Відпустка за свій рахунок. Розкриваємо секрети

Маю право і піду чи…

У питаннях надання відпустки без збереження заробітної плати (як кажуть у народі — відпустки за свій рахунок) безперечно перша скрипка — Закон про відпустки*. Він поділяє такі відпустки на два види.

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

1 вид: відпустки без збереження заробітної плати, що надаються в обов’язковому порядку певним категоріям працівників або при настанні певних подій, встановлених ст. 25 Закону про відпустки (далі — «безвідмовні» відпустки). Перелік цих категорій працівників (подій) див. на с. 21. Відмовити в наданні відпустки, встановленої ст. 25 Закону про відпустки, роботодавець не має права.

Звернемо вашу увагу на один важливий момент. Відправити працівника у «безвідмовну» відпустку слід з дати, зазначеної ним у заяві. Водночас врахуйте, якщо обов’язок надати відпустку за свій рахунок пов’язаний з якоюсь подією в житті працівника, то і дата її початку не повинна занадто відрізнятися від дати події.

Наприклад, якщо відпустка надається особам, які одружуються (п. 8 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки), то право на неї мають працівники в період, який хоча б якось прив’язаний до дати одруження. Така відпустка може безпосередньо передувати дню реєстрації шлюбу, йти за ним або ж дата реєстрації шлюбу може припасти на будь-який день відпустки. Проте права на таку відпустку через якийсь час після весілля працівник уже не має.

2 вид: відпустки, що надаються за згодою (домовленістю) сторін на підставі ст. 26 Закону про відпустки (далі — «договірні» відпустки). Щоб отримати таку відпустку, самого тільки бажання працівника і наявності у нього певних причин недостатньо. Має бути ще й згода роботодавця.

Якщо роботодавця не влаштовує перспектива надання працівнику «договірної» відпустки, то він може й відмовити.

Спільні правила. Закон про відпустки не містить вимоги про те, що відпустка за свій рахунок надається за відпрацьований рік. Тому, на нашу думку, надавати таку відпустку потрібно, орієнтуючись на календарний рік. Тобто право на неоплачувану відпустку виникає незалежно від часу, відпрацьованого у конкретного роботодавця.

Водночас, якщо працівник протягом кількох років не брав відпустку за свій рахунок або використав її не повністю, не використані ним дні такої відпустки на наступні роки не переносять.

Нав’язувати працівнику похід у відпустку за свій рахунок (відправляти його примусово, не отримавши згоди) роботодавець не має права. Це явне порушення трудового законодавства.

Зауважте, поряд із Законом про відпустки відпустки без збереження зарплати можуть бути передбачені також іншими законодавчими актами. А ось встановлювати неоплачувані відпустки колективним (трудовим) договором не можна! Це є порушенням законодавства про працю (див. лист Мінсоцполітики від 29.04.2016 р. № 243/13/116-1).

Як довго можу гуляти?

Тривалість відпустки без збереження зарплати залежить від підстави її надання. Так, наприклад, максимальна тривалість «договірної» відпустки становить 15 календарних днів протягом року (ст. 26 Закону про відпустки).

Тривалість «безвідмовних» відпусток за свій рахунок, що надаються згідно зі ст. 25 Закону про відпустки, наведена в таблиці на с. 21.

Важливо! Настійливо не рекомендуємо вам надавати відпустку без збереження заробітної плати більшої тривалості, ніж встановлена законом. Це порушення трудового законодавства, яке виллється для роботодавця у штраф у розмірі 1 мінзарплати (у 2019 році — 4173 грн.) згідно з абзацом восьмим ч. 2 ст. 265 КЗпП.

Не пощастить і посадовим особам підприємств. За таке порушення їм загрожує адмінштраф у загальному випадку в розмірі від 510 грн. до 1700 грн.

Причому,

Ви самі їм про це скажете! Яким чином? Подаючи Звіт з ЄСВ. Пам’ятаєте, в таблиці 6 цього Звіту є графа 14, в якій у разі надання працівнику в звітному місяці відпустки без збереження заробітної плати зазначається кількість календарних днів такої відпустки?

Цю інформацію отримує Пенсійний фонд, аналізує, і, як правило, якщо бачить, що зазначена кількість календарних днів відпустки за свій рахунок перевищує 15, то інформує про це Держпраці.

Далі зазвичай у гру включаються інспектори праці місцевих рад, які звертаються до роботодавців з проханням пояснити, «що це було».

Якщо тривалість відпустки вкладається у встановлені законом межі (наприклад, відпустка без збереження зарплати надана пенсіонеру за віком тривалістю 30 календарних днів згідно з п. 6 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки), то все гаразд.

А ось якщо ні… Ну самі розумієте. Штрафи ми озвучили вище.

Хочу дві і частинами

Припустимо, працівник впродовж року вже використав відпустку без збереження зарплати за якоюсь із підстав. Чи може він взяти ще одну відпустку за свій рахунок, але вже за іншою підставою?

Так, звичайно. Надання протягом року відпустки без збереження зарплати за однією з підстав не позбавляє працівника можливості отримати неоплачувану відпустку за іншими підставами.

Наприклад, якщо працівнику-пенсіонерові за віком було надано відпустку без збереження зарплати на 30 календарних днів (п. 6 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки), то це не позбавляє його права на отримання «договірної» відпустки за свій рахунок згідно зі ст. 26 Закону про відпустки на 15 календарних днів.

А чи можна ділити на частини відпустки за свій рахунок, що надаються відповідно до ст. 25 та 26 Закону про відпустки? На думку Мінсоцполітики (див. лист від 03.02.2012 р. № 31/13/133-12), не можна. Проте ми з таким висновком категорично не згодні.

Справді, трудове законодавство не містить приписів про поділ на частини відпустки за свій рахунок. Водночас не передбачено і заборони щодо такого поділу. Отже, відпустку без збереження зарплати може бути розділено на частини. Наприклад, працівнику може бути надано відпустку за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки) трьома частинами, по 5 календарних днів кожна. Разом 15 календарних днів.

До речі, тішить, що в цьому питанні такої ж позиції дотримується й Держпраці*. Головне — пильнуйте, щоб загальна тривалість відпустки за відповідною підставою не перевищувала періоду, встановленого законодавством.

* Див. роз’яснення управління Держпраці в Івано-Франківській обл. на офіційному сайті http://dspif.gov.ua.

Як оформити?

Відпустку без збереження заробітної плати надаємо працівнику на підставі письмової заяви. У ній мають бути зазначені: (1) причина, з якої працівник просить надати неоплачувану відпустку, (2) дата початку відпустки, (3) тривалість відпустки.

Важливо! Якщо працівник претендує на «безвідмовну» відпустку за свій рахунок згідно зі ст. 25 Закону про відпустки, то до заяви йому слід додати відповідні підтвердні документи. А ось для того

У заяві на таку відпустку працівник просто зазначає «сімейні обставини» чи інші причини, через які виникла необхідність у цій відпустці. Наведемо текст-зразок заяви на «договірну» відпустку: «Прошу надати відпустку без збереження заробітної плати тривалістю 15 календарних днів з ХХ.ХХ.2019 за сімейними обставинами».

Після розгляду заяви видаємо наказ (розпорядження) про надання відпустки за свій рахунок.

Зверніть увагу, таку відпустку не подовжують на кількість святкових і неробочих днів, що припадають на неї. Це не передбачено законом.

У табелі обліку використання робочого часу (далі — табель робочого часу) для позначення:

— відпустки без збереження зарплати у зв’язку з навчанням (пп. 12, 13, 17 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки) використовуємо код «НБ» (цифровий код «13»);

— додаткової відпустки без збереження зарплати, що надається в обов’язковому порядку (ст. 25, крім пп. 3, 12, 13 та 17 ч. 1 ст. 25 Закона про відпустки), — «ДБ» (цифровий код «14»);

— відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею віку, визначеного в п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки, — «ДД» (цифровий код «17»);

— відпустки без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки) — «НА» (цифровий код «18»).

В особовій картці працівника робимо відмітки в розділі V «ВІДПУСТКИ», зазначаючи вид відпустки, дати її початку і закінчення, підстави для надання цього виду відпустки.

«Свій рахунок» та…

…«трудова» доплата. Якщо щодо працівника при виконанні норми праці «трудова» доплата не визначалася, оскільки його оклад (тарифна ставка) дорівнює або вище мінімальної зарплати (далі — МЗП), то і у разі невиконання норми праці через відпустку такої доплати не буде.

Якщо ж «трудова» доплата розраховувалася, то нараховану йому зарплату за місяць за фактично відпрацьований час порівнюємо з МЗП, розрахованою пропорційно виконаній нормі праці.

Якщо «пропорційна» МЗП вища за фактичну, на різницю між цими двома величинами нараховуємо працівнику «трудову» доплату.

Докладніше про «трудову» доплату до МЗП див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 15, с. 88.

…ЄСВ. Якщо через надану відпустку без збереження заробітної плати база нарахування ЄСВ за ставкою 22 %, визначена роботодавцем за основним місцем роботи працівника, виявилася нижчою МЗП, розраховуємо різницю між цими двома величинами та донараховуємо на неї ЄСВ.

Винятків із цього правила два.

Перший — коли база нарахування ЄСВ дорівнює нулю (тобто відпустка припала на всі робочі дні місяця і жодних нарахувань, які входять до бази стягнення ЄСВ, у такому місяці працівник не мав). У цьому випадку ЄСВ-різницю не визначаємо.

Другий виняток — коли база нарахування ЄСВ менша від МЗП у зв’язку з тим, що працівнику надано відпустку без збереження зарплати на підставі п. 18 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки. Тут також з ЄСВ-різницею голову не морочимо.

Переходимо до ЄСВ-звітності.

У таблиці 5 Звіту з ЄСВ відображаємо початок/закінчення тільки однієї відпустки без збереження зарплати, а саме відпустки для догляду за дитиною від 3 до 6 років, наданої згідно з п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки. Іншим відпусткам за свій рахунок у таблиці 5 Звіту за формою № Д4 місця немає.

Таблиця 6 ЄСВшного Звіту. За загальним правилом, інформацію про кількість днів наданої працівнику відпустки за свій рахунок відображаємо в графі 14 таблиці 6 Звіту за формою № Д4, навіть якщо відпустка «захопила» увесь місяць.

Виняток із цього правила тільки один — відпустка без збереження заробітної плати для догляду за дитиною від 3 до 6 років, яка припала на весь місяць. Щодо працівниці (працівника), яка увесь місяць перебувала в такій відпустці, в таблиці 6 рядок без сумових показників, але з кількістю днів такої відпустки не формуємо.

…хвороба. На відміну від щорічних відпусток, перенести або продовжити відпустку без збереження заробітної плати у зв’язку з непрацездатністю працівника, що настала під час такої відпустки, не можна. Крім того, період хвороби, що збігся з періодом відпустки за свій рахунок, оплаті не підлягає (п. 6 ч. 1 ст. 23 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV).

Якщо під час розрахунку лікарняних (декретних) виявилося, що в розрахунковому періоді є відпустка без збереження заробітної плати, то дні такої відпустки виключаємо із загальної кількості календарних днів, що братимуть участь у розрахунку середньої зарплати.

…щорічна відпустка. Час перебування у відпустці без збереження зарплати зараховуємо до стажу роботи, що надає право на щорічну основну відпустку (п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки).

Винятком є (не входять у «відпускний» стаж) відпустки, які надаються згідно з п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки для догляду за дитиною.

При розрахунку відпускних дні відпустки без збереження заробітної плати, наданої за ст. 25 і 26 Закону про відпустки, виключаємо з розрахункового періоду (див. лист Мінсоцполітики від 26.11.2012 р. № 1203/13 /84-12).

Запитання-бонус

Ви вже знаєте, що надавати працівнику відпустку без збереження заробітної плати більшої тривалості, ніж це встановлено законом, штрафонебезпечно.

Та все ж, чи є вихід із ситуації, коли усі відпустки вичерпано, а працівнику вкрай необхідно не виходити на роботу кілька днів/тижнів/місяців, і, головне, роботодавець (!) не проти?

Так, є. Якщо між сторонами існує довіра, можна піти шляхом неявок. Пояснимо.

Працівник не виходить на роботу. Роботодавець фіксує цей факт документально: начальник працівника пише доповідну записку на ім’я керівника + комісія «в особі трьох» складає акт про відсутність працівника на робочому місці. Не нехтуємо цим моментом. Бо мало що може статися з відсутнім працівником.

У табелі робочого часу проставляємо відмітки «НЗ» (цифровий код — 28) — неявки з нез’ясованих причин.

Після того, як працівник з’являється на роботі, він пише пояснювальну записку, в якій зазначає причину своєї відсутності. Якщо роботодавець визнає таку причину поважною, то до табеля вносяться зміни: відмітки «НЗ» (цифровий код — 28) змінюють на «І» — інші причини неявок. Усе! Працівник працює далі.

А якщо поважною причиною там і не пахне? Або працівник взагалі не бажає писати пояснювальну? Теж не страшно. Нехай виходить на роботу і працює далі.

Але ж це ж явний прогул! — скажете ви. Ну то й що? Навіть якщо й прогул, трудове законодавство не зобов’язує роботодавця звільняти працівника за прогули. Воно надає йому право зробити це при дотриманні певної процедури. А ось скористатися цим правом чи ні — вирішувати роботодавцю. Це підтверджує Мінсоцполітики в листі від 10.06.2014 р. № 214/13/116-14 (ср. ).

До речі, період такої відсутності ви окремо у Звітності з ЄСВ не відображаєте. Просто проставляєте кількість календарних днів перебування у трудових відносинах і все.