Оскільки отримання і використання принтера директора, як випливає із запитання, ніяк не задокументовано (на балансі підприємства принтер не обліковується), то, строго кажучи, у підприємства, що використовує в офісі принтер директора, немає правових підстав для його обслуговування. Адже витрати на обслуговування об’єкта повинні передбачати наявність в обліку самого обслуговуваного об’єкта.
У минулі часи, до «податковоприбуткових» змін, питання щодо оформлення «користування» було особливо важливим, передусім тому, що тільки при оформлених відносинах із власником принтера «прибутківці» могли спокійно відображати у складі податкових витрат вартість обслуговування такого принтера.
А ось якщо таке використання відбувалося без належного оформлення, це було приводом для податківців такі витрати зняти. Контролери в цьому випадку вважали, що витрати на обслуговування принтера не беруть участі в господарській діяльності саме внаслідок відсутності в підприємства самого принтера.
Проте з 01.01.2015 р. господарність для податку на прибуток не так важлива. Сьогодні
витрати на обслуговування принтера безумовно зменшать «податковоприбутковий» об’єкт оподаткування
Причому незалежно від того, має підприємство принтери в обліку (на балансі) чи ні. Тобто витрати на обслуговування зменшать бухгалтерский фінрезультат якщо не у складі адміністративних, то хоча б як інші витрати на рахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності».
Потрібні тільки підстави для відображення таких витрат у бухгалтерському обліку. А такою підставою, як ви пам’ятаєте, є первинний документ (акт наданих послуг з обслуговування принтера або товарна накладна на придбання замінюваного картриджа).
Але це тільки «податковоприбуткова» частина обліку. Щодо решти, то при обслуговуванні чужого принтера:
– по-перше, є ризик, що податківці витрати на обслуговування принтера, оплачені підприємством, які не компенсуються директором, визнають додатковим благом працівника (у вигляді безкоштовно отриманої послуги із заміни, заправки картриджа згідно з п.п. «е» п.п. 164.2.17 ПКУ). А його, як ви знаєте, доведеться обкласти ПДФО і ВЗ (військовим збором);
– по-друге, господарність, як і раніше, важлива для цілей ПДВ-обліку. Адже (!) ПК хоч і формується незалежно від призначення використання, але згідно з п.п. «г» п. 198.5 ПКУ
у разі «негосподарського» (обслуговування чужого принтера) вам доведеться донараховувати компенсуючі ПЗ
І загрожує це підприємству принаймні до тих пір, поки принтер не стане офіційно «господарським» об’єктом (тобто поки підприємство зарахує його на баланс або принаймні на забаланс).
Звісно, можна ризикнути і трохи схитрувати. Але вийде це провернути, тільки якщо у вас на балансі офісу вже є хоча б один принтер. Тоді до витрат на обслуговування принтера, що належить підприємству, можна під шумок прив’язати й обслуговування директорського.
Можна, звичайно ж, спробувати придбати новий картридж як запас для виробничих цілей (субрахунок 209 «Інші матеріали») і встановити його на принтер директора. Проте, знову ж таки, він має бути універсальним (технічно підходити і під принтер офісу).
Але як би то не було, поки принтера немає в обліку підприємства (неважливо — як об’єкта ОЗ чи МНМА, або як необоротного активу, отриманого в оренду чи в позичку), він вважатиметься не господарським об’єктом і відповідно витрати на його обслуговування так само можуть бути розцінені податківцями як негосподарські.
То навіщо ризикувати, коли можна все оформити правильно і користуватися принтером директора законно, а також обслуговувати його не на шкоду ані директорові, ані підприємству.
Щоб обслуговування принтера директора не відрізнялося в обліку з витратами на обслуговування офісної техніки (і не розцінювалося як додаткове благо директора або носило клеймо «негосподарності»), радимо вам задокументувати отримання і «використання» принтера на підприємстві (в офісі).
Найоптимальніший варіант — укласти з директором договір позички.
Нагадаємо вам декілька важливих моментів, які слід урахувати при його оформленні. Договір з директором про позичку принтера має бути оформлений у письмовій формі (ч. 2 ст. 828 ЦКУ). Завіряти його в нотаріуса не потрібно. Єдине — при підписанні договору директор повинен делегувати право підпису від підприємства іншому працівникові. А все тому, що договір позички не може бути підписаний від обох сторін однією і тією ж особою.
Основний плюс договору позички в тому, що користування річчю є безкоштовним, якщо сторони прямо домовилися про це або якщо це випливає із суті відносин між ними (ч. 2 ст. 827 ЦКУ).
При цьому
саме користувач за договором позички зобов’язаний нести звичайні витрати щодо підтримання належного стану речі,
переданої йому в користування (ч. 1 ст. 833 ЦКУ).
Таким чином, по суті фінансово від укладення цього договору ані підприємство, ані директор не постраждають. Тільки от
підприємству доведеться щомісячно нараховувати «символічний» дохід від безкоштовного користування принтером
на рівні середньої орендної плати за користування подібним майном: Дт 92 — Кт 719.
Водночас за договором позички використання принтера буде безкоштовним, так що жодних доходів директор у цьому випадку не отримує. Тобто обкладати ПДФО і ВЗ підприємству за договором позички з директором стовідсотково буде нічого. Підтверджують це і податківці (БЗ 103.04).
У бухгалтерському обліку витрати на техобслуговування принтера із залученням сторонньої організації включаємо у витрати звітного періоду і відображаємо (враховуючи спрямованість використання — офіс) у складі адміністративних витрат (Дт 92).
Якщо вирішите замінити картридж і купите його самостійно, то спершу віднесіть його вартість на субрахунок 209 «Інші матеріали», а потім при установці на принтер директора (у міру витрачання, тобто видачі зі складу в експлуатацію) покажіть у витратах звітного періоду на рахунку 92.
Детальніше про облік витрат на заправку картриджа див. у «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 74, с. 9).
У податковоприбутковому обліку вартість витратних матеріалів для принтера (на техобслуговування) фактично зменшує фінрезультат, отже й об’єкт оподаткування на прибуток.
Так що з витратами на обслуговування принтера, отриманого від директора за договором позички, у вас не буде проблем і в обліку з податку на прибуток (див. лист ГУ ДФС у Запорізькій обл. від 25.05.2016 р. № 1739/10/08-01-12-03-11).
