Відпустка без збереження зарплати

Підстави для надання відпустки «за свій рахунок»

Статтею 84 КЗпП і ст. 25 та 26 Закону про відпустки передбачено можливість надання двох видів відпусток без збереження заробітної плати:

1) відпусток, що надаються обов’язково певним категоріям працівників або при настанні певних обставин;

2) відпусток, що надаються за домовленістю сторін.

Випадки, коли надання відпустки без збереження заробітної плати є обов’язком роботодавця, перелічено у ст. 25 Закону про відпустки. Тривалість таких відпусток різниться залежно від підстави для її надання.

А особливість їх надання полягає у такому: якщо працівник бажає оформити відпустку «за свій рахунок» за однією з підстав, указаних у ст. 25 Закону про відпустки, роботодавець повинен задовольнити його вимогу. Тобто у такому випадку роботодавець не може відмовити працівнику в оформленні відпустки без збереження зарплати, навіть якщо це позначиться на робочому процесі підприємства.

На розсуд роботодавця відпустка без збереження зарплати тривалістю до 15 календарних днів на рік може надаватися працівнику за наявності у нього сімейних обставин або інших причин для її надання на підставі ст. 26 Закону про відпустки. Така відпустка оформлюється лише за бажанням працівника. Роботодавець не наділений правом ініціювати надання цієї відпустки за наведеною підставою.

Але роботодавець може і відмовити працівнику у наданні відпустки «за свій рахунок» через сімейні або інші обставини. Річ у тім, що, як указано у ст. 26 Закону про відпустки, працівник і роботодавець мають дійти згоди про надання відпустки без збереження зарплати за наведеною підставою і про її тривалість у межах її максимальної річної тривалості.

Роботодавець самостійно оцінює, наскільки сімейні обставини або інші причини поважні для надання працівнику відпустки «за свій рахунок». Звісно, при вирішенні цього питання керівник повинен враховувати й інтереси робочого процесу. Отже, рішення про надання або ненадання необов’язкової відпустки без збереження зарплати належить виключно до компетенції роботодавця (лист Мінпраці від 18.03.2009 р. № 2961/0/14-09/06).

Ініціювати оформлення відпустки без збереження зарплати має право виключно працівник

Тобто роботодавець не може примусово відправити працівника у неоплачувану відпустку за вказаними підставами (лист Мінсоцполітики від 19.09.2013 р. № 416/13/116-13).

Узагальнимо інформацію щодо надання відпустки без збереження зарплати за наведеними групами у таблиці.

Додатково відзначимо, що в окремих нормативно-правових актах застережено право окремих категорій працівників скористатися відпусткою без збереження зарплати (наприклад, для ветеранів військової служби — тривалістю до 14 календарних днів на рік (п. 13 ч. 1 ст. 6 Закону України «Про статус ветеранів військової служби, ветеранів органів внутрішніх справ, ветеранів Національної поліції і деяких інших осіб та їх соціальний захист» від 24.03.98 р. № 203/98-ВР), для осіб, які мають статус дітей війни, — тривалістю до двох тижнів на рік (ст. 5 Закону України «Про соціальний захист дітей війни» від 18.11.2004 р. № 2195-IV)). У цій статті на них увага не акцентується.

Оформлюємо неоплачувану відпустку

Перші кроки для оформлення відпустки без збереження зарплати здійснює працівник. Чому? У попередньому розділі ми вже визначились, що ініціатором надання відпустки «за свій рахунок» за наведеними підставами може бути виключно працівник. Тому щоб запустити процедуру оформлення відпустки без збереження зарплати, працівник подає заяву, в якій зазначає:

— підставу для надання неоплачуваної відпустки (якщо надається відповідно до ст. 25 Закону про відпустки), або причину, з якої працівник просить надати неоплачувану відпустку (актуально для оформлення необов’язкової відпустки);

— документи, що підтверджують категорію осіб (якщо таких документів ще немає у роботодавця) або обставини для надання обов’язкової неоплачуваної відпустки. Щоб оформити відпустку на підставі ст. 26 Закону про відпустки, роботодавець не повинен вимагати додаткових підтверджень від працівника, оскільки керівник самостійно оцінює поважність причин для надання працівнику відпустки «за свій рахунок»;

— дату початку неоплачуваної відпустки;

— тривалість неоплачуваної відпустки.

Важливо! Якщо йдеться про надання відпустки без збереження зарплати за однією із підстав ст. 25 Закону про відпустки, то роботодавець не може відмовити у наданні цієї відпустки. Відповідно після розгляду заяви одразу видають наказ про надання відпустки без збереження зарплати. Якщо йдеться про неоплачувану відпустку відповідно до ст. 26 Закону про відпустки, то згаданий наказ видають лише після згоди керівника про її надання працівнику.

При виданні наказу про надання відпустки без збереження зарплати можна скористатися типовою формою № П-3, затвердженою наказом № 489. Фрагмент такого наказу наведено на с. 27.

У табелі обліку використання робочого часу (за типовою формою № П-5, затвердженою наказом № 489) неоплачувану відпустку відзначають:

— відпустку без збереження зарплати у зв’язку з навчанням (пп. 12, 13 і 17 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки) — «НБ» (цифровий код «13»);

— додаткову відпустку без збереження зарплати в обов’язковому порядку (усі підстави ст. 25 Закону про відпустки, крім пп. 3, 12, 13 і 17 ч. 1 цієї статті) — «ДБ» (цифровий код «14»);

— відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку (п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки) — «ДД» (цифровий код «17»);

— відпустку без збереження заробітної плати за угодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки) — «НА» (цифровий код «18»).

Для зручності на підприємстві можуть вводитися позначення, розроблені під окремі підстави для надання відпустки без збереження зарплати.

Також інформацію про надання працівнику відпустки без збереження зарплати відображають у його особовій картці у розділі «Відпустки».

Правила надання неоплачуваної відпустки

У цьому розділі поговоримо про правила і нюанси надання відпустки без збереження зарплати. Почнемо з простих правил. Так, відпустки «за свій рахунок» за згаданими підставами можуть надаватися:

— основним працівникам і працівникам, що працюють на умовах сумісництва;

— у перший рік роботи працівника на підприємстві незалежно від тривалості відпрацьованого часу. При цьому новому працівнику неоплачувана відпустка може бути надана у повному обсязі;

— працівникам, які працюють за безстроковими, строковими трудовими договорами, контрактом.

Неоплачувана відпустка не подовжується, якщо на її період припали святкові і неробочі дні. Святкові та неробочі дні, установлені ст. 73 КЗпП, не враховують при визначенні тривалості щорічної відпустки і соціальної відпустки на дітей, передбаченої ст. 19 Закону про відпустки.

При цьому відпустка без збереження зарплати виділена в окремий вид відпусток і не належить до відпусток, згаданих у ч. 2 ст. 5 Закону про відпустки. Тому при визначенні тривалості відпустки «за свій рахунок» не враховують норму ч. 2 ст. 5 Закону про відпустки. Отже, якщо на період відпустки без збереження зарплати припали святкові і неробочі дні, то її тривалість на ці дні не подовжуйте.

Приклад 1. Працівнику за його заявою надано відпустку без збереження зарплати тривалістю 15 календарних днів з 22.08.2016 р. по 05.09.2016 р. На цей період припадає святковий день — День незалежності України (24.08.2016 р.).

Оскільки святкові і неробочі дні не впливають на визначення тривалості неоплачуваної відпустки, у наведеному випадку останнім днем відпустки без збереження зарплати є 05.09.2016 р.

Також пам’ятайте про інші особливості, які випливають із того, що відпустка без збереження зарплати не належить до виду щорічних відпусток. Так, відпустка «за свій рахунок» (1) у разі тимчасової непрацездатності працівника не подовжується на кількість днів хвороби і не переноситься на інший період, (2) не враховується при визначенні максимальної тривалості щорічної відпустки у 59 (69) календарних днів, (3) а працівники не можуть бути відкликані із такої неоплачуваної відпустки.

На збільшення законодавчо установленої тривалості неоплачуваної відпустки — табу. У ст. 25 і 26 Закону про відпустки прописана тривалість відпустки без збереження зарплати залежно від підстав для її надання. Недопустимо збільшувати законодавчо визначену тривалість цієї відпустки навіть у разі, коли на цьому наполягає сам працівник.

Тривалість неоплачуваної відпустки, яка надається щорічно або на рік, прив’язана до календарного року. У ст. 25 Закону про відпустки передбачені підстави для надання відпустки без збереження зарплати, певна тривалість яких надається щорічно. Тоді як у ст. 26 Закону про відпустки гранична тривалість відпустки «за свій рахунок» визначена як «не більше 15 календарних днів на рік».

У таких випадках на законодавчому рівні не конкретизований вид року (робочий чи календарний), протягом якого працівник може використати виділені дні неоплачуваної відпустки. Відомо, що до робочого року прив’язано надання лише щорічних відпусток. Отже, календарні дні відпустки без збереження зарплати, які надаються працівнику щорічно або на рік, виділяються саме на календарний рік.

Що стосується підстав для надання неоплачуваних відпусток відповідно до ст. 25 Закону про відпустки, оформлення яких залежить від наявності конкретних обставин, то вони мають надаватися у прив’язці до цих обставин.

Якщо працівник протягом поточного календарного року не скористався правом на відпустку без збереження заробітної плати, то вона не може бути використана у наступному календарному році

Так, у наступному календарному році працівник матиме право на таку відпустку тривалістю не більше, ніж це визначено ст. 25 або 26 Закону про відпустки залежно від обставин для її надання.

Період неоплачуваної відпустки, прив’язаної до події, має співпадати із цією подією. У ст. 25 Закону про відпустки наведені підстави для надання відпустки без збереження зарплати, надання яких прив’язане до конкретної події. Так от, період відпусток за такими підставами має співпадати із подією, до якої, власне, і прив’язане надання відпустки «за свій рахунок».

Наприклад, працівниця оформлює неоплачувану відпустку у зв’язку з одруженням тривалістю 10 календарних днів. Дата реєстрації шлюбу — 03.09.2016 р. У такому разі період відпустки «за свій рахунок» повинен припадати на 03.09.2016 р. Причому це не обов’язково має бути перший день неоплачуваної відпустки.

Неоплачувані відпустки, на наш погляд, ділити можна, проте є й «але». На думку Мінсоцполітики, яку викладено в листі від 03.02.2012 р. № 31/13/133-12, чинне законодавство не передбачає можливості поділу таких відпусток на частини. Цей висновок автори листа, найімовірніше, зробили, ґрунтуючись на тому, що ст. 12 Закону про відпустки передбачає можливість поділу на частини за бажанням працівника тільки щорічних відпусток. А відпустка без збереження заробітної плати до щорічних не належить.

Водночас, на наш погляд, ст. 12 Закону про відпустки може тлумачитися інакше: як така, що встановлює певні обмеження при поділі щорічної відпустки у вигляді вимоги про те, що одна з частин цієї відпустки має бути безперервною і становити не менше 14 календарних днів. Відповідно

на інші види відпустки обмеження про поділ не поширюється, і їх може бути поділено на частини будь-якої тривалості

При цьому має виконуватися умова: у підсумку за календарний рік загальна кількість наданих днів такої відпустки не повинна перевищувати максимальної тривалості, установленої ст. 25 або ст. 26 Закону про відпустки.

Приклад 2. У 2016 році працівник скористався відпусткою без збереження зарплати через сімейні обставини: у січні — 5 календарними днями, у липні — 8 календарними днями.

Оскільки тривалість неоплачуваної відпустки через сімейні обставини (ст. 26 Закону про відпустки) становить 15 календарних днів на рік, до кінця 2016 року цей працівник може скористатися ще 2 календарними днями відпустки «за свій рахунок» за вказаною підставою.

Підкреслимо такий момент. На наш погляд, відпустка без збереження зарплати, що надається на підставах ст. 25 Закону про відпустки, може бути поділена, якщо її оформлення не прив’язане до конкретної події + кількість календарних днів цієї відпустки визначена нормативно із доповненням «щорічно». Наприклад, відпустка «за свій рахунок», яка належить пенсіонерам за віком (п. 6 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки).

Зовсім інша ситуація складається з відпустками без збереження зарплати для догляду за дитиною (п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки). Ці категорії працівників, маючи право на такі відпустки і відповідні документи, можуть перервати неоплачувану відпустку і знову її оформити.

А от не підлягає поділу на частини відпустка без збереження зарплати, зокрема, працівнику, який одружується (п. 8 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки). Причина: надання неоплачуваної відпустки за цією підставою прив’язане до конкретної події.

Кілька підстав для оформлення неоплачуваної відпустки — працівник може скористатися кожною з них. Закон про відпустки не обмежує використання комбінацій підстав для надання відпустки без збереження зарплати, визначеної його нормами. Так, якщо працівник має право на використання відпустки «за свій рахунок» за двома або більше підставами із ст. 25 Закону про відпустки, то він може реалізувати це право за кожною підставою. Більш того, у цьому ж календарному році він за погодженням із роботодавцем може скористатися ще неоплачуваною відпусткою, визначеною ст. 26 Закону про відпустки. Або скомбінувати одну підставу за ст. 25 Закону про відпустки + підставу за ст. 26 Закону про відпустки (за наявності згоди роботодавця на використання неоплачуваної необов’язкової відпустки). Варіантів безліч, а головне — наявність підстав для оформлення відпустки без збереження зарплати і виконання усіх умов для їх надання.

Приклад 3. Працівник є учасником війни відповідно до Закону № 3551, його дружина перебуває у післяпологовій відпустці. Він бажає отримати відпустку без збереження зарплати за двома підставами ст. 25 Закону про відпустки + оформити відпустку «за свій рахунок» через сімейні обставини. Чи можливо це?

У наведеному випадку працівник може оформити відпустку без збереження зарплати за 3 підставами: як учасник війни відповідно до Закону № 3551 тривалістю до 14 календарних днів на рік та як чоловік, дружина якого перебуває у післяпологовій відпустці, тривалістю до 14 календарних днів, а також через сімейні обставини (за наявності згоди роботодавця) тривалістю до 15 календарних днів на рік (ст. 26 Закону про відпустки).

Уведення роботодавцем додаткових підстав для неоплачуваної відпустки — під забороною. Саме такий висновок наведений у листі Мінсоцполітики від 29.04.2016 р. № 243/13/116-16.

Дійсно, ст. 4 Закону про відпустки окремо передбачено: «Законодавством, колективним договором, угодою та трудовим договором можуть установлюватись інші види відпусток». Виходить, що колективним або трудовим договором можуть бути установлені інші види відпусток, ніж передбачені ст. 4 Закону про відпустки.

Проте, на думку Мінсоцполітики, у цій нормі мова йде про запровадження на підприємстві інших видів оплачуваних відпусток. Які аргументи? По-перше, ст. 25 і 26 Закону про відпустки уже містять вичерпний перелік підстав для надання відпустки без збереження зарплати визначеної тривалості залежно від категорій працівників, що претендують на неї, і обставин, за яких вона надається. Роботодавець не має права розширювати підстави для оформлення відпустки без збереження зарплати. 
По-друге, ч. 3 ст. 23 Закону про відпустки уже передбачено, що інші види відпусток, запроваджені колективним або трудовим договором, мають оплачуватися: «Оплата інших видів відпусток, передбачених колективним договором та угодами, трудовим договором, провадиться з прибутку, що залишається на підприємстві після сплати податків та інших обов’язкових платежів до бюджету або за рахунок коштів фізичної особи, в якої працюють за трудовим договором працівники». Як бачимо, ч. 3 ст. 23 Закону про відпустки уже апріорі передбачено, що запроваджені колективним (трудовим) договором інші види відпусток є оплачуваними.

Резюмуємо: колективним або трудовим договором можуть бути передбачені інші види відпусток, не визначені у ст. 4 Закону про відпустки, але вони обов’язково повинні бути оплачуваними. Наприклад, колективним договором може бути передбачено надання оплачуваної відпустки тривалістю 2 календарні дні щорічно 1 і 2 вересня працівникам, які мають дітей віком від 5 до 10 років.

Заборонено прописувати у колективному або трудовому договорі інші види неоплачуваних відпусток, а також заборонено вводити спеціальні, не передбачені ст. 25 і 26 Закону про відпуски і нормативною базою, підстави для надання відпустки без збереження зарплати

Так, підстави для надання відпусток без збереження зарплати містяться не тільки в Законі про відпустки, але й в інших нормативно-правових актах. Їх оформлення цілком обґрунтоване, адже це передбачено правовим полем. А ось вигадувати нові, не передбачені нормативною базою, підстави для надання відпустки «за свій рахунок» і прописувати їх у колективному (трудовому) договорі неправомірно.

Неоплачувана відпустка не позначиться на тривалості щорічної основної відпустки, але вплине на тривалість щорічної додаткової відпустки. Період перебування у відпустці без збереження заробітної плати:

— включають до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку (п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки). Виходить, що у загальному випадку відпустка «за свій рахунок» не вплине на тривалість щорічної основної відпустки. Виняток: не включають до стажу роботи для надання щорічної основної відпустки період відпустки без збереження зарплати до досягнення дитиною 6 років, інсулінозалежною дитиною — до 16 років, дитиною-інвалідом підгрупи А — до 18 років. Тобто за вказані періоди працівник «не заробляє» собі стаж для щорічної основної відпустки;

— не включають до стажу роботи, що дає право на щорічну додаткову відпустку за роботу із шкідливими та важкими умовами праці і за особливий характер праці (у тому числі за ненормований робочий день). Пояснює це ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки: до стажу роботи, що дає право на такі відпустки, включають період, коли працівник фактично працював у шкідливих або особливих умовах праці (за винятком періоду перебування ним власне в щорічних відпустках). Тому відпустка «за свій рахунок» у подальшому зменшить кількість календарних днів щорічної додаткової відпустки за робочий рік, на який припала «безкоштовна» відпустка.

Примусове відправлення у неоплачувану відпустку — порушення трудового законодавства. Ми вже вказували, що ініціатором оформлення відпустки без збереження зарплати може бути тільки працівник. Його згода на надання вказаних відпусток «за свій рахунок» — обов’язкова.

Тому примусове відправлення працівників у відпустки без збереження заробітної плати є грубим порушенням законодавства про працю, за що роботодавця в установленому порядку може бути притягнуто до відповідальності (лист Мінсоцполітики від 19.09.2013 р. № 416/13/116-13).

Такий «проступок» роботодавця розглядається як порушення інших вимог трудового законодавства. За це правопорушення на роботодавця може бути накладений штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати (абзац шостий ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Тоді як посадовим особам установи за порушення інших вимог законодавства про працю загрожує штраф у розмірі від 510 до 1700 грн. відповідно до ч. 1 ст. 41 КпАП. За повторне протягом року вчинене правопорушення, передбачене ч. 1 ст. 41 КпАП, за яке особу уже було піддано адмінстягненню, або ті самі дії стосовно окремих категорій осіб, посадову особу установи можуть притягнути до адмінвідповідальності у вигляді штрафу розміром від 1700 до 5100 грн. (ч. 2 ст. 41 КпАП).

Документи статті

• КЗпП — Кодекс законів про працю України.
• КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення.
• Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
• Закон № 3551 — Закон України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.93 р. № 3551-XII.
• Наказ № 489 — наказ Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489.