Використання платіжних карток у відрядженнях

6.1. Платіжні картки: перше знайомство

Платіжна картка є електронним платіжним засобом у вигляді емітованої у встановленому законодавством порядку пластикової або іншого виду картки, що використовується для (п. 1.27 ст. 1 Закону № 2346):

— ініціювання переказу грошових коштів з рахунка платника або з відповідного рахунка банку з метою оплати вартості товарів і послуг;

— перерахування коштів зі своїх рахунків на рахунки інших осіб;

— отримання грошових коштів у готівковій формі в касах банків і через банківські автомати;

— здійснення інших операцій, передбачених відповідним договором.

Банк, що є учасником платіжної системи і здійснює емісію електронних платіжних засобів, може надавати такі платіжні засоби як фізичним особам, так і суб’єктам господарювання (п. 2 розд. ІІ Положення № 705). Залежно від цього електронні платіжні засоби, у тому числі платіжні картки, можуть бути особистими і корпоративними.

Особистий електронний платіжний засіб — це електронний платіжний засіб, емітований на ім’я фізичної особи, що не здійснює підприємницької діяльності.

Під корпоративним електронним платіжним засобом розуміють електронний платіжний засіб, який надає можливості його утримувачеві здійснювати операції за рахунком суб’єкта господарювання.

Для отримання корпоративних платіжних карток (далі — КПК) суб’єкт господарювання повинен відкрити в банку, що є членом платіжної системи, поточний (картковий) рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням електронних платіжних засобів. Порядок відкриття рахунків установлено Інструкцією № 492.

Якщо в клієнта в банку вже відкрито поточний рахунок, для здійснення за ним операцій з використанням електронних платіжних засобів достатньо укласти договір, на підставі якого надаватимуться і використовуватимуться КПК.

Зазначимо, що зараз деякі банки видають платіжні картки, які «прив’язані» не до спеціального картрахунку (2605), а до основного рахунку підприємства (2600). Керуються вони при цьому п. 5 постанови Правління НБУ від 11.09.2017 р. № 89, у якому говориться, що до 01.01.2019 р. банки повинні забезпечити поступовий перехід на здійснення операцій з використанням платіжних карток із застосуванням балансового рахунку 2600 (по суті, платіжних карток, відкритих до поточних рахунків підприємств).

Під час видачі платіжної картки банк зобов’язаний передати вам екземпляр договору, правила користування платіжною карткою і тарифи банку на обслуговування операцій, які проводяться за її допомогою (п. 14.9 ст. 14 Закону № 2346, п. 7 розд. II Положення № 705).

Він на законних підставах використовує КПК для ініціювання переказу коштів з відповідного рахунку в банку або здійснює інші операції з її застосуванням (п. 1.4 ст. 1 Закону № 2346).

Можлива ситуація, коли на підприємстві декілька працівників, яким необхідно довірити використання коштів з відповідного поточного рахунку. У такому разі банк видає кілька КПК — окремо для кожного держателя. При цьому операції за декількома картками можуть відображатися на одному поточному рахунку.

Зверніть увагу: при використанні відрядженим працівником платіжних карток за кордоном валюта розрахунку не завжди збігається з валютою, в якій відкрито поточний рахунок. У такому разі банк здійснює конвертацію валюти. При цьому, зазвичай, в операції беруть участь три валюти:

1) валюта операції — та валюта, в якій відбувається зняття грошових коштів або здійснюються розрахунки;

2) валюта білінгу — валюта розрахунків між банком і міжнародною платіжною системою (VISA, Master Card, American Express);

3) валюта рахунку, операції за яким здійснюються із застосуванням електронних платіжних засобів.

При здійсненні розрахунків з використанням платіжної картки відбуваються такі операції:

1. Валюта операції порівнюється з валютою білінгу. Якщо валюти не збігаються, то відбувається конвертація за курсом міжнародної платіжної системи.

2. Далі платіжна система повідомляє банку про суму у валюті білінгу, яку банк повинен списати з карткового рахунку.

3. Банк порівнює валюту білінгу з валютою рахунку. І якщо валюти не збігаються, то знову відбувається конвертація, але цього разу вже за внутрішнім курсом банку.

4. Після цього валюту списують з рахунку.

У разі коли КПК на окремих працівників не були отримані,

Причому перерахувати аванс можна на особистий банківський рахунок працівника не лише в гривні, але й в іноземній валюті (якщо планується відрядження за кордон). Зараз це дозволено п. 1 постанови Правління НБУ «Про порядок надходження коштів в іноземній валюті на поточні рахунки фізичних осіб в межах України» від 16.09.2013 р. № 365.

Тобто у відрядженні працівники можуть використовувати свої особисті платіжні картки (далі — ОПК).

Залежно від умов, за якими здійснюються платіжні операції з використанням електронних платіжних засобів, можуть використовуватися дебетова, дебетово-кредитна і кредитна платіжні схеми. Що вони собою являють?

Дебетова схема передбачає здійснення користувачем платіжних операцій з використанням електронного платіжного засобу в межах залишку коштів, що обліковуються на його рахунку.

При застосуванні дебетово-кредитної схеми користувач здійснює платіжні операції з використанням електронного платіжного засобу в межах залишку коштів, які обліковуються на його рахунку, а якщо їх недостатньо — за рахунок наданого банком кредиту.

Кредитна схема передбачає здійснення платіжних операцій з використанням електронного платіжного засобу за рахунок коштів, наданих банком у кредит або в межах кредитної лінії.

Щодо КПК зазвичай діє дебетова схема.

6.2. Порядок застосування платіжних карток

Отже, з видами платіжних карток, які можуть застосовуватися працівниками у відрядженні, ми ознайомилися. І перш ніж почати говорити про порядок їх застосування, хотілося б зупинитися на перевагах їх використання. Коротко опишемо їх.

1. Оскільки необхідність направлення працівника у відрядження може виникнути несподівано, бухгалтерія підприємства не завжди має можливість виплатити аванс готівкою своєчасно, особливо якщо йдеться про іноземну валюту. У цьому випадку виходом може стати перерахування грошових коштів на відповідний поточний рахунок, кошти з якого відряджена особа може використовувати із застосуванням платіжної картки.

2. Варіант розрахунків із застосуванням платіжних карток дозволяє забезпечити працівника авансом на відрядження за кордоном в іноземній валюті навіть тим підприємствам, у яких відсутні валютні рахунки. Адже поточний рахунок може бути відкритий у гривні, а розрахунки працівника за кордоном з використанням платіжної картки при цьому здійснюватимуться в іноземній валюті*.

* Детальніше про таку ситуацію ви можете прочитати в підрозділі 6.5 на с. 111.

3. Якщо працівник затримається у відрядженні з поважної причини, підприємство матиме можливість додатково перерахувати грошові кошти, необхідні працівнику у зв’язку з продовженням строку його відрядження, на відповідний поточний рахунок.

4. При вивезенні платіжних карток за межі України відсутні будь-які обмеження за сумою, що міститься на відповідному поточному рахунку. Крім того, на відміну від вивезення готівкової іноземної валюти або дорожніх чеків, немає необхідності в митному декларуванні грошових коштів і документальному підтвердженні зняття готівки з рахунків банків, якщо сума грошових коштів перевищує еквівалент 10000 євро (гл. 2 Інструкції № 148).

Вигоди очевидні. Проте такий спосіб розрахунків передбачає ряд нюансів, пов’язаних з правилами поводження з платіжними картками, встановленими законодавством. При цьому бухгалтера підприємства, безумовно, більше цікавлять особливості застосування корпоративних електронних платіжних засобів. Про них і поговоримо детальніше.

Перше, що зазначимо: в нормативних документах особливості зберігання КПК у перервах між їх використанням не висвітлені. Тому це питання кожне підприємство вирішує індивідуально. Правила видачі, використання і повернення КПК слід закріпити внутрішнім нормативним документом по підприємству.

Зазвичай отримані в банку КПК передають до бухгалтерії підприємства, де вони зберігаються разом із касовими документами. Видачу і повернення КПК контролюють за допомогою Журналу обліку платіжних карток, який ведуть у довільній формі. Також КПК можуть постійно знаходитися в довірених осіб. При цьому зауважте: такі довірені особи є матеріально відповідальними за ті операції, які здійснюються за допомогою виданих їм КПК.

Майте на увазі: передача КПК підзвітній особі ще не означає передачу їй самих грошових коштів. Грошові кошти, що містяться на поточному рахунку підприємства, є його власністю.

Довірені особи підприємств, які отримали готівку з поточного рахунку із застосуванням електронних платіжних засобів, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі (п. 20 Положення № 148). При цьому пам’ятайте: здійснюючи надалі такою готівкою розрахунки за товари (роботи, послуги) для господарських потреб підприємства, необхідно дотримуватися «готівкового» обмеження, встановленого п. 6 Положення № 148*. Водночас згідно з п. 8 згаданого Положення це обмеження не поширюється на витрати на відрядження. Крім того, таке обмеження не діє щодо розрахунків за допомогою платіжних карток у безготівковій формі.

* Детально з обмеженнями готівкових розрахунків ви можете ознайомитися в спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 32, с. 62.

Видачу готівки за електронними платіжними засобами через банкомати в межах України здійснюють виключно в гривнях (п.п. 16 п. 6 постанови № 410).

Витрачати кошти в іноземній валюті з використанням КПК відрядженому працівнику можна тільки для (п. 8.3 Інструкції № 492):

а) одержання готівки за межами України з метою оплати витрат на відрядження;

б) здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, які пов’язані з:

— витратами на відрядження;

— витратами представницького характеру;

— оплатою експлуатаційних витрат, пов’язаних з утриманням та перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України, відповідно до умов Кодексу торговельного мореплавства України від 23.05.95 р. № 176/95-ВР, Повітряного кодексу України від 19.05.2011 р. № 3393-VI, Конвенції про міжнародну цивільну авіацію від 07.12.44 р., Міжнародної конвенції про дорожній рух від 08.11.68 р.

Цим же пунктом Інструкції № 492 встановлені окремі обмеження, що поширюються на використання коштів із застосуванням КПК як з валютних, так і з гривневих рахунків суб’єктів підприємницької діяльності. Так, кошти з поточних рахунків юридичної особи і фізичної особи — підприємця не можуть бути використані із застосуванням КПК для:

— одержання заробітної плати, інших виплат соціального характеру;

— здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межі;

— здійснення розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами).

З останнього обмеження випливає, що

Виняток, як ми зазначили раніше, складають розрахунки, пов’язані з витратами на відрядження або витратами представницького характеру.

Зверніть увагу: при знятті готівки в банкоматі або оплаті витрат у безготівковій формі на поточному рахунку, операції за яким можуть здійснюватися з використанням електронних платіжних засобів, спочатку здійснюється резервування (блокування) відповідних сум, які списуються пізніше. Таким чином, дати проведення операції і списання коштів з рахунку можуть не збігатися.

Найчастіше така ситуація виникає при використанні платіжних карток за кордоном. У зв’язку із цим в обліку бажано відокремлювати суми, заблоковані на поточному рахунку підприємства, від сум, які можуть вільно використовуватися (на підставі виписок банку за відповідним поточним рахунком). Детальніше про це див. у підрозділі 6.4 на с. 105.

Важливо! Якщо виданого авансу не вистачило і працівник витратив у відрядженні власні грошові кошти, то підприємство повинне відшкодувати йому такі витрати або готівковими грошовими коштами через касу підприємства, або в безготівковій формі, перерахувавши кошти на його особистий рахунок у банку. А ось безпосередньо з КПК таку заборгованість гасити не можна. Зняті таким чином кошти вважатимуться виданими під звіт (п. 20 Положення № 148).

Врахуйте ще один важливий момент, пов’язаний з використанням платіжних карток у відрядженнях. Як відомо, добові — це витрати на харчування і фінансування особистих потреб відрядженого працівника. При цьому такі потреби можуть бути найрізноманітнішими (включаючи купівлю сигарет, сувенірів тощо).

При оплаті таких «сумнівних» витрат на відрядження за допомогою платіжної картки напрям використання грошових коштів буде зафіксований у квитанції платіжного термінала і фіскали можуть визнати такі витрати не пов’язаними з відрядженням. А це позначиться тим, що такі витрати як додаткове благо, отримане працівником від роботодавця, потраплять у базу обкладення ПДФО, ВЗ і ЄСВ (див. детальніше на с. 92). Тому для уникнення претензій з боку контролюючих органів краще, щоб працівник суму добових спочатку знімав готівкою через банкомат, а вже потім витрачав їх на власний розсуд. У крайньому разі з використанням платіжної картки в безготівковій формі можна оплачувати ті витрати, які відповідають поняттю «добові» (скажімо, витрати на харчування).

Тепер пару слів про використання у відрядженнях ОПК.

Передусім слід мати на увазі, що, на відміну від КПК,

Тому за всією перерахованою на особистий рахунок працівника сумою після закінчення відрядження слід надати Звіт.

При перерахуванні авансу на відрядження на ОПК працівника майте на увазі, що банк може стягувати комісію за зняття готівки. Відповідно така комісія зменшить залишок особистих коштів працівника на рахунку. Підприємство може компенсувати такі витрати. Але будьте уважні: в цьому випадку в працівника виникне оподатковуваний дохід.

6.3. Подання Звіту

Як ви пам’ятаєте, після завершення відрядження працівник зобов’язаний відзвітувати про кількість і напрями використання виданих йому грошових коштів шляхом заповнення і подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Не омине його ця доля й у випадку, коли аванс на відрядження видавався в безготівковій формі. Але тут є свої нюанси. Розглянемо їх.

Передусім нагадаємо, що працівники звітують:

— ті, що поїхали у відрядження з КПК, — виключно за коштами, які були використані за допомогою такої КПК (зняті в банкоматі готівкою або витрачені при безготівковій оплаті);

— ті, що отримали аванс на відрядження на ОПК, — за всією сумою авансу.

Яку дату слід вважати датою видачі авансу, якщо у відрядженні використовувалася платіжна картка?

З ОПК все зрозуміло — датою видачі авансу буде дата перерахування підприємством грошових коштів на особистий рахунок працівника.

А що вважати датою авансу при використанні у відрядженні КПК? Як ми вже говорили, при знятті готівки в банкоматі або оплаті витрат у безготівковій формі з використанням електронних платіжних засобів на рахунку зазвичай спершу здійснюється резервування (блокування) відповідних сум. Саме списання заблокованих коштів відбувається пізніше. Тому дати проведення операції і списання коштів з рахунку згідно з випискою банку можуть не збігатися.

У зв’язку із цим, на наш погляд,

Відповідно до п. 3 розд. VII Положення № 705 при здійсненні операцій з використанням електронних платіжних засобів повинні оформлятися квитанція платіжного термінала, чек банкомату, сліп тощо. Крім того, банк надає підприємству виписки за поточним рахунком, операції за яким можуть здійснюватися з використанням електронних платіжних засобів. Проте перелічених документів буде недостатньо для підтвердження витрат відрядженої особи.

До Звіту відрядженого працівника мають бути додані:

— документи, що підтверджують факт здійснення витрат у відрядженні. Це можуть бути касові чеки, товарні чеки, розрахункові квитанції, проїзні документи, рахунки готелів, багажні квитанції, страхові поліси тощо (детальніше про документи, що підтверджують витрати відряджених працівників, див. у розділі 3 на с. 50);

— документи, що підтверджують зняття готівки або факт безготівкового розрахунку за допомогою платіжної картки, — квитанція платіжного термінала, чек банкомату, сліп тощо (п. 20 Положення № 148). Але якщо раптом цих документів немає — не біда. Бухгалтерія все одно повинна прийняти Звіт працівника. А підтвердити витрачену суму в цьому випадку можна, отримавши виписку з банку про рух коштів на рахунку. Такий висновок фіскалів можна знайти в листі Міндоходів від 23.09.2013 р. № 11727/6/99-99-19-03-02-15.

У випадку перерахування авансу на відрядження на особистий рахунок працівника можлива ситуація, коли працівник не знімає готівку в банкоматі за допомогою ОПК, а використовує власні готівкові грошові кошти. Тобто документи, що підтверджують зняття готівки, можуть бути і відсутніми. На наш погляд, це не повинно бути підставою для невизнання витрат працівника. У такому разі достатньо наявності оригіналів розрахункових документів, що підтверджують факт оплати наданих йому послуг.

Часто на практиці виникає запитання: чи можна з однієї КПК здійснити оплату витрат на відрядження (наприклад, за проживання в готелі) за декількох осіб, що перебувають спільно у відрядженні? У принципі, жодних заперечень із цього приводу контролюючі органи не висловлюють. Навпаки, як Мінфін (див. лист від 11.03.2006 р. № 31-26030-12-13/5020), так і НБУ (див. лист від 07.04.2006 р. № 25-209/827-3767) вважають таку ситуацію цілком допустимою. Але зауважте: працівник, який оплатив вартість проживання колег, зобов’язаний додати до свого Звіту оригінали квитанцій (рахунків) готелів. При цьому в них мають бути зазначені:

— прізвища осіб, за проживання яких здійснено оплату;

— строки проживання в готелі зазначених осіб;

— вартість номерів, у яких мешкали такі особи;

— види витрат, включених до квитанцій (рахунків).

Майте на увазі: якщо видана на ім’я підзвітної особи квитанція (рахунок) на оплату проживання в готелі буде складена на загальну суму без зазначення осіб, що мешкали в оплачених ним номерах, то без оподаткування можна компенсувати тільки вартість одного місця в номері, яке займала така підзвітна особа. А ось компенсована такому працівнику вартість проживання інших працівників перетвориться для нього на оподатковуваний дохід. Тобто цю суму доведеться обкласти ПДФО (18 %) і ВЗ (1,5 %).

Тепер поговоримо про строки, в які необхідно відзвітувати про видані на відрядження грошові кошти, якщо використовувалися платіжні картки. Вони встановлені п. 170.9 ПКУ.

Так, якщо під час службового відрядження працівник отримав готівку із застосуванням КПК, він подає Звіт і повертає не використану ним суму до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ).

Якщо ж під час службового відрядження працівник використовував КПК для проведення розрахунків у безготівковій формі, Звіт він зобов’язаний подати не пізніше 10-го банківського дня після завершення відрядження (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ). За наявності поважних причин роботодавець може продовжити цей строк до 20 банківських днів (до з’ясування питань щодо виявлених розбіжностей між відповідними звітними документами).

Зазначимо, що в пп. «а» і «б» п.п. 170.9.3 ПКУ говориться про «платіжні картки» без зазначення того, корпоративні вони чи особисті. Водночас норми зазначених підпунктів стосуються виключно випадків, перелічених в абзаці першому п.п. 170.9.3 ПКУ, де згадується лише про КПК. Тоді виникає логічне запитання:

На нашу думку, в таких випадках необхідно орієнтуватися на загальні строки подання Звіту, встановлені п.п. «а» п.п. 170.9.2 ПКУ, тобто 5 банківських днів із дня закінчення відрядження.

Проте фіскали в цьому питанні з нами не солідарні. Вони вважають, що при знятті готівки з використанням ОПК відзвітувати слід протягом 3 днів, як і при використанні КПК. На це вони вказували в листі ДПСУ від 06.02.2012 р. № 2292/6/23-50.0214, а також у консультації з підкатегорії 109.15 БЗ*. Якщо продовжити їх думку, то звітувати за безготівковими розрахунками з використанням ОПК необхідно в строк до 10 (20) днів. На наш погляд, наведена точка зору податківців не відповідає вимогам ПКУ. Але якщо вплутуватися в спір із фіскалами ви не волієте, радимо врахувати їхню думку.

* На сьогодні вона не діє, але й іншої думки із цього приводу фіскали не наводять.

Нагадаємо, що сума невикористаних грошових коштів має бути повернена до каси або на банківський рахунок роботодавця до або під час подання Звіту. При цьому повертати невикористані кошти слід у тій валюті, в якій видано аванс. Таку вимогу містить п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59 (ср. ). Мінфін у листі від 08.01.2014 р. № 31-07250-06-29/19 уточнює, що повертати зняту за кордоном із застосуванням платіжних карток і невикористану готівку необхідно до каси підприємства в національній валюті країни відрядження або у вільно конвертованій валюті. Зазначимо, що виконати цю вимогу буває складно, якщо в підприємства немає рахунку в тій валюті, в якій працівник знімав грошові кошти за кордоном (див. с. 113).

6.4. Облік операцій із застосуванням платіжних карток

Облік операцій у національній валюті

Для операцій за КПК підприємства можуть або відкрити окремий додатковий поточний рахунок у банку, або використати наявний, розширивши його можливості. Причому на практиці підприємства найчастіше відкривають додатковий поточний (картковий) рахунок для операцій з КПК, на який перераховуються певні суми коштів, спеціально виділених держателеві КПК на госппотреби або на відрядження. При такому підході грошові кошти в національній валюті, перераховані на картковий рахунок (2605), логічно обліковувати на субрахунку 313 «Інші рахунки у банку в національній валюті».

Як ми вже зазначали раніше, при здійсненні платежів з використанням електронних платіжних засобів дата фактичного списання коштів з рахунку не завжди збігається з датою здійснення операції. У момент операції відбувається блокування відповідної суми на зазначеному поточному рахунку, а вже потім — її списання. Причому залежно від правил платіжної системи цей період може складати від одного до декількох днів. У зв’язку із цим

Для цього можна ввести додаткові субрахунки до субрахунку 313, наприклад: 313/1 «Грошові кошти, доступні для використання із застосуванням КПК» і 313/2 «Грошові кошти, заблоковані в результаті операцій з КПК».

Ще один цікавий момент. На яку дату відображати виникнення заборгованості працівника перед підприємством у зв’язку з видачею авансу? Це особливо актуально у випадку, коли працівник уже встиг повернутися з відрядження і відзвітувати, а кошти з рахунку підприємства ще не списалися.

На наш погляд, відображати отримання працівником коштів найлогічніше на дату зняття готівки в банкоматі або здійснення ним безготівкових розрахунків з використанням КПК*. При цьому рекомендуємо робити таку проводку: Дт 372 — Кт 333. І нехай вас не бентежить поява кредитового сальдо за субрахунком 333. Адже воно фактично означає наявність кредиторської заборгованості перед банком, яка погаситься в момент списання коштів з рахунку підприємства. Тут можна провести аналогію з овердрафтом, який, за роз’ясненням Мінфіну (див. лист від 09.12.2003 р. № 31-04200-30-5/7021), може відображатися за кредитом рахунка 31.

* На практиці застосовується й інший варіант, при якому заборгованість працівника за отриманим авансом відображається на дату списання коштів з рахунку підприємства. Такий підхід випливав з норм п. 3.12 Положення № 137, скасованого у 2010 році.

А тепер розглянемо порядок відображення операцій із застосуванням платіжних карток на прикладах.

Приклад 6.1. Менеджер із збуту перебував у відрядженні з 16.05.2018 р. по 18.05.2018 р. На картрахунок 11.05.2018 р. було перераховано суму 4500,00 грн. Цього ж дня працівнику видано КПК. Грошові кошти в сумі 2000,00 грн. зняті працівником готівкою в банкоматі 14.05.2018 р. зі сплатою комісії в розмірі 20,00 грн. Кошти списано з рахунку підприємства 15.05.2018 р.

Крім того, із застосуванням КПК через платіжний термінал 16.05.2018 р. було оплачено вартість проживання в готелі в розмірі 1290,00 грн. Кошти списано з картрахунку 17.05.2018 р.

22.05.2018 р. працівником складено Звіт, який був затверджений того ж дня в сумі 2944,96 грн. (у тому числі ПДВ — 304,58 грн.) з урахуванням добових у розмірі 1116,90 грн. (372,30 грн./дн.** х 3 дн.).

** Розмір добових по Україні згідно з наказом і Положенням про службові відрядження, що діє на підприємстві.

Облік операцій з використанням КПК при відрядженні в межах України ви можете побачити в табл. 6.1.

Таблиця 6.1. Використання КПК при відрядженні в межах України

Приклад 6.2. Використовуючи умови прикладу 6.1, припустимо, що аванс на відрядження був перерахований не на картковий рахунок підприємства, а на особистий рахунок працівника для використання із застосуванням його ОПК.

Як облікувати операції з використанням у відрядженні ОПК працівника, див. у табл. 6.2.

Таблиця 6.2. Використання ОПК при відрядженні в межах України

Облік операцій в іноземній валюті

Видали працівнику інвалютну КПК? Тоді ознайомтеся з правилами обліку їх використання в закордонних відрядженнях.

Грошові кошти в іноземній валюті, перераховані на поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням КПК, обліковують на субрахунку 314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті».

При цьому, пам’ятаючи про те, що при знятті готівки в банкоматі або оплаті витрат у безготівковій формі з використанням платіжної картки зазвичай спершу здійснюється резервування відповідних сум, для обліку заблокованих на поточних рахунках грошових коштів і грошових коштів, доступних для використання, доцільно ввести додаткові субрахунки до субрахунку 314. Наприклад: 314/1 «Грошові кошти, доступні для використання із застосуванням КПК» і 314/2 «Грошові кошти, заблоковані в результаті операцій з КПК».

Оскільки в цьому випадку ми маємо справу з іноземною валютою, не забуваємо враховувати норми «інвалютного» П(С)БО 21. Так, згідно з п. 6 цього П(С)БО у випадку здійснення авансових платежів в іноземній валюті вартість отриманих активів (робіт, послуг) визначають за сумою авансового платежу із застосуванням валютного курсу НБУ на початок дня дати сплати авансу.

При цьому пам’ятайте: під виданими як аванс при використанні КПК розуміють грошові кошти, зняті працівником у банкоматі або використані для безготівкових розрахунків із застосуванням КПК. Відповідно саме на дату таких операцій слід застосовувати курс НБУ для перерахунку іноземної валюти в гривню.

При цьому якщо зняття в банкоматі готівкової іноземної валюти (здійснення безготівкового розрахунку) з використанням валютної КПК і списання коштів з валютного рахунку підприємства відбуваються в різні дні, рекомендуємо видачу авансу показувати проводкою: Дт 372 — Кт 334 (детальніше див. на с. 106).

Нюанси відображення в обліку витрат на відрядження, які виявилися більше/менше використаної за допомогою КПК інвалюти, розглянемо в табл. 6.3.

Таблиця 6.3. Формування витрат при закордонному відрядженні з валютною КПК

Закріпити все вищесказане допоможе наступний приклад.

Приклад 6.3. Директор підприємства перебував у відрядженні в м. Барселона (Іспанія) з 02.05.2018 р. по 06.05.2018 р. На поточний рахунок у євро, операції за яким можуть здійснюватися з використанням КПК, 25.04.2018 р. перераховано грошові кошти в сумі €2000.

Грошові кошти в сумі €1000 знято директором готівкою в банкоматі 02.05.2018 р. Фактичне списання з поточного рахунку підприємства зазначеної суми відбулося 04.05.2018 р.

Крім того, із застосуванням КПК через платіжний термінал 06.05.2018 р. було оплачено вартість проживання в готелі в сумі €500. Фактичне списання з рахунку було здійснене 08.05.2018 р.

Після повернення з відрядження директор склав Звіт, який був затверджений 07.05.2018 р. в сумі €1420 (у тому числі витрати на проживання в готелі — €500 і добові в розмірі €375 (€75* х 5 дн.)). Надміру отриману в банкоматі готівку в сумі €80 (€1000 + €500 - €1420) повернено директором до каси підприємства в день подання Звіту.

* Розмір «закордонних» добових згідно з наказом і Положенням про службові відрядження, що діє на підприємстві.

Курс НБУ склав (див. табл. 6.4):

Таблиця 6.4. Дані про курс НБУ

В обліку зазначені операції відображають таким чином (див. табл. 6.5 на с. 110):

Таблиця 6.5. Закордонне відрядження з валютною КПК

6.5. Гривнева КПК у закордонному відрядженні

Як ми вже згадували раніше, працівнику для закордонного відрядження може бути видана гривнева КПК з можливістю конвертації у валюту відрядження. Операції з такою карткою заслуговують на окрему увагу. Розглянемо їх особливості.

Витрати на відрядження: як визнавати?

Нагадаємо, що ні зарахування коштів на КПК для відрядження, ні видача КПК працівнику ще не означають видачу йому грошей (авансу) під звіт. Виданими під звіт кошти стають тільки тоді, коли почнуть здійснюватися операції з використанням КПК, тобто при знятті працівником готівки в банкоматі або при проведенні безготівкових розрахунків із застосуванням КПК. Причому це правило не ставиться в залежність від того, в якій валюті аванс перерахований на КПК.

Проте використання в закордонному відрядженні гривневої платіжної картки (з можливістю конвертації) таки має свої особливості. Вони пов’язані з тим, що у такому разі фактично відбувається придбання валюти для підприємства уповноваженим банком за комерційним курсом (оскільки в закордонному відрядженні працівник несе витрати у валюті). А це необхідно відповідним чином облікувати.

Так, пам’ятайте, що при купівлі іноземної валюти завжди виникає різниця між офіційним курсом НБУ і ринковим курсом валюти, тобто тим курсом, за яким валюта придбана. Причому зауважте:

Якщо ринковий курс валюти вищий за офіційний курс НБУ (зазвичай трапляється саме так), то на придбання необхідної кількості інвалюти підприємство реально витратить більше гривень, ніж це буде відображено в балансі (за офіційним курсом). У такому разі різниця між ринковим курсом і курсом НБУ буде списана у витрати (субрахунок 942 «Витрати на купівлю-продаж іноземної валюти»). Навпаки, якщо раптом станеться, що банк проконвертує валюту за курсом нижче офіційного, різницю буде включено до складу доходів (субрахунок 711 «Дохід від купівлі-продажу іноземної валюти»). Більше про купівлю валюти ви можете прочитати в «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 27, с. 26.

Зазвичай банки стягують комісійну винагороду за те, що купують для вас інвалюту. Вартість таких послуг списуємо до складу адміністративних витрат, тобто на рахунок 92 (п. 18 П(С)БО 16).

Раніше ми вже зазначали, що у випадку видачі авансу витрати визнають на дату затвердження Звіту, але за курсом НБУ, що діяв на дату авансування працівника (п. 6 П(С)БО 21). У свою чергу, датою видачі авансу при відрядженні з КПК слід вважати день зняття готівки в банкоматі або проведення працівником розрахунків з використанням КПК. Причому навіть у тих випадках, коли зняття готівки / здійснення розрахунків з використанням КПК здійснюється в один день, а купівля валюти банком і списання коштів з карткового рахунку — в інший. У такому разі видачу працівнику авансу зазвичай відображають з використанням субрахунку 333. Розбіжності, що виникли через різні курси НБУ на такі дати, закривають різницями: Дт 949 — Кт 333 або Дт 333 — Кт 719.

Більше про вищесказане повідає приклад.

Приклад 6.4. Начальник відділу збуту направлений у закордонне відрядження до м. Брюссель на 4 дні (з 14.05.2018 р. по 17.05.2018 р.) з гривневою КПК, на яку 07.05.2018 р. зараховано 35000 грн.

За допомогою КПК працівник до від’їзду у відрядження (08.05.2018 р.) придбав квитки на літак вартістю 11703 грн.

Після прибуття до місця відрядження працівник 14.05.2018 р.:

— зняв за кордоном готівку в банкоматі в розмірі €280 — добові (з розрахунку 4 дні відрядження х €70*);

* Розмір «закордонних» добових згідно з наказом і Положенням про службові відрядження, що діє на підприємстві.

— оплатив з використанням КПК вартість проживання в готелі — рахунок готелю на суму €420.

Курс НБУ на 14.05.2018 р. — 32,36 грн./€**.

** Тут і далі — курс умовний.

Для отримання відрядженим працівником готівкової іноземної валюти в банкоматі й оплати вартості проживання в готелі банком 15.05.2018 р. були придбані євро за комерційним курсом 32,68 грн./€. Курс НБУ на цю дату — 32,42 грн./€.

Після повернення з відрядження 18.05.2018 р. працівник подав Звіт, який був затверджений цього ж дня в сумі €700 і 11703 грн. Курс НБУ на цю дату — 32,40 грн./€.

В обліку зазначені операції відобразяться таким чином (див. табл. 6.6):

Таблиця 6.6. Використання гривневої КПК в закордонному відрядженні

Працівник повернувся з невитраченою валютою

Може статися так, що за кордоном працівник зняв у банкоматі з гривневої КПК готівкову інвалюту, але витратив її не повністю. Тоді виникає запитання:

І як бути, якщо в підприємства валютного рахунку немає?

Нагадаємо, що згідно з п. 8.4 Правил № 200 неповернений залишок готівкової інвалюти, яка була отримана підприємством з поточного рахунку в інвалюті для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, підлягає зарахуванню безпосередньо на поточний рахунок підприємства в інвалюті протягом 5 банківських днів з моменту його оприбутковування до каси підприємства. Проте тут ідеться про ситуацію, коли в підприємства є валютний рахунок, з якого раніше і знімалася така готівкова валюта. Тоді дійсно працівник повинен повернути залишок знятих з такого рахунку і не витрачених у відрядженні готівкових валютних коштів, оскільки в такому випадку працюватимуть Правила № 200, що стосуються використання готівкової інвалюти.

Але в нашому випадку підприємство валютного рахунку не має. Тому навіть якщо працівник і поверне роботодавцеві валюту, перераховувати її буде просто нікуди. Хіба що підприємство вирішить-таки відкрити валютний рахунок. Інакше, на наш погляд, різницю між отриманим і витраченим (тобто залишок невикористаної суми) працівник може повернути (до або разом зі Звітом) у гривнях.

А щоб у майбутньому не виникало подібної ситуації, ще до відрядження працівників краще попросити знімати готівку (понад розмір добових) з обережністю — під конкретні витрати. Інакше — оплачувати їх у відрядженні в безготівковій формі з використанням КПК.

Якщо не вистачило коштів

Але може бути і зворотна ситуація, коли коштів на рахунку, призначеному для використання за допомогою КПК, виявилося недостатньо і в закордонному відрядженні працівник витратив свої власні кошти.

Як бути в цьому випадку?

Така ситуація вимагає витрати, понесені у відрядженні за рахунок власних коштів працівника, відображати за курсом НБУ на дату затвердження Звіту (п. 5 П(С)БО 21). А ось яким чином підприємство відшкодовуватиме працівникові витрачене, говорить п. 2.5 Правил № 200.

Так, розрахунки з працівником здійснюють у національній валюті України (гривнях) за офіційним курсом НБУ, встановленим на дату відшкодування цих коштів. Причому заборгованість перед працівником краще погашати в день затвердження Звіту. Тоді не виникне розбіжностей через коливання курсу на дату затвердження Звіту і на дату відшкодування коштів.

Як альтернатива, працівник, перебуваючи у відрядженні, може повідомити роботодавця про брак грошових коштів. А той, у свою чергу, перерахує суму, якої бракує, на відповідний поточний рахунок, кошти з якого відряджена особа може використати із застосуванням платіжної картки.