Безкоштовний проїзд для працівників і не тільки

Варіантів організації такої доставки немало. Можна, наприклад, використати для цих цілей власний транспорт (автобус, мікроавтобус), найняти перевізника, компенсувати працівникам вартість проїзду громадським транспортом, таксі або власним автомобілем. Давайте ж з’ясуємо, які податкові наслідки чекають при цьому як на саме підприємство, так і на його працівників.

Доставляємо працівників власним транспортом

ПДФО і ВЗ. Якщо роботодавець організовує безкоштовну доставку співробітників на роботу / з роботи, то формально в них виникає дохід у вигляді додаткового блага (п.п. «е» п.п. 164.2.17 ПКУ).

Але (!) якщо доставка не персоніфікована (тобто коли роботодавець не відстежує, хто з працівників скористався його транспортними послугами, а хто вирішив приїхати сам), то про ПДФО тут не йдеться. Чому? Усе просто: у роботодавця в такій ситуації відсутня об’єктивна можливість визначити достовірно дохід кожного працівника, що скористався послугами доставки. А якщо дохід визначити неможливо, то і питання з ПДФО відпадає саме собою.

ЄСВ. У цьому випадку ЄСВ теж немає. Річ у тім, що витрати на перевезення працівників до місця роботи (як власним, так і орендованим транспортом) не включаються до фонду оплати праці (за винятком зарплати водіїв) (п. 3.21 Інструкції № 5).

Приклад 1. Витрати підприємства на безкоштовну доставку працівників на роботу / з роботи власним транспортом за місяць склали:

— вартість використаних ПММ — 1900 грн. (без ПДВ);

— амортизація транспортного засобу — 1500 грн.;

— зарплата водія — 4500 грн.;

— ЄСВ із зарплати водія — 990 грн.

ПММ придбавалися водієм за рахунок грошових коштів, виданих йому під звіт. Вартість придбаних ПММ — 2400 грн. (у тому числі ПДВ — 400 грн.).

Доставка не персоніфікована, тому дохід у працівників не виникає.

Як витрати на доставку відобразити в бухгалтерському обліку підприємства, див. у табл. 1.

Таблиця 1. Доставка працівників власним транспортом

Залучаємо перевізника

Тепер розглянемо ситуацію, коли підприємство залучає для перевезення своїх працівників стороннього перевізника, наприклад, ФОП.

Якщо перевізник-ФОП працює на загальній системі оподаткування, то, щоб не обкладати його дохід ПДФО, ВЗ і ЄСВ, доведеться заручитися копією документа, який підтверджує його держреєстрацію як суб’єкта підприємницької діяльності і в якому вказані види його діяльності (тобто копією витягу із ЄДР* з видами діяльності). Ця вимога випливає з положень п. 177.8 ПКУ і п.п. 1 п. 1 розд. ІІ Інструкції № 449. Аналогічна думка наведена в консультаціях з підкатегорій 104.12, 132.05 і 301.10 БЗ.

* Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань.

Копію витягу з ЄДР, а також (за необхідності підтвердити єдиноподатний статус) копію витягу з Реєстру платників єдиного податку податківці вимагають для необкладення ПДФО, ВЗ і ЄСВ доходу ФОП-спрощенця (див. консультації в підкатегоріях 107.12, 132.05, 301.10 БЗ).

Суму виплаченого підприємцю-перевізнику доходу доведеться вказати в розділі І Податкового розрахунку за формою № 1ДФ з ознакою «157».

Що стосується оподаткування доходів працівників, то тут ситуація така ж, як при їх доставці на роботу / з роботи власним транспортом роботодавця (див. вище).

Наведемо приклад обліку витрат на доставку працівників із залученням стороннього перевізника.

Приклад 2. Доставку працівників підприємства на роботу / з роботи здійснює перевізник-ФОП на загальній системі оподаткування. Вартість послуг з доставки за місяць становить 7000 грн. (без ПДВ).

ФОП надає копію витягу з ЄДР із зазначенням відповідного виду діяльності. Тому ПДФО, ВЗ і ЄСВ з суми його винагороди підприємство не нараховує і не сплачує.

Доставка не персоніфікована, тому дохід у працівників не виникає.

Як цю операцію відобразити в бухгалтерському обліку підприємства, див. у табл. 2 на с. 72.

Таблиця 2. Облік витрат на доставку працівників стороннім перевізником

Компенсуємо працівнику вартість проїзду

Щоб компенсувати працівникам вартість проїзду громадським транспортом або таксі, знадобляться підтвердні документи (квитки, талони, чеки поповнення карток метрополітену, квитанції про оплату проїзду тощо).

Звісно, такі витрати — персоніфіковані і будуть для працівника оподатковуваним доходом. Яким саме? Вважаємо, що зарплатою. Адже п.п. 2.3.4 Інструкції № 5 називає суму компенсації працівникам вартості проїзду на роботу (з роботи) однією зі складових фонду оплати праці.

Але якщо можливість такої компенсації не передбачена в прийнятому на підприємстві документі, який встановлює перелік зарплатних виплат (у розділі «Оплата праці» колдоговору або трудового договору, укладеного з працівником), то податківці при перевірці, радше за все, наполягатимуть, що така компенсація для цілей ПДФО є додатковим благом на підставі п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ.

ВЗ із такої виплати також доведеться утримати.

Оскільки виплата «компенсаційного» доходу здійснюватиметься в грошовій формі, то до бази оподаткування він увійде без збільшення на «натуральний» коефіцієнт.

Відповідно на руки працівник отримає суму компенсації за вирахуванням ПДФО і ВЗ.

У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ:

— компенсацію-зарплату відображаємо в загальній сумі зарплати, нарахованої працівнику за звітний квартал, з ознакою доходу «101»;

— компенсацію — додаткове благо показуємо з ознакою доходу «126».

А ось для цілей ЄСВ сума компенсації працівникам вартості проїзду на роботу (з роботи) — однозначно зарплата (див. п.п. 2.3.4 Інструкції № 5, п.п. 5 п. 3 розд. IV Інструкції № 449). Отже, нарахування ЄСВ тут не уникнути.

Наведемо приклад.

Приклад 3. Оклад технолога — 7700 грн. Відповідно до Положення про заробітну плату, затвердженого на підприємстві, усім працівникам відділу хімічних технологій підприємство компенсує витрати на проїзд громадським транспортом.

Фактична сума компенсації проїзду становить 850 грн.

У бухгалтерському обліку компенсацію працівнику вартості проїзду відображаємо так, як показано в табл. 3.

Таблиця 3. Облік компенсації працівнику вартості проїзду

Працівники добираються на роботу на особистому транспорті? У такій ситуації роботодавець може компенсувати їм вартість ПММ.

З ПДФО, ВЗ і ЄСВ справи в цьому випадку йдуть так само, як і в разі компенсації працівникам вартості проїзду громадським транспортом або таксі (див. вище).

Витрати на доставку в обліку підприємства

Податок на прибуток. Об’єкт обкладення податком на прибуток завдяки п.п. 134.1.1 ПКУ повністю базується на бухгалтерському фінрезультаті. І тільки високодохідники і малодохідники-добровольці здійснюють коригування фінрезультату на «податковоприбуткові» різниці. Причому в нашому випадку виникати ці різниці можуть тільки при придбанні послуг у неприбутківців або «особливих» нерезидентів (див. п.п. 140.5.4 ПКУ). Проте вкрай малоймовірно, що ви змогли знайти такого ексклюзивного перевізника. Отже, орієнтуємося виключно на бухоблік.

У свою чергу, у бухобліку витрати на перевезення працівників до місця роботи і назад (як власним транспортом, так і із залученням стороннього перевізника) підприємство визнає в тому звітному періоді, в якому їх здійснило.

Таким чином, указані витрати вплинуть на об’єкт обкладення податком на прибуток безпосередньо через бухгалтерський фінрезультат.

І не турбуйтеся про госп/негоспзабарвлення цих витрат — зараз воно абсолютно не важливе.

До того ж, навіть у дореформений час контролери погоджувалися з господарністю «перевізних» витрат підприємства*, щоправда, якщо:

* Консультація такого змісту, що розміщена в підкатегорії 502.07.04 БЗ, діяла до 01.01.2015 р.

1) необхідність таких перевезень передбачена колективним або трудовим договором;

2) є документи, що підтверджують зв’язок такого перевезення з госпдіяльністю платника податків, а саме:

— наказ керівника підприємства, подорожні листи тощо (при перевезенні власним транспортом);

— договір про надання послуг з перевезення, акт прийняття-передачі послуг або будь-який інший документ, що підтверджує їх фактичне надання (при перевезенні сторонньою особою — перевізником).

У випадку з компенсацією працівникам витрат на проїзд громадським транспортом або вартості ПММ також жодні «податковоприбуткові» різниці вам не загрожують. Отже, і тут орієнтуємося виключно на бухгалтерський фінрезультат.

ПДВ. Придбання підприємством ПММ та/або послуг сторонніх організацій з перевезення своїх працівників у ПДВ-обліку супроводжується відображенням податкового кредиту (п. 198.2 ПКУ). Звичайно, за наявності податкових накладних, зареєстрованих в ЄРПН.

Чи потрібно підприємству за такими придбаннями нараховувати «компенсуючі» податкові зобов’язання згідно з п. 198.5 ПКУ? На нашу думку, ні, оскільки зазначені витрати пов’язані з господарською діяльністю.

Аналогічну позицію раніше займали і податківці (див. консультацію в підкатегорії 502.07.04 БЗ, що діяла до 01.01.2015 р.). При цьому вони вимагали, щоб така «виплата» була передбачена в колективному (трудовому) договорі і були наявні документи, що підтверджують господарність операції (див. вище).

Якщо ж ідеться про компенсацію працівникам вартості проїзду або вартості ПММ, то в ПДВ-обліку ані податкового кредиту, ані податкових зобов’язань не буде.

Оплачуємо проїзд непрацівників

Бувають випадки, коли підприємству потрібно оплатити проїзд не своїх працівників: наприклад, окремих гостей або учасників конференції, семінару, форуму тощо. Як у цьому випадку бути з оподаткуванням?

Якщо така виплата персоніфікована, вартість проїзду включається до загального оподатковуваного доходу фізосіб як додаткове благо на підставі п.п. «е» п.п. 164.2.17 ПКУ.

Підприємство як податковий агент зобов’язано утримати і перерахувати до бюджету ПДФО за ставкою 18 % і ВЗ за ставкою 1,5 %. Аналогічна позиція висловлена в консультації фіскалів з підкатегорії 103.02 БЗ.

Зверніть увагу: в цьому випадку для визначення бази обкладення ПДФО потрібно застосовувати «натуральний» коефіцієнт, адже фізособа отримує не грошовий дохід, а безкоштовну послугу.

Величина «натурального» коефіцієнта для ставки 18 % становить 1,219512.

А ось ВЗ, як говорять податківці, розраховуємо від «чистої» вартості негрошової виплати, без будь-яких «натуральних» коефіцієнтів (див., зокрема, лист ДФСУ від 08.06.2016 р. № 12626/6/99-99-13-02-03-15).

І ще один момент. Приймаючій стороні, що оплачує витрати на проїзд «чужого» працівника, важливо пов’язати ці витрати зі своєю госпдіяльністю. Інакше відображений за ними податковий кредит потрібно буде компенсувати ПДВ-зобов’язаннями на підставі п.п. «г» п. 198.5 ПКУ. Щоб уникнути таких «неприємностей», можна оформити ці витрати, наприклад, як рекламні заходи.

Тоді за наявності відповідних первинних документів нарахування «компенсуючих» ПДВ-зобов’язань вдасться уникнути. Адже ці витрати спрямовані на встановлення ділових зв’язків з потенційними партнерами, в яких зацікавлена приймаюча сторона.