Наднеоподатковувані добові: обліковуємо правильно

Нагадаємо, що добові є понесеними у зв’язку з відрядженням витратами на харчування і фінансування інших особистих потреб працівника. Вони не потребують спеціального документального підтвердження.

Виплата добових є однією із соціальних гарантій працівникам, що відряджаються, передбачених ст. 121 КЗпП.

Ні мінімального, ні максимального розміру добових для працівників небюджетної сфери чинне законодавство не встановлює. Проте абзацом п’ятим п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ визначений граничний не оподатковуваний ПДФО і ВЗ розмір добових. У 2017 році він дорівнює:

— для відрядження по Україні — 320 грн. у розрахунку за кожен календарний день відрядження;

— для відрядження за кордон — 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, встановленим НБУ, у розрахунку за кожен такий день.

Усе, що перевищує цей розмір, для цілей оподаткування є доходом працівника, отриманим ним від роботодавця у вигляді додаткового блага (див. лист ДФСУ від 13.03.2017 р. № 5002/6/99-99-13-02-03-15).

Це означає, що з частини суми добових, що перевищує неоподатковувану межу, ви повинні утримати ПДФО за ставкою 18 % і ВЗ за ставкою 1,5 %.

До речі, врахуйте цікавий момент. Зазвичай, у документі, що встановлює розмір добових витрат, роботодавець указує «чисту» суму добових, яку слід виплатити працівникові на руки. Тож щоб знайти суму доходу, яка підлягає нарахуванню, потрібно «накрутити» ПДФО і ВЗ на оподатковувану частину добових. Для цього рекомендуємо використовувати коефіцієнт (К), розрахований за формулою:

К = 100 : (100 - 18 - 1,5),

де 18 — ставка ПДФО (18 %);

1,5 — ставка ВЗ (1,5 %).

У цьому випадку коефіцієнт дорівнює 1,242236. Застосувавши його до «чистої» суми оподатковуваних добових, ви отримаєте саме суму доходу у вигляді додаткового блага, що підлягає нарахуванню.

На наш погляд, у розділі І Податкового розрахунку за формою № 1ДФ нараховану суму наднеоподатковуваних добових слід відображати з ознакою доходу «126» — додаткове благо*.

* Водночас податківці в консультації з підкатегорії 103.02 БЗ, називаючи оподатковувану частину добових додатковим благом, пропонують при цьому показувати її у формі № 1ДФ з ознакою доходу «118» (як надмірно видані і своєчасно не повернені кошти). Радше за все це технічна помилка.

У розділі ІІ Податкового розрахунку за формою № 1ДФ суму наднеоподатковуваних добових показуйте в загальній сумі доходів, оподатковуваних ВЗ за рядком «Військовий збір».

А ось добовим, що виплачуються в неоподатковуваних межах, у формі № 1ДФ не місце.

Декілька слів про строки утримання і перерахування ПДФО і ВЗ з оподатковуваної частини добових.

На жаль, ПКУ не містить чіткої відповіді на запитання: коли їх потрібно сплачувати? На нашу думку, при видачі авансу на відрядження утримувати ПДФО і ВЗ із суми наднеоподатковуваних добових не потрібно, оскільки сума такого авансу в момент видачі не є доходом працівника.

Достовірно відомою сума витрат працівника на відрядження (у тому числі й у частині добових) стає після затвердження його Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Відповідно і сума доходу працівника у вигляді наднеоподатковуваних добових також буде відома в день затвердження Звіту. Тому найбезпечніше для роботодавця утримати і перерахувати до бюджету ПДФО і ВЗ з оподатковуваної частини добових саме цього дня.

А якщо ви всупереч вимогам законодавства аванс на відрядження не видавали? У такому разі ПДФО і ВЗ із суми наднеоподатковуваних добових:

— утримують у день затвердження Звіту;

— перераховують до бюджету — у момент погашення кредиторської заборгованості перед працівником за Звітом (п.п. 168.1.2 ПКУ), але не пізніше за 30-те число місяця, наступного за останнім днем місяця, у якому нарахований дохід (затверджений Звіт) (п.п. 168.1.5 ПКУ).

ЄСВ із суми наднеоподатковуваних добових не стягуйте. Річ у тому, що згідно із Законом № 2464 у базу для стягнення цього внеску включають, зокрема, виплати, які входять до фонду оплати праці відповідно до Інструкції № 5 і не вказані в Переліку № 1170. А ось сума добових (у тому числі наднормативних) навпаки:

— не входить до фонду оплати праці відповідно до п. 3.15 Інструкції № 5;

— вказана серед виплат, на які не нараховують ЄСВ згідно з п. 6 розд. І Переліку № 1170.

Приклад. На підприємстві добові при відрядженнях по Україні встановлені в сумі 360 грн. Менеджер зі збуту Іванченко С. П. перебував у відрядженні 5 календарних днів.

Розрахуємо оподатковувану частину суми добових, виплачених працівникові:

(360 грн./дн. - 320 грн./дн.) х 5 к. дн. = 200 грн.

Визначимо суму доходу у вигляді додаткового блага, що підлягає нарахуванню:

200 грн. х 1, 242236 = 248,45 грн.

Сума ПДФО, що підлягає утриманню з додаткового блага (оподатковуваної частини суми добових), дорівнює:

248,45 грн. х 18 % : 100 % = 44,72 грн.

Сума ВЗ, що підлягає утриманню з додаткового блага, складає:

248,45 грн. х 1,5 % : 100 % = 3,73 грн.

У своєму обліку суми добових підприємство відображає так:

Облік добових