Компенсуємо працівнику проїзд у таксі

Чи зобов’язаний роботодавець компенсувати проїзд

Згідно з КЗпП роботодавець зобов’язаний компенсувати працівникам витрати на проїзд у таких випадках:

— у зв’язку із службовими відрядженнями (ст. 121 КЗпП);

— у зв’язку з переведенням, прийняттям або направленням на роботу в іншу місцевість (ст. 5 і 120 КЗпП);

— проїзд до місця знаходження навчального закладу і назад (один раз на рік — у розмірі 50 % вартості проїзду) працівників, які навчаються у ВНЗ з вечірньою та заочною формами навчання (ст. 219 КЗпП).

Як бачимо, компенсація проїзду працівникові до місця роботи і назад КЗпП не передбачена. Тому у роботодавця, суворо кажучи, немає обов’язку компенсувати працівникові проїзд. Проте така компенсація може здійснюватися за рішенням керівника підприємства (БЗ 103.02). Як її оформити?

Компенсація в обліку

Документальне оформлення. Така компенсація можлива за заявою працівника, тобто:

— для отримання компенсації працівник у кінці кожного місяця подає заяву з проханням компенсувати проїзд, з обґрунтуванням причин, за якими він вимушений користуватися таксі, і зазначенням суми компенсації. До такої заяви можуть бути додані підтвердні документи (детальніше див. «Податки & бухоблік», 2018, № 71, с. 13);

— на підставі такої заяви роботодавець, у свою чергу, приймає рішення про компенсацію і видає наказ про відшкодування працівникові витрат на проїзд.

ПДФО і ВЗ. Відшкодування працівникам вартості проїзду транспортом загального користування та інші виплати індивідуального характеру належать до зарплатних компенсаційних виплат, що включаються до фонду оплати праці (ФОП) (п.п. 2.3.4 Інструкції № 5*).

* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держстату від 13.01.2004 р. № 5.

Щоправда, фіскали погоджуються з тим, що виплати — зарплатні, тільки якщо вони зазначені як складові зарплати в колективному договорі (іншому нормативному акті роботодавця, в якому прописані складові оплати праці працівників) та/або в укладених із працівниками трудових договорах (лист Міндоходів від 06.08.2013 р. № 9531/5/99-99-17-03-03-16).

Інакше, якщо можливість компенсації в них не обумовлена, то контролери при перевірці можуть вважати таку компенсацію для цілей ПДФО додатковим благом за п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ (БЗ 103.02).

Оскільки виплата компенсаційного доходу відбуватиметься в грошовій формі, то до бази оподаткування його включають без збільшення на натуральний коефіцієнт. При цьому на руки працівник отримає суму компенсації за вирахуванням ПДФО і ВЗ. Не хочете карати працівника? Тоді в наказі про компенсацію слід зазначити більшу суму компенсації.

У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ компенсацію-зарплату відображають в загальній сумі зарплати, нарахованої працівникові за звітний квартал, з ознакою доходу «101». А якщо визнавати її, як радять податківці, додатковим благом, то з ознакою доходу «126».

ЄСВ. На суму компенсації доведеться нарахувати ЄСВ, оскільки компенсаційні виплати індивідуального характеру згідно з п.п. 2.3.4 Інструкції № 5 входять до ФОП і вважаються зарплатою. А, як відомо, саме ФОП-виплати з Інструкції № 5 слугують базою для нарахування ЄСВ (див. п.п. 5 п. 3 розд. IV Інструкції про порядок нарахування і сплати ЄСВ, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449).

Про всяк випадок скажемо, що за прострочення сплати ПДФО, ВЗ і ЄСВ, у тому числі й із компенсації витрат на таксі, у період з 1 березня до закінчення карантину штрафні санкції не застосовуються (п. 52¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

Бухоблік. Як уже зазначалося, Інструкція № 5, розроблена відповідно до Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР, відносить компенсацію працівникам вартості проїзду до ФОП-виплат. Отже, вважаємо, що в обліку її треба відображати на субрахунку 661 «Розрахунки із заробітної плати». До витрат таку компенсацію відносять за напрямами витрат (Дт 23, 91, 92, 93, 949 — Кт 661), зважаючи на те, в якому підрозділі працює працівник.

Податок на прибуток. Жодних податкових різниць з податку на прибуток при компенсації працівникові проїзду на таксі не виникатиме.

ПДВ. Оскільки йдеться про грошову компенсацію працівникові вартості проїзду на таксі (зарплатну виплату), така операція пройде повз ПДВ-облік підприємства й ані податкового кредиту, ані податкових зобов’язань не спричинить. І для наочності — приклад.

Приклад. Оклад працівника — 10000 грн. Витрати на проїзд працівника в таксі за місяць становлять 2000 грн. За заявою працівника на підставі наказу керівника здійснена компенсація витрат на проїзд.

В обліку компенсація працівникові вартості проїзду відобразиться так, як показано в таблиці.

Компенсація працівникові вартості проїзду