Виплати винагороди (премії) за підсумками роботи за рік належать до інших заохочувальних і компенсаційних виплат (ч. 3 ст. 2 Закону про оплату праці).
Умови, строки виплати працівникам матеріального заохочення (річної премії за підсумками року, так званої тринадцятої зарплати) визначають у колективному договорі або окремому положенні. Зазвичай переважно такі виплати проводять після підбиття підсумків роботи підприємства за рік.
Що говорить П(С)БО?
І хоча в самому п. 13 П(С)БО 11 забезпечення під матеріальне заохочення окремо не виділене, проте склад зобов’язань, під які має бути створене забезпечення, не обмежений. Відповідно є підстави для нарахування інших видів резервів і забезпечень.
Головне визначити, чи задовольняє зобов’язання підприємства матеріально заохотити працівників за підсумками року основним ознакам забезпечення, перерахованим у п. 14 П(С)БО 11. Нагадаємо, забезпечення створюють при виникненні в результаті минулих подій зобов’язання, погашення якого ймовірно призведе до зменшення ресурсів, що втілюють у собі економічні вигоди, та його оцінка може бути розрахунково визначена. Проте, щодо створення забезпечення під матеріальні заохочення за підсумками року і його оцінки (розрахунку) багато що залежить від умов колективного/трудового договору (детальніше про це трохи пізніше).
В Інструкції № 291 для такого забезпечення збережений індивідуальний субрахунок 477 «Забезпечення матеріального заохочення». За ним обліковують забезпечення на матеріальне заохочення працівників, зокрема
на виплату співробітникам винагороди, допомоги, премії, які підлягають сплаті протягом 12 місяців після закінчення періоду, в якому працівники виконали роботу,
що надає їм право на отримання таких виплат у майбутньому.
Крім того, у п. 8 П(С)БО 26 прямо зазначено, що премії та інші заохочувальні виплати визнаються зобов’язанням шляхом створення забезпечення у звітному періоді, якщо робота, виконана співробітниками в цьому періоді, надає їм право на отримання таких виплат у майбутньому.
Причому ця імперативна норма діє незалежно від того, що прописано в обліковій політиці підприємства (див. лист Мінфіну від 21.03.2006 р. № 31-34000-20-16/5770).
Навіщо потрібен резерв під заохочення?
Передусім таке забезпечення створюють, щоб рівномірно розподілити витрати на премії між періодами протягом звітного року.
Адже працівникам нарахують її всю і відразу в одному звітному періоді (наприклад, у березні наступного року). А це неодмінно може призвести до завищення бухвитрат (зростання собівартості продукції/робіт/послуг) у періоді масової виплати. Розподілити «преміальний» вантаж між іншими періодами звітного року якраз і дозволить створюване забезпечення під матеріальне заохочення.
У процесі здійснення трудових функцій працівники щомісячно заробляють певні бонуси — заохочувальні виплати — винагороди (премії) за підсумками роботи за рік. Відповідно в підприємства виникає зобов’язання перед працівниками в майбутньому виплатити їх (нарахувати премії).
До кінця року таке забезпечення якраз і стане джерелом для сплати премії за підсумками року і ЄСВ, який роботодавець формує в поточному звітному періоді для використання в майбутньому.
Коли створювати забезпечення?
Тут діє загальне правило з п. 14. П(С)БО 11. Це означає, що забезпечення створюють у тому випадку, коли: (1) виникнення зобов’язання можна передбачити; (2) суму зобов’язання можна визначити розрахунковим шляхом.
Тож якщо ви маєте намір за підсумками звітного року преміювати своїх працівників і вже є деяке уявлення про показники роботи підприємства, необхідні для розрахунку премії (тобто з’явилася подія, що гарантує виплату премії), то забезпечення під такі виплати краще нараховувати залежно від умов колективного/трудового договору.
Умови колективного/трудового договору щодо виплат матзаохочень за підсумками року можуть бути:
1) конкретні — наприклад, прописано, що кожному співробітникові виплачується премія за підсумками року в розмірі окладу/середньої ЗП/тощо. Тоді створити забезпечення можна без проблем.
Але в будь-якому разі нараховувати резерв на початку року відразу на всю суму заохочення, які ви плануєте виплачувати за підсумками звітного року, і відносити його на витрати всім скопом у жодному разі не можна!
Як і за аналогією з резервом відпусток таке забезпечення під премії слід формувати щомісячно.
Окремого правила для нарахування суми забезпечення під заохочення немає. Тому користуємося загальним правилом: визначаємо суму забезпечення розрахунково за обліковою оцінкою ресурсів, необхідних для погашення такого зобов’язання на дату балансу (п. 16 П(С)БО 11). До того ж не забувайте, що сума забезпечення повинна включати не лише саму величину очікуваних премій на дату балансу, але й суму ЄСВ, що припадає на них.
Забезпечення розраховують окремо для кожної з категорій співробітників за напрямами витрат (п. 13 П(С)БО 11): для виробничого персоналу, адміністративного, працівників служби збуту та іншого операційного: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 477.
А далі на дату балансу і кінець року, базуючись на свіжих показниках діяльності за відповідний період, можна провести його коригування.
При цьому зауважте! Створювати таке забезпечення є сенс не лише малодохідним підприємствам, але й високодохідникам. Витрати на створення такого забезпечення зменшать об’єкт оподаткування вже в періоді нарахування забезпечення.
На думку податківців, виплата винагороди за підсумками року входить до фонду оплати праці, тому на суму витрат за формуванням резерву фінрезультат для податковоприбуткових цілей не збільшують (див. лист ДФСУ від 25.01.2016 р. № 1256/6/99-99-19-02-02-15). А все тому, що різниці, з пп. 139.1.1 і 139.2.1 ПКУ, до забезпечень під виплати, пов’язані з оплатою праці, не застосовуються.
Тож витрати зменшують об’єкт оподаткування вже в періоді нарахування забезпечення. У свою чергу, використання цих забезпечень мине повз податковоприбутковий облік;
2) невизначені і заздалегідь напевно не скажеш, буде премія чи ні. Наприклад, прописано, що премія виплачується залежно від фінансових можливостей підприємства, а вони до певного моменту можуть бути невідомі.
Тому якщо ви бачите, що умов для матеріального заохочення, прописаних у колективному договорі, немає, або ви не готові, чи вам важко розрахунково визначити його суму, як і ймовірність виплати, тоді немає і підстав для створення забезпечення. Далі якщо у вас з’явиться можливість нарахувати заохочення за підсумками року, то робите просто запис: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661, 651;
3) у колективному договорі про матеріальне заохочення за підсумками року нічого не прописано. У такому разі про створення забезпечення мови взагалі бути не може. І навіть якщо керівництво все-таки прийме рішення за підсумками року заохотити своїх працівників, то такі нарахування стандартно потрапляють до витрат: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661, 651 (абсолютно без забезпечення).
Тож кожну ситуацію з преміюванням за підсумками року слід розглядати окремо, враховуючи ймовірність і умови виплати, а також можливості її розрахунку. І вже на підставі такого аналізу робити висновки про створення забезпечення та дати його нарахування.
