прибутковими і видатковими касовими документами до бухгалтерії під підпис у вкладному аркуші касової книги.
З метою забезпечення збереження та зручності використання вкладні аркуші касової книги протягом року касир зберігає окремо за кожен місяць.
Після закінчення календарного року (або за необхідності) вкладні аркуші касової книги формують у підшивку у хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства, а підшивки формують у книгу, що скріплюється відбитком печатки підприємства (у разі її наявності).
Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях має передаватися для зберігання протягом строків, установлених законодавством
Нагадуємо: строк зберігання касових книг, як і інших касових документів, становить 3 роки (за умови завершення перевірки державними фіскальними органами з питань дотримання податкового законодавства).
Порядок заповнення касової книги покажемо на прикладі (див. с. 58). При цьому використовуватимемо дані про рух грошових коштів за касою підприємства, наведені у прикладі 4.4 (див. с. 52).
4.9. Книга обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей
Цю книгу веде старший касир за наявності на підприємстві декількох касирів. Форму книги наведено в додатку 6 до Положення № 637 (типова форма № КО-5).
Як передбачено п. 4.6 Положення № 637, старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом необхідну для видаткових операцій суму готівки під підпис у книзі обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей.
Касири наприкінці робочого дня зобов’язані скласти звіт про отриману і видану за відповідними касовими документами готівку, а також здати залишок готівки та касові документи за проведеними операціями старшому касиру під підпис у книзі за формою № КО-5.
Книгу обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей застосовують також для обліку готівки, виданої з каси підприємства довіреній особі, яка виплачує заробітну плату протягом установленого строку, і повернення нею наявної готівки і касових документів.
За наявності в підприємства тільки одного касира облік прийнятої і виданої готівки ведуть у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів і в касовій книзі без застосування книги обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей (див. лист НБУ від 05.03.2012 р. № 25-310/528-2500).
Виняток становлять випадки, коли грошові кошти видають з каси підприємства довіреним особам, які виплачують заробітну плату протягом установленого строку (наприклад, у відокремлених підрозділах). Тоді касир підприємства повинен вести книгу обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей. На це вказують і податківці в консультації, розміщеній у категорії 109.15 БЗ.
З порядком заповнення реквізитів книги обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей ви можете ознайомитися в табл. 4.5.
Таблиця 4.5. Порядок заповнення типової форми № КО-5
| Реквізити книги обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей | Порядок заповнення реквізитів |
| «найменування підприємства (установи, організації)» | Зазначають найменування підприємства |
| «Ідентифікаційний код ЄДРПОУ» | Вписують ідентифікаційний код підприємства згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України |
| «прізвище, ім’я, по батькові старшого касира» | Наводять прізвище, ім’я та по батькові старшого касира, який веде книгу обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей |
| «Дата» | Відображають дату проведення касових операцій |
| «Видано касиру (сума цифрами і словами)» | Зазначають суму грошових коштів, виданих касирові старшим касиром для проведення операцій з видачі готівки протягом дня. Суму зазначають одночасно цифрами і прописом |
| «Прізвище, ім’я, по батькові касира» | Наводять прізвище, ім’я та по батькові касира, якому видано грошові кошти для проведення операцій з видачі готівки |
| «Підпис касира про одержання грошей» | Касир ставить свій підпис, що засвідчує одержання ним грошових коштів від старшого касира |
| «Здано касиром старшому касиру» | |
| «готівкою» | Відображають суму грошових коштів, яку касир наприкінці робочого дня здає старшому касиру |
| «у тому числі отриманою за прибутковими операціями» | Зазначають суму грошових коштів, що надійшли до каси підприємства за прибутковими касовими документами, яку касир наприкінці робочого дня здає старшому касиру |
| «за сплаченими документами» | Наводять суму грошових коштів, виданих протягом дня касиром за видатковими касовими ордерами та відомостями на виплату грошей |
| «разом (сума цифрами та словами)» | Відображають загальну суму зданих старшому касиру грошових коштів і грошових коштів, виданих касиром протягом дня за видатковими касовими ордерами та відомостями на виплату грошей |
| «Підпис старшого касира про одержання готівки та сплачених документів» | Старший касир ставить свій підпис на підтвердження факту одержання грошових коштів і касових документів |
Наведемо приклад заповнення книги обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей на с. 60.
4.10. Виправлення в касових документах
Як ми зазначали раніше,
вносити виправлення до касових ордерів і відомостей на виплату грошей заборонено
На це прямо вказує абзац четвертий п. 3.10 Положення № 637. Тобто в разі допущення помилки в таких документах єдиний варіант дій — скласти новий, правильно оформлений документ.
А ось щодо «касових» облікових регістрів такої безапеляційної заборони немає. Хоча в абзаці сьомому п. 4.2 Положення № 637 й зазначено, що виправлення в касовій книзі, як правило, не допускаються, у разі потреби коригування неправильного запису зробити все ж таки можна. При цьому Положення № 637 вимагає, щоб усі виправлення були засвідчені підписами касира і головного бухгалтера або особи, яка його заміщає.
Коригування в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (форми № КО-3 і № КО-3а) та у книзі обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей (форма № КО-5) також нічим не заборонені. Отже, подібні виправлення цілком можливі.
При внесенні коригувань до «касових» облікових регістрів потрібно дотримуватися загальних правил внесення виправлень, передбачених п. 4.2 Положення № 88. Так, помилки в документах, створених у паперовій формі, виправляють коректурним способом:
1) неправильний текст і цифри закреслюють і над закресленим вписують правильний текст або цифри. Закреслення роблять однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене;
2) роблять напис «виправлено»;
3) проставляють дату виправлення;
4) напис своїми підписами засвідчують особи, які підписали цей документ.
А що коли обліковий регістр складено в електронній формі
Пункт 4.6 Положення № 88 свідчить, що виправлення помилок у документах і регістрах, створених у формі електронного документа, здійснюється відповідно до законодавства. Водночас, як зазначив Мінфін у листі від 14.01.2011 р. № 31-34020-07-27/23-8665/89, процедуру виправлення помилок в електронних документах законодавчо не визначено. Тому фахівці зазначеного відомства рекомендують застосовувати той самий порядок, що передбачено Положенням № 88 для виправлення помилок у документах на паперових носіях.
Який би обліковий регістр і в якій би формі не виправлявся, виправлення помилки завжди повинне супроводжуватися складанням бухгалтерської довідки. У ній відповідальний працівник (касир, відповідальний за ведення касової книги, або бухгалтер, який здійснює записи в обліковому регістрі) описує зміст помилки та причину її виникнення.
висновки
Виплати одразу декільком працівникам або особам, які не перебувають з підприємством у трудових відносинах, як правило, здійснюють за відомістю на виплату грошей.
Усі прибуткові та видаткові касові ордери бухгалтер повинен зареєструвати в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів.
Усі надходження та видачу готівки в національній валюті підприємства відображають у касовій книзі.
Виправлення в касових ордерах і відомостях на виплату грошей заборонені. Якщо при заповненні касового документа допущена помилка, слід оформити новий документ.
