Відправляємо працівника на семінар/тренінг

Пройдемося «по понятіям»

Семінар. Що таке семінар? Це форма групової роботи за участю запрошених, мета якої — обмін інформацією з певної теми.

На думку Мінсоцполітики, наведену у листі від 13.09.2019 р. № 1318/0/206-19, участь працівника в семінарі може бути оформлена:

— або як підвищення кваліфікації з відривом від виробництва;

— або як відрядження.

Вибір варіанта рекомендуємо проводити залежно від того, які документи отримає працівник після відвідування семінару.

У разі якщо семінар проводиться в іншому населеному пункті, оформлюють відрядження (видають наказ про відрядження).

Коли ж відвідування семінару працівником оформляється як підвищення кваліфікації? Тоді, коли працівники отримують додаткові професійні знання, уміння і навички. При цьому договір укладається на надання інших видів освіти (підвищення кваліфікації). У цьому разі роботодавець оформлює наказ про направлення працівника на підвищення кваліфікації.

Тренінг. Визначення терміна «тренінг» ви не знайдете в КЗпП.

Водночас із п. 4 ч. 1 ст. 1 Закону про освіту випливає, що тренінг є видом освітньої діяльності, спрямованої на формування знань, інших компетенцій, розвиток інтелектуальних і творчих здібностей, емоційно-вольових та/або фізичних якостей здобувача освіти. А ч. 2 ст. 59 цього Закону класифікує тренінг як спосіб підвищення кваліфікації працівника.

Таким чином, час, проведений працівником на тренінгу, слід розцінювати не як робочий час, а як час навчання. На це, зокрема, звертає увагу Мінсоцполітики в листі від 02.10.2019 р. № 1437/0/206-19. А далі робить висновок: участь у тренінгах належить до освітньої діяльності, спрямованої на підвищення кваліфікації працівника.

Якщо виходити з того, що тренінг = підвищення кваліфікації, то слід звернути увагу на гарантії, передбачені ст. 122 КЗпП для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації.

Проте на практиці доволі часто тренінги, які проводяться для окремих працівників в інших населених пунктах, також маскують під відрядження. Коли це відбувається? Тоді, коли укладається договір про надання інформаційно-консультаційних послуг, а особа, яка проводить тренінг, надає акт про надані послуги.

Семінар/тренінг у вихідний день

Відрядження. Якщо семінар/тренінг замасковано під службове відрядження, то тут у звичайних (небюджетних) роботодавців рулить Положення про відрядження. Якщо воно списане з Інструкції № 59, то у ньому значиться таке. Якщо працівник:

— спеціально відряджений для роботи у вихідні день, то компенсація за роботу в цей день виплачується відповідно до чинного законодавства;

— відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку;

— повертається з відрядження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку.

Якщо ви оформили таке відвідування семінару, як відрядження, то так. Потрібно бути послідовним. ☺

Погодьтеся: не може ж працівник, наприклад, у суботу поїхати у відрядження та повернутися назад і при цьому не працювати. Інакше навіщо його туди відряджали? Не просто ж покататися.

Тож ситуацій, коли працівник був у відрядженні і не працював у ньому, краще не допускати. Бо вони можуть зацікавити Держпраці. Інтерес зрозумілий: гарантії та компенсації працівникам у разі службових відряджень віднесені ст. 12 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР до мінімальних державних гарантій.

Відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. Отже, така робота у відрядженні повинна бути належним чином оплачена.

І тут будьте уважними. Згідно зі ст. 72 КЗпП робота у вихідний день може компенсуватися за угодою сторін наданням іншого дня відпочинку або в грошовій формі.

Застосування одного із способів компенсації виключає необхідність застосування іншого. Тож, наприклад, у разі надання працівнику іншого дня відпочинку його не оплачують, а фактично відпрацьовані працівником години у вихідний день у відрядженні оплачують як звичайний день у відрядженні.

А якщо працівник надав перевагу не дню відпочинку, а оплаті? Тоді роботу у вихідний день оплачують за правилами, встановленими у ст. 107 КЗпП:

1) відрядникам — за подвійними відрядними розцінками;

2) працівникам, праця яких оплачується за годинними або денними ставками, — у розмірі подвійної годинної або денної ставки;

3) працівникам, які одержують місячний оклад, — у розмірі одинарної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота у святковий і неробочий день провадилася у межах місячної норми робочого часу, і в розмірі подвійної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота провадилася більше місячної норми.

Також на бажання працівника, який працював у святковий і неробочий день, йому може бути наданий інший день відпочинку.

Увага! Якщо у вашому Положенні про відрядження заначено, як і в Інструкції № 59, що працівникові за роботу у вихідні дні виплачується компенсація, то працівнику здійснюються виплати з урахуванням ст. 107 КЗпП.

Компенсувати роботу у вихідний день шляхом надання іншого дня відпочинку ви не можете. Оскільки це суперечитиме нормам вашого ж Положення про відрядження, де зазначено про виплату компенсації.

Тож краще у Положенні про відрядження зазначати, що робота у вихідні дні компенсується згідно з вимогами ст. 72 КЗпП. Тоді роботу у вихідний день можна буде компенсувати, за згодою сторін, наданням іншого дня відпочинку.

Переходимо до наступної ситуації, коли семінар чи тренінг оформлені як проходження підвищення кваліфікації.

Підвищення кваліфікації. У ст. 122 КЗпП і постанові № 695 йдеться про гарантії, які встановлені для стандартного випадку: підвищення кваліфікації з відривом від виробництва.

Але чи є такий «відрив» у разі, коли навчання проходить виключно у вихідні дні працівника? Відповідь — ні. Адже працівник через навчання не пропустить жодного робочого дня.

При цьому постанова № 695 гарантує нарахування середньої зарплати за робочі дні, які припали на період підвищення кваліфікації.

Приписів щодо оплати часу навчання (тренінгу), якщо воно проводилося у вихідні дні працівника, ні КЗпП, ні постанова № 695 не містять.

Так, може, тут треба орієнтуватися на положення ст. 71 і 72 КЗпП, які встановлюють порядок залучення працівників до роботи у вихідний день та умови компенсації за таку роботу?

Упевнені, що ні. Адже час навчання не є робочим часом працівника.

Так, під час тренінгу працівник не виконує свої посадові обов’язки, а підвищує кваліфікацію (тобто навчається).

Відповідно й норми про залучення до роботи у вихідний день (ст. 71 КЗпП) і компенсацію такої роботи (ст. 72 КЗпП) тут застосовувати не можна.

Тож виходить, що

Формально кажучи, так. Адже працівник не втрачає в заробітку, а навчається у вихідний за доброю волею. Примусово направити працівника підвищувати кваліфікацію у його вихідний день роботодавець не вправі.

Водночас Мінсоцполітики в листі від 02.10.2019 р. № 1437/0/206-19 доходить висновку, що у разі направлення працівника на навчання (тренінг) у вихідний день цей день підлягає оплаті у розмірі середньої зарплати.

Такий висновок відомство обґрунтувало тим, що постанова № 695 зобов’язує зберігати середню зарплату за основним місцем роботи за час навчання.

Що ж, згодні. Зобов’язує. Але тільки в розрахунку цієї «середньої» беруть участь робочі дні, а нарахування виплат проводять шляхом множення середньоденної зарплати на кількість робочих днів, на які припало підвищення кваліфікації. У випадку з навчанням у вихідний день кількість таких робочих днів = 0.

Водночас якщо ви хочете (1) змотивувати співробітника, запрошеного на тренінг, (2) підвищити його зацікавленість і при цьому (3) не хочете сперечатися з Мінсоцполітики, рекомендуємо вам прислухатися до рекомендацій відомства.

Податкові тонкощі

Якщо подивитися на семінарсько-тренінгову тему з точки зору оподаткування, то менше запитань викликає варіант із наданням інформаційно-консультаційних послуг. Він зрозумілий податківцям і дуже їм подобається. Рекомендуємо звернути увагу саме на нього.

З цього варіанта й розпочнемо.

Як уже зазначалося, інформаційно-консультаційні послуги надаються на підставі укладеного договору з організатором такого заходу. Причому для цілей оподаткування важливо, щоб з договору випливало, що одержувачем інформаційно-консультаційних послуг є підприємство (ФОП), інтереси якого представляє працівник, який відвідав семінар (тренінг). Тоді вартість участі в такому заході, сплачена роботодавцем, не буде доходом цього працівника.

Отже, питання оподаткування, а також відображення таких послуг у формі № 1ДФ тут «відпадають». Немає доходу — немає ПДФО, ВЗ і ЄСВ.

І що приємно, з цим повністю погоджуються податківці (див. роз’яснення в підкатегорії 103.04).

А от ситуації, за якої запрошеною стороною є не підприємство (ФОП), а фізособа, краще уникати. Чому, тому що в цьому випадку податківці бачать оподатковуваний дохід у вигляді додаткового блага.

Так, у роз’ясненні в підкатегорії 103.04 податківці роблять висновок, що якщо за умовами договору запрошеною стороною та отримувачем інформаційно-консультаційних послуг є працівник, то суму, сплачену юридичною особою (роботодавцем) за участь у семінарі (конференції) за такого працівника, слід розглядати як дохід, отриманий таким працівником у вигляді додаткового блага, який включається до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу та оподатковується за ставкою 18 %.

Тож якщо не хочете сперечатися з податківцями, правильно оформлюйте договір та акт про надання інформаційно-консультаційних послуг.

Переходимо до варіанта, коли тренінг/семінар оформлено як підвищення кваліфікації.

Про оподаткування сум, направлених роботодавцями на підвищення кваліфікації працівників, ми з вами говорили в «Навчання в радість і без податкових наслідків» цього номера.

Нагадаємо, що відповідно до п.п. 165.1.37 ПКУ сума витрат роботодавця у зв’язку з підвищенням кваліфікації працівника згідно із законом не є оподатковуваним доходом останнього.

При цьому неформальне короткострокове підвищення кваліфікації (до 72 годин) керівників, професіоналів та фахівців (а саме для цих категорій проводяться тренінги) може організовуватися роботодавцем без залучення закладу освіти (див. Положення № 127). Не вимагає того, щоб підвищення кваліфікації відбувалося саме закладом освіти й п.п. 165.1.37 ПКУ.

Тож, на нашу думку, витрати на тренінги, організовані роботодавцем як елемент неформального навчання та підвищення кваліфікації працівників, не є їх доходом на підставі п.п. 165.1.37 ПКУ (ср. ).

Що стосується податківців, то їх думка з цього питання наразі невідома. Тож сюрпризи можуть бути.

Бухоблік і податок на прибуток. Витрати на зазначені заходи (тренінги, семінари) в бухгалтерському обліку ви віднесете на рахунок витрат залежно від того, кого та чому ви навчали. Пояснимо.

Вартість навчання виробничого персоналу (працівників, які пов’язані з основним видом діяльності) потрапить на рахунок 91 «Загальновиробничі витрати».

Семінар для керівника або бухгалтера — на рахунок 92 «Адміністративні витрати», а для маркетолога, який займається маркетингом або збутом, — на рахунок 93 «Витрати на збут».

Відповідно

Причому це правило однаково як для малодохідних, так і для високодохідних платників.

ПДВ. При отриманні інформаційних (консультаційних) послуг платнику, звісно, захочеться скористатися правом на податковий кредит.

Для цього знадобляться докази зв’язку таких послуг із госпдіяльністю, а також податкова накладна.

Зауважимо: ви відображаєте податковий кредит за першою подією, не озираючись на «хазяйновитість», але без її підтвердження вам доведеться нарахувати податкові зобов’язання на цю суму наприкінці місяця (п. 198.5 ПКУ).

Робимо висновки.