Оформляємо
Коли говоримо про тринадцяту зарплату, по суті, маємо на увазі винагороду за підсумками роботи за рік. Розміри цієї винагороди й умови її надання встановлюються в Положенні про преміювання, яке є додатком до колективного договору. Якщо колдоговір не укладений, то правила виплати винагороди можуть бути встановлені в одному з таких документів, затверджених роботодавцем за узгодженням з профкомом (представником трудового колективу):
— Положенні про преміювання;
— Положенні про оплату праці (зазвичай питання, пов’язані з преміюванням, відображають в окремому розділі).
Також це питання може бути погоджено в трудовому договорі з працівником (якщо він укладений у письмовій формі).
Ключовим моментом документального оформлення тринадцятої зарплати повинен стати наказ про виплату винагороди за підсумками роботи за рік — як підстава для її нарахування.
До речі, виплата винагороди за підсумками роботи за рік може вимагати створення забезпечення (резерву). Подробиці — у «Податки & бухоблік», 2018, № 80 і 2020, № 98.
Оподатковуємо
Винагорода за підсумками роботи за рік входить до фонду оплати праці у складі інших заохочувальних і компенсаційних виплат (ч. 3 ст. 2 Закону про оплату праці і п.п. 2.3.2 Інструкції № 5). Оподатковуємо її та відображаємо у звітності за загальними зарплатними правилами, але з урахуванням таких нюансів:
1) при справлянні ЄСВ та при утриманні ПДФО і ВЗ винагороду за підсумками роботи за рік включайте до бази справляння/оподаткування того місяця, в якому вона нарахована.
З метою порівняння з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ тринадцяту зарплату розподіляти за місяцями року, за який вона нарахована, не потрібно. До бази нарахування ЄСВ її суму включають у місяці нарахування повністю, але в межах максимальної величини.
Нагадаємо: максимальний розмір зарплати, з якої сплачується ЄСВ, дорівнює 15 розмірам мінімальної зарплати
2) у таблицях 1 і 6 Звіту з ЄСВ відображайте її у складі зарплати звітного місяця;
3) у формі № 1ДФ — у складі зарплати звітного кварталу з ознакою доходу «101».
Винагорода звільненому. Якщо винагорода за підсумками року нарахована вже звільненому працівникові, то тут слід врахувати такі особливості.
Для цілей оподаткування ПДФО і ВЗ річну винагороду розглядають як інший дохід, а не як зарплату. У формі № 1ДФ її відображають з ознакою доходу «127».
А ось базу нарахування ЄСВ визначають уже за правилами ч. 2 ст. 7 Закону № 2464: для цілей ЄСВ загальну суму винагороди ділять на кількість місяців, за які вона нарахована.
Відповідно в таблиці 6 Звіту з ЄСВ потрібно буде заповнити на колишнього працівника стільки рядків, за скільки місяців було нараховано винагороду. При цьому в кожному такому рядку потрібно зазначити: у графі 10 — код типу нарахувань «1»; у графі 11 — відповідний місяць; у графі 15 нічого не зазначають; у графах 17 і 18 — розподілену за місяцями суму винагороди; у графі 21 — суму нарахованого ЄСВ.
Враховуємо в розрахунку відпускних
Винагорода за підсумками роботи за рік зазначена в п. 3 Порядку № 100 серед виплат, що беруть участь у розрахунку відпускних. Щоправда, у цієї виплати є особливості.
Так, у розрахунок відпускних потрапить тільки винагорода, нарахована в поточному році (у якому надається відпустка) за попередній календарний рік. Наприклад, якщо ви нарахували винагороду в січні 2021 року за 2020 рік.
Якщо ж винагорода буде нарахована в грудні 2020 року за 2020 рік, то її не можна буде враховувати при обчисленні середньоденної зарплати для відпускних. Не виконується умова абз. 2 п. 3 Порядку № 100 (див. листи Мінпраці від 24.06.2008 р. № 411/13/84-08 і Мінсоцполітики від 20.06.2019 р. № 723/0/204-19).
Для кожного місяця розрахункового періоду винагорода за підсумками роботи враховується як 1/12 нарахованої суми, яка додається до зарплати такого місяця.
Тобто винагорода розподіляється тільки між місяцями розрахункового періоду, за який здійснюється розрахунок середньої зарплати (а не між місяцями того року, за роботу в яких вона була нарахована).
Якщо кількість місяців розрахункового періоду дорівнює 12, до розрахунку середньої зарплати для розрахунку відпускних потрапить уся сума такої винагороди
Якщо ж працівник відпрацював менше року, то при розрахунку середньої зарплати враховуємо тільки частину винагороди, пропорційну кількості місяців розрахункового періоду. А саме: визначаємо 1/12 частину винагороди, але відносимо отримані суми тільки до місяців, що ввійшли до розрахункового періоду.
Наступний важливий момент у розрахунку відпускних — застосування коефіцієнта коригування. Його обчислюють у випадку, якщо в розрахунковому періоді або в періоді збереження середнього заробітку підвищувалися оклади (тарифні ставки).
Коефіцієнт коригування застосовують до зарплати, включаючи премії, індексацію та інші виплати, які враховуються при обчисленні середньої зарплати, нарахованої в розрахунковому періоді за проміжок часу до підвищення (п. 10 Порядку № 100).
Це означає, що розподілені суми винагороди повинні піддатися коригуванню разом з іншими зарплатними виплатами до підвищення (див. також лист Мінсоцполітики від 18.06.2019 р. № 927/0/206-19).
Приклад 1. Працівник прийнятий на роботу 20.06.2020 р. У лютому 2021 року йому надана щорічна відпустка тривалістю 14 календарних днів.
Розрахунковий період: липень 2020 року — січень 2021 року.
У розрахунковому періоді працівникові нараховані:
— зарплата за період липень — грудень 2020 року — 66000 грн;
— зарплата за січень 2021 року — 13750 грн (з 01.01.2021 р. підвищено оклад з 11000 грн до 13750 грн);
— винагорода за підсумками роботи за 2020 рік — 10800 грн (нарахована в січні 2021 року).
Оскільки кількість місяців у розрахунковому періоді дорівнює 7, до розрахунку відпускних включаємо тільки частину винагороди:
10800 грн : 12 міс. х 7 міс. = 6300 грн.
Дані, необхідні для розрахунку, наведемо в таблиці.
Порядок обліку винагороди за підсумками роботи за рік у розрахунку відпускних
Місяці розрахункового періоду | Кількість днів, що беруть участь у розрахунку* | Сума виплати, грн | Сума, що бере участь у розрахунку, грн | Коефіцієнт коригування | Зарплата в розрахунку відпускних, грн |
07.2020 р. | 31 | 11000 | 11000 + 900** | 1,25 (13750: 11000) | 14875 |
08.2020 р. | 30 | 11000 | 11000+900 | 14875 | |
09.2020 р. | 30 | 11000 | 11000+900 | 14875 | |
10.2020 р. | 30 | 11000 | 11000+900 | 14875 | |
11.2020 р. | 30 | 11000 | 11000+900 | 14875 | |
12.2020 р. | 30 | 11000 | 11000+900 | 14875 | |
01.2021 р. | 29 | 24550 (13750 + + 10800***) | 13750 + 900 | 1 | 14650 |
Разом | 210 | 90550 | 86050 | х | 103900 |
* Наведено кількість днів, за винятком святкових і неробочих, установлених ст. 73 КЗпП. ** Сума винагороди за підсумками роботи за рік розподілена за місяцями (6300 : 7). *** Нарахована винагорода за підсумками роботи за 2020 рік — 10800 грн. |
Розрахуємо середньоденну заробітну плату:
103900 : 210 = 494,76 (грн).
Визначимо суму відпускних:
494,76 х 14 = = 6926,64 (грн).
Важливо! КМУ планує викласти Порядок № 100 у новій редакції. Планується кардинально змінити порядок включення винагороди за підсумками роботи за рік до розрахунку відпускних, а також скасувати проведення коригування виплат. Стежте за нашими публікаціями.
Враховуємо в розрахунку «середньої» за 2 місяці
Винагорода за підсумками роботи за рік бере участь у розрахунку середньої зарплати за 2 місяці, якщо вона була нарахована в поточному році за попередній календарний рік (абз. 2 п. 3 Порядку № 100);
Сума винагороди бере участь у розрахунку середньої зарплати як 1/12 суми такої винагороди, додана до заробітку кожного місяця розрахункового періоду.
Тобто якщо, наприклад, винагорода за підсумками роботи за 2020 рік була нарахована і виплачена в січні 2021 року, то протягом усього 2021 року вона враховується при обчисленні середньої зарплати за 2 місяці шляхом збільшення 1/12 цієї винагороди до заробітку кожного місяця розрахункового періоду (див. лист Мінсоцполітики від 20.04.2017 р. № 1225/0/101-17/282).
Тобто винагорода не обов’язково має бути нарахована в розрахунковому періоді.
Приклад 2. Працівник у грудні 2020 року направляється у відрядження.
У розрахунковому періоді (жовтень — листопад 2020 року) йому нарахована зарплата в розмірі 28000 грн (оклад 14000 грн х х 2 міс.), усі дні, передбачені графіком роботи (42 роб. дн.), відпрацьовані.
У січні 2020 року працівникові було нараховано винагороду за підсумками роботи за 2019 рік у розмірі 7200 грн.
Розмір винагороди, що бере участь у розрахунку «середньої» за 2 місяці, становитиме:
7200 грн : 12 міс. х 2 міс. = 1200 грн.
Середньоденна зарплата дорівнюватиме:
(28000 грн + 1200 грн) : 42 роб. дн. = = 695,24 грн.
Зауважте: якщо в розрахунковому періоді були відпрацьовані не всі дні, то винагорода за кожен місяць враховується в сумі, пропорційній фактично відпрацьованому часу в розрахунковому періоді (листи Мінсоцполітики від 21.08.2009 р. № 506/13/84-09, від 18.04.2012 р. № 283/13/155-12 і від 06.08.2014 р. № 1126/13/84-14).
Також пам’ятаємо про обов’язок проводити коригування виплат, якщо в розрахунковому періоді або в періоді збереження середнього заробітку підвищувалися тарифні ставки (оклади). Принцип здійснення коригування такий же, як і у випадку з розрахунком середньої зарплати для обчислення суми відпускних (див. вище).
І знову звертаємо вашу увагу на те, що КМУ найближчим часом планує змінити порядок включення винагороди за підсумками роботи за рік до розрахунку «середньої» за 2 місяці, а також скасувати проведення коригування виплат. Стежте за нашими публікаціями.
Враховуємо в розрахунку лікарняних і декретних
Винагорода за підсумками роботи за рік включається до розрахунку середньої зарплати для оплати періоду тимчасової непрацездатності та відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
Тут не має значення, коли нарахована винагорода — у поточному році за попередній чи в тому ж році, за який вона надається
Але якщо ця виплата була нарахована в місяці розрахункового періоду, який повністю не відпрацьований з поважної причини, то її сума не включається до розрахунку середньої. З абз. 2 п. 3 Порядку № 1266 випливає, що в такому разі потрібно з розрахункового періоду виключити весь невідпрацьований місяць разом з виплатами, які в ньому нараховані (лист Мінсоцполітики від 13.10.2016 р. № 334/18/99-16).
Нагадаємо: до поважних причин належать: тимчасова непрацездатність; відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до 3 і 6 років, без збереження заробітної плати (п. 3 Порядку № 1266).
Якщо ж працівник у розрахунковому періоді не працював з інших причин, наприклад, перебував у відпустці (щорічній, додатковій, інших видах відпусток), то тринадцята зарплата враховується повністю.
Аналогічний підхід використовуємо й при розрахунку декретних.
Винагорода за підсумками роботи за рік включається до розрахунку «лікарняної» і «декретної» середньої зарплати у складі виплат того місяця, в якому вона нарахована.
Приклад 3. Працівникові потрібно оплатити листок непрацездатності за період хвороби з 11 по 19 січня 2021 року.
Розрахунковий період: січень 2020 року — грудень 2020 року.
У розрахунковому періоді нараховані:
— зарплата — 144000 грн;
— винагорода за 2020 рік — 7000 грн (нарахована в грудні 2020 року);
— відпустка без збереження зарплати з 1 по 31 грудня 2020 року.
Загальний страховий стаж — більше 8 років.
У зв’язку з тим, що грудень 2020 року повністю не відпрацьований з поважної причини (відпустка за свій рахунок), винагорода за підсумками роботи за рік не включається до розрахунку середньої.
Розрахуємо середньоденну зарплату:
144000 грн : 335 к. дн. = 429,85 грн,
де 335 — кількість календарних днів у розрахунковому періоді (366 к. дн - 31 к. дн. грудня).
Визначимо суму оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності (оплачує роботодавець):
429,85 грн х 5 к. дн. = 2149,25 грн.
Визначимо суму допомоги по тимчасовій непрацездатності з Фонду соціального страхування:
429,85 грн х 4 к. дн. = 1719,40 грн.
Ще один момент: винагорода за підсумками роботи за рік не підлягає індексації (п. 3 Порядку № 1078).