Реєстрація і розреєстрація РРО

* У цьому спецвипуску не розглядається порядок реєстрації і застосування РРО для обліку операцій з купівлі-продажу іноземної валюти.

3.1. Реєструємо РРО

Перше, що потрібно зробити після придбання РРО, — укласти договір з центром сервісного обслуговування (далі — ЦСО). Без цього поставити РРО на облік ви не зможете.

Нагадаємо: ЦСО — це суб’єкт господарювання, який за договором з постачальником надає послуги з введення в експлуатацію, технічного обслуговування, гарантійного і післягарантійного ремонту РРО (п. 3 розд. І Порядку № 547-1).

Він стане вашим другом і помічником на багато років, тому підійдіть до його вибору відповідально. Пам’ятайте: укладати договір слід тільки з тим ЦСО, який входить у перелік ЦСО, що уклали з виробником (постачальником) РРО договір про технічне обслуговування і ремонт відповідної моделі РРО. Такий перелік суб’єкт господарювання отримує під час придбання РРО від продавця.

Впоралися з укладенням договору з ЦСО? Тоді приступайте безпосередньо до реєстрації РРО. Порядок її проведення регламентує гл. 2 розд. ІІ Порядку № 547-1.

Загальний порядок реєстрації

Зареєструвати в органі ДФСУ можна тільки ті РРО, моделі і модифікації яких включені до розділу І Держреєстру, за умови, що:

— РРО використовуватимуть у відповідній сфері застосування цієї моделі (див. графу 8 таблиці Держреєстру);

— не сплив строк первинної реєстрації моделі РРО (див. графу 6 таблиці Держреєстру);

— не сплив строк служби РРО, встановлений у технічній документації.

Реєстрацію здійснює орган ДФСУ за основним місцем обліку суб’єкта господарювання як платника податків (п. 3 гл. 2 розд. ІІ Порядку № 547-1)

Підприємство, що є платником податку на прибуток, може зареєструвати РРО за місцезнаходженням своїх відокремлених підрозділів, розташованих на території іншої, ніж головне підприємство, територіальної громади.

Національні оператори — «Укртелеком», «Укрпошта», «Укрзалізниця», Держпідприємство спецзв’язку можуть реєструвати РРО за місцезнаходженням своїх філій (відділень, центрів, пунктів, вузлів і т. п.), де використовуватимуться РРО.

«Реєстраційну» процедуру наочно покажемо на рис. 3.1 (див. с. 24).

Зверніть увагу: подавати документи до органу ДФСУ може відповідальна особа суб’єкта господарювання, ФОП або їх уповноважена особа за наявності документа, що засвідчує особу такого представника, і належним чином оформленого доручення на проведення реєстрації РРО (п. 17 гл. 2 розд. ІІ Порядку № 547-1).

У аналогічному порядку реєструють і резервні РРО (п. 20 гл. 2 розд. ІІ Порядку № 547-1). При цьому в правому верхньому куті реєстраційного посвідчення роблять відмітку «Резервний». Крім того, в першому рядку відповідної таблиці реєстраційного посвідчення вказують назву і адресу господарської одиниці, де зберігатиметься резервний РРО, а в інших рядках — назви і адреси усіх господарських одиниць, де він може використовуватися. При цьому врахуйте: щодо кожної господиниці, де застосовуватиметься резервний РРО, податківцям слід надати копію документа на право власності або інший документ, який надає право на розміщення такої господарської одиниці.

Введення РРО в експлуатацію: звертаємося до ЦСО

Як ви можете побачити на рис. 3.1 (див. с. 24), введення в експлуатацію РРО здійснює ЦСО, з яким суб’єкт господарювання уклав договір на сервісне обслуговування. При цьому фіскали у своєму роз’ясненні, наведеному в категорії 109.06 БЗ, звертають увагу на те, що

ЦСО не може вводити в експлуатацію РРО суб’єктів господарювання, які перебувають під загальним контролем з таким ЦСО (є пов’язаними особами)

Що слід розуміти під введенням РРО в експлуатацію? Згідно з абзацом третім п. 2 Порядку № 601 це роботи з технічного обслуговування РРО, пов’язані з його підготовкою до експлуатації (вхідний контроль, регулювання, усунення виявлених несправностей) згідно з експлуатаційними документами виробника або постачальника, а також введення обов’язкових реквізитів чека, фіскального номера користувача, персоналізація РРО і переведення РРО у фіскальний режим роботи.

На все про все у ЦСО є 3 дні з дати, коли користувач його проінформував щодо отримання довідки про резервування фіскального номера РРО (п. 6 розд. ІІ Порядку опломбування РРО).

Важливо! Довідка про резервування фіскального номера РРО дійсна всього 5 робочих днів. Тому затягувати із зверненням у ЦСО не слід. Адже якщо ви проґавите зазначений 5-денний строк, процедуру реєстрації доведеться починати наново — з повторного подання документів в орган ДФСУ.

Детальніше зупинимося на тому, як і навіщо здійснюється переведення РРО у фіскальний режим роботи (фіскалізація).

Переведення РРО у фіскальний режим роботи потрібне для безумовного виконання ним фіскальних функцій. Це означає, що РРО повинен забезпечувати одноразове внесення, довгострокове зберігання у фіскальній пам’яті, багаторазове зчитування і неможливість зміни підсумкової інформації про обсяги розрахункових операцій.

Фіскалізація здійснюється один раз за увесь період експлуатації РРО суб’єктом господарювання

При цьому РРО повинен забезпечити неможливість подальшого виходу з фіскального режиму роботи.

ЦСО вносить виданий органом ДФСУ фіскальний номер у фіскальну пам’ять РРО. Цей номер вказується на усіх розрахункових документах, чеках усіх звітів, а також в інших випадках, передбачених законом.

Ще одна функція ЦСО — персоналізація РРО. Її здійснюють для ідентифікації РРО в системі обліку даних ДФСУ за допомогою системи унікальних номерів:

— індивідуального податкового номера платника ПДВ або податкового номера (якщо суб’єкт господарювання не зареєстрований платником ПДВ);

— фіскального номера РРО;

— ідентифікаційного номера РРО або ідентифікаційного номера модема (у разі застосування зовнішнього модема);

— заводського номера РРО;

— ідентифікаційного номера модуля безпеки SAM.

Щоб уникнути несанкціонованого доступу до складових частин РРО, ЦСО здійснює його опломбування. Для цього на зовнішньому кожусі або кожухах окремих блоків у місцях стику корпусу РРО (кожуха блоку) з верхньою кришкою на її протилежних боках встановлюють засоби контролю. Роблять це так, щоб унеможливити доступ до внутрішніх вузлів (окрім чекової, контрольної і фарбувальної стрічок) без зняття або ушкодження пломб. Крім того, в РРО блокової конструкції засоби контролю встановлюють також на місця підключення з’єднувальних кабелів зв’язку окремих блоків, кожен з яких має свій кожух.

Виконавши усі перераховані роботи, ЦСО видає суб’єктові господарювання довідку про опломбування і 2 екземпляри акта введення в експлуатацію РРО.

Далі здійснюють інші дії з реєстрації РРО згідно з рис. 3.1 (див. с. 24).

Відмова в реєстрації

На жаль, звернення за реєстрацією РРО для суб’єкта господарювання не завжди закінчується успішно. Пунктом 8 гл. 2 розд. ІІ Порядку № 547-1 встановлено перелік випадків, коли реєстрація може не відбутися. Так, орган ДФСУ відмовить у реєстрації РРО, якщо:

— РРО вже зареєстрований;

— модель (модифікацію) РРО не включено до Держреєстру або виключено з нього;

— РРО не відповідає сфері застосування, вказаній у реєстраційній заяві;

— ЦСО не має права на технічне обслуговування і ремонт РРО у зв’язку з відсутністю договору з виробником (постачальником) такого РРО;

— документи надані не в повному обсязі;

— в органі ДФСУ є відомості про анулювання ліцензії на право здійснення відповідної господарської діяльності;

— відсутній документ на право власності або інший документ, що надає право на розміщення господарської одиниці, де використовуватиметься РРО;

— суб’єкта господарювання не включено до ЄДР;

— суб’єкт господарювання не перебуває на обліку в органі ДФСУ, в який подано документи на реєстрацію РРО;

— суб’єкт господарювання або його відокремлені підрозділи не перебувають на обліку в органі ДФСУ за адресою господарської одиниці, де використовуватиметься РРО.

Якщо жодна з наведених ситуацій вас не стосується, «протипоказань» до реєстрації РРО у вас немає.

3.2. Здійснюємо перереєстрацію РРО

Перереєстрації РРО присвячена гл. 3 розд. ІІ Порядку № 547-1. З неї випливає, що перереєстрацію здійснюють у таких випадках:

1) якщо суб’єкт господарювання планує використовувати РРО в іншій господарській одиниці (п. 1 гл. 3 розд. ІІ Порядку № 547-1);

2) якщо настала одна з таких обставин (п. 2 гл. 3 розд. ІІ Порядку № 547-1):

— змінилися дані щодо суб’єкта господарювання, вказані в реєстраційному посвідченні (податковий номер або серія і номер паспорта*, найменування або прізвище, ім’я, по батькові). Зверніть увагу: в реєстраційне посвідчення вносять, зокрема, адресу господарської одиниці, де використовуватиметься РРО. Отже, якщо було перейменовано вулицю або інший топонім, внаслідок чого змінилася адреса господарської одиниці, і суб’єкт господарювання вніс відповідні зміни в документ на право власності або інший документ, що надає право на розміщення господарської одиниці, то йому також необхідно перереєструвати РРО. На це фіскали вказували, зокрема, в листах ДФСУ від 12.07.2016 р. № 14999/6/99-99-11-02-02-15, від 13.04.2016 р. № 8277/6/99-99-22-07-03-15 і від 12.04.2016 р. № 8145/6/99-99-11-02-02-12;

* Для фізичних осіб, які в силу своїх релігійних переконань відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків і мають відповідну відмітку в паспорті.

— змінилася сфера застосування РРО;

— змінилася версія внутрішнього програмного забезпечення РРО;

— встановлено розбіжності або помилки в записах реєстраційного посвідчення;

— загублено або стало непридатним для використання реєстраційне посвідчення;

3) якщо змінився контролюючий орган, в якому суб’єкт господарювання перебуває на обліку як платник податків за основним місцем обліку, зокрема, у зв’язку з такими обставинами (п. 4 гл. 3 розд. ІІ Порядку № 547-1):

— змінилося місцезнаходження або місце проживання суб’єкта господарювання;

— суб’єкта господарювання було включено/не включено в Реєстр великих платників податків;

— контролюючий орган було реорганізовано.

На відміну від реєстрації, перереєстрація не займе у вас багато часу і зусиль. Які конкретно кроки вона передбачає, див. на рис. 3.2.

Інакше відбувається перереєстрація у разі зміни контролюючого органу, в якому суб’єкт господарювання перебуває на обліку як платник податків за основним місцем обліку. При виникненні таких обставин впродовж 2 робочих днів після переведення платника податків на обслуговування в орган ДФСУ за новим місцем обліку засобами інформаційної системи ДФСУ здійснюється перереєстрація РРО до органу ДФСУ за новим основним місцем обліку такого платника податків. При цьому документи про реєстрацію/перереєстрацію РРО, які знаходилися в органі ДФСУ за попереднім місцем обліку, передаються разом з обліковою справою в орган ДФСУ за новим основним місцем обліку.

Зверніть увагу: реєстраційне посвідчення, раніше видане суб’єктові господарювання за попереднім місцем обліку, залишається діючим до моменту виникнення змін в даних щодо такого суб’єкта господарювання, які вказуються в реєстраційному посвідченні (абзац другий п. 4 гл. 3 розд. ІІ Порядку № 547-1).

При проведенні перереєстрації РРО (за будь-якою з підстав) фіскальний номер РРО не змінюється і зберігається до дати скасування реєстрації РРО (п. 3 гл. 1 розд. ІІ Порядку № 547-1)

3.3. Скасовуємо реєстрацію РРО

Порядок скасування реєстрації РРО викладено у гл. 4 розд. ІІ Порядку № 547-1. У ній наведено виняткові випадки, коли здійснюють розреєстрацію РРО. Так, реєстрацію скасовують, якщо:

1) суб’єкт господарювання подав заяву про скасування реєстрації РРО за формою № 4-РРО (додаток 4 до Порядку № 547-1);

2) сплив строк служби РРО, визначений у паспорті (формулярі) РРО;

3) закінчилися визначені законодавством строки експлуатації РРО;

4) РРО використовують не за сферою застосування, визначеною Держреєстром;

5) виявлено невідповідність модифікації, конструкції та/або версії внутрішнього програмного забезпечення РРО, включених до Держреєстру;

6) установчі документи суб’єкта господарювання за рішенням суду визнано недійсними;

7) наявне судове рішення про ліквідацію суб’єкта господарювання — банкрота;

8) наявне судове рішення про припинення суб’єкта господарювання, яке не пов’язане з банкрутством;

9) суб’єкт господарювання — ФОП помер, оголошений померлим, визнаний недієздатним або безвісно відсутнім, а також у разі обмеження його цивільної дієздатності;

10) орган ДФСУ має відомості з ЄДР про державну реєстрацію припинення суб’єкта господарювання;

11) викрадено РРО;

12) змінено власника РРО;

13) наявне судове рішення про визнання недійсним договору оренди господарської одиниці.

Скасування реєстрації РРО з підстав, установлених пунктами 1, 11 і 12, може здійснюватися за заявою суб’єкта господарювання. А ось у випадках, визначених пунктами 2 — 10 і 13, вона може відбуватися як за заявою суб’єкта господарювання, так і примусово (обов’язкове скасування) за рішенням органу ДФСУ за місцем реєстрації РРО.

Розглянемо варіанти скасування реєстрації детальніше.

Добровільне скасування реєстрації

Добровільне скасування реєстрації здійснюють виключно на підставі заяви самого суб’єкта господарювання.

Зверніть увагу: виключно за ініціативою суб’єкта господарювання скасовується реєстрація РРО, який було викрадено або власника якого було змінено. Орган ДФСУ не зможе зробити це самостійно (п. 2 гл. 4 розд. ІІ Порядку № 547-1).

Причини для добровільної розреєстрації РРО можуть бути різні. Проте порядок її здійснення завжди один. Розглянемо його (див. табл. 3.1 на с. 28).

Таблиця 3.1. Порядок добровільного скасування реєстрації РРО

Примусове скасування реєстрації

У тих випадках, коли законодавство вимагає обов’язкового скасування реєстрації РРО, суб’єкт господарювання може сам розпочати процедуру розреєстрації (подати заяву) або ж дочекатися, коли відповідне рішення прийме орган ДФСУ.

Наша порада: краще зробіть це самостійно і не затягуйте з поданням заяви. Обрали такий шлях? Тоді дійте за схемою, наведеною вище в табл. 3.1.

Якщо ж рішення про скасування реєстрації приймає орган ДФСУ, то має місце інший алгоритм дій. Причому залежить він від випадку обов’язкової розреєстрації.

Сплинув строк служби/експлуатації РРО. Нагадаємо: строк служби РРО визначено в паспорті (формулярі) РРО. Якщо в такому документі строк служби РРО не встановлено, він складає 7 років з моменту введення його в експлуатацію, але не більше 9 років з дати випуску. На такий самий строк служби необхідно орієнтуватися й у разі, коли встановлений виробником (постачальником) строк служби РРО складає більше 9 років (див. роз’яснення податківців у категорії 109.11 БЗ). При цьому не важливо, в якому стані перебуває РРО, який використовується. Навіть якщо він технічно і функціонально придатний до використання, після закінчення строку служби його потрібно розреєструвати.

Крім того, РРО потрібно розреєструвати, якщо сплинув строк його експлуатації, встановлений законодавством.

А як же здійснити скасування реєстрації РРО у вказаних випадках? Момент закінчення строку служби і закінчення строку експлуатації РРО відомі суб’єктові господарювання заздалегідь. Тому він може сам подати заяву про розреєстрацію РРО, що, як ми вже говорили, є бажаним. Якщо ж цього не зробити, відповідне рішення прийме орган ДФСУ. Такий варіант наведено в табл. 3.2 на с. 29.

Таблиця 3.2. Примусова розреєстрація при закінченні строку служби/експлуатації РРО

Зверніть увагу: процедура розпломбування РРО в ЦСО за можливості проводиться і для тих РРО, щодо яких прийнято рішення органу ДФСУ про примусове скасування реєстрації (абзац четвертий п. 3 гл. 4 розд. ІІ Порядку № 547-1). Тому звернутися до ЦСО з цього питання доведеться і в цьому випадку.

Невідповідність Держреєстру й інші випадки обов’язкової розреєстрації РРО. Як ми вже говорили (див. с. 21), ту чи іншу модель (модифікацію) РРО можна використовувати тільки в тій сфері застосування, яка визначена для неї Держреєстром. Тому якщо ви придбали, зареєстрували РРО і стали використовувати його в іншій сфері діяльності, ніж вказана в реєстраційному посвідченні, розреєстрації такого РРО вам не уникнути. Ви можете добровільно «здатися» і провести розреєстрацію шляхом подання відповідної заяви (див. табл. 3.1 на с. 28) до того, як таке порушення виявить орган ДФСУ. Якщо ж ви цього не зробите в добровільному порядку, скасування реєстрації РРО буде здійснено за рішенням органу ДФСУ.

Розреєструвати РРО потрібно також у разі, якщо виявлено невідповідність модифікації, конструкції та/або версії внутрішнього програмного забезпечення РРО, включених до Держреєстру. До такого випадку можна віднести, зокрема, виключення РРО певної моделі/модифікації з Держреєстру. Також вказана невідповідність може бути виявлена ЦСО при розпломбуванні РРО (наприклад, унаслідок проведення ремонту) або органом ДФСУ (при проведенні перевірки відповідності конструкції і програмного забезпечення документації виробника такого РРО).

Як проводять скасування реєстрації РРО за рішенням органу ДФСУ в таких ситуаціях, а також в інших випадках, окрім розглянутих вище, див. у табл. 3.3 на с. 30.

Таблиця 3.3. Загальний порядок скасування реєстрації РРО за рішенням органу ДФСУ

По можливості необхідно здійснити ще і розпломбування РРО в ЦСО (абзац четвертий п. 3 гл. 4 розд. ІІ Порядку № 547-1).

Як ви могли помітити, строк примусової розреєстрації РРО, встановлений Порядком № 547-1, неконкретний. Фіскали приймають рішення «не пізніше одного місяця з дня виникнення підстави для скасування реєстрації РРО». Це означає, що, відкладаючи добровільний процес розреєстрації РРО, можна не встигнути з поданням заяви. Є вірогідність, що орган ДФСУ прийме своє рішення раніше. При цьому неможливо заздалегідь знати точну дату розреєстрації РРО. Адже про прийняте рішення податківці інформувати не зобов’язані, а довідку за формою № 6-РРО суб’єкт господарювання отримає постфактум. Тобто про скасування реєстрації вашого РРО ви можете дізнатися із запізненням. А це вже загрожує штрафами. Якими? Читайте на с. 79.

Зверніть увагу: документи, наведені в табл. 3.1, 3.2 і 3.3, може подати й отримати як відповідальна особа юрособи або сам ФОП, так і уповноважена особа таких суб’єктів господарювання. При цьому уповноважена особа повинна мати при собі документ, що засвідчує її особу, і належним чином оформлену довіреність на проведення скасування реєстрації РРО (п. 7 гл. 4 розд. ІІ Порядку № 547-1).

висновки

• У загальному випадку реєстрацію РРО здійснює орган ДФСУ за основним місцем обліку суб’єкта господарювання як платника податків.
• Перед реєстрацією РРО має бути переведено у фіскальний режим роботи. Це робить ЦСО, з яким укладено договір на техобслуговування РРО.
• При проведенні перереєстрації РРО (за будь-якою з підстав) фіскальний номер РРО не змінюється і зберігається до дати скасування реєстрації РРО.
• Скасування реєстрації РРО може здійснюватися за заявою суб’єкта господарювання або на підставі рішення органу ДФСУ.