«Самоакт» на допомогу, або Облік операцій із запізнілою первинкою

Нормативні документи з бухобліку (ст. 4, ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 7 П(С)БО 16) вимагають, щоб господарська операція була відображена в обліку в тому звітному періоді, у якому вона здійснена. Адже один з принципів, на якому ґрунтується бухгалтерський облік — це відповідність доходів і витрат. Тобто для визначення фінрезультату звітного періоду доходи звітного періоду потрібно порівняти з витратами, здійсненими для отримання таких доходів (ст. 4 Закону про бухоблік). Інакше кажучи,

відображення в бухобліку госпоперацій, зокрема визнання витрат, жодним чином не залежить від періоду отримання первинних документів від постачальників

Проте, з іншого боку, госпоперація в обліку має бути відображена на підставі первинних документів.

Тому Мінфін у своєму листі від 22.04.2016 р. № 31-11410-06-5/11705 пропонував показувати госпоперацію на підставі бухгалтерської довідки, не чекаючи первинних документів від постачальника (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 35-36, с. 4). Водночас для цих же цілей підредагований з 26.05.2017 р. п. 2.6 Положення № 88 передбачає складання, саме акта, а не бухдовідки.

Хоча, враховуючи вимоги пп. 2,4, 2.6 і 2.7 Положення № 88 до первинного документа, вважаємо, не має значення, як буде цей документ називатися, акт або бухгалтерська довідка, головне (!) — це його відповідність статусу первинного документа: він повинен містити інформацію про господарську операцію і всі обов’язкові реквізити, згідно з п. 2.4 Положення № 88 і п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.

Але і це ще не все (!). Для того щоб оформити госпоперацію своєю внутрішньою первинкою, п. 2.6 Положення № 88 висуває ще низку умов:

1) така можливість має бути передбачена правилами документообігу підприємства, тобто необхідно її закріпити наказом по підприємству;

2) первинні документи відсутні саме на момент завершення складання облікових реєстрів за звітний період;

3) «самоакт» має бути складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.

Крім того, порядок складання «самоакта» для обліку запасів, що надійшли без товаросупровідних документів, прописаний п. 3.8 Методрекомендацій № 2. У ньому сказано, що надходження таких запасів оформляють актом про приймання матеріалів типової форми № М-7. Причому складає його приймальна комісія за участю матеріально відповідальної особи, а не посадова особа, як сказано в п. 2.6 Положення № 88. Після затвердження керівником акт про приймання матеріалів набуває статусу первинки.

Таким чином,

якщо ви не отримали від контрагента первинку на товар/роботу/послугу, то цілком можете оформити її самостійно, склавши внутрішній документ

При цьому на придбання робіт /послуг «самоакт» оформляється посадовою особою, а на надходження запасів акт приймання складе приймальна комісія.

Що стосується величини таких витрат, то, керуючись принципом обачності (ст. 4 Закону про бухоблік), вона має бути достовірно оцінена (п. 6 П(С)БО 16).

Оновлений п. 2.6 Положення № 88 пропонує оцінку таких госпоперацій проводити в порядку, визначеному П(С)БО або МСФЗ. Наприклад, якщо на момент оприбутковування запасів достовірно визначити їх первісну вартість неможливо, тоді п. 9 П(С)БО 9 «Запаси» пропонує оцінювати їх за справедливою вартістю. У подальшому таку справедливу вартість коригують до первісної вартості.

Причому Положення № 88 допускає, що визначена у внутрішньому первинному документі розрахункова величина може відрізнятися від фактичної суми. У цьому випадку ми не виправляємо відображені раніше (на підставі внутрішнього первинного документа) витрати, а враховуємо тільки (!) різницю, причому у складі витрат/доходів поточного періоду, коли від постачальника фактично були отримані первинні документи (п. 3.5 Положення № 88). Це коригування оформляємо бухдовідкою.

Але майте на увазі, на думку Мінфіну (див. лист від 22.04.2016 р. № 31-11410-06-5/11705), якщо така різниця пов’язана з помилкою і її величина істотно впливає на фінзвітність попередніх звітних періодів, то таку помилку виправляти потрібно згідно з П(С)БО 6. Загалом, важливо зробити первинну оцінку витрат з максимальною точністю*.

* Детальніше про облік операцій за запізнілою первинкою див. «Податки та бухгалтерський облік», 2017, 43, с. 6.

Розглянемо порядок обліку операції із запізнілою первинкою на прикладі.

Приклад. Підприємством ТОВ «Василек» на дату закінчення звітного періоду (березень 2017 р.) не отриманий акт за комунальні послуги адміністративного приміщення. Витрати були відображені на підставі внутрішнього акта і визначені розрахунковим шляхом у сумі 6000 грн. (у тому числі ПДВ). Бухгалтерські проводки покажемо в табл. 1.

Таблиця 1. Відображаємо витрати на підставі внутрішнього документа

У липні 2017 року підприємством отриманий від постачальника акт за березень 2017 року у сумі 6600 грн. (у тому числі ПДВ). У звітному періоді отримання первинного документа підприємство оформляє бухдовідку (див. рисунок на с. 31) на різницю між фактичною вартістю послуг, зафіксованою в отриманій від постачальника первинці, і їх оцінною вартістю. І на підставі такої довідки відображаємо операцію в обліку (табл. 2).

Таблиця 2. Коригуємо суму витрат на підставі бухгалтерської довідки

висновки

• Визнання витрат бухобліку не залежить від періоду отримання первинних документів від постачальників. Доходи і витрати підлягають відображенню в обліку в момент їх виникнення незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів.
• Будь-яка госпоперація в обліку має бути відображена на підставі первинних документів. За відсутності на кінець звітного періоду первинки від постачальника, оформляємо госпоперацію внутрішнім документом.