Бесплатный проезд для работников и не только

Вариантов организации такой доставки немало. Можно, например, использовать для этих целей собственный транспорт (автобус, микроавтобус), нанять перевозчика, компенсировать работникам стоимость проезда общественным транспортом, такси или собственным автомобилем. Давайте же выясним, какие налоговые последствия ожидают при этом как само предприятие, так и его работников.

Доставляем работников собственным транспортом

НДФЛ и ВС. Если работодатель организует бесплатную доставку сотрудников на работу / с работы, то формально у них возникает доход в виде дополнительного блага (п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ).

Но (!) если доставка не персонифицирована (т. е. когда работодатель не отслеживает, кто из работников воспользовался его транспортными услугами, а кто решил приехать сам), то об НДФЛ здесь речь не идет. Почему? Все просто: у работодателя в такой ситуации отсутствует объективная возможность определить достоверно доход каждого работника, воспользовавшегося услугами доставки. А если доход определить нельзя, то и вопрос с НДФЛ отпадает сам собой.

ЕСВ. В данном случае ЕСВ тоже нет. Дело в том, что расходы на перевозку работников к месту работы (как собственным, так и арендованным транспортом) не включаются в фонд оплаты труда (за исключением зарплаты водителей) (п. 3.21 Инструкции № 5).

Пример 1. Расходы предприятия на бесплатную доставку работников на работу / с работы собственным транспортом за месяц составили:

— стоимость использованных ГСМ — 1900 грн. (без НДС);

— амортизация транспортного средства — 1500 грн.;

— зарплата водителя — 4500 грн.;

— ЕСВ с зарплаты водителя — 990 грн.

ГСМ приобретались водителем за счет денежных средств, выданных ему под отчет. Стоимость приобретенных ГСМ — 2400 грн. (в том числе НДС — 400 грн.).

Доставка не персонифицирована, поэтому доход у работников не возникает.

Как расходы на доставку отразить в бухгалтерском учете предприятия, см. в табл. 1.

Таблица 1. Доставка работников собственным транспортом

Привлекаем перевозчика

Теперь рассмотрим ситуацию, когда предприятие привлекает для перевозки своих работников стороннего перевозчика, например, ФЛП.

Если перевозчик-ФЛП работает на общей системе налогообложения, то, чтобы не облагать его доход НДФЛ, ВС и ЕСВ, придется заручиться копией документа, который подтверждает его госрегистрацию как субъекта предпринимательской деятельности и в котором указаны виды его деятельности (т. е. копией извлечения из ЕГР* с видами деятельности). Это требование следует из положений п. 177.8 НКУ и п.п. 1 п. 1 разд. ІІ Инструкции № 449. Аналогичное мнение приведено в консультациях из подкатегорий 104.12, 132.05 и 301.10 БЗ.

* Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований.

Копию извлечения из ЕГР, а также (при необходимости подтвердить единоналожный статус) копию извлечения из Реестра плательщиков единого налога налоговики требуют для необложения НДФЛ, ВС и ЕСВ дохода ФЛП-упрощенца (см. консультации в подкатегориях 107.12, 132.05, 301.10 БЗ).

Сумму выплаченного предпринимателю-перевозчику дохода придется указать в разделе І Налогового расчета по форме № 1ДФ с признаком «157».

Что касается налогообложения доходов работников, то здесь ситуация такая же, как при их доставке на работу / с работы собственным транспортом работодателя (см. выше).

Приведем пример учета расходов на доставку работников с привлечением стороннего перевозчика.

Пример 2. Доставку работников предприятия на работу / с работы осуществляет перевозчик-ФЛП на общей системе налогообложения. Стоимость услуг по доставке за месяц составила 7000 грн. (без НДС). ФЛП предоставляет копию извлечения из ЕГР с указанием соответствующего вида деятельности. Поэтому НДФЛ, ВС и ЕСВ c суммы его вознаграждения предприятие не начисляет и не уплачивает.

Доставка не персонифицирована, поэтому доход у работников не возникает.

Как отразить операции в учете предприятия, см. в табл. 2.

Таблица 2. Учет расходов на доставку работников сторонним перевозчиком

Компенсируем работнику стоимость проезда

Чтобы компенсировать работникам стоимость проезда общественным транспортом или такси, понадобятся подтверждающие документы (билеты, талоны, чеки пополнения карточек метрополитена, квитанции об оплате проезда и т. п.).

Естественно, такие расходы — персонифицированные и будут для работника налогооблагаемым доходом. Каким именно? Считаем, что зарплатой. Ведь п.п. 2.3.4 Инструкции № 5 называет сумму компенсации работникам стоимости проезда на работу (с работы) одной из составляющих фонда оплаты труда.

Но если возможность такой компенсации не указана в утвержденном на предприятии документе, устанавливающем перечень зарплатных выплат (в разделе «Оплата труда» колдоговора или трудового договора, заключенного с работником), то налоговики при проверке скорее всего будут настаивать на том, что такая компенсация для целей НДФЛ является допблагом на основании п.п. «г» п.п. 164.2.17 НКУ.

ВС с такой выплаты также придется удержать.

Поскольку выплата «компенсационного» дохода будет производиться в денежной форме, то в базу налогообложения он войдет без увеличения на «натуральный» коэффициент.

Соответственно на руки работник получит сумму компенсации за вычетом НДФЛ и ВС.

В Налоговом расчете по форме № 1ДФ:

— компенсацию-зарплату отражаем в общей сумме зарплаты, начисленной работнику за отчетный квартал, с признаком дохода «101»;

— компенсацию-допблаго показываем с признаком дохода «126».

А вот для целей ЕСВ сумма компенсации работникам стоимости проезда на работу (с работы) — однозначно зарплата (см. п.п. 2.3.4 Инструкции № 5, п.п. 5 п. 3 разд. IV Инструкции № 449). Следовательно, от начисления ЕСВ тут никак не уйти.

Приведем пример.

Пример 3. Оклад технолога — 7700 грн. В соответствии с Положением о заработной плате, утвержденным на предприятии, всем работникам отдела химических технологий предприятие компенсирует расходы на проезд общественным транспортом.

Фактическая сумма компенсации проезда составляет 850 грн.

В бухгалтерском учете компенсацию работнику стоимости проезда отражаем так, как показано в табл. 3.

Таблица 3. Учет компенсации работнику стоимости проезда

Работники добираются на работу на личном транспорте? В такой ситуации работодатель может компенсировать им стоимость ГСМ.

С НДФЛ, ВС и ЕСВ дела в этом случае обстоят так же, как и в случае компенсации работникам стоимости проезда общественным транспортом или такси (см. выше).

Расходы на доставку в учете предприятия

Налог на прибыль. Объект обложения налогом на прибыль благодаря п.п. 134.1.1 НКУ полностью базируется на бухгалтерском финрезультате. И только высокодоходники и малодоходники-добровольцы осуществляют корректировку финрезультата на «налоговоприбыльные» разницы. Причем в нашем случае возникать эти разницы могут только при приобретении услуг у неприбыльщиков или «особых» нерезидентов (см. п.п. 140.5.4 НКУ). Однако крайне маловероятно, что вы смогли найти такого эксклюзивного перевозчика. А значит, ориентируемся исключительно на бухучет.

В свою очередь, в бухучете расходы на перевозку работников к месту службы и обратно (как собственным транспортом, так и с привлечением стороннего перевозчика) предприятие признает в том отчетном периоде, в котором их осуществило.

Таким образом, указанные расходы повлияют на объект обложения налогом на прибыль непосредственно через бухгалтерский финрезультат.

И не беспокойтесь о хоз/нехозокраске этих затрат — сейчас она абсолютно не важна.

К тому же даже в дореформенное время контролеры соглашались с хозяйственностью «перевозочных» расходов предприятия*, правда, если:

* Консультация такого содержания, размещенная в подкатегории 502.07.04 БЗ, действовала до 01.01.2015 г.

1) необходимость таких перевозок предусмотрена коллективным или трудовым договором;

2) есть документы, подтверждающие связь такой перевозки с хоздеятельностью налогоплательщика, а именно:

— приказ руководителя предприятия, путевые листы и т. д. (при перевозке собственным транспортом);

— договор о предоставлении услуг по перевозке, акт приема-передачи услуг или любой другой документ, подтверждающий их фактическое предоставление (при перевозке сторонним лицом — перевозчиком).

В случае с компенсацией работникам расходов на проезд общественным транспортом или стоимости ГСМ также никакие «налоговоприбыльные» разницы вам не грозят. Значит, и здесь ориентируемся исключительно на бухгалтерский финрезультат.

НДС. Приобретение предприятием ГСМ и/или услуг сторонних организаций по перевозке своих работников в НДС-учете сопровождается отражением налогового кредита (п. 198.2 НКУ). Естественно, при наличии налоговых накладных, зарегистрированных в ЕРНН.

Нужно ли предприятию по таким приобретениям начислять «компенсирующие» налоговые обязательства согласно п. 198.5 НКУ? По нашему мнению, нет, поскольку указанные расходы связаны с хозяйственной деятельностью.

Аналогичную позицию ранее занимали и налоговики (см. действовавшую до 01.01.2015 г. консультацию в подкатегории 502.07.04 БЗ). При этом они требовали, чтобы такая «выплата» предусматривалась в коллективном (трудовом) договоре и имелись документы, подтверждающие хозяйственность операции (см. выше).

Если же речь идет о компенсации работникам стоимости проезда или стоимости ГСМ, то в НДС-учете ни налогового кредита, ни налоговых обязательств не будет.

Оплачиваем проезд неработников

Бывает, что предприятию нужно оплатить проезд не своих работников: например, отдельных гостей или участников конференции, семинара, форума и т. п. Как в этом случае быть с налогообложением?

Если такая выплата персонифицирована, стоимость проезда включается в общий налогооблагаемый доход физлиц как допблаго на основании п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ.

Предприятие как налоговый агент обязано удержать и перечислить в бюджет НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 %. Аналогичная позиция высказана в консультации фискалов из подкатегории 103.02 БЗ.

Обратите внимание: в данном случае для определения базы обложения НДФЛ нужно применять «натуральный» коэффициент, ведь физлицо получает не денежный доход, а бесплатную услугу.

Величина «натурального» коэффициента для ставки 18 % составляет 1,219512.

А вот ВС, как говорят налоговики, рассчитываем от «чистой» стоимости неденежной выплаты, без каких-либо «натуральных» коэффициентов (см., в частности, письмо ГФСУ от 08.06.2016 г. № 12626/6/99-99-13-02-03-15).

И еще один момент. Принимающей стороне, оплачивающей расходы на проезд «чужого» работника, важно связать эти расходы со своей хоздеятельностью. Иначе отраженный по ним налоговый кредит нужно будет компенсировать НДС-обязательствами на основании п.п. «г» п. 198.5 НКУ.

Чтобы избежать таких «неприятностей», можно оформить эти расходы, например, как рекламные мероприятия. Тогда при наличии соответствующих первичных документов начисления «компенсирующих» НДС-обязательств удастся избежать. Ведь эти расходы направлены на установление деловых связей с потенциальными партнерами, в которых заинтересована принимающая сторона.