Безперечно, затвердити норму витрат можна і навіть потрібно обов’язково, але не брати їх зі стелі. ☹
Перш за все нагадаємо, що Норми витрат ПММ ще з 2012 року діють в істотно зміненій редакції (див. спецвипуск «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 5). Власне, відтоді ситуація для вас практично не змінилася. Тобто, як і раніше, Мінінфраструктури (колишній Мінтранс) «перекручує», стверджуючи, що Норми витрат ПММ поширюються на всіх суб’єктів навіть без мін’юстівської реєстрації цього документа. Але насправді з цим уже ніхто й не сперечається…
Зате відтоді скасовано нормативку, що регламентувала обов’язковість застосування подорожніх листів і відповідні фіскальні консультації в БЗ. Але! Необхідність первинних документів ніхто не відміняв, тому фіксувати пробіг автомобілів для обліку транспортних витрат, і зокрема витрат пального, в такій первинці, звичайно ж, треба.
Скажемо більше: хоча в листі ДФСУ від 09.06.2015 р. № 11999/6/99-99-19-01-01-15 і обґрунтовується необхідність такої (нехай і «саморобної») первинки, однак, на щастя, прямо підтверджується, по-перше — право перевізника на віднесення до витрат за бухгалтерськими правилами навіть наднормативно витраченого пального, а по-друге — відсутність у нього (і навіть у високодохідника) обов’язку коригування фінрезультату щодо таких сум витрат при розрахунку бази з податку на прибуток!
Отже, ви не знайшли точного найменування свого автомобіля в таблицях додатка А до Норм витрат ПММ.
Головне: це не дає вам права списувати ПММ на такий автомобіль скільки завгодно — тобто, скажімо, за фактичними звітами водія. У будь-якому разі ви повинні обов’язково затвердити наказом по підприємству на кожен автомобіль норми витрат ПММ за певних умов експлуатації та керуватися цими нормами в обліку.
Не станемо переказувати подробиці розрахунків таких норм (див. зазначений спецвипуск «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 5), але зауважимо, до речі, що за посиланням http://www.insat.org.ua/phpfiles/services/ldvpe/1/ (це сайт ДП «ДержавтотрансНДІпроект», і про цю організацію ми скажемо пізніше) ви знайдете приклад розрахунку експлуатаційних витрат пального і навіть розрахункову форму. Зверніть увагу на наведену там же рекомендацію: розрахунок може проводитися або щодня, або — якщо автомобіль протягом певного періоду часу експлуатується приблизно у однакових умовах руху — коригуючі коефіцієнти можна затвердити наказом і проводити розрахунки один раз за період (наприклад, тиждень, місяць). Чому «ДержавтотрансНДІпроекту» можна вірити? Та хоча б тому, що згідно з п. 1.1 Норм витрат ПММ він оголошений законодавцем у сфері регулювання цих норм.
Зрозуміло, що ваша проблема полягає в тому, що конкретні норми витрат на конкретний автомобіль розраховуються виходячи з базової лінійної норми, установленої для такої конкретної моделі авто в таблицях додатка А до Норм витрат ПММ, а вашого транспортного засобу там немає… ☹
У вашій ситуації є такі варіанти, перелічені в п. 2.1 Норм витрат ПММ, і, зокрема, якщо не йдеться ані про встановлене на авто спецобладнання, що збільшує витрати, ані про переобладнання його на інший вид пального, то якщо:
1) ваша модель (модифікація) конструктивно не відрізняється від наведеної в таблиці істотно — тобто в неї такий самий двигун, конструкція трансмісії, споряджена маса та габарити — сміливо беріть базову норму «базової» моделі авто (п.п. 2.1.1);
2) усе так само, але відмінність від «базової» моделі полягає тільки в більшій спорядженій масі (наприклад, ви обшили кузов) — досить просто застосувати коефіцієнт згідно з п. 1.4 Норм витрат ПММ (п.п. 2.1.2);
3) ваша вантажівка реально нової моделі та унікальної конструкції (тобто варіанти 1 і 2 не підходять), тоді вам потрібно звернутися до ДП «ДержавтотрансНДІпроект» з відповідною заявкою (її форму затверджено як додаток Д до Норм витрат ПММ) і отримати тимчасову індивідуальну норму витрат пального на своє авто (п.п. 2.1.5). Зрозуміло, ця послуга надається за плату. Замовити її, тобто подати заявку на розробку тимчасової індивідуальної норми витрат пального і так звану ідентифікаційну анкету, можна за зазначеним посиланням — http://www.insat.org.ua/phpfiles/services/ldvpe/1/. На цьому ваш клопіт, на жаль, не закінчиться: ця норма буде дійсна на період апробації (як правило, це 1 рік), після чого ви подасте туди ж «контрольні» дані, і потім дію норми може бути продовжено (з коригуванням чи без нього). А забудете ви про це тільки тоді, коли побачите свою модель авто в таблицях додатка А до Норм витрат ПММ. Не раніше. ☹ Якщо, звичайно, доти не позбавитеся від свого дива техніки.
Усе зазначене стосується саме норм витрат пального. А щодо норм витрат мастильних матеріалів, можемо вас порадувати: тут усе набагато простіше і до того ж безкоштовно. ☺ Дивіться: у п. 2.3 Норм витрат ПММ норми витрат мастильних матеріалів (теж «тимчасові» — у тому сенсі, що тільки-но в Нормах витрат ПММ з’явиться раніше відсутня там модель авто — зрозуміло, з власними нормами витрат ПММ, — такі норми і починають працювати замість тимчасових). Тимчасові норми для мастильних матеріалів установлені в конкретних величинах чотирьох видів олив та мастил (моторні, трансмісійні, спеціальні та пластичні/консистентні) для двох категорій колісних транспортних засобів:
1) дизельних і газодизельних вантажівок і автобусів з повною масою більше 3,5 т;
2) інших автомобілів та автобусів.
Зверніть увагу на примітки 2, 3 і 4 до п. 2.3 Норм витрат ПММ (граничні норми зменшуються на 50 % для авто, вік якого менше трьох років, і збільшуються до 20 % — при обґрунтуванні — для авто старше восьми років або з пробігом більше 150 тис. км, ураховують не тільки долив, а й регламентні заміни, проте якщо факт менший, то приймається факт, а не межа).
І останнє.
Якщо наказом по вашому підприємству було затверджено норми витрат пального для вашого унікального авто без отримання на нього тимчасової індивідуальної норми, то ми вважаємо, що це не робить безпідставними усі визнані в обліку витрати на пальне до дати отримання індивідуальної норми.
Просто можна говорити про розподіл (нехай і заднім числом) цих сум на «підлімітні» (у межах «запізнілої» індивідуальної норми) і «понадлімітні» — з відповідними виправленнями в бухгалтерському обліку (а в межах славнозвісних 1095 днів — і в податковому, але, звісно, за наявності підстав, а вони ймовірні тільки в періодах до 01.01.2015 р. — див. вище лист ДФСУ від 09.06.2015 р. № 11999/6/99-99-19-01-01-15 // «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 53, с. 5, № 54, с. 12). Інакше кажучи: наслідки такої ситуації аналогічні тим, неначебто за наявності для конкретного авто норм витрат пального в Нормах витрат ПММ у вашому наказі були б помилково затверджені інші величини. Помилилися — виправили, а іншого законодавство прямо НЕ ВИМАГАЄ! При цьому всі коефіцієнти коригувань норм витрат пального — зрозуміло, у разі їх належного документального оформлення — дійсні (якщо ви їх, звичайно, застосовували). Ну, хіба що із застосуванням одного з них заднім числом можуть бути проблеми — з «надбавкою» на значний загальний пробіг авто (п.п. 3.1.10 Норм витрат ПММ). Але в зазначеній новелі цю «надбавку» і без того потрібно мінімізувати або для сучасних автомобілів не застосовувати взагалі.
Якщо ж норми витрат підприємством не затверджувалися, а списання проводилося просто «за фактом», то за період до 01.01.2015 р. фіскали кістьми ляжуть, щоб викосити «не підтверджені» витрати/валові витрати, а за період пізніше — у зазначеному листі від 09.06.2015 р. № 11999/6/99-99-19-01-01-15 вони погоджуються, що витрати правомірні на підставі первинного бухгалтерського документа (подорожнього листа, акта списання).
