Табель обліку робочого часу (далі — табель) — це поіменний список працівників структурного підрозділу (цеху (відділу), дільниці) підприємства (приватного підприємця).
Його зобов’язані вести всі роботодавці, незалежно від кількості працівників.
Веде табель працівник, спеціально уповноважений на такі дії (посадовою інструкцією або наказом роботодавця).
Де шукати форму табеля? Його типова форма (№ П-5) затверджена наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489. Вона носить рекомендаційний характер (див. лист Держкомстату від 19.03.2010 р. № 17/1-25/ж-61/10/59). Тому підприємства можуть змінювати та/або доповнювати цю форму іншими показниками, необхідними для обліку використання робочого часу з урахуванням специфіки своєї діяльності.
Навіщо потрібен табель? Усе просто, показники табеля потрібні, наприклад, для:
— обліку використання робочого часу;
— контролю за дотриманням працюючими встановленого режиму робочого часу;
— отримання даних про відпрацьований час;
— розрахунку заробітної плати.
За загальними правилами табель ведуть на весь обліковий склад працівників окремо за кожною категорією працюючих (керівники, спеціалісти, службовці, робітники), і в межах категорій — у порядку табельних номерів або в алфавітному порядку.
Кожному працюючому присвоюється табельний номер. Якщо ж працівник звільняється (переводиться до іншого підрозділу), то його колишній табельний номер іншому працівникові не присвоюють, а залишають вільним не менше трьох років.
На працівника в табелі, зазвичай, заповнюється тільки один рядок. Виняток становлять внутрішні сумісники. На них у табелі будуть заповнені два рядки: в одному рядку зазначається час основної роботи, а в другому — час роботи за сумісництвом.
Для відображення використаного робочого часу за кожним днем місяця в табелі відведено дві комірки. У верхній ви проставляєте умовне позначення видів витрат робочого часу, у нижній — кількість відпрацьованих (чи невідпрацьованих) годин за відповідними видами витрат робочого часу.
До речі, умовні позначення відпрацьованого часу (буквене і числове) представлені на титульному аркуші Табеля типової форми № П-5. Наведемо їх нижче в табл. 1.
Таблиця 1. Умовні позначення в типовій формі № П-5
| Умовні позначення | Код | |
| буквений | цифровий | |
| Години роботи, передбачені колдоговором | Р | 01 |
| Години роботи працівників, яким установлений неповний робочий день (тиждень) відповідно до законодавства | РС | 02 |
| Вечірні години роботи | ВЧ | 03 |
| Нічні години роботи | РН | 04 |
| Надурочні години роботи | НУ | 05 |
| Години роботи у вихідні та святкові дні | РВ | 06 |
| Відрядження | ВД | 07 |
| Основна щорічна відпустка (ст. 6 Закону про відпустки) | В | 08 |
| Щорічна додаткова відпустка (ст. 7, 8 Закону про відпустки) | Д | 09 |
| Додаткова відпустка, передбачена ст. 20, 21, 30 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.91 р. № 796-XII | Ч | 10 |
| Творча відпустка (ст. 16 Закону про відпустки) | ТВ | 11 |
| Додаткова відпустка у зв’язку з навчанням (ст. 13, 14, 15, 151 Закону про відпустки) | Н | 12 |
| Відпустка без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням | НБ | 13 |
| Додаткова відпустка без збереження заробітної плати в обов’язковому порядку (ст. 25, крім пп. 3, 12, 13, 17 Закону про відпустки) | ДБ | 14 |
| Додаткова оплачувана відпустка працівникам, які мають дітей | ДО | 15 |
| Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами (ст. 17 Закону України «Про відпустки») і відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 Закону про відпустки) | ВП | 16 |
| Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку | ДД | 17 |
| Відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін | НА | 18 |
| Інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт) | БЗ | 19 |
| Неявки у зв’язку з переведенням за ініціативою роботодавця на неповний робочий день (тиждень) | НД | 20 |
| Неявки у зв’язку з тимчасовим переведенням на роботу на інше підприємство на підставі договорів між суб’єктами господарювання | НП | 21 |
| Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул та ін.) | ІН | 22 |
| Простій | П | 23 |
| Прогули | ПР | 24 |
| Масові невиходи на роботу (страйки) | С | 25 |
| Оплачувана тимчасова непрацездатність | ТН | 26 |
| Неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв’язку з побутовою травмою та ін., підтверджено довідками лікувальних закладів) | НН | 27 |
| Неявки з невиявлених причин | НЗ | 28 |
| Інші види неявок, передбачених колективними договорами, угодами | ІВ | 29 |
| Інші причини неявок | І | 30 |
Зазначимо: при заповненні табеля підприємство може використовувати або буквений, або числовий код.
Важливо! Табель потрібно заповнювати щодня! Саме тоді у вас буде забезпечений достовірний облік робочого часу.
Наприкінці місяця в табелі підбиваються підсумки за кількістю годин, відпрацьованих кожним співробітником.
Заповнений табель підписується особою, відповідальною за його ведення, керівником підрозділу, а також працівником кадрової служби і передається до бухгалтерії, зазвичай, за два-три дні до початку наступного календарного місяця для нарахування зарплати за відпрацьований місяць.
А чи потрібно заповнювати окремий табель на аванс? Дійсно, для того, щоб розрахувати суму авансу, бухгалтерові потрібен заповнений табель за першу половину місяця (з 1-го по 15-ше число включно). Яким чином він до нього потрапить — кожне підприємство вирішує самостійно.
Наприклад, відділ кадрів може передавати до бухгалтерії заповнений табель за першу половину місяця 16-го числа для розрахунку авансу, а бухгалтерія повертатиме його назад 17-го.
Ще один варіант — посвідчена копія табеля на аванс, яка залишатиметься в бухгалтерії і підшиватиметься під розрахунок.
Можна й окремі табелі формувати за першу, другу половини місяця, а потім ще й зведений.
Загалом, усе у ваших руках! Головне — зафіксуйте порядок передачі табеля на аванс у внутрішніх документах, щоб механізм «відділ кадрів — бухгалтерія» працював як годинник.
Далі розглянемо в табл. 2 окремі ситуації, при настанні яких можуть виникнути труднощі із заповненням табеля.
Таблиця 2. Табель обліку робочого часу: окремі ситуації
| Ситуація | Рішення |
| Як табелювати вихідні дні працівника? | Табель не передбачає кодування для позначення вихідних днів (днів щотижневого відпочинку). Тому в полях навпроти таких днів можна проставляти прочерки або залишати їх незаповненими. Водночас якщо працівника спеціально залучають до роботи у вихідний для нього день, то відпрацьований час табелюють кодом «РВ» (06) |
| Як відобразити в табелі роботу на умовах неповного робочого часу? | За допомогою коду «РС» (02). До речі, цей же код застосовується для кодування робочого часу, відпрацьованого сумісником, оскільки робота за сумісництвом є різновидом роботи на умовах неповного робочого часу |
| Працівник іде в щорічну основну відпустку. Як це відобразити в табелі? | Для цих цілей передбачено код «В» (08). Причому ним слід позначати не лише робочі, але й вихідні дні, які припадають на період щорічної відпустки. Адже відпускні нараховують за календарні дні. А ось святкові і неробочі дні (ст. 73 КЗпП), що припадають на період щорічної відпустки, прокреслюють або залишають незаповненими |
| Як відобразити дні відрядження в табелі? | Оплата періоду відрядження здійснюється за всі робочі дні за графіком того підприємства, яке направило працівника у відрядження. Із цього випливає, що робочі дні перебування працівника у відрядженні в табелі позначаються таким чином: — у верхньому рядку зазначають кількість відпрацьованих годин згідно з графіком роботи підприємства-роботодавця (наприклад, 8) незалежно від того, скільки годин цього дня працівник відпрацював за місцем відрядження; — у нижньому рядку — умовне позначення відрядження «ВД» (07). День відрядження, що припадає на вихідний день, відображають таким чином: у верхній комірці — прочерк або залишають її незаповненою, в нижній — «ВД» (07). Якщо працівник спеціально відряджався для роботи у вихідний для нього день, то такий день, на наш погляд, доцільно позначити в табелі таким чином: у верхній комірці проставити кількість фактично відпрацьованих цього дня годин, у нижній через дріб — «РВ»/«ВД» (06/07) (години роботи у вихідні і святкові дні / відрядження) |
