Порядок дій
Нестачу коштів у касі підприємства, як правило, виявляють під час інвентаризації (планової чи раптової).
Раптові інвентаризації (п. 5 розд. II Положення № 879) — це найбільш поширений варіант інвентаризаційного контролю за готівкою в касі. Такі інвентаризації проводять з періодичністю, встановленою спеціальним наказом про касову дисципліну.
Особливість цих інвентаризацій полягає в тому, що вони є несподіваними для особи, яка перевіряється. Тому і виявити з допомогою таких заходів нестачу вдається значно частіше, ніж при плановій інвентаризації.
Результати інвентаризації в будь-якому випадку оформлюються відповідним Актом. Щоб оформити результати інвентаризації каси, складають Акт про результати інвентаризації наявних коштів. Його форма наведена в додатку 7 до Положення № 148.
У випадку, коли за результатами інвентаризації виявлено нестачу готівки в касі, сума такої нестачі відшкодовується відповідно до законодавства.
Зокрема, сума нестачі, що виникла з вини касира, стягується з нього в повному обсязі. Адже касир є матеріально відповідальною особою і з ним укладається договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (ст. 1351 КЗпП; п. 44 Положення № 148).
Порядок оформлення вимоги про відшкодування і, власне, стягнення такого відшкодування прописано у ст. 136 КЗпП. Детально про це читайте у статті на с. 18 сьогоднішнього номера.
Бухгалтерський облік
На підставі Акта про інвентаризацію, який засвідчив наявність нестачі грошових коштів, у бухобліку зникла з каси готівка підлягає виключенню з активів (списанню з балансу). Адже
готівка, визнана нестачею, більше не є для підприємства активом
Нестача готівки, виявлена при інвентаризації, списується з балансу підприємства проводкою Дт 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» — Кт 301 «Готівка в національній валюті».
Суму заборгованості касира перед підприємством нараховуємо проводкою Дт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» — Кт 716 «Відшкодування раніше списаних активів». А власне погашення нестачі — проводкою Дт 301 (311) — Кт 375. Якщо ж сума нестачі утримується із заробітної плати касира, це відображається в обліку проводкою Дт 661 «Розрахунки за заробітною платою» — Кт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків».
Податок на прибуток
Податковоприбутковий розд. ІІІ ПКУ не передбачає будь-яких різниць при списанні виявлених нестач готівки в касі і при подальшій компенсації таких витрат касиром.
Тож ці операції відобразяться на об’єкті оподаткування податком на прибуток цілком по-бухобліковому: витрати — при списанні нестачі, дохід — при подальшій компенсації такої нестачі касиром.
ПДВ
Списання грошових коштів у зв’язку із їх нестачею не має жодного стосунку до ПДВ-обліку. Адже ідеться про гроші, а не про ТМЦ (які могли бути придбані з ПДВ). Тож при списанні зниклих коштів ПДВ-обліку як такого немає.
А що з відшкодуванням нестачі касиром? Чи не примусять фіскали при отриманні такого відшкодування нараховувати податкові зобов’язання з ПДВ? Підстав для цього немає жодних. Адже, знову ж таки, ідеться не про відшкодування нестачі ТМЦ, а про нестачу саме грошових коштів. Тобто
операцію з відшкодування касиром нестачі грошей у касі навіть з «натяжкою» не можна вважати операцією з постачання товарів чи послуг
Тому при відшкодуванні касиром сум нестач готівки жодні податкові зобов’язання з ПДВ не нараховуються.
Наостанок — практичний приклад.
Приклад. Раптова інвентаризація каси на підприємстві виявила нестачу готівки на суму 20000 грн. Вину касира у нестачі встановлено. Частину нестачі у сумі 4000 грн. утримано із заробітної плати касира. Решту внесено в касу готівковими коштами.
Облік нестачі готівки в касі і її відшкодування
| № з/п | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Списано з балансу суму нестачі | 947 | 301 | 20000 |
| 2 | Нараховано заборгованість касира з відшкодування нестачі | 375 | 716 | 20000 |
| 3 | Утримано із зарплати касира частину нестачі | 661 | 375 | 4000 |
| 4 | Внесено в касу решту суми нестачі | 301 | 375 | 16000 |
| 5 | Сформовано фінансовий результат | 716 | 791 | 20000 |
| 791 | 947 | 20000 | ||
висновки
- Сума нестачі грошових коштів у касі підприємства, виявлена в результаті інвентаризації, списується на витрати підприємства. Відшкодування нестачі касиром уключається до складу доходів.
- Жодні податковоприбуткові різниці при списанні нестачі грошових коштів і її подальшому відшкодуванні не виникають.
- ПДВ-обліку при списанні «грошової» нестачі і її подальшому відшкодуванні як такого немає.
