Розмову про форму № 1ДФ ми розпочнемо з простих запитань. А потім «піднімемо градус». ☺
Подавати/не подавати?
Податковий розрахунок за формою № 1ДФ за 3 квартал 2018 року подають податкові агенти, які протягом цього кварталу нараховували (надавали, виплачували) доходи на користь фізичних осіб або утримували (перераховували до бюджету) ПДФО і ВЗ з таких доходів.
Якщо підприємство (підприємець) протягом звітного кварталу ні з фізичними особами, ні з ПДФО і ВЗ справи не мав, то він порожній Податковий розрахунок за такий квартал не подає.
Куди подавати?
Податковий розрахунок за формою № 1ДФ:
— юрособи і уповноважені відокремлені підрозділи юросіб подають до податкового органу за своїм місцезнаходженням;
— підприємці і незалежні професіонали — до податкового органу за своєю податковою адресою (тобто за місцем реєстрації як платника податків).
Окремий порядок подання форми № 1ДФ передбачений за неуповноважені відокремлені підрозділи юрособи. Дані щодо працівників такого підрозділу формує у вигляді окремої порції головне підприємство і подає до податкового органу за своїм місцезнаходженням. А потім копію такої окремої порції направляє до податкового органу за місцезнаходженням неуповноваженого відокремленого підрозділу (п. 2.6 Порядку № 4*).
* Затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4.
Але як бути, якщо юрособа або ФОП протягом податкового (календарного) року змінила своє місцезнаходження (змінився адміністративний район)?
Усе просто. У такій ситуації юрособа (ФОП) до закінчення поточного бюджетного року продовжує сплачувати ПДФО і подавати Податковий розрахунок за формою № 1ДФ до податкового органу за місцем попередньої реєстрації (див. ч. 8 ст. 45 БКУ).
Зовсім інша справа, якщо податкову адресу змінила особа, яка здійснює незалежну професійну діяльність. Частина 2 ст. 55 ГКУ не відносить таких осіб до суб’єктів господарювання. Тому озвучені вище положення БКУ на них не поширюються.
Саме тому фіскали наполягають: незалежні професіонали зобов’язані сплачувати податки і подавати звітність за новим місцезнаходженням з дати взяття на облік у контролюючому органі за новим місцезнаходженням (див. лист ДФСУ від 10.07.2017 р. № 1061/М/99-99-08-02-01-14/ІПК).
У які строки?
Податковий розрахунок за формою № 1ДФ формуємо окремо за кожен квартал (податковий період) і подаємо його органу ДПС протягом 40 календарних днів, що йдуть за останнім календарним днем звітного кварталу (п. 49.18, п.п. «б» п. 176.2 ПКУ, п. 2.1 Порядку № 4).
Таким чином, форму № 1ДФ за 3 квартал 2018 року необхідно подати не пізніше за 9 листопада 2018 року.
А на майбутнє врахуйте: якщо останній день строку надання Податкового розрахунку припаде на вихідний або святковий (неробочий) день, то останнім днем строку подання вважається операційний (банківський) день, що йде за вихідним або святковим (неробочим) днем. Саме тому форму № 1ДФ за 4 квартал 2018 року можна буде подавати аж по 11 лютого 2019 року (включно). Адже останній день строку її подання (9 лютого 2019 року) припав на вихідний день (суботу).
Що з реквізитами?
Умовно Податковий розрахунок можна розбити на дві частини.
Перша — вступна. Вона потрібна для ідентифікації вашого підприємства як податкового агента. Крім того, тут ви вкажете окремі показники чисельності фізичних осіб.
Друга — таблична. Вона складається з двох розділів. У розд. I форми № 1ДФ вказуємо з розбиттям за фізичними особами — платниками податку суми доходів, нарахованих (виплачених) у звітному кварталі, і суми ПДФО, утриманого (сплаченого) з таких доходів. Розділ II Податкового розрахунку призначений для відображення окремих операцій з оподаткування відсотків, виграшів (призів) у лотерею і військового збору.
Але повернемося до реквізитів. Заповнити дані підприємства (ФОП) — податкового агента простіше простого. Адже назви реквізитів говорять самі за себе. А ось із показниками чисельності не усе так просто. У Порядку № 4 — лише загальні фрази. Тож без роз’яснень фіскалів (див. роз’яснення в підкатегорії 103.25 БЗ) тут не обійтися. Отже, в реквізиті:
— «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» проставляємо максимальну кількість працівників, які фактично працювали за трудовими договорами (контрактами) протягом звітного кварталу. При цьому працівників, які у звітному кварталі не пропрацювали жодного дня, наприклад, через те, що перебували у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною, у відпустці без збереження зарплати, не працювали у зв’язку із призовом на військову службу тощо, при розрахунку цього показника не враховуємо, незалежно від того, нараховувався їм дохід чи ні;
— «Працювало за цивільно-правовими договорами» вказуємо кількість фізичних осіб, яким у звітному кварталі нараховувалася (виплачувалася) винагорода за виконані роботи (надані послуги) за цивільно-правовими договорами (ЦПД). При цьому в розрахунок цього показника не включаємо фізичних осіб, яким здійснювалися виплати не за роботи/послуги (наприклад, фізичних осіб, що отримували орендну плату за договором оренди), а також підприємців, що виконували роботи за ЦПД!
Що відображаємо в розд. I?
У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ відображаємо інформацію про усі нараховані та/або виплачені фізичним особам у звітному кварталі доходи. При цьому Порядок № 4 передбачає відображення як оподатковуваних, так і неоподатковуваних доходів.
Суми нарахованих/виплачених доходів, нарахованого/перерахованого податку наводимо в національній валюті (у гривнях з копійками), незалежно від того, в якій формі або в якій валюті здійснювалися нарахування і виплата доходу.
Важливо! Якщо дохід надавали в негрошовій формі і для визначення бази оподаткування ПДФО застосовували «натуральний» коефіцієнт, то в розд. I форми № 1ДФ суми нарахованого (графа 3а) і виплаченого (графа 3) доходу відображаємо з урахуванням цього коефіцієнта (див. лист ДФСУ від 04.04.2016 р. № 7309/6/99-95-42-02-16).
У розд. I форми № 1ДФ доходи відображаємо з відповідними ознаками, зазначеними в додатку до Порядку № 4. Інформацію про те, з якими ознаками доходу слід відображати в Податковому розрахунку за формою № 1 ДФ найбільш поширені види доходів, ви зможете знайти в таблиці на с. 17. Для зручності ця інформація згрупована за видами нарахованих/виплачених фізичним особам доходів (а не за номерами ознак доходу).
№ з/п | Вид доходу | Ознака доходу |
1 | Заробітна плата (основна і додаткова зарплата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які виплачуються (надаються) платникові податку у зв’язку із відносинами трудового найму згідно із законом) | 101 |
Заробітна плата — оподатковуваний дохід (п.п. 164.2.1 ПКУ). З ознакою доходу «101» відображаємо усі виплати, які входять до складу заробітної плати (наприклад, щомісячні премії, доплати, надбавки, відпускні, компенсацію за невикористану відпустку, систематичну матдопомогу, індексацію тощо). Зазначимо: зарплату, що виплачується у встановлені строки, відображаємо у формі № 1ДФ за той період, в який входить місяць, за який вона нарахована (п. 3.3 Порядку № 4). За такими ж правилами проставляємо і утриманий з такої зарплати і перерахований до бюджету ПДФО (див. лист ДПСУ від 24.05.2011 р. № 9649/6/17-0215). Але якщо зарплата виплачується несвоєчасно, інформація про її нарахування (виплату) і нарахування (виплату) ПДФО відображається за фактом | ||
2 | Лікарняні | 101 |
Для цілей ПДФОшного розд. IV ПКУ лікарняні належать до заробітної плати (див. абзац третій п.п. 169.4.1 ПКУ). Отже, у формі № 1ДФ їх окремо не виділяємо, а відображаємо в загальній сумі заробітної плати | ||
3 | Допомога по вагітності та пологах | 128 |
Врахуйте: допомогу по вагітності та пологах не оподатковуємо ні ПДФО, ні ВЗ (п.п. 165.1.1, пп. 1.2 і 1.7 п.п. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). А ось ЄСВ не уникнути | ||
4 | Допомога на поховання | 146 |
ПДФО не оподатковуємо на підставі п.п. «а» п.п. 165.1.22 ПКУ. До речі, наразі розмір допомоги на поховання від ФСС дорівнює 4100 грн. (див. постанову правління ФСС від 08.02.2017 р. № 17) | ||
5 | Суми надмірно витрачених і своєчасно не повернених грошових коштів, які були видані працівникові на відрядження або під звіт | 118 |
Такі суми включаємо до складу оподатковуваного доходу фізичної особи на підставі п.п. 164.2.11 ПКУ. Базу оподаткування в цьому випадку визначаємо виходячи з суми надмірно витрачених коштів з урахуванням «натурального» коефіцієнта, встановленого п. 164.5 ПКУ. При ставці ПДФО 18 % його величина складає 1,219512. У Податковому розрахунку такий дохід відображається також з урахуванням «натурального» коефіцієнта (див. лист ДФСУ від 04.04.2016 р. № 7309/6/99-95-42-02-16) | ||
6 | Вихідна допомога, що виплачується роботодавцем при звільненні працівника | 127 |
Суми вихідної допомоги, що виплачується працівникові при звільненні, оподатковуємо ПДФО у складі інших доходів (див. п.п. 164.2.20 ПКУ) | ||
7 | Аліменти | 140 |
Аліменти не оподатковуємо ПДФО (п.п. 165.1.14 ПКУ), але відображаємо у формі № 1ДФ з податковим номером стягувача. І нехай вас не бентежить, що з 28.08.2018 р. аліменти перераховуються на відповідний рахунок органу державної виконавчої служби або приватного виконавця (детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 75, с. 25). Оскільки саме роботодавець здійснює відрахування аліментів, то він і відображає їх суму в Податковому розрахунку | ||
8 | Винагорода фізособі-непідприємцю за виконані роботи (надані послуги) відповідно до умов ЦПД | 102 |
Винагороду за ЦПД за виконані роботи (надані послуги) оподатковуємо на підставі п.п. 164.2.2 ПКУ. У формі № 1ДФ дохід відображається за фактом | ||
9 | Дохід від надання в оренду: | |
— рухомого майна | 127 | |
— нерухомого майна | 106 | |
Цікавий момент. Договір оренди рухомого майна — це цивільно-правовий договір. Тому для відображення такого оподатковуваного доходу логічно використати ознаку «102». Проте із роз’яснень у БЗ випливає, що сьогодні податківці хочуть бачити під ознакою доходу «102» тільки винагороди за виконані роботи/надані послуги за ЦПД (див. 103.22, 103.25 БЗ). А ось дохід від надання в оренду рухомого майна пропонують відображати з ознакою доходу «127» у складі інших оподатковуваних доходів (п.п. 164.2.20 ПКУ). Порядок оподаткування ПДФО доходів від надання в оренду нерухомого майна (ознака доходу «106») визначений п. 170.1 ПКУ. При цьому врахуйте, що об’єкт оподаткування слід визначати виходячи з розміру орендної плати, зазначеної в договорі оренди, але не менше мінімальної суми орендного платежу (див. пп. 170.1.1, 170.1.2 ПКУ) | ||
10 | Фінансова допомога: | |
— поворотна | 153 | |
— безповоротна | 126 | |
На підставі п.п. 165.1.31 ПКУ не включаємо в оподатковуваний дохід фізичної особи основну суму поворотної фінансової допомоги (позики): — що була надана такою фізичною особою, та яку повертаємо їй; — отриманої від інших осіб. Важливо! Незважаючи на те, що поворотну фіндопомогу не оподатковують ПДФО, підприємство, будучи податковим агентом, зобов’язане відобразити її в розділі I форми № 1 ДФ з ознакою доходу «153». Причому порядок відображення фіндопомоги залежатиме від того, хто кого «ощасливив грошима». Якщо поворотну фіндопомогу надає: — фізична особа підприємству, то в цьому випадку підприємство показує її суму в графах 3а і 3 розд. I Податкового розрахунку за той звітний період, в якому вона була повернена фізичній особі. Причому якщо фіндопомогу повертають частинами, то в Податковому розрахунку за відповідний звітний квартал зазначають фактично повернені суми фіндопомоги в цьому кварталі; — підприємство фізичній особі, то тут усе простіше простого: в тому звітному кварталі, в якому була надана фіндопомога, зазначають одноразово усю її суму в графах 3а і 3 розд. I форми № 1ДФ. Суми безповоротної фінансової допомоги, наданої фізичній особі, оподатковують ПДФО як дохід у вигляді додаткового блага (див. п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ) | ||
11 | Подарунки | |
— у натуральній формі | 160 (126) | |
— у грошовій формі | 101 (126) | |
Не підлягає оподаткуванню на підставі п.п. 165.1.39 ПКУ і відображається з ознакою доходу «160» вартість негрошових подарунків, якщо вона у 2018 році не перевищує з розрахунку на місяць 930,75 грн. Якщо ж вартість подарунка перевищує цю суму, то уся його вартість оподатковується ПДФО і відображається у формі № 1ДФ з ознакою доходу «126» (див. лист ДФСУ від 02.02.2018 р. № 439/6/99-99-13-02-03-15/ІПК // «Податки та бухгалтерський облік, 2018, № 15, с. 7). Подарунок не в коробці, а в конверті (грошовий подарунок) — це оподатковуваний дохід. | ||
Оформити надання такого подарунка працівникові можна, наприклад, у вигляді премії, що дозволить зняти усі питання стосовно відображення цієї виплати у бухобліку підприємства. У цьому випадку премія (одноразове заохочення, не пов’язане з конкретними результатами праці) на підставі п.п. 2.3.2 Інструкції № 5* увійде до фонду оплати праці у складі інших заохочувальних та компенсаційних виплат, а роботодавець відобразить суму нарахованої (виплаченої) премії з ознакою доходу «101». Якщо грошові кошти передаються сторонній особі, то тут можна говорити про надання безповоротної фінансової допомоги (див. п. 9 таблиці вище, ознака доходу «126») | ||
* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5. | ||
12 | Путівка | 156 |
Абзац другий п.п. 165.1.35 ПКУ виводить із складу оподатковуваних ПДФО доходів вартість путівок на відпочинок, оздоровлення і лікування, у тому числі на реабілітацію інвалідів, на території України платника податку та/або членів його сім’ї першого ступеня споріднення, які надаються його роботодавцем — платником податку на прибуток підприємств безкоштовно або зі знижкою (у розмірі такої знижки) один раз за календарний рік, за умови, що вартість путівки (розмір знижки) не перевищує 5 розмірів мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня податкового (звітного) року (у 2018 році — 18615 грн.). Якщо не виконана хоча б одна з перерахованих вимог, то УСЯ вартість путівки, отриманої платником податків безкоштовно, або сума знижки, якщо путівка була надана особі з індивідуальною знижкою, увійде до складу її оподатковуваного доходу. У розд. І Податкового розрахунку за формою № 1ДФ як оподатковувану, так і неоподатковувану путівку (суму знижки) відображаємо з єдиною ознакою доходу «156» | ||
13 | Матеріальна допомога | |
— що надається усім або більшості працівників (систематична) | 101 | |
Матеріальну допомогу, що надається усім або більшості працівників (наприклад, на оздоровлення), оподатковуємо ПДФО і відображаємо в Податковому розрахунку у складі заробітної плати (див. п.п. 2.3.3 Інструкції № 5) | ||
— нецільова благодійна допомога, у тому числі матеріальна | 169 | |
Нецільову благодійну допомогу не оподатковують ПДФО, якщо вона надана податковим агентом — резидентом України і її сума сукупно протягом 2018 року не перевищує 2470 грн. Якщо розмір допомоги, що надається, перевищить зазначену межу, суму перевищення включають в оподатковуваний дохід. Зазначимо, що раніше податківці рекомендували оподатковувану частину такої допомоги відображати з ознакою доходу «127». Проте потім вони свою думку змінили. Так, сьогодні в 103.25 БЗ зазначено, що сума нецільової благодійної допомоги, у тому числі та, що перевищує неоподатковувану межу, відображається у формі № 1ДФ з ознакою доходу «169» | ||
— допомога на лікування та медичне обслуговування платника податків, що надається благодійною організацією або його роботодавцем | 143 | |
Суми такої допомоги не оподатковуємо ПДФО і відображаємо у формі № 1ДФ з ознакою доходу «143» при дотриманні таких умов (п.п. 165.1.19 ПКУ): а) допомога надається на лікування та медичне обслуговування платника податків, члена його сім’ї першого ступеня споріднення або дитини, що перебуває під опікою або піклуванням, у тому числі, але не виключно, для придбання ліків, донорських компонентів, протезно-ортопедичних виробів, виробів медичного призначення для індивідуального користування інвалідами; | ||
б) допомогу надає благодійна організація або роботодавець працівника (у тому числі в частині витрат роботодавця на обов’язковий профілактичний огляд працівників відповідно до Закону України від 06.04.2000 р. № 1645-III і на їх вакцинацію, спрямовану на профілактику захворювань у період загрози епідемій згідно із Законом України від 24.02.94 р. № 4004-ХІІ); в) є документи, що підтверджують цільовий характер надання грошових коштів на оплату лікування та медобслуговування (у разі здійснення передоплати таких послуг) або факт надання послуг з лікування або медобслуговування (якщо здійснюється постоплата) платника податків | ||
— цільова благодійна допомога на лікування | 169 | |
Не оподатковуємо ПДФО і відображаємо з ознакою доходу «169» цільову благодійну допомогу на лікування, яку надаємо платникові податків відповідно до п.п. «а» п.п. 170.7.4 ПКУ, якщо: (а) благодійник — фізична або юридична особа — резидент України; (б) допомогу перераховують безпосередньо закладу охорони здоров’я для компенсації вартості платних послуг з лікування, у тому числі для придбання ліків; (в) одержувач допомоги — платник податку або члени його сім’ї першого ступеня споріднення (згідно з п.п. 14.1.263 ПКУ це його батьки, дружина або чоловік, діти, у тому числі усиновлені); (г) допомога надається в розмірах, що не перекриваються виплатами з фонду загальнообов’язкового державного соціального медичного страхування (з моменту введення системи такого страхування); (д) медичні послуги не входять в «заборонений» перелік, наведений в п.п. «а» п.п. 170.7.4 ПКУ; (е) одержувач допомоги документально підтвердив необхідність отримання платних медичних послуг | ||
— допомога на поховання померлого працівника, що надається його роботодавцем | 146 | |
На підставі п.п. «б» п.п. 165.1.22 ПКУ не включаємо в оподатковуваний дохід кошти або вартість майна (послуг), що надаються як допомога на поховання платника податку, який помер, його роботодавцем за останнім місцем роботи (у тому числі перед виходом на пенсію) такого платника податків у розмірі, що не перевищує подвійного розміру суми, визначеної в абзаці першому п.п. 169.4.1 ПКУ (у 2018 році — 4940 грн.). Суму перевищення (за наявності) над неоподатковуваною величиною оподатковуємо ПДФО. Сьогодні податківці рекомендують відображати у формі № 1ДФ як неоподатковувану допомогу на поховання, так і її оподатковувану частину (за наявності) під єдиною ознакою доходу «146» (див. 103.25 БЗ) | ||
14 | Середній заробіток за час затримки розрахунку при звільненні | 127 |
Така виплата нараховується особі, яка на момент її нарахування вже не перебуває з роботодавцем у трудових відносинах (звільненому працівникові). Саме тому її включаємо в оподатковуваний дохід одержувача у складі інших оподатковуваних виплат (п.п. 164.2.20 ПКУ) і відображаємо в Податковому розрахунку з ознакою «127» | ||
15 | Вартість спеціального (форменого) взуття та одягу | 136 |
Вартість спеціального (форменого) одягу та взуття, що надається роботодавцем у тимчасове користування працівникові в межах норм, не оподатковуємо ПДФО (див. п.п. 165.1.9 ПКУ) і відображаємо в Податковому розрахунку з ознакою доходу «136» | ||
16 | Добровільне медичне страхування | 124 |
Суму страхових платежів (страхових внесків), сплачених податковим агентом за договорами добровільного медичного страхування на користь фізичних осіб, оподатковуємо ПДФО і відображаємо в Податковому розрахунку з ознакою доходу «124» | ||
17 | Дивіденди | |
— реінвестовані | 142 | |
— привілейовані | 101 | |
— звичайні | 109 | |
Реінвестовані дивіденди (дивіденди, що нараховуються на користь платника податку у вигляді акцій (часток, паїв), емітованих юрособою-резидентом, яка нараховує їх, за умови, що: (а) таке нарахування жодним чином не змінює пропорцій (часток) участі усіх акціонерів (власників) у статутному фонді емітента; (б) в результаті такого нарахування збільшується статутний фонд емітента на сукупну номінальну вартість нарахованих дивідендів) не оподатковуємо ПДФО на підставі п.п. 165.1.18 ПКУ і відображаємо у формі № 1ДФ з ознакою доходу «142». Привілейовані дивіденди (дивіденди, нараховані платникові податків за акціями або іншими корпоративними правами, що мають статус привілейованих або інший статус, який передбачає виплату фіксованого розміру дивідендів або суми, що перевищує суму виплат, розраховану на будь-яку іншу акцію (корпоративне право), емітовану платником податку) для цілей оподаткування прирівняні до зарплати. Звичайні дивіденди оподатковуємо ПДФО на підставі п.п. 164.2.8 ПКУ і відображаємо з ознакою доходу «109» | ||
18 | Дохід, що виплачується фізичній особі — підприємцеві | 157 |
При цьому не має значення, зазначено вид діяльності, від здійснення якого виплачується дохід, у документах ФОП, що підтверджують держреєстрацію, чи ні |
ВЗ: усі чи оподатковувані?
Суми ВЗ відображаємо в розд. II форми № 1ДФ. За рядком «Військовий збір» зазначаємо:
— у графі «Загальна сума нарахованого доходу» — загальну суму доходів, нарахованих фізичним особам у звітному кварталі, як оподатковуваних, так і не оподатковуваних ВЗ.
Так, наприклад, у вас в цю графу потраплять суми поворотної фіндопомоги, нецільової благодійної допомоги, допомоги по вагітності та пологах, реінвестовані дивіденди, а також доходи, нараховані приватним підприємцям, у тому числі й підприємцям-єдиноподатникам, тощо;
— у графі «Загальна сума виплаченого доходу» — загальну суму виплачених доходів у звітному кварталі, як оподатковуваних, так і не оподатковуваних ВЗ.
При заповненні цієї графи врахуйте особливий порядок відображення зарплатних доходів, що виплачуються своєчасно;
— у графах «Загальна сума утриманого податку, збору (грн., коп.)» показуєте нарахований у звітному кварталі і перерахований до бюджету ВЗ відповідно.
Що ж, із Податковим розрахунком за формою № 1ДФ розібралися.
Час підбивати підсумки. ☺
висновки
- У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ відображаємо інформацію щодо усіх нарахованих та/або виплачених фізичним особам у звітному кварталі доходів.
- Якщо дохід надавали в негрошовій формі і для визначення бази оподаткування ПДФО застосовували «натуральний» коефіцієнт, то в розд. I форми № 1ДФ суми нарахованого (графа 3а) і виплаченого (графа 3) доходу відображаємо з урахуванням цього коефіцієнта.
- У розд. II форми № 1ДФ у рядку з військовим збором відображаємо загальну суму доходів, нарахованих/виплачених фізичним особам у звітному кварталі.