Хочете, щоб при звільненні працівника розставання з ним пройшло гладко? Потрудіться внести «звільнювальний» запис до його трудової книжки в установлений строк і за всіма правилами. А правила ці такі.
Звільняємо працівника правильно
Дотримуємося порядку. Порядок заповнення трудової книжки при звільненні працівників регулюють пп. 2.26 — 2.29 Інструкції № 58.
Згідно з цими пунктами
записи у трудовій книжці про причини звільнення повинні точно відповідати формулюванням чинного законодавства
При цьому, виконуючи запис, роботодавець повинен послатися на відповідний пункт, статтю КЗпП або іншого закону, який прямо передбачає підставу для звільнення ( п. 2.26 Інструкції № 58).
При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов’язує надання певних пільг і переваг, у записі про звільнення у трудовій книжці зазначають ці причини.
Увага! Для осіб працездатного віку не забудьте зазначити у трудовій книжці час, тривалість і місце проходження підвищення кваліфікації, яке працівник пройшов за останні два роки перед звільненням ( п. 4.1 Інструкції № 58).
Уносимо запис. Запис про звільнення до розділу «Відомості про роботу» трудової книжки працівника вносьте з дотриманням простих правил ( п. 2.27 Інструкції № 58):
— у графі 1 проставте порядковий номер запису — наступний за попереднім записом;
— у графі 2 зазначте дату звільнення. Нагадуємо, що цю дату в загальному порядку записують арабськими цифрами: число і місяць — двозначними, а рік — чотиризначними;
— у графі 3 зробіть власне запис про звільнення. Обов’язково зазначте тут причину звільнення і пошліться на відповідний «звільнювальний» пункт, статтю закону;
— у графі 4 запишіть назву документа (наказ/розпорядження керівника підприємства), на підставі якого внесено запис, його дату і номер.
Формулюємо запис у графі 3. В Інструкції № 58 ви знайдете декілька прикладів «звільнювальних» записів. Їх об’єднує головна вимога — у графі 3 запис починають словом «Звільнено», продовжують — словами «у зв’язку» або «за», а завершують — зазначенням конкретної причини звільнення з посиланням на норму закону.
Наприклад, при звільненні працівника у зв’язку зі скороченням штату роблять запис: «Звільнено за скороченням штату працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України».
При звільненні за власним бажанням зазначають: «Звільнено за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України».
Якщо працівник при звільненні з власної ініціативи має певні пільги та переваги, то у графі 3 трудової книжки пишуть, наприклад: «Звільнено за власним бажанням у зв’язку зі вступом до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України».
У трудовій книжці померлого працівника у графі 3 записують: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю», у графі 4 зазначають дату і номер наказу (розпорядження). До речі, у цьому випадку датою припинення трудового договору, яку зазначають у графі 2 трудової книжки, буде дата смерті працівника, незалежно від того, працював померлий цього дня чи ні (див. лист від 31.12.2010 р. № 284/06/186-10). Засвідчуємо запис. Унесений до трудової книжки запис про звільнення потрібно засвідчити. На це звертає увагу п. 4.1 Інструкції № 58.
Для цього рядком нижче цього запису у графі 3:
— зазначають посаду відповідальної особи, яка уповноважена засвідчувати записи в трудових книжках. Зазвичай у цій ролі виступають керівник підприємства або спеціально уповноважена ним особа (найчастіше — фахівець кадрової служби);
— навпроти посади керівник (або відповідальна особа) проставляє свій підпис;
— поряд з підписом вписують ініціали та прізвище керівника (або відповідальної особи);
— нижче підпису керівника (або відповідальної особи) проставляють відбиток печатки підприємства/відділу кадрів (за наявності).
Видаємо трудову книжку працівнику. У день звільнення роботодавець зобов’язаний видати працівнику трудову книжку з унесеним до неї відповідним записом ( ст. 47 КЗпП, пп. 2.4 і 4.1 Інструкції № 58).
Тобто запис про звільнення вносять до трудової книжки в день звільнення працівника. При цьому днем звільнення вважається останній день роботи працівника.
Наприклад, якщо ваш працівник звільняється 13.01.2017 р., то цей день для нього ще робочий.
Майте на увазі:
дата запису у трудовій книжці про звільнення повинна збігатися з датою звільнення
Цікаво, чи можна зробити запис про звільнення заздалегідь (наприклад, за день чи за тиждень), якщо конкретна дата звільнення точно відома? Краще не ризикуйте. Адже до призначеного дня багато що може змінитися — працівник може захворіти, через що доведеться перенести дату звільнення (якщо йдеться про звільнення з ініціативи роботодавця), а то й зовсім може передумати звільнятися (це допускають ст. 38, п. 1 ст. 36 КЗпП).
Тому, щоб потім не довелося заздалегідь зроблений запис визнавати недійсним, за заповнення трудової книжки беріться тільки в день звільнення працівника, тобто в останній день його роботи.
А якщо працівник у день звільнення відсутній на роботі? Тоді йому цього дня надсилають поштове повідомлення із вказівкою на необхідність отримати трудову книжку.
Хочете переслати трудову книжку поштою з доставкою за зазначеною адресою? Знайте: ви можете зробити це тільки з письмової згоди працівника.
Що робити з незатребуваною трудовою книжкою? Ваш колишній працівник не забрав свою трудову книжку при звільненні? Тоді цей документ вам належить зберігати у себе протягом 2 років окремо від трудових книжок інших працівників. Після закінчення цього строку незатребувану трудову книжку передайте до архіву підприємства. Там її потрібно зберігати не менше 50 років, а згодом — знищити ( п. 6.2 Інструкції № 58).
Трудову книжку померлого працівника віддають на руки його близьким родичам під розписку або на їх вимогу надсилають поштою ( п. 4.3 Інструкції № 58).
Чим загрожує роботодавцю затримка у видачі трудової книжки? Дійсно, а що буде, якщо роботодавець за своєю милістю не видасть своєчасно трудову книжку працівнику, який звільняється? Через таку затримку доведеться виплатити працівнику середній заробіток за весь час вимушеного прогулу ( п. 4.1 Інструкції № 58).
У цьому випадку днем звільнення вважатиметься день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення необхідно видати наказ і внести запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнають недійсним у порядку, встановленому п. 2.10 Інструкції № 58.
Приклади заповнення трудової книжки при звільненні
З теорією внесення «звільнювальних» записів до трудових книжок ми розібралися. Давайте перейдемо до прикладів заповнення «трудових».
