Безумовно, чим більше в платника буде доказів реальності/«товарності» його операцій, тим спокійніше йому буде жити.
Документальна фіксація. Це, мабуть, найголовніший напрям. Обачні платники всі документи (й особливо — первинні — акти, накладні, рахунки тощо) намагаються оформляти скрупульозно, «гладесенько-рівнесенько». У договорах на всілякі роботи/послуги, які теоретично можуть викликати підозри в перевіряючих, краще прописувати більше деталей щодо строків, умов, видів робіт, їх складності, специфічності, відповідальних осіб тощо.*
* Коли був субпідряд, не завадять документи або розрахунки, які доводять, що власними силами (без залучення субпідрядників) роботи для замовника виконати було неможливо.
Бажана наявність при договорі специфікації та іншої подібної документації. Крім того, якщо операції — за договором поставки виготовленої продукції, робіт або послуг, то бажано мати детально складену калькуляцію їх вартості. Особливо важлива наявність таких документів, коли роботи/послуги виконуються госпспособом. Обов’язково забезпечуйте наявність і уважно перевіряйте/оформляйте довіреності, а також відвантажувальні документи: транспортні квитанції, ТТН тощо, щоб вони не викликали сумнівів у перевіряючих.
Бажано також мати документи, що відображають «динаміку» виконання договору, вирішення пов’язаних з його виконанням «супутніх» проблем з контрагентом та іншими особами: офіційне і неофіційне листування, документи, що підтверджують відрядження (ваших або до вас) тощо.
Залежно від предмета договору, пакет документів, звісно, буде різнитися.
Але, як показує практика, ідеального документального оформлення може бути недостатньо.
Адже суди частенько на перший план ставлять не документ, а власне факт здійснення операції
Це випливає, наприклад, з ухвали ВАСУ від 08.12.2016 р. № К/800/47615/13, а ще детальніше про це читайте в листі ВАСУ від 02.06.2011 р. № 742/11/13-11 і в постанові ВАСУ від 17.04.2013 р. № К/9991/38237/12. Тому не завадить попрацювати і в інших напрямках.
Фото-/відеофіксація. Фото-/відеоматеріали (якщо немає сумнівів у їх достовірності) є дуже ефективним доказом не лише для застосування «даїшниками» штрафів, але і для визначення реальності госпоперацій.
Що стосується робіт/послуг, то на практиці вдаються до відео- та/або фотодокументування різних етапів виконаних робіт (наданих послуг)**, а також — їх кінцевого результату. Наприклад, зйомками з камер відеоспостереження цілком можна підтвердити, коли/як/ким ввозилися-завозилися товари/матеріали тощо, необхідні для виконання конкретних договорів. Але для того, щоб суди при проведенні судових «розборок» з контролюючими органами визнавали їх у складі доказової бази,
** На практиці до такого виду доказів реальності виконання договорів дуже часто вдаються при наданні рекламних послуг.
на фото-/відеоматеріалах має бути відповідна дата (а краще — і час) проведення зйомки
Фото-/відеофіксація може підтвердити як факти проведення самих госпоперацій, так і те, що вони виконувалися відповідними особами (контрагента, своїми тощо).
Відомості про контрагента. Переконати фіскалів у «реальності» операцій допоможуть і документи про «дієздатність» і надійність контрагента. Досвідчені платники за можливості запасаються/захищаються підтвердними документами про наявність у контрагента трудових ресурсів (відповідної кваліфікації), дозвільних документів (якщо вони потрібні) для проведення відповідних госпоперацій. Підтвердити наявність необхідних потужностей/ресурсів можна, наприклад, за допомогою люб’язно наданих контрагентом копій відповідних документів (свідоцтв/паспортів/актів введення в експлуатацію на нерухомість, транспортних та інших техзасобів, обладнання (тощо), договорів оренди складських/виробничих приміщень, інших активів, штатного розпису, що містить «у собі» кваліфікований персонал, та інших документів).
У цьому плані цікавий підхід судів до розгляду таких питань. Наприклад, в ухвалі ВАСУ від 23.03.2017 р. № К/800/24803/16 зазначено, що про відсутність реальності госпоперацій можуть свідчити підтверджені доказами певні аргументи податкового органу. Зокрема, про неможливість здійснення платником таких операцій з урахуванням часу, місцезнаходження майна або обсягу матеріальних ресурсів, економічно необхідних для виконання робіт або послуг, про відсутність у платника управлінського або технічного персоналу, основних засобів, виробничих активів, складських приміщень, транспортних засобів. Тому варто спробувати вибити цей фіскальний ґрунт у них з-під ніг...
Сторонні експерти-контролери. Додають на практиці доказовості реальності госпоперацій факти залучення для цілей виконання конкретного договору якихось компетентних сторонніх осіб, на кшталт всіляких експертів, оцінювачів тощо й оформлення ними додаткових документів, що прямо або опосередковано підтверджують реальність договору/госпоперації. Наприклад, для визначення/фіксації характеристик (стану/параметрів/якості) товарів, оцінки складності, трудомісткості, вартості, якості (тощо) виконуваних робіт, вирішення технічних проблем, а також для виконання якихось спеціальних робіт (тестування методів, випробування матеріалів, конструкцій) тощо...
Судові «тертя». Коли є небезпека, що при ідеально складених документах і навіть за наявності фото- і відеодоказів реальності операцій проблеми все одно можуть «накрити», надто розумні госпсуб’єкти вдаються до «важкої артилерії» — організації «залізобетонних» доказів «дійсності».
Влаштовується «показова» судова тяжба між сторонами договору. Предметом такого спору може бути якась суща дрібниця, що пов’язана з виконанням правочину і краще — яка виникла в процесі такого виконання (вантаж доставлений трохи «не туди», трохи не на тих умовах, не так/не та деталь установлена, не тієї якості тощо). Та і сума позову може бути навіть зовсім не значною (на відміну від самої вартості постачання товарів/послуг і можливих фінансових неприємностей, пов’язаних з визнанням такого правочину фіктивним/безтоварним). При цьому не має значення, хто вийде переможцем у цій судовій тяжбі. Головним буде те, що
сам факт розгляду і наявність за ним судового рішення фактично стануть підтвердженням реальності госпоперацій
Раз суд це оцінював/розглядав, отже, все відбувалося реально. І за наявності судових документів малоймовірно, що хтось із перевіряючих стане сумніватися в реальності конкретних госпоперацій.
Свідки. Якщо справа все-таки дійде до суду, то там можуть допомогти показання свідків працівників або сторонніх осіб (комірників, охоронців тощо), про те, що конкретні події (заїзд/виїзд транспорту, вхід/вихід і виконання робіт конкретними особами на об’єкті платника тощо) відбувалися насправді. А якщо такі свідчення отримають ще й підтвердження, скажімо, у вигляді певних відміток у журналах позавідомчої охорони (про проїзд транспорту, виписку пропусків тощо) і тому подібного, то доказова база в суді виглядатиме зовсім переконливо. У низці ситуацій, можливо, варто подумати про це заздалегідь...
Загалом, для підтвердження «реальності» будь-які засоби гарні. Та все ж, щоб не мати із цим жодних проблем при перевірках, ретельно добирайте/ «моніторте» контрагентів, ну і... самі намагайтеся працювати чесно.
