З форми авансового звіту випливає, що всі вартісні показники відображають у ньому в гривні (про це свідчить назва вартісних граф «Сума (грн., коп.)»). Виходить, формально, навіть якщо витрати понесені у валюті, в авансовому звіті слід відображати гривневий еквівалент здійснених витрат. Водночас, враховуючи те, що в бухгалтерському обліку інвалютні операції відображають у двох валютах — валюті розрахунків і у валюті звітності (ч. 3 ст. 9 Закону про бухоблік), в авансовому звіті теж доцільно відображати і валютну суму операції, і її гривневий еквівалент (через дріб).
Наявність валютних сум особливо актуальна у випадках, якщо аванс на відрядження видавався в іноземній валюті і працівник повертає підприємству невикористаний валютний залишок. Про те, що в такому разі звіт складається в інвалюті (валюті держави, куди відряджається працівник або у вільно конвертованій валюті), говорять і податківці (не згадуючи, до речі, про необхідність відображення гривневого еквіваленту) (БЗ 109.19).
Хоча навіть у разі, якщо безпосередньо з валютними коштами саме підприємство справи не мало (аванс перераховувався в гривні й компенсація валютних витрат працівникові здійснена в гривні), валютні суми в авансовому звіті теж не будуть зайвими. Адже саме валютна вартість значиться в документах, що підтверджують закордонні витрати працівника. Щоправда, у такій ситуації суми у валюті можна відобразити тільки на зворотному боці авансового звіту. А на лицьовий бік (у реквізити «Витрачено», «Залишок/Перевитрата») перенести тільки їх гривневий еквівалент.
За яким курсом перераховувати?
Операції в іноземній валюті при первісному визнанні відображають у валюті звітності шляхом перерахунку суми в іноземній валюті за курсом НБУ на дату здійснення операції (дати визнання активів, зобов’язань, власного капіталу, доходів та витрат) (п. 5 П(С)БО 21). Тобто тут працює свого роду правило «першої події». У класичному варіанті (якщо аванс на закордонвідрядження виданий в іноземній валюті):
— суму самого авансу перераховуємо за курсом НБУ на дату видачі авансу;
— проавансовані інвалютні витрати на закордонвідрядження (а також добові, якщо вони встановлені в іноземній валюті) теж перераховуємо за курсом на дату видачі авансу;
— інвалютні витрати понад суму авансу перераховуємо за курсом на дату затвердження авансового звіту.
Якщо ж аванс на закордонвідрядження видавався в гривні, то всі інвалютні витрати перераховують на дату затвердження авансового звіту. Оскільки на дату перерахування/видачі авансу перераховувати просто нічого (немає валютної операції).
Очевидно, що врахувати всі ці нюанси самостійно підзвітній особі може бути складно. Тому суму гривневого еквіваленту за валютними витратами працівникові краще уточнити в бухгалтерії.
Карткові нюанси
Якщо аванс на відрядження перераховується на особисту картку працівника, кошти вважаються виданими під звіт з моменту такого перерахування. Тому витрати в межах перерахованого валютного авансу перераховуємо за курсом на дату перерахування коштів працівникові, а понадавансові витрати — за курсом на дату затвердження звіту.
А ось у разі перерахування авансу на КПК усе дещо по-іншому.
Адже ні зарахування коштів на КПК, ні видача КПК працівникові ще не означають видачу йому грошей ( авансу) під звіт. Виданими під звіт кошти стають, тільки коли почнуть здійснюватися операції з використанням КПК, тобто при знятті працівником готівки в банкоматі або при проведенні безготівкових розрахунків із застосуванням КПК. Відповідно саме на дату таких операцій слід застосовувати курс НБУ для перерахунку іноземної валюти в гривню.
У разі перерахування авансу на гривневу КПК витрати на відрядження теж перераховують за курсами НБУ, що діяли на дату зняття готівки в банкоматі або проведення працівником розрахунків з використанням КПК. Адже саме на цю дату фактично відбувається придбання валюти для підприємства уповноваженим банком за комерційним курсом.
Якщо працівник надає звіт на суму, що перевищує суму коштів, витрачених з КПК (тобто у відрядженні він витратив власні валютні кошти), то в сумі такого перевищення витрати визнають за курсом НБУ на дату затвердження звіту.
Пам’ятайте: відшкодувати витрачені за кордоном власні валютні кошти працівника підприємство повинне в гривні за курсом НБУ на день їх виплати. Абзац перший п. 19 розд. III Інструкції № 59 рекомендує зробити це до закінчення 3-го банківського дня після затвердження авансового звіту (БЗ 109.19).
«Двовалютне» відрядження
Часто трапляється, що аванс на закордонвідрядження видається працівникові не лише у валюті, а й у гривні. І це цілком обґрунтовано, адже до перетину кордону працівник теж може здійснювати якісь витрати. Достатньо в такому разі одного авансового звіту чи потрібно складати окремий звіт на кожну валюту?
На наш погляд, незалежно від кількості валют одного авансового звіту теоретично цілком достатньо. Утім, цілком допустимо (а в деяких випадках, можливо, й доцільніше) складати декілька звітів — окремий для кожної з валют (у такому разі рекомендуємо нумерувати ці звіти через дріб, щоб потім легше було визначити, що вони належать до одного відрядження).
Якщо прийнято рішення складати один «двовалютний» звіт, його слід заповнювати так. У графі «Одержано (від кого, № та дата)» (⑨) у такому разі заповнюють стільки рядків, скільки виплат було здійснено підзвітній особі (тобто на кожну валюту — окремий рядок (чи декілька рядків — якщо аванс видавався частинами)). Інформацію про повернення залишку/видачі перевитрати (⑭) теж доведеться вносити окремими рядками (оскільки форма звіту містить тільки один рядок, інформацію щодо другої валюти доведеться вносити вручну).
Графу «Усього отримано» (⑩) можна заповнити так: спочатку зазначити загальну суму отриманого авансу в гривні (наприклад, 3000,00), а далі в дужках розшифрувати ($100/2500,00 і 500,00). Аналогічним чином можна заповнити графу «Витрачено» (⑪), а також графу «Залишок/Перевитрата» (⑫).
А якщо за однією валютою вилізла перевитрата, а щодо іншої — невикористаний залишок
Можна перекривати одну заборгованість іншою чи потрібно виводити залишок суворо за кожною валютою окремо?
Згідно з п. 17 розд. III бюджетної Інструкції № 59 залишок невикористаних у закордонвідрядженні коштів має бути повернений у тій валюті, у якій був виданий аванс. Відповідні норми зазвичай прописують і госппідприємства у своїх положеннях про відрядження. За наявності такої норми в Положенні про відрядження логічно виводити окремий залишок за кожною валютою.
До речі, податківці вимагають повернення невитраченого залишку інвалюти, посилаючись на норму п. 16 Положення № 5 (БЗ 109.19). Про те, що ці їх вимоги абсолютно не обґрунтовані, ви знаєте з «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 66, с. 24. У валютному законодавстві жодних вимог про повернення невитраченої в закордонвідрядженні підзвітної інвалюти на сьогодні немає.
Тому теоретично, якщо госппідприємство у своєму Положенні про відрядження пропише можливість взаємозаліку заборгованостей між виданими під звіт валютами, то такий залік цілком можна здійснити. З боку чинного валютного законодавства, як ми вже сказали, жодних перешкод для таких дій немає. А п.п. 170.9.2 ПКУ у такому разі не спрацює, оскільки залишку невикористаних коштів просто не буде.
Але! Податківці, звісно, з таким підходом не погодяться. Чи варта справа заходу? Вирішувати вам.
