Видаємо кошти на госппотреби/відрядження: основні правила

Савченко Олена, експерт з питань оплати праці
Податки & бухоблік Лютий, 2020/№ 11
В обраному У обране
Друк
Видача грошових коштів під звіт супроводжується низкою правил та обмежень, яких необхідно дотримуватися як підприємству, так і працівникові. Нагадати про них, роз’яснити порядок їх роботи — мета цієї статті.

Строки видачі коштів

Передусім давайте розберемося, у які строки підприємство зобов’язане видати працівникові кошти на відрядження або під звіт. Чи можна видати їх набагато раніше? Чи є якісь установлені законодавством часові межі для видачі таких коштів?

Розпочнемо з авансу на відрядження. Конкретних строків видачі авансу на відрядження чинними нормативними документами не встановлено. Тому питання про те, коли працівника слід забезпечити авансом, підприємство вирішує самостійно. Єдина рекомендація: аванс слід видавати після підписання наказу (розпорядження) про відрядження і до від’їзду працівника. При цьому потрібно врахувати час, необхідний для проведення працівником витрат, пов’язаних з таким відрядженням, наприклад для придбання проїзних квитків.

При видачі коштів під звіт на господарські потреби підприємства потрібно орієнтуватися на п. 19 Положення № 148, де визначені конкретні строки повернення підзвітних сум (див. вище). Відповідно кошти під звіт слід видати так, щоб у працівника була можливість зробити закупівлю товарів (робіт, послуг) і своєчасно відзвітувати за здійснені витрати на госппотреби.

А чи можна «за свої»?

Відправити працівника у відрядження, не видавши йому авансу, — означає порушити трудове законодавство (див. лист Мінсоцполітики від 07.11.2013 р. № 998/13/155-13). Такі дії можуть загрожувати роботодавцеві штрафом у розмірі мінзарплати (наразі — 4723 грн., див. ст. 265 КЗпП*), а його посадовим особам — адмінштраф у загальному випадку від 510 до 1700 грн. (ч. 1 і 2 ст. 41 КУпАП).

* Зараз чекає на підпис Президента законопроєкт «Про внесення змін до Кодексу законів про працю України (щодо усунення норм, які порушують права та законні інтереси роботодавців України)» від 02.09.2019 р. № 1233. Цим документом передбачається, що за подібні порушення будуть накладати штраф у розмірі 2 МЗП (9446 грн.) за кожне таке порушення.

Переходимо до ситуації з «кредитовим підзвітом». З Узагальнюючої консультації, затвердженої наказом Мінфіну від 26.04.2019 р. № 181, випливає, що якщо роботодавець підтверджує доцільність і обґрунтованість витрат працівника, здійснених у зв’язку з виконанням його трудової функції, то

сума компенсації за товари (роботи, послуги), придбані працівником за його власні кошти для роботодавця, не оподатковується ПДФО і ВЗ

Детальніше про це читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 38, с. 2.

Строки подання Звіту

Після завершення відрядження або виконання доручення в інтересах підприємства працівник зобов’язаний:

— відзвітувати про кількість і напрями використання виданих на відрядження або під звіт грошових коштів. Для цього він заповнює та подає Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт). До нього обов’язково мають бути додані оригінали документів, що підтверджують суми понесених у зв’язку з відрядженням витрат;

— повернути суму надміру не витрачених у відрядженні коштів (за наявності).

Строки подання Звіту встановлюють пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ.

Для наочності їх наведемо в таблиці.

Строки подання Звіту про використання підзвітних коштів

Мета видачі авансу

Форма видачі авансу

у готівковій формі

у безготівковій формі для використання із застосуванням корпоративних платіжних карток і платіжних документів*

розрахунки готівкою, знятою з використанням платіжних карток

розрахунки в безготівковій формі

Виконання окремих цивільно-правових дій (вирішення виробничих (господарських) питань)

До закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем придбання працівником товарів (робіт, послуг) за дорученням і за рахунок суб’єкта господарювання, який видав гроші під звіт (п.п. «б» п.п. 170.9.2 ПКУ)**

Покриття витрат на відрядження і вирішення виробничих (господарських) питань у відрядженні

До закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.2 ПКУ)

До закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ)***

Протягом 10 банківських днів після завершення відрядження (до 20 банківських днів**** за наявності поважних причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ)

* Під платіжними документами розуміють перелічені в п.п. 170.9.3 ПКУ дорожні, банківські або іменні чеки, інші платіжні документи.

** На думку податківців, при розрахунках за допомогою корпоративних платіжних карток за товари (роботи, послуги), придбані для потреб підприємства, слід дотримуватися строків, установлених п.п. 170.9.3 ПКУ (див. підкатегорію 103.17 БЗ). Проте ми вважаємо, що цей висновок справедливий тільки для витрачання коштів при вирішенні виробничих (господарських) питань у відрядженні.

*** На нашу думку, зазначені строки не застосовуються в разі перерахування авансу на відрядження на особисту картку працівника. У таких випадках необхідно орієнтуватися на загальні строки подання Звіту, встановлені п.п. «а» п.п. 170.9.2 ПКУ, тобто 5 банківських днів з дня закінчення відрядження. Адже перерахування грошових коштів на особисту картку прирівнюється до видачі авансу готівкою.

Але враховуйте, що податківці вважають інакше. Вони наполягають (див. лист ДПСУ від 06.02.2012 р. № 2292/6/23-50.0214), що при знятті готівки й використанні особистої платіжної картки слід відзвітувати протягом 3 днів, як і при використанні корпоративної платіжної картки. Але якщо вступати в спір із фіскалами ви не бажаєте, радимо врахувати їхню думку.

**** Строк подання Звіту подовжується роботодавцем для з’ясування питань про виявлені розбіжності між відповідними звітними документами.

Цікавий момент! На думку податківців, якщо під час відрядження підзвітна особа застосовувала корпоративну платіжну картку як для отримання готівки, так і для проведення розрахунків у безготівковій формі, вона повинна подати відповідні звіти про використання виданих на відрядження коштів у строки, визначені пп. «а» і «б» п.п. 170.9.3 ПКУ (див. лист ДФСУ від 03.01.2018 р. № 14/5/99-99-13-02-03-16/ІПК). Тобто податківці говорять про два звіти. Проте в загальному випадку достатньо надати один Звіт у строки, передбачені п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ (протягом 3 банківських днів після завершення відрядження).

Також зазначимо: на наш погляд, зазначені в таблиці 1 строки подання Звіту не є обов’язковими для застосування, якщо працівник витрачав власні кошти без видачі йому авансу.

Коли повертати підзвітні кошти

Зі строками подання Звіту ми розібралися. Тепер давайте з’ясуємо, коли та в які строки потрібно повертати підзвітні кошти.

У цьому питанні потрібно керуватися, крім норм ПКУ, ще й вимогами Положення № 148. Так, строки, встановлені ПКУ, застосовуються податківцями для цілей оподаткування ПДФО і ВЗ, а строки, передбачені п. 19 Положення № 148, призначені для визначення фактів порушення правил готівкового обігу.

За наявності надміру витрачених (тобто не підтверджених документально) коштів, отриманих на відрядження та/або на виконання окремих цивільно-правових дій (у тому числі у відрядженні), працівник зобов’язаний повернути їх до каси або перерахувати на банківський рахунок підприємства, що видало кошти, до або під час подання Звіту. Так свідчить п.п. 170.9.2 ПКУ. Зі строками подання цього Звіту ми з вами вже розібралися (див. таблицю вище).

Щодо коштів, отриманих працівником на відрядження, Положення № 148 жодних інших строків повернення невитраченої їх частини не встановлює. А отже,

граничні строки повернення грошових коштів, отриманих працівником на відрядження, збігаються зі строками подання Звіту

А ось із невитраченими коштами, виданими на вирішення виробничих (господарських) питань, не все так просто. Пункт 19 Положення № 148 визначає для них конкретні строки повернення.

Так, залежно від цілей, на які підзвітні кошти видаються, він становить:

1) на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини — не більше 10 робочих днів;

2) на закупівлю брухту чорних і кольорових металів — не більше 30 робочих днів з дня видачі готівки під звіт;

3) на всі інші виробничі (господарські) потреби — не більше 2 робочих днів, включаючи день отримання готівки під звіт.

Зазначимо, що вказані вище строки подовжуються до завершення строку відрядження, якщо підзвітній особі одночасно видана готівка як на відрядження, так і для вирішення в такому відрядженні виробничих (господарських) питань.

Тому суму невитрачених коштів, отриманих на вирішення виробничих (господарських) питань, потрібно повертати до каси або перераховувати на банківський рахунок підприємства до або під час подання Звіту, але з урахуванням строків, прописаних у п. 19 Положення № 148 (див. вище).

Згідно з п. 19 Положення № 148 видача готівки під звіт здійснюється тільки за умови звіту в установленому порядку за раніше отримані під звіт суми. Причому зверніть увагу: у цьому пункті говориться саме про звіт, а не про здійснення повного розрахунку між підзвітною особою і підприємством.

Готівкові обмеження при видачі/поверненні підзвітних сум

При готівкових розрахунках з іншими підприємствами та підприємцями потрібно дотримуватися обмеження в 10 тис. грн., а при розрахунках з фізособами — у 50 тис. грн. на день за одним або декількома платіжними документами (п. 6 Положення № 148).

Якщо говорити про готівкові обмеження в прив’язці до підзвітних витрат і витрат на відрядження працівників, то виходить така картина.

Купуючи товари (роботи, послуги) для потреб підприємства, працівник діє за його дорученням. Тобто фактично він виконує цивільно-правові дії від імені і за рахунок підприємства. Із цієї причини повною мірою 10-тисячне обмеження готівкових розрахунків працює при придбанні підзвітною особою ТМЦ, робіт або послуг для господарських потреб підприємства в іншого суб’єкта господарювання. І не має значення, здійснювалося таке придбання за рахунок отриманої раніше (у касі або з використанням корпоративної платіжної картки) готівки або за рахунок власних коштів працівника.

Адже в такій ситуації він виступає і платить від імені підприємства-роботодавця

Важливо! Положення № 148 містить низку випадків, коли готівкові розрахунки можна здійснювати, не турбуючись про перевищення граничної суми розрахунків (див. п. 8 цього Положення). Так, «готівкові» обмеження не стосуються використання готівки, виданої на відрядження.

При цьому під витратами на відрядження слід розуміти вартість проїзду, проживання, харчування та інших послуг, пов’язаних з перебуванням працівника у відрядженні.

Але майте на увазі: при вирішенні виробничих (господарських) питань у відрядженні 10-тисячна межа застосовуватиметься в загальному порядку (якщо контрагентом є суб’єкт господарювання). Річ у тому, що такі розрахунки не пов’язані прямо з відрядженням і витратами безпосередньо на нього.

Ну і звичайно, у тому разі якщо працівник придбавав ТМЦ для госппотреб або оплачував роботи, послуги фізособі не СПД для потреб підприємства, то в цьому випадку повинне дотримуватися 50-тисячне обмеження готівки*. Адже, по суті, виходить, що підприємство (через підзвітну особу) здійснює готівковий розрахунок з фізособою — продавцем товарів, робіт, послуг.

* У тому числі це стосується розрахунків з особами, які здійснюють незалежну професійну діяльність (за умови, що особа, яка здійснює незалежну професійну діяльність, не зареєстрована як ФОП) (див. консультацію в підкатегорії 109.13 БЗ).

Пам’ятайте також, що, на думку податківців, готівкові обмеження діють протягом дня в розрахунках з однією особою в обидві сторони (109.13 БЗ). Тобто «зустрічні потоки» готівки для порівняння з граничною величиною підсумовуються.

Чи поширюються готівкові обмеження на підзвіт?

А тепер розберемо дуже важливе запитання: чи поширюється 50-тисячне обмеження на розрахунки госпсуб’єкта з працівником за підзвітними сумами, пов’язаними з госппотребами?

На сьогодні це питання остаточно не врегульоване. З одного боку, податківці раніше висловлювали думку, що встановлені НБУ готівкові обмеження поширюються в тому числі й на видачу та повернення коштів під звіт (листи ГУ ДФС у Сумській області від 18.07.2018 р. 3158/ІПК/18-28-14-06-31, від 14.08.2018 р. №3531/ІПК/18-28-14-06-31).

З іншого боку, суди в цьому питанні схиляються до протилежної думки. Як аргумент можна навести ухвалу ВАСУ від 21.06.2016 р. № К/800/44326/15**, у якій судді зазначають, що видача готівки працівникам під звіт не є платежем підприємства, а також готівковим розрахунком. Ті самі висновки можна знайти й в ухвалі Житомирського апеляційного адміністративного суду від 28.08.2017 р. у справі № 806/292/17***.

** www.reyestr.court.gov.ua/Review/58463663

*** reyestr.court.gov.ua/Review/68622094

Логічно припустити, що 50-тисячне обмеження на розрахунки госпсуб’єкта з працівником за підзвітними сумами поширюватися не повинно з тієї причини, що в цьому випадку немає самого факту готівкового розрахунку. Працівник — підзвітна особа виступає від імені підприємства і діє в його інтересах. У цьому випадку працівник лише бере гроші підприємства, щоб виконати службове доручення, і повертає залишок до каси. Утім, якщо ви не прибічник сміливого підходу, краще намагатися не перевищувати 50-тисячну межу при видачі й поверненні в під звіт коштів на госппотреби (про відповідальність за це порушення ми писали на с. 7 цього номера).

На завершення зазначимо: розрахунки, які здійснюються за допомогою платіжної картки без зняття при цьому готівки (тобто через платіжний термінал), вважаються безготівковими (ч. 3 ст. 341 ГКУ). Такі операції не належать до касових у розумінні Положення № 148. А отже, «готівкові» обмеження на них узагалі не поширюються (див. підкатегорію 109.13 БЗ).

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
Завантажуйте наш мобільний додаток iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд