Помер працівник: що робити роботодавцеві

Припиняємо трудові відносини

У разі смерті працівника перед роботодавцем постає питання — як правильно оформити кадрові документи і провести остаточний розрахунок?

Спершу роботодавцеві необхідно дочекатися, коли родичі співробітника, що помер, нададуть свідоцтво про його смерть (форма свідоцтва затверджена постановою КМУ від 10.11.2010 р. № 1025).

Зверніть увагу: якщо таке посвідчення видане на тимчасово окупованій території України, то воно є нікчемним (не має юридичної сили) і не може належним чином засвідчувати смерть особи. Для встановлення факту смерті на тимчасово окупованій території родичі особи, що померла, повинні звернутися до суду (див. ст. 317, 318 ЦПКУ).

Якщо працівник помер за кордоном, його родичі повинні оформити повторне свідоцтво про смерть вже тут і надати його роботодавцеві.

Якщо у працівника немає родичів, факт підтвердження реєстрації смерті лягає на плечі роботодавця. Для цього останньому слід звернутися до відповідного органу, який зареєстрував смерть працівника*.

* Для довідки: смерть реєструється в органах РАЦС за останнім місцем проживання особи, що померла, за місцем настання смерті, виявлення трупа або за місцем поховання (п. 2 розд. 2 Правил держреєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Мін’юсту від 18.10.2000 р. № 52/5).

Важливо! Саме належним чином оформлене свідоцтво про смерть є підставою для припинення трудових відносин з працівником, що помер.

Поки у вас на руках не буде такого документа — особа перебуватиме в обліковому складі підприємства.

Свідоцтво про смерть надане?

Робіть його копію і засвідчуйте. Така копія і буде підставою для видання наказу (розпорядження) про припинення трудового договору у зв’язку із смертю працівника.

незалежно від дати наказу (розпорядження) і від того, чи працював цього дня (був у відпустці, хворів тощо) працівник, що помер (лист Мінсоцполітики від 31.12.2010 р. № 284/06/186-10).

Відомості про припинення трудових відносин вносяться в особову картку працівника.

Трудова книжка

В день видання наказу (розпорядження) про припинення трудових відносин у зв’язку із смертю в трудовій книжці працівника, що помер, треба зробити запис (п. 4.3 Інструкції, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58):

— у графі 1 вказати порядковий номер запису;

— у графі 2 — дату смерті працівника (лист Мінсоцполітики від 31.12.2010 р. № 284/06/186-10);

— у графі 3 вписати фразу «Роботу припинено у зв’язку зі смертю»;

— у графі 4 — навести найменування, дату і номер наказу (розпорядження), на підставі якого внесений запис.

Запис завіряють в загальному порядку.

Оформлену трудову книжку видають на руки найближчим родичам** працівника, що помер, під розписку або відправляють поштою на їх вимогу.

** Кого відносять до найближчих родичів, читайте далі.

В особову картку працівника (типова форма № П-2) вносять запис про те, що трудову книжку під розпис отримав родич працівника, що помер, вказуючи дату.

Якщо у працівника, що помер, немає родичів, які б захотіли отримати його трудову книжку, позбавлятися її не варто. Таку трудову книжку слід продовжувати зберігати у відділі кадрів протягом 2 років, але окремо від інших трудових книжок працюючих співробітників. Якщо після закінчення цього терміну ніхто не забере документ — її треба буде зберігати в архіві підприємства протягом 50 років. І тільки після цього трудову книжку можна буде знищити в установленому порядку.

Остаточний розрахунок: нюанси

На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору проводимо остаточний розрахунок з працівником, що помер.

Зарплата. Розрахунок виконуємо в загальному порядку. Нараховуємо заробітну плату за фактично відпрацьовані дні в місяці, на який припала смерть.

Лікарняні. Якщо родичі надають належним чином оформлені лікарняні листи, оформлені на працівника, що помер, то їх слід оплатити в загальному порядку. Причому,

Про це йде мова в листі ФСС від 12.02.2015 р. № 5.2-32-316.

Виняток — ситуація, коли лікарняні листи надані після закінчення 12 календарних місяців з дня смерті застрахованої особи (ч. 4 ст. 19 Закону № 1105***). Тоді вони оплаті не підлягають.

*** Закон України від 23.09.99 р. № 1105-XIV.

Відпустки. Якщо працівник помер в період оплачуваної відпустки, то перерахунок відпускних не робиться. Це не передбачено чинним законодавством.

Якщо працівник, що помер, використав зайві дні відпустки, то при проведенні остаточного розрахунку відрахування із зарплати за невідпрацьовані дні відпустки не проводяться (ч. 3 ст. 22 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96 ).

Якщо на день проведення остаточного розрахунку є невикористані дні відпусток (щорічної відпустки і соціальної додаткової відпустки працівникам, що мають дітей (за наявності права на неї)), обов’язково нараховуємо їх компенсацію.

Оподаткування виплат: тонкощі

ПДФО і ВЗ. З трудових виплат, нарахованих працівникові, що помер, утримуємо ПДФО і ВЗ за загальними правилами (БЗ 301.03). Причому якщо він користувався правом на ПСП, то це право збережеться і в місяці припинення трудових відносин у зв’язку із смертю (п.п. 169.3.4 ПКУ).

У формі № 1ДФ перераховані виплати відображаємо з ознакою доходу «101» під податковим номером працівника, що помер.

ЄСВ. Нараховані при проведенні остаточного розрахунку суми зарплати, компенсації за невикористану відпустку і лікарняних включаємо у базу нарахування ЄСВ в загальному порядку. Також ці суми відображаємо у звітності з ЄСВ (форма № Д4) з податковим номером працівника, що помер (БЗ 301.03).

А якщо окремі виплати нараховані (донараховані) вже після проведення остаточного розрахунку, наприклад, в наступних місяцях? Тоді на ці виплати нараховуємо ЄСВ тільки у тому випадку, якщо вони нараховані за відпрацьований час.

Звідси висновок: якщо компенсація за невикористану відпустку (виплата за невідпрацьований час, п.п. 2.2.12 Інструкції, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5) або лікарняні (виплата не входить до фонду оплати праці, п.п. 3.2 цієї ж Інструкції) нараховані вже після проведення остаточного розрахунку з працівником, що помер, то ЄСВ на них не нараховуємо і у Звіті з ЄСВ не відображаємо.

Виплачуємо трудові доходи

Із ч. 1 ст. 1227 ЦКУ випливає, що суми заробітної плати (у тому числі і компенсації за невикористану відпустку, що входить до складу додаткової зарплати) і лікарняних, які нараховані особі, що померла, але не були отримані нею за життя, передаються членам її сім’ї, а у разі їх відсутності — входять до складу спадщини.

Члени сім’ї — хто вони? Згідно зі ст. 3 і ч. 1 ст. 6 Сімейного кодексу України, сім’ю складають особи, які (1) спільно проживають, (2) пов’язані спільним побутом, (3) мають взаємні права та обов’язки. При цьому сім’я створюється на підставі шлюбу, кровної спорідненості, усиновлення, а також на інших підставах, що не заборонені законом і не суперечать моральним засадам суспільства.

Проте врахуйте, що:

— подружжя вважається сім’єю і тоді, коли вони у зв’язку з навчанням, роботою, лікуванням, необхідністю догляду за батьками, дітьми і з інших поважних причин не проживають спільно;

— дитина (до 18 років) є членом сім’ї своїх батьків, навіть якщо не проживає разом з ними.

Що стосується повнолітніх дітей, батьків працівника, що помер, а також інших осіб, пов’язаних з таким працівником кровною спорідненістю або на інших підставах, встановлених законом (наприклад, утримання), то їх можна віднести до числа членів його сім’ї за умови, що виконуються такі вимоги, як спільне проживання, ведення спільного побуту і наявність взаємних прав і обов’язків.

Якщо родич, що звернувся, підходить під опис члена сім’ї, то для отримання виплат, що належать працівникові, який помер, йому залишиться один крок — написати відповідну заяву на виплату, до якої прикласти копії:

— свідоцтва про смерть працівника;

— документів, що підтверджують, що він був членом сім’ї працівника, що помер (дружині (чоловікові) — копію свідоцтва про шлюб, неповнолітній дитині — копію свідоцтва про народження (про усиновлення)), іншим родичам — копії документів, що підтверджують факти перебування з працівником, що помер, у кровній спорідненості і спільного з ним проживання).

Якщо родичів немає. Якщо на підприємство ніхто не звернувся за коштами, вважаємо, що на адресу працівника, що помер, необхідно надіслати поштою рекомендованого листа (повідомити про виплату). Якщо такі дії ні до чого не привели, у роботодавця залишаються два варіанти:

1 — зберігати кошти, які належать працівнику, що помер, на рахунку підприємства до появи спадкоємців. Списувати суму зарплати не можна;

2 — звернутися до послуг нотаріуса (державного або приватного). Підприємство як боржник може погасити свій борг шляхом внесення заробітної плати, що належить працівникові, який помер, в депозит нотаріуса (див. ч. 1 ст. 537 ЦКУ, лист Мін’юсту від 12.03.2012 р. № 113-0-2-12/13.1).

Проте розшукати необхідно саме нотаріуса, який здійснює діяльність в нотаріальному окрузі за місцем виконання зобов’язання.

Підтверджує факт внесення коштів в депозит квитанція, яку нотаріус видає після того, як переконається у надходженні коштів на рахунок.

Увага! З листа ДФСУ від 04.03.2019 р. № 872/6/99-99-13-02-03-15/ІПК випливає, що податківці хочуть бачити в формі № 1ДФ також осіб, які фактично отримали трудові доходи працівника, що помер. У тому числі і тоді, коли така виплата проводилася роботодавцем такого працівника. Врахуйте це.

Виплати на поховання

Допомога від ФСС. Надається за основним місцем роботи працівника (окрім поховання працівників-пенсіонерів за віком або інвалідністю і працівників, що померли від нещасного випадку на виробництві) (п. 3 ст. 20 Закону № 1105). Отримати допомогу на поховання можуть члени сім’ї працівника або інші юридичні або фізичні особи, що фактично здійснили поховання.

Для призначення такої допомоги в комісію із соцстрахування член сім’ї працівника, що помер, повинен надати такі документи:

— копію свідоцтва про смерть працівника;

— оригінал витягу із Держреєстру актів цивільного стану, що видається відділом РАЦС (оригінал довідки для отримання допомоги на поховання — якщо держреєстрацію смерті проводив виконавчий орган сільської, селищної, міської (окрім міст обласного значення) ради).

Важливо! У витягу, що видається РАЦС, вказуються П. І. Б. особи, на запит якої видано цей витяг.

А ось у довідці для отримання допомоги на поховання П. І. Б. особи, що звернулася за її отриманням, не проставляються. Тому страхувальник виплатить допомогу на поховання тій особі, яка надала усі документи для її отримання.

Не пізніше наступного дня після дня звернення за допомогою комісія із соцстрахування приймає рішення про її призначення. На сьогодні розмір допомоги складає 4100 грн.

Далі не пізніше 5 робочих днів з дня ухвалення рішення комісією роботодавець подає у ФСС Заяву-розрахунок (п. 2 Порядку № 12****). В ідеалі, протягом 10 робочих днів Фонд повинен перерахувати кошти. І не пізніше наступного робочого дня після отримання страхових коштів від ФСС на спецрахунок роботодавець виплачує допомогу на поховання (п. 3 ст. 32 Закону № 1105).

**** Затверджений постановою ФСС від 19.07.2018 р. № 12.

Про виплату допомоги треба відзвітувати перед ФСС, направивши відповідне Повідомлення (додаток 2 до Порядку № 12). Термін подання Повідомлення — 1 місяць з дня проведення виплат.

Важливо! Допомога на поховання від ФСС не оподатковується ПДФО (п.п. «а» п.п. 165.1.22 ПКУ) і ВЗ (п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). У формі № 1ДФ її відображають з ознакою доходу «146» з податковим номером особи, яка фактично отримала допомогу.

Також тут не буде ЄСВ (п. 14 розд. I Переліку видів виплат.., на які не нараховується ЄСВ, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 р. № 1170).

Допомога від роботодавця. Роботодавець може надати родичам працівника, що помер, допомогу на поховання. Причому якщо розмір такої допомоги не перевищить у 2019 році 5380 грн., то ані ПДФО, ані ВЗ з неї утримувати не доведеться (п.п. «а» п.п. 165.1.22, п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Якщо ж допомога буде надана у більшій сумі, то вершок потрапить під оподаткування.

У формі № 1ДФ допомогу (і оподатковувану, і неоподатковувану) відображаємо з ознакою доходу «146». ЄСВ немає (БЗ 301.03).

Підставою для виплати такої допомоги є заява родича (іншої особи, що фактично здійснила поховання працівника).

Ритуальні послуги коштом підприємства. Якщо роботодавець оплатив ритуальні послуги за власною ініціативою, кого у такому разі вважати одержувачем допомоги на поховання?

Працівника, що помер? Відповідь однозначна — ні. Річ у тім, що учасником цивільних правовідносин є людина (фізична особа) (ст. 24 ЦКУ). У момент її смерті цивільна правоздатність припиняється. При цьому у разі смерті платника податків податок за останній податковий період стягується з нарахованих в його користь доходів.

Причому останнім податковим періодом вважається період, що закінчується в день, на який відповідно припадає смерть такого платника податку (див. п. 162.3 ПКУ).

Проте в цій ситуації нарахування (виплата, надання) доходу проводилося після смерті платника податків.

Тоді, може, родичів працівника, що помер? Теж ні. Адже оплату таких послуг підприємство зробило за своєю ініціативою (на підставі наказу роботодавця). Ніхто з родичів працівника, що помер, із заявою про надання допомоги на поховання на підприємство не звертався.

Таким чином, оскільки в ситуації, що склалася, відсутній суб’єкт оподаткування — платник податку, з доходу якого можна утримати ПДФО і ВЗ, то такі виплати не є об’єктом оподаткування.