Темы статей
Выбрать темы

Возмещаем работнику расходы на такси

Солошенко Людмила, налоговый эксперт
Из-за карантина работник опасается добираться на работу общественным транспортом. Поэтому предприятие компенсирует ему расходы на такси. Какие налоговые последствия будет иметь такая компенсация для предприятия и работника?

Обязан ли работодатель компенсировать проезд

Согласно КЗоТ работодатель обязан компенсировать работникам расходы на проезд в следующих случаях:

— в связи со служебными командировками (ст. 121 КЗоТ);

— в связи с переводом, приемом или направлением на работу в другую местность (ст. 5 и 120 КЗоТ);

— проезд к месту нахождения учебного заведения и обратно (один раз в год на установочные занятия, для выполнения лабораторных работ и сдачи зачетов и экзаменов — в размере 50 % стоимости проезда) работникам, обучающимся в вузах с вечерней и заочной формами обучения (ст. 219 КЗоТ).

Как видим, компенсация проезда работнику к месту работы и обратно КЗоТ не предусмотрена. Поэтому у работодателя, строго говоря, нет обязанности компенсировать работнику проезд. Однако такая компенсация может осуществляться по решению руководителя предприятия (БЗ 103.02). Как ее оформить?

Компенсация в учете

Документальное оформление. Такая компенсация возможна по заявлению работника, т. е.:

— для получения компенсации работник в конце каждого месяца подает заявление с просьбой компенсировать проезд, с обоснованием причин, по которым он вынужден пользоваться такси, и указанием суммы компенсации. К такому заявлению могут быть приложены подтверждающие документы (подробнее см. «Налоги & бухучет», 2018, № 71, с. 13);

— на основании такого заявления работодатель, в свою очередь, принимает решение о компенсации и издает приказ о возмещении работнику расходов на проезд.

НДФЛ и ВС. Возмещение работникам стоимости проезда транспортом общего пользования и другие выплаты индивидуального характера относятся к зарплатным компенсационным выплатам, включаемым в фонд оплаты труда (ФОТ) (п.п. 2.3.4 Инструкции № 5*).

* Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госстата от 13.01.2004 г. № 5.

Правда, фискалы соглашаются с тем, что выплаты — зарплатные, только если они указаны как составляющие заработной платы в коллективном договоре предприятия (другом нормативном акте работодателя, в котором прописаны составляющие оплаты труда работников) и/или в заключенных с работниками трудовых договорах (письмо Миндоходов от 06.08.2013 г. № 9531/5/99-99-17-03-03-16).

Иначе, если возможность компенсации в них не оговорена, то контролеры при проверке могут посчитать такую компенсацию для целей НДФЛ допблагом по п.п. «г» п.п. 164.2.17 НКУ (БЗ 103.02).

Из суммы компенсации стоимости проезда на такси придется удержать НДФЛ (18 %) и ВС (1,5 %) (п. 161 подразд. 10 разд. XX НКУ)

Поскольку выплата компенсационного дохода будет осуществляться в денежной форме, то в базу налогообложения его включают без увеличения на натуральный коэффициент. При этом на руки работник получит сумму компенсации за вычетом НДФЛ и ВС. Не хотите наказывать работника? Тогда в приказе о компенсации следует указать бОльшую сумму компенсации.

В Налоговом расчете по форме № 1ДФ компенсацию-зарплату отражают в общей сумме зарплаты, начисленной работнику за отчетный квартал, с признаком дохода «101». А если признавать ее, как советуют налоговики, допблагом, то с признаком дохода «126».

ЕСВ. На сумму компенсации придется начислить ЕСВ, поскольку компенсационные выплаты индивидуального характера согласно п.п. 2.3.4 Инструкции № 5 входят в фонд оплаты труда (ФОТ) и считаются зарплатой. А, как известно, именно ФОТ-выплаты из Инструкции № 5 служат базой для начисления ЕСВ (см. п.п. 5 п. 3 разд. IV Инструкции о порядке начисления и уплаты ЕСВ, утвержденной приказом Минфина от 20.04.2015 г. № 449).

На всякий случай скажем, что за просрочку уплаты НДФЛ, ВС и ЕСВ, в том числе и с компенсации расходов на такси, в период с 1 марта до окончания карантина штрафные санкции не применяются (п. 521 подразд. 10 разд. ХХ НКУ).

Бухучет. Как уже указывалось, Инструкция № 5, разработанная в соответствии с Законом Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР, относит компенсацию работникам стоимости проезда к выплатам, которые входят в фонд оплаты труда. Следовательно, считаем, что в учете ее нужно отражать на субсчете 661 «Расчеты по заработной плате». В расходы такую компенсацию относят по направлениям затрат (Дт 23, 91, 92, 93, 949 — Кт 661), смотря в каком подразделении работает работник.

Налог на прибыль. Никаких налоговых разниц по налогу на прибыль при компенсации работнику стоимости проезда на такси не возникнет.

НДС. Поскольку речь идет о денежной компенсации работнику стоимости проезда на такси (зарплатной выплате), такая операция пройдет мимо НДС-учета предприятия и ни налогового кредита, ни налоговых обязательств не повлечет.

И для наглядности — пример.

Пример. Оклад работника — 10000 грн. Расходы на проезд в такси за месяц составили 2000 грн. По заявлению работника на основании приказа руководителя осуществлена компенсация расходов на проезд.

В учете компенсация работнику стоимости проезда отразится так, как показано в таблице.

Компенсация работнику стоимости проезда

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма,

грн

Дт

Кт

1

Начислена работнику заработная плата за месяц

(10000 грн + 2000 грн)

92

661

12000

2

Начислен ЕСВ (12000 грн х 22 %)

92

651

2640

3

Удержаны с зарплаты работника:

— НДФЛ (12000 грн х 18 %)

661

641/НДФЛ

2160

— ВС (12000 грн х 1,5 %)

661

642

180

4

Перечислена зарплата (с учетом суммы компенсации стоимости проезда) на картсчет работника*

661

311

9660

* Для упрощения проводки по выплате зарплаты за 1-ю половину месяца не приводим.

выводы

  • Работодатель не обязан компенсировать работнику стоимость проезда на работу и с работы. Однако такая компенсация возможна по решению руководителя предприятия либо согласно коллективному договору, действующему на предприятии.
  • Компенсация работнику расходов на проезд является зарплатной выплатой. Поэтому с нее удерживают НДФЛ и ВС, а также начисляют ЕСВ.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше