* Майже як назва комедійного фільму «Літаком, поїздом, машиною»… ☺
** На момент підготовки номера не опублікований, отже, не набув чинності.
З усіх змін, внесених наказом, що коментується, до Інструкції № 59***, зупинимося на найрезонансніших. А саме на тих із них, якими Мінфін підкоригував порядок підтвердження особою, що відряджалася, витрат на проїзд авіа- і автотранспортом у разі застосування електронних квитків (ЕК).
*** Інструкція про службові відрядження в межах України і за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.
Але спочатку нагадаємо, що в загальному випадку пакет підтверджувальних документів, які засвідчують вартість фактичних витрат на проїзд, при використанні ЕК повинен складатися з:
(1) власне ЕК (точніше, його роздруківки);
(2) посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту;
(3) розрахункових документів про придбання ЕК на усіх видах транспорту.
При цьому документи (1) і (3) можуть співпадати в одному, як, наприклад, на залізниці, а документа (2) може і не бути (подробиці нижче). Головне, що за їх наявності витрати на проїзд, відшкодовані підприємством, не є оподатковуваним доходом відрядженого працівника. Інакше у нього виникає додаткове благо з обкладенням ПДФО і ВЗ.
Наведений вище перелік з 01.01.2017 р. закріплений у «відрядно-проїзному» п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Він — головний бастіон у питаннях обкладення ПДФО відшкодованих витрат на проїзд. А ось за додатковою конкретикою, що саме дозволено відшкодовувати, традиційно звертаються до Інструкції № 59 (ср. ). Але зверніть увагу: ця Інструкція обов’язкова лише для бюджетників і держслужбовців. Тобто її норми поширюються тільки на ці категорії. Для більшості ж суб’єктів господарювання, які не фінансуються з бюджету, вона носить допоміжний (довідковий) характер (див. БЗ 103.17). Хоча деякі правила і гарантії, прописані в ній, такі суб’єкти можуть узяти на озброєння, закріпивши це у власному Положенні про відрядження. Але відступати в ньому від приписів ПКУ в питаннях обкладення ПДФО/ВЗ не дозволено нікому!
А тепер подивимося, що ж новенького з’явилося в Інструкції № 59 за кожним видом транспорту і як це слід розуміти крізь призму п.п. 170.9.1 ПКУ?
1. Літаком.
висновок документа
Підставою для відшкодування витрат у разі використання авіа-ЕК є не лише оригінал відривної частини посадкового талона пасажира, але і роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий при онлайн-реєстрації на авіарейс
Увага! Зміни торкнулися лише посадкового талона на літак. Тобто сам ЕК і розрахунковий документ, що підтверджує його придбання, при авіавідрядженнях все одно потрібні. А ось посадковий талон тепер може бути як паперовим, так і електронним. Щоправда, в останньому випадку ви зобов’язані надати його роздруківку.
Очевидно, вказані зміни викликані тим, що багато авіакомпаній все активніше впроваджують так звану онлайн-реєстрацію. Перевага цієї процедури полягає в тому, що вам не обов’язково витрачати час перед вильотом, щоб зареєструватися на рейс. Ви можете завчасно зробити це в режимі онлайн і самостійно роздрукувати посадковий талон, отриманий електронною поштою.
Так от, такий електронний посадковий талон, роздрукований працівником, що відряджається, на звичайному аркуші, податківці визнавати відмовлялися. Вони наполягали, що у разі використання авіа-ЕК підставою для «безподаткового» відшкодування витрат на його придбання є виключно оригінал відривної частини посадкового талона пасажира. А розбиратися з тим, що являє собою роздруківка посадкового талона при онлайн-реєстрації, відправляли до Мінфіну (див. лист ДФСУ від 13.10.2016 р. № 22299/6/99-99-13-02-03-14).
На щастя, Мінфін правильно і досить швидко розібрався з цією проблемою, результатом чого стали зміни до Інструкції № 59, що коментуються. Якщо ви пропишете те ж саме у своєму «відрядному» Положенні, то, на наш погляд, можете сміливо відшкодовувати витрати на переліт і ПДФО/ВЗ не утримувати. Адже п.п. 170.9.1 ПКУ про форму талона не говорить нічого.
До речі, а як бути, якщо не встигнувши зареєструватися онлайн, особа, що відряджається, витратилася на роздрукування посадкового талона безпосередньо за стійкою? Незважаючи на те, що деякі авіаперевізники вимагають за це плату (іноді досить значну), такі витрати теж мають бути компенсовані підприємством. І теж — «безподатково». Адже вони понесені у зв’язку з відрядженням. Головне — підтвердити такі витрати документально.
І ще одна новинка в цій частині коментаря, обійти яку ми не можемо. У разі втрати, знищення або пошкодження посадкового талона працівникові, що відряджається, з дозволу керівника можуть бути відшкодовані витрати на придбання ЕК. Для цього слід надати оригінал довідки авіаперевізника, яка засвідчить стан замовлення і статус ЕК, придбаного для окремого пасажира, факт використання ЕК повністю за певним маршрутом (новий абзац третій п. 12 розд. II Інструкції № 59). Але, скоріш за все, таке відшкодування податківці захочуть бачити у складі оподатковуваного доходу працівника, бо буде порушений п.п. 170.9.1 ПКУ, що вимагає наявності посадкового авіаталона.
2. Поїздом. Хоча тут залишилося усе, як і було, є сенс повторити: бухгалтерові від працівника не треба нічого, окрім звичайної роздруківки ЕК на поїзд. Вона сама по собі є розрахунковим документом (фіскальним чеком), а посадковий талон правилами залізничних перевезень не передбачений. Подробиці — в «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 21, с. 22.
3. Автобусом.
висновок документа
При інтернет-замовленні проїзних документів на автобус підставою для відшкодування витрат на придбання ЕК є роздрукований на паперовому носії проїзний документ
Це, на перший погляд, величезне полегшення як для відряджених працівників, що віддають перевагу цьому виду транспорту, так і для бухгалтерів. Але, на жаль, тут не усе так просто…
Пам’ятаєте, як було раніше? Інструкція № 59 взагалі не регламентувала порядок підтвердження витрат на придбання автобусного ЕК. У зв’язку з цим користувалися загальними нормами п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. А «завдяки» йому для підтвердження таких витрат автобусний ЕК, роздрукований на звичайному аркуші паперу, не годився. Податківці тоді попереджали: форми ЕК на перевезення пасажирів і багажу автомобільним транспортом не встановлені, тому роздруковані на паперовому носії ваучери (бланки замовлень тощо) не є ані квитком, ані розрахунковим документом.
Що маємо наразі? Досить однієї лише роздруківки ЕК на автобус?
Так, ніякого посадкового талона не потрібно, згодні. Адже при перевезеннях автотранспортом він не передбачений. Але надання розрахункового документа, що підтверджує придбання такого ЕК, у будь-якому разі залишається обов’язковим! Причому не лише для «комерсів», але і для бюджетників теж! Бо «відрядний» п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ — один для усіх. А він, як і раніше, вимагає наявності розрахункових документів про придбання ЕК на усі види транспорту.
Тому, якщо ви навіть внесете відповідні норми у власне Положення про відрядження, аналогічні тим, які тепер прописані в нових абзаці восьмому п. 12 розд. II і абзаці дев’ятому п. 11 розд. III Інструкції № 59, це ситуацію не врятує. Відшкодувати витрати на проїзд за автобусним ЕК без розрахункового документа ви маєте право тільки утримавши ПДФО і ВЗ з його вартості.
