Інвентаризуємо основні засоби

Об’єкти інвентаризації

Зрозуміло, що в ході інвентаризації основних засобів (ОЗ) підприємству необхідно «перелічити» активи, які належать до складу ОЗ з точки зору П(С)БО 7. Нагадаємо, що в бухоблікових цілях до ОЗ відносять:

— власне ОЗ, облік яких ведуть на рахунку 10 «Основні засоби»*;

* Виняток становлять хіба що довгострокові біологічні активи, які інвентаризують за своїми правилами з п. 5 розд. III Положення № 879.

— інші необоротні матеріальні активи, що обліковують на рахунку 11 «Інші необоротні матеріальні активі».

А ось незавершені капітальні інвестиції (рахунок 15) не є класифікаційною групою ОЗ, тому їх інвентаризують окремо за правилами, передбаченими п. 3 розд. III Положення № 879.

Крім того, якщо ви пам’ятаєте, перед складанням річної звітності проводять суцільну інвентаризацію, яка охоплює всі активи підприємства, незалежно від їх місцезнаходження, а також цінності, які не належать підприємству, але обліковуються в нього на забалансових рахунках (п. 6 розд. I Положення № 879). Прикладом останніх є ОЗ, отримані в оренду (що обліковують на забалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи»), такі, що перебувають на відповідальному зберіганні (що обліковують на забалансовому субрахунку 023 «Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні»). Тому

З об’єктами інвентаризації розібралися, тепер давайте поглянемо, як провести інвентаризацію і якими документами оформити її результати.

Процедура інвентаризації ОЗ

Перед початком інвентаризації ОЗ матеріально відповідальні особи в інвентаризаційному описі дають розписку про те, що всі прибуткові і видаткові документи на ОЗ здані в бухгалтерію, прийняті об’єкти оприбутковані, а ті, що вибули, — списані. Забігаючи наперед, зазначимо, що така розписка включена в заголовну частину як Інвентаризаційного опису основних засобів (форма № инв-1), так і Інвентаризаційного опису необоротних активів, затвердженого наказом № 572 (див. с. 12).

Крім того, перш ніж почати інвентаризацію ОЗ, інвентаризаційна (робоча інвентаризаційна) комісія перевіряє (п.п. 1.1 розд. III Положення № 879):

— наявність і стан технічних паспортів або іншої технічної документації на ОЗ;

— наявність документів на ОЗ, передані або прийняті підприємством в оренду, на відповідальне зберігання, в тимчасове користування.

При виявленні розбіжностей і неточностей у бухгалтерському обліку або технічній документації потрібно внести відповідні виправлення й уточнення.

Сама процедура інвентаризації ОЗ, як і будь-яких інших активів і зобов’язань підприємства, полягає в перевірці і документальному підтвердженні їх наявності, стану, відповідності критеріям визнання й оцінки (п. 5 розд. I Положення № 879). Для цього комісія в ході інвентаризації виявляє:

— фактичну наявність ОЗ;

— активи, які частково втратили свої первісні якості і споживчі властивості;

— застарілі і тимчасово невикористовувані ОЗ;

— ОЗ, які не відповідають критеріям визнання активами.

При проведенні інвентаризації земельних ділянок, будівель, споруд, іншої нерухомості, водоймищ та інших об’єктів природних ресурсів перевіряють наявність документів, що підтверджують право власності підприємства на такі об’єкти (п.п. 1.3 розд. III Положення № 879).

При інвентаризації бібліотечних фондів інвентаризаційна (робоча інвентаризаційна) комісія відповідно до п.п. 1.11 розд. III Положення № 879:

— виявляє помилки, допущені при шифруванні документів, розстановці фонду, оформленні видачі документів користувачам;

— установлює заборгованість користувачів перед бібліотекою;

— виявляє дублетні документи, документи, що не відповідають профілю комплектування фонду підрозділу або бібліотеки в цілому, і документи, що потребують ремонту, оправи тощо.

У разі встановлення факту відсутності документа його розшукують у строк, установлений правилами користування бібліотекою, але не більше 1 року.

Крім того, при проведенні інвентаризації інвентаризаційна комісія перевіряє правильність присвоєння об’єктам ОЗ інвентарних номерів.

Якщо в ході інвентаризації комісія виявляє придатні для використання об’єкти ОЗ, залишкова вартість яких згідно з обліковими даними дорівнює нулю, вона передає відповідні матеріали керівнику підприємства. Надалі такі об’єкти можуть бути дооцінені* (п.п. 1.4 розд. III Положення № 879).

* Але пам’ятайте, що проведення дооцінки зовсім не обов’язкове. Детальніше про те, що робити з «нульовими» ОЗ, читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 79, с. 28; 2016, № 87, с. 28.

Після закінчення інвентаризації матеріально відповідальні особи знову надають розписку, в якій підтверджують, що перевірка ОЗ відбулася в їх присутності, у зв’язку з чим претензій до членів комісії вони не мають і приймають на відповідальне зберігання перелічені в описі ОЗ (п. 18 розд. II Положення № 879).

Оформляємо результати інвентаризації ОЗ

Для оформлення даних інвентаризації ОЗ використовують інвентаризаційні описи.

При цьому найпростіше використовувати одну із затверджених форм:

— Інвентаризаційний опис основних засобів (форма № инв-1), затверджений постановою № 241;

— Інвентаризаційний опис необоротних активів, затверджений наказом № 572.

Якщо ці форми інвентаризаційної первинки вам з будь-якої причини виявилися не до душі, то їх легко можна доопрацювати, доповнивши новими реквізитами. Крім того, ви можете і не прив’язуватися до готових форм, а розробити їх під себе самостійно. Головне, щоб «саморобні» форми відповідали вимогам Положення № 88 і ст. 9 Закону про бухоблік.

В інвентаризаційному описі ОЗ фіксують за найменуваннями відповідно до їх основного призначення із зазначенням (п.п. 1.3 розд. III Положення № 879):

— інвентарного номера;

— виробника;

— заводського номера (за його наявності);

— року випуску;

— первісної (переоціненої) вартості;

— суми зносу;

— строку корисного використання та інших відомостей.

При відображенні в інвентаризаційних описах даних про різні об’єкти ОЗ враховують такі правила, встановлені Положенням № 879:

(1) однотипні за технічними характеристиками, призначенням і умовами використання, однакової вартості об’єкти ОЗ, що надійшли на підприємство одночасно і стосовно яких ведуть груповий облік, в описі наводять за найменуванням із зазначенням кількості таких об’єктів. Аналогічним чином складають інвентаризаційні описи інших необоротних матеріальних активів (п.п. 1.2 розд. III);

(2) об’єкти ОЗ, основне призначення яких змінилося в результаті проведених робіт з відновлення, реконструкції, розширення або переобладнання, вносять в інвентаризаційний опис за найменуванням, що відповідає їх новому призначенню (п.п. 1.3 розд. III);

(3) якщо при інвентаризації виявлений факт невідображення робіт капітального характеру (добудова поверхів, прибудова нових приміщень тощо) або часткової ліквідації будівель і споруд (знос окремих конструктивних елементів), в інвентаризаційному описі вказують дані про проведені зміни (п.п. 1.3 розд. III);

(4) багаторічні насадження вносять в інвентаризаційний опис за культурами, ботанічними сортами із зазначенням року закладки, площі, кількості дерев або кущів, за категоріями і їх балансовою вартістю. Іригаційні та меліоративні споруди записують за видом і родом споруди із зазначенням їх розмірів, року спорудження, балансової вартості та інших відомостей, що характеризують їх призначення і стан (п.п. 1.3 розд. III);

(5) за необлікованими об’єктами, а також об’єктами, дані про які відсутні в обліку, в інвентаризаційний опис вносять усі відсутні відомості про такі об’єкти і їх технічні показники. Наприклад, стосовно будівель зазначають їх призначення, основні матеріали, з яких вони побудовані, об’єм (зовнішній або внутрішній обмір), площу (загальну корисну площу), число поверхів, підвалів, напівпідвалів, рік побудови тощо. Оцінку виявлених об’єктів здійснюють за їх справедливою вартістю (п.п. 1.5 розд. III);

(6) ОЗ, які ремонтують на інших підприємствах, вносять в опис на підставі документів про передачу в ремонт (п.п. 1.6 розд. III);

(7) на ОЗ, які не придатні до експлуатації і не підлягають відновленню, складають окремий опис із зазначенням часу введення в експлуатацію і причин, з яких вони стали непридатними до експлуатації (п.п. 1.8 розд. III);

(8) на МНМА, видані в індивідуальне користування працівників, складають групові інвентаризаційні описи із зазначенням у них відповідальних за ці предмети осіб (на яких ведуться особові картки) з їх розпискою в інвентаризаційних описах (п.п. 1.9 розд. III);

(9) білизну, постільне приладдя, одяг і взуття одного найменування, близькі за розмірами, якістю матеріалів і ціною, вносять в інвентаризаційний опис сумарно, із зазначенням кількості цих предметів і їх номенклатурних номерів. Предмети одягу і столової білизни, направлені в прання і ремонт, вносять в інвентаризаційний опис на підставі відомостей-накладних або квитанції постачальника послуг (п.п. 1.10 розд. III).

Приклад заповнення Інвентаризаційного опису необоротних активів дивіться в спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 93, с. 27.

Форму Інвентаризаційного опису заповнюють члени інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії безпосередньо під час проведення інвентаризації. Утім, при великій номенклатурі інвентарних об’єктів доцільніше, щоб графи 1 — 6 Інвентаризаційного опису форми № инв-1 (графи 1 — 7 Інвентаризаційного опису необоротних активів) ще до початку інвентаризації були заповнені бухгалтерією підприємства. Це дозволить уникнути розбіжностей у назвах і характеристиках ОЗ у бухгалтерському обліку і в інвентаризаційному описі, що іноді трапляється при проведенні інвентаризації.

Після оформлення інвентаризаційна (робоча інвентаризаційна) комісія передає інвентаризаційні описи в бухгалтерію, де на виявлені нестачі і надлишки складають звіряльну відомість. Для цього можна використовувати вже готові форми:

— Звіряльну відомість результатів інвентаризації основних засобів (форма № инв-18), затверджену постановою № 241;

— Звіряльну відомість результатів інвентаризації необоротних активів, затверджену наказом № 572.