Захворів у відпустці. Перенесення і продовження в ЄСВ-звітах

Отримав відпускні і захворів. Чи захворів, уже перебуваючи у відпустці. Чи не виходячи з відпустки, застряг на лікарняному. Варіанти подій схожі. Документальне оформлення перенесення і продовження відпустки в таких ситуаціях теж мало чим відрізняється одне від одного.

А як бути з відпускними і лікарняними? Треба сторнувати, нарахувати, перерахувати, показати у звітах… Чи аналогічні ці дії для усіх таких ситуацій?

Пропонуємо врахувати усі обставини на прикладах.

Акцент зробимо на найпоширеніших ситуаціях-збігах звичайної щорічної відпустки і лікарняного «на себе».

Початок первинної і продовженої відпустки — один місяць

Обов’язок продовжити або перенести щорічну відпустку працівнику, якщо на цей період припадає тимчасова непрацездатність, закріплено в п. 1 ч. 2 ст. 80 КЗпП і п. 1 ч. 2 ст. 11 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

Причому перенести або продовжити відпустку можна за умови, що тимчасова непрацездатність засвідчена в установленому порядку. Це означає, що у працівника обов’язково має бути листок непрацездатності.

Якщо працівник захворів до виходу у відпустку, лікарняний лист не подав (наприклад, тому що він ще не закритий) і наполягає на наданні йому відпустки в раніше обумовлений термін, то відпустку надають і оплачують у загальному порядку.

Після надання листка непрацездатності не використана у зв'язку із хворобою працівника частина щорічної відпустки надається після закінчення хвороби або переноситься на інший період.

Що стосується лікарняних, то їх у ситуації, що розглядається, нараховують у загальному порядку.

Але повернемося до умови прикладу 1.

У ньому відпустка продовжується. Причому оскільки первісна дата виходу у щорічну відпустку і дата першого дня такої відпустки після закінчення тимчасової непрацездатності (продовженої відпустки) припадають на один місяць, то відпускні перераховувати не потрібно.

Раніше виплачені відпускні залишаються у працівника. Вони є платою за дні продовженої після хвороби відпустки.

ЄСВ-звіт. Оскільки все відбулося в одному місяці, то із заповненням таблиці 6 Звіту з ЄСВ проблем не буде. У прикладі лікарняні та відпускні за липень нараховані в липні і потраплять у ЄСВ-звіт за липень (див. рис. 1).

Рис. 1. Фрагмент заповнення таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за липень 2018 року. Продовження відпустки через хворобу у рамках одного місяця

Податковий розрахунок за формою № 1ДФ. «Перенесені» відпускні у розділи I і II форми № 1ДФ потраплять в згорнутому вигляді в один рядок із зарплатою за три місяці кварталу.

Початок первинної і перенесеної відпустки — різні місяці

У цьому випадку суму відпускних, що нараховані за 2 перенесених дні відпустки, треба сторнувати. Припустимо, роботодавець устигає це зробити до «закриття» місяця — «сторно» проводиться в цьому ж місяці (липні). Враховуючи умови прикладу, його сума складе 400 грн. (200 грн. х 2 дні відпустки).

Тоді до Звіту з ЄСВ за липень потрапить зарплата (3000 грн.), сума лікарняних за липень (1890 грн.), «згорнута» сума відпускних за липень (2400 грн.).

ЄСВ-звіт за липень див. на рис. 2.

Рис. 2. Фрагмент заповнення таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за липень 2018 року. «Сторно» відпускних через хворобу у рамках одного місяця

Для оплати періоду перенесеної на серпень відпустки необхідно розрахувати нову середню зарплату згідно з Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.

Для її розрахунку береться новий розрахунковий період, в який увійдуть у тому числі й липневі зарплата, відпускні, лікарняні.

ЄСВ-звіт за серпень буде складений тоді з урахуванням «нової» суми відпускних.

Припустимо, що зарплата працівника за серпень склала 6000 грн., а «нова» сума за 16 днів відпустки (14 днів + 2 перенесених дні) — 3040 грн. Заповнимо ЄСВ-звіт за серпень (див. рис. 3).

Рис. 3. Фрагмент заповнення таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за серпень 2018 року. Перенесена відпустка з липня на серпень

Початок первинної і продовженої відпустки — різні місяці

У цьому випадку суму відпускних за 26 — 31 липня 2018 року (дні «накладення» відпустки і лікарняного) треба сторнувати. Роботодавець про хворобу працівника дізнався вже в серпні. Через це «сторно» відпускних до «закриття» липня провести не вийшло. Воно проведене в серпні. Сума сторнованих відпускних складе 1200 грн. (200 грн. х 6 к. дн.).

Тому в ЄСВ-звіті за липень «залишаються»:

1) сума зарплати за липень (3000 грн.);

2) первинна сума відпускних за липень (уся! — 3200 грн.).

ЄСВ-звіт за липень виглядатиме так, як показано на рис. 4.

Рис. 4. Фрагмент заповнення таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за липень 2018 року

Дати початку відпустки і продовженої відпустки припали на різні місяці (на липень і серпень відповідно). Тому для оплати серпневої відпустки необхідно розрахувати нову середню зарплату.

Таким чином, у серпневу відомість із зарплати і ЄСВ-звіт одночасно потраплять:

1) зарплата за серпень (4500 грн.);

2) сума лікарняних за липень (1140 грн.);

3) сума лікарняних за серпень (570 грн.);

4) «сторно» відпускних за липень (1200 грн.);

5) відпускні за 6 днів у серпні (розраховані виходячи з «нової» середньої зарплати — 1110 грн.).

Нагадаємо, що відповідно до п. 9 розд. IV Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого ЄСВ, затвердженого наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435, внесення від’ємних значень сум у таблицю 6 допускається у разі відображення сторнованих сум відпускних. Тому в таблиці 6 ЄСВ-звіту сторнована сума відпускних відображається в окремому рядку із зазначенням:

— у графі 10 коду типу нарахувань «10»;

— у графі 11 — місяця, за який здійснюється «сторно» (липень);

— у графах 17 і 18 — сторнована сума відпускних зі знаком «-»;

— у графі 21 — ЄСВ зі знаком «-».

З урахуванням викладеного складемо ЄСВ-звіт за серпень (див. рис. 5).

Рис. 5. Фрагмент заповнення таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за серпень 2018 року. Відображення сторнованих відпускних за липень і «нових» відпускних за серпень