Структура і зміст
Посадова (робоча) інструкція — це документ, який встановлює основні завдання, обов’язки, права і відповідальність працівників підприємства в процесі здійснення ними своєї діяльності. Тобто, по суті, це документ, в якому прописують функції і завдання працівника на певній посаді (роботі), взаємозв’язки між посадами.
Саме з цим документом має бути ознайомлений працівник до початку роботи за укладеним трудовим договором (див. ст. 29 КЗпП).
Зверніть увагу, за загальним правилом посадові (робочі) інструкції мають бути складені на кожну посаду (професію), вказану в штатному розписі роботодавця.
Але якщо є загальне правило, тож мають бути винятки із нього? — скажете ви. Цілком вірно! ☺ Документа з назвою «посадова інструкція» може не бути по окремих керівних посадах, але тільки у випадку, якщо правове положення, основні завдання, обов’язки, права і відповідальність по таких посадах викладені в Статуті підприємства або в Положенні про структурний підрозділ (див. п. 6 Загальних положень Довідника № 336*, лист Мінпраці від 03.10.2005 р. № 36-508). Візьмемо, приміром, посаду директора. Якщо в статуті підприємства були перераховані його завдання та обов’язки, права і відповідальність, то в цьому випадку директор може обійтися без посадової інструкції.
* Випуск 1 «Професії працівників, що є загальними для усіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджений наказом Мінпраці від 29.12.2004 р. № 336.
До речі, а чи знаєте ви, коли складають посадові, а коли робочі інструкції? Посадові інструкції розробляють для таких категорій працівників:
— керівників (виняток вище);
— професіоналів;
— фахівців;
— технічних службовців.
А ось для робочих професій (див. розд. 6 – 9 Класифікатора професій) розробляють робочі інструкції.
Орієнтиром при розробці посадових (робочих) інструкцій найчастіше служить Довідник. Що це за документ? Довідник є збіркою описів професій, систематизованих за видами економічної діяльності. Довідник складається з окремих випусків, сформованих за галузевим принципом або за основними видами економічної діяльності, виробництва і робіт. Наприклад, у випуск 1 Довідника входить Розділ 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців». Він служить основою для складання посадових інструкцій для вказаних категорій співробітників.
Проте це не означає, що треба неухильно дотримуватися Довідника.
Підприємство має право відступати від Довідника, розробляючи інструкцію під себе
А тепер детальніше розберемо, як скласти посадову (робочу) інструкцію. Інструкція повинна містити ряд обов’язкових реквізитів:
1) найменування підприємства;
2) назва виду документа;
3) дату складання документа та його номер;
4) місце складання документа;
5) заголовок посадової (робочої) інструкції, в якому наводиться повне найменування посади (професії) в родовому відмінку відповідно до Класифікатора професій;
6) гриф затвердження документа, що включає:
— слово «ЗАТВЕРДЖУЮ» (заголовними буквами, без лапок і двокрапки);
— найменування посади особи, що ухвалює документ;
— підпис особи, уповноваженої ухвалювати документ, її ініціали та прізвище;
— дату затвердження;
7) підпис особи, що склала документ;
8) візу (внутрішнє узгодження документа), що складається з найменування посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, з якою погоджена інструкція, а також дати узгодження;
9) підпис працівника, що підтверджує факт його ознайомлення з посадовою (робочою) інструкцією.
Нижче в табл. 1 наведемо найменування і зміст розділів, які може містити посадова інструкція (п. 6 Загальних положень Довідника).
Таблиця 1. Розділи посадової інструкції
| Назва розділу | Зміст |
| Загальні положення | В цьому розділі: — наводять основні дані про посаду і найменування підрозділу, в якому працює співробітник; — окреслюють сферу діяльності працівника; — вказують порядок його призначення і звільнення із займаної посади, підлеглість; — встановлюють наявність підлеглих; — визначають порядок заміщення інших працівників на період їх тимчасової відсутності, а також осіб, що заміщають самого працівника; — перераховують основні законодавчі акти і нормативні документи, якими повинен керуватися фахівець у своїй роботі |
| Завдання та обов’язки | Тут вказують предмет, зміст і перелік видів робіт, з яких складаються виконувані працівником функції, перераховують конкретні завдання, покладені на працівника, визначають самостійну ділянку роботи згідно з Положенням про підрозділ |
| Права | Цей розділ включає повноваження, делеговані працівникові для виконання покладених на нього завдань і обов’язків |
| Відповідальність | У цьому розділі встановлюють показники оцінки роботи працівника і межі його особистої відповідальності за результати діяльності і виконання робіт. Показниками оцінки роботи є якість і своєчасність виконання посадових завдань і обов’язків |
| Повинен знати | Тут наводять вимоги до спеціальних знань, а також до знання законодавчих актів і нормативних документів, необхідних для виконання посадових обов’язків |
| Кваліфікаційні вимоги | Сюди поміщають норми, що стосуються освіти, освітньо-кваліфікаційних рівнів і досвіду, достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою |
| Взаємовідносини (зв’язки) за посадою | У цьому розділі встановлюють круг основних взаємозв’язків працівника із співробітниками свого та інших структурних підрозділів, а також із сторонніми підприємствами. Тут вказують терміни отримання і надання інформації, порядок узгодження і затвердження відповідних документів тощо |
Усі перелічені вище розділи в посадову (робочу) інструкцію вносити не обов’язково. Наприклад, можна обійтися без розділу «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою», якщо порядок взаємодії працівників підрозділів відображений в Положеннях про ці структурні підрозділи.
Можна не включати в посадову інструкцію і розділ «Кваліфікаційні вимоги», якщо інформацію про рівень освіти, кваліфікації, спеціальності, необхідний стаж роботи буде вказано в розділі «Загальні положення».
Тепер що стосується робочих інструкцій.
Вони зазвичай складаються з 5 розділів (п. 6 Загальних положень розд. 2 Випуску 1 Довідника). Перерахуємо їх в табл. 2 нижче.
Таблиця 2. Розділи робочої інструкції
| Назва розділу | Зміст |
| Завдання та обов’язки | Містить в собі зміст робіт, які повинен виконувати працівник, а також характеристику робочого місця |
| Права | Визначає делеговані працівникові повноваження, за допомогою яких він повинен забезпечувати в процесі своєї роботи виконання покладених на нього завдань і обов’язків |
| Відповідальність | Містить показники особистої відповідальності за результати діяльності і виконання робіт, а також за невжиття належних заходів у межах своїх обов’язків |
| Повинен знати | Відображає вимоги до спеціальних знань, умінь, майстерності робітника, викликані реальними умовами виробництва (сфери послуг), особливостями устаткування, матеріалів, інструментів, використовуваних для виконання робіт |
| Кваліфікаційні вимоги | Визначає норми, які стосуються професійної освіти і досвіду, достатніх для повного і якісного виконання робіт за професією |
При необхідності робоча інструкція може бути доповнена розділами «Загальні положення», «Приклади робіт», «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою».(ср. )
Тепер зупинимося детальніше на умовах, які можна (якщо в цьому є необхідність) включати в посадову (робочу) інструкцію. І окремо виділимо ті, які, навпаки, включати не варто.
Що включаємо, а що ні
Можна. При необхідності завдання та обов’язки, включені Довідником в типову кваліфікаційну характеристику тієї чи іншої посади, можна розподілити між окремими виконавцями. Такий розподіл досить активно застосовується на великих підприємствах.
Можлива і зворотна ситуація, коли коло завдань і обов’язків окремих працівників можна розширити дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад (професій), рівних по складності (чи меншої складності), виконання яких не вимагає іншої спеціальності, кваліфікації.
Наприклад, роботодавець може в посадову інструкцію інспектора по кадрах (код КП 3423) включити обов’язки з ведення військового обліку.
Зверніть увагу на плюси: при такому варіанті інспекторові по кадрах не доведеться доплачувати понад встановлений оклад за «військове» навантаження. Адже він займатиметься ним у рамках своїх посадових обов’язків.
А ось якщо об «військові» обов’язки покласти на інспектора по кадрах у вигляді додаткового навантаження окремим наказом, то за їх виконання доведеться встановити доплату (див. лист Мінсоцполітики від 09.02.2018 р. № 227/0/101-18/281).
І ще момент. Підприємствам, які працюють або планують перейти на модельний статут, треба врахувати положення п. 37 Модельного статуту**. Він передбачає правила заміни одноосібного директора/глави дирекції у разі його смерті.
Так, серед кандидатів на заміну (до обрання нової посадової особи):
— заступник директора або старший за віком член дирекції;
— головний бухгалтер (якщо відсутня або вакантна посада заступника);
— працівник ТОВ з найвищою заробітною платою, нарахованою за останній повний календарний місяць, що передує місяцю, в якому помер директор/глава дирекції. Якщо двом і більше працівникам нарахована однакова зарплата, то замінювати померлого доведеться старшому за віком співробітникові.
Для того, щоб реалізувати на практиці цю норму і не йти врозріз з вимогами КЗпП, потрібно заздалегідь прописати в посадовій інструкції претендента на заміну відповідні положення.
Які умови включати не можна. Посадові (робочі) інструкції не повинні включати умови, які обмежують права і соціальні гарантії працівників, надані їм трудовим законодавством.
Якщо дискримінаційні умови прямо або побічно все ж будуть включені в посадову інструкцію, вони вважаються недійсними.
Наприклад, ви можете вказати в посадовій інструкції працівника, що до його обов’язків входить, зокрема, закупівля товарів, робіт, послуг для потреб підприємства. Але не маєте права прописувати вимогу про закупівлю за рахунок власних грошових коштів працівника. Цим ви порушуєте ст. 9 КЗпП.
Також посадові (робочі) інструкції не повинні містити норми про штрафи за порушення трудової дисципліни. Це протизаконно
Готову посадову (робочу) інструкцію підписує керівник структурного підрозділу або фахівець, що підготував її. Потім інструкцію погоджують з начальником відділу праці і заробітної плати, заступником директора по підлеглості і юрисконсультом, після чого її затверджує керівник підприємства. Затверджену посадову (робочу) інструкцію доводять до відома працівника під підпис.
Оформляють посадову інструкцію в двох екземплярах.
Один екземпляр інструкції зберігають у відділі кадрів підприємства, а другий передають працівникові
Зразок посадової інструкції на прикладі посади касира можна подивитися в «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 41, с. 12.
Вносимо зміни. Треба внести зміни в посадову (робочу) інструкцію? Це може знадобитися, наприклад, у разі перерозподілу обов’язків між працівниками у зв’язку зі скороченням чисельності або раціональним розподілом праці. Зміни вносять на підставі наказу керівника підприємства і за згоди працівника.
Відповідальність
За відсутність посадових (робочих) інструкцій по посадах (професіях), передбачених штатним розписом, підприємству може загрожувати «трудовий» штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (на сьогодні — 4173 грн.) на підставі абзацу восьмого ч. 2 ст. 265 КЗпП (інші порушення трудового законодавства).
Зауважимо, що штраф за порушення, які можна кваліфікувати як «порушення інших вимог трудового законодавства», якщо вони будуть виявлені одночасно, застосовується за усі порушення загалом (а не за кожне окремо).
А посадових осіб підприємства може бути притягнуто до адміністративної відповідальності згідно зі ст. 41 КпАП. У загальному випадку розмір адмінштрафу становить від 510 до 1700 грн.
висновки
- За загальним правилом посадові (робочі) інструкції розробляють по кожній посаді (професії), внесеній в штатний розпис підприємства.
- При складанні посадової (робочої) інструкції має сенс спиратися на Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників.
- Умови, які обмежують права і соціальні гарантії працівників, надані їм трудовим законодавством, в посадову інструкцію включати не можна.
