Наслідки порушення строків

Відповідальність

Подання Звіту з порушенням строків. Відповідальності за несвоєчасне подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), немає. Але якщо працівник, який отримав грошові кошти під звіт або на відрядження, не подасть такий Звіт до закінчення місяця, на який припадає граничний строк його подання, і не поверне до каси невикористані грошові кошти, то вся сума отриманих коштів підпаде під оподаткування (див. нижче).

Несвоєчасне повернення коштів. Розпочнемо з підприємства. Після скасування Указу № 436 підприємству не загрожує штраф за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звіту за раніше видані кошти.

А ось якщо працівник вчасно не повернув підзвітні суми, то для нього ситуація не райдужна.

Справа в тому, що суми надміру витрачених коштів (тобто коштів, що перевищують витрати на відрядження, визначені відповідно до п. 170.9 ПКУ, а також не підтверджених документально витрат), оподатковуються ПДФО і ВЗ.

Як визначити дату виникнення оподатковуваного доходу фізособи? Прямої відповіді на це запитання в ПКУ немає. Але при формальному прочитанні п.п. 170.9.1 ПКУ можна дійти висновку, що оподатковуваний дохід у працівника виникає на наступний день після закінчення граничного строку повернення надміру витрачених грошових коштів.

Водночас із положень п. 4 Порядку № 841 випливає, що дохід у працівника виникає, якщо він не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк повернення. Аналогічний висновок випливає і з самого Звіту (у розділі, призначеному для розрахунку ПДФО від несвоєчасно поверненої суми).

При такому підході:

— якщо невитрачені грошові кошти повернені з порушенням граничних строків, але до кінця місяця, на який припадає такий граничний строк, то дохід у працівника не виникає (ПДФО і ВЗ не утримують);

— якщо грошові кошти не повернені до кінця місяця, на який припадає граничний строк повернення, то в місяці настання граничного строку в працівника виникає дохід. До доходу включають усю суму грошових коштів, видану на відрядження (якщо Звіт не наданий і грошові кошти не повернені), або різницю між авансом і сумою коштів, витраченою згідно зі Звітом (якщо Звіт поданий, але залишок грошових коштів не повернений).

А ось у разі, коли підприємство не видавало своєму працівникові аванс на відрядження або під звіт, оподатковуваний дохід у працівника не виникає, навіть якщо він подає Звіт з порушенням строків, визначених пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ*.

* Детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 38, с. 2.

Важливо! Визнання своєчасно не повернених коштів доходом працівника не знімає з нього обов’язку відзвітувати за них і повернути непідтверджені документально суми. При цьому утриманий ПДФО (ВЗ) поверненню не підлягає.

До бази оподаткування ПДФО суми надміру витрачених коштів, виданих на відрядження або під звіт, повинні потрапити збільшеними на «натуральний» коефіцієнт (п. 164.5 ПКУ). При ставці податку 18 % його величина становить 1,219512.

Що стосується ВЗ, то його утримуємо з «чистої» суми надміру витрачених коштів без її збільшення на «натуральний» коефіцієнт (див. роз’яснення в підкатегорії 103.25 БЗ).

ПДФО і ВЗ утримуємо за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу працівника (після його оподаткування) за відповідний місяць (п.п. 170.9.1 ПКУ).

Що стосується строків сплати ПДФО і ВЗ, утриманих із суми несвоєчасно повернених надміру витрачених грошових коштів, то, на нашу думку, їх необхідно перерахувати одночасно із сумами податку (збору), утриманими із заробітної плати працівника, за рахунок якої здійснювалося таке утримання.

Якщо працівник припиняє трудові відносини з підприємством, яке видало підзвітні кошти, тоді суми ПДФО і ВЗ утримуються за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу при проведенні остаточного розрахунку. Якщо ж такого доходу не вистачило, то непогашена частина податку (збору) включається до податкового зобов’язання платника за результатами звітного (податкового) року. Тобто після закінчення року працівник зобов’язаний буде самостійно задекларувати такий дохід і сплатити з нього ПДФО і ВЗ.

Важливо! Суму надміру витрачених грошових коштів і утримані з них ПДФО і ВЗ потрібно відобразити в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ. У розділі І цієї форми дохід показують з урахуванням «натурального» коефіцієнта з ознакою «118».

У рядок «Військовий збір» розділу ІІ надміру витрачені кошти потраплять у «чистій» сумі в загальній масі з іншими доходами.

Наведемо приклад.

Приклад. Працівникові підприємства 28.01.2020 р. були видані грошові кошти під звіт у розмірі 4000 грн. на закупівлю ТМЦ для госппотреб. Наступного дня працівник надав Звіт, до якого додав чеки, що підтверджують витрати на суму 3800 грн. Решту 200 грн. працівник до каси до кінця січня не повернув.

Із суми невитрачених грошових коштів, яку працівник не повернув до касу або на рахунок підприємства в банку (200 грн.), утримуємо ПДФО і ВЗ.

База оподаткування ПДФО становить:

200,00 х 1,219512 = 243,90 грн.

Відповідно сума ПДФО дорівнює:

243,90 х 18 % : 100 % = 43,90 грн.

Сума ВЗ становитиме:

200,00 х 1,5 % : 100 % = 3,00 грн.

ПДФО і ВЗ утримуємо з лютневого оподатковуваного доходу працівника (наприклад, із зарплати).

Суму надміру витрачених коштів з урахуванням «натурального» коефіцієнта, а також утриманий ПДФО відображаємо в розд. I форми № 1ДФ з ознакою доходу «118» за 1 квартал 2020 року. Також вона повинна потрапити (але вже в «чистій» сумі) в розд. II форми № 1ДФ у складі загальних сум.

Перевищення 10 тис./50 тис. межі

Тепер давайте з’ясуємо, яка відповідальність загрожує підприємству, якщо при поверненні підзвітних сум перевищена гранична сума готівкових розрахунків (детальніше про граничні суми готівкових розрахунків ми писали в попередній статті номера).

Після скасування Указу № 436 до підприємства не застосовується відповідальність за порушення касової дисципліни. Тому жодні штрафи самому підприємству в цьому випадку не загрожують.

Але не все так просто.

Посадові особи підприємства і ФОП нестимуть адміністративну відповідальність за порушення порядку проведення готівкових розрахунків за ст. 163¹⁵ КУпАП (ср. ). Розмір цього штрафу не маленький: від 1700 до 3400 грн. (від 100 до 200 нмдг*). Повторне протягом року порушення тією ж особою збільшує штраф. Його розмір становитиме від 8500 до 17000 грн. (від 500 до 1000 нмдг).

* Неоподатковуваний мінімум доходів громадян.

Тішить лише те, що таке адміністративне стягнення може бути накладене не пізніше ніж через два місяці з дня вчинення правопорушення (ст. 38 КУпАП), оскільки таке правопорушення триваючим не вважається.

Штраф, про який ідеться, накладають органи ДПСУ (ст. 234² КУпАП) на винних у таких порушеннях посадових осіб підприємств, а також на фізосіб-підприємців.

А тепер поглянемо, як це працює щодо ситуації з підзвітними сумами. Наведемо такий приклад. Працівник підприємства, виконуючи доручення (цивільно-правову дію від імені підприємства), придбав за готівковий розрахунок ТМЦ в іншого суб’єкта господарювання (підприємства або ФОП) на суму більше ніж 10000 грн. на день. Що ж виходить у цьому випадку?

Працівник підприємства діяв від імені свого підприємства. Тобто, по суті, між підприємством — продавцем ТМЦ і підприємством, від імені якого діяв підзвітник (покупцем ТМЦ), був здійснений готівковий розрахунок за товари з перевищенням допустимої суми готівки (10000 грн.). А отже, як не крути, в наявності порушення порядку готівкових розрахунків.

Як наслідок — до посадових осіб обох підприємств може бути застосований вищезгаданий адмінштраф.

Але якщо йдеться про купівлю ТМЦ у звичайній торговельній точці (супермаркеті), то підприємство-продавець, швидше, буде поза зоною ризику. Адже він здійснив звичайний розрахунок з фізособою через РРО, не знаючи і не відаючи, що через підзвітну особу в нього щось купує інше підприємство. Інша річ, якщо розрахунок оформлявся якось інакше (наприклад, складався окремий договір купівлі-продажу, виписувалися розрахункові або інші документи на ім’я підприємства-покупця тощо).

Самому працівникові-підзвітнику в цьому випадку жодні штрафні санкції за порушення порядку готівкових розрахунків не загрожують. Він тут узагалі не при справі. Він лише виконує доручення підприємства.

А тепер давайте поглянемо на проблему перевищення готівкових обмежень при розрахунках за участю підзвітних осіб під іншим кутом.

Ситуація: працівник підприємства за рахунок власних коштів оплатив вартість ТМЦ для потреб підприємства в розмірі 14000 грн.

Відразу зазначимо, що якщо б протягом дня такий працівник купував ТМЦ у різних суб’єктів господарювання (підприємств та ФОП) і загальна сума за кожним продавцем не перевищила 10000 грн., жодних проблем узагалі не було б. Адже в цьому випадку за кожною купівлею немає виходу за межі 10-тисячного обмеження.

Але ускладнимо завдання — припустимо, що ТМЦ на суму 14000 грн. були куплені в одного суб’єкта господарювання. Чи можна в такому разі уникнути проблем з перевищенням готівкового обмеження, якщо з каси відшкодувати працівникові суму, яку він витратив на закупівлю ТМЦ для потреб підприємства, не всю відразу, а частинами: наприклад 10000 грн. видати в день подання Звіту, а решту 4000 грн. — наступного дня?

На жаль, такий вихід із ситуації проблему абсолютно не вирішує.

Адже розрахунок підприємства з іншим підприємством уже фактично здійснений, порушення вже є. Ну а способи повернення коштів працівнику до цієї проблеми жодного відношення не мають. Це потрібно розуміти і не робити в майбутньому подібних помилок. Врешті-решт два місяці, протягом яких загрожує адмінвідповідальність, пролітають швидко ☺.