Видача готівки під звіт працівникові
Давайте спочатку розберемося з видачею підзвітних коштів працівникові ФОП.
Підприємець має право видавати готівкові грошові кошти під звіт працівникові на госппотреби або на відрядження. У цьому випадку будь-яких особливих «підприємницьких» нюансів немає. Усі відносини оформляються, як і у випадку «працівник-підприємство» (детальніше про це ми писали на с. 2 цього номера).
Чи потрібно видавати якийсь розрахунковий документ при видачі грошей підзвітній особі?
Так, видачу грошових коштів під звіт потрібно підтверджувати розрахунковим документом. Але ось що стосується самої форми такого документа, що підтверджує видачу коштів, то чинним законодавством чітко не визначені форми документів, які повинні складати ФОП у цьому випадку. На наш погляд, для видачі готівки з каси ФОП може користуватися будь-яким зручним йому видатковим первинним документом, складеним у довільній формі. І потурбуйтеся, щоб такий документ містив усі обов’язкові реквізити первинного документа згідно з вимогами Закону про бухоблік.
Після того як працівник виконає доручення ФОП, він зобов’язаний:
— скласти Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (за формою наказу Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841). До Звіту обов’язково мають бути додані оригінали документів, що підтверджують суми понесених витрат (чеки, квитанції тощо);
— повернути залишок невикористаних коштів (за наявності).
Строки подання Звіту і повернення коштів — стандартні (див. на с. 2 цього номера).
Готівкові обмеження
При готівкових розрахунках з підприємствами і підприємцями ФОП повинні дотримуватися обмеження в 10 тис. грн., а при розрахунках з фізособами — у 50 тис. грн. на день за одним або декількома платіжними документами (п. 6 Положення № 148).
Видача і повернення готівки працівникам під звіт на госппотреби, на наш погляд, не повинні потрапляти під зазначені вище обмеженням (детальніше про це ми писали на с. 5).
Тим більше поза готівковими обмеженнями — розрахунки, які здійснюються за допомогою платіжної картки без зняття при цьому готівки (тобто через платіжний термінал).
А ось при придбанні підзвітною особою ТМЦ, робіт або послуг для господарських потреб ФОП в іншого суб’єкта господарювання в повну силу працює 10-тисячне обмеження готівки. І тут навіть не має значення, здійснювалося таке придбання за рахунок отриманої раніше (у касі або з використанням корпоративної платіжної картки) готівки чи за рахунок власних коштів працівника. Адже в такій ситуації працівник виступає і платить від імені ФОП.
Якщо підзвітна особа для госппотреб ФОП придбавала ТМЦ або оплачувала роботи, послуги фізособі не СПД, то в цьому випадку повинне дотримуватися 50-тисячне обмеження готівки*. Адже по суті виходить, що ФОП (через підзвітну особу) здійснює готівковий розрахунок з фізособою — продавцем товарів, робіт, послуг.
* У тому числі це стосується розрахунків з особами, що здійснюють незалежну професійну діяльність (за умови, що особа, яка здійснює незалежну професійну діяльність, не зареєстрована як ФОП (див. консультацію в підкатегорії 109.13 БЗ).
ФОП сам витрачається на госппотреби
Якщо ми говоримо про ситуацію, коли ФОП сам витрачає свої кошти на госппотреби, то тут потрібно розуміти, що ФОП не може видати сам собі кошти під звіт. Річ у тому, що готівка ФОП і гроші на його підприємницькому рахунку належать власне фізособі-підприємцеві. Коли він їх витрачає на госппотреби або знімає з рахунку з метою витратити на госппотреби, немає факту передачі/видачі цих коштів іншій фізособі. Відповідно немає підстав для застосування п. 170.9 ПКУ.
У підприємця є свої правила оподаткування підприємницьких доходів, які для загальносистемників прописані в ст. 177 ПКУ, для єдиноподатників — у гл. 1 розд. XIV ПКУ (ср. ). І жодного подання авансового звіту вони не передбачають.
Знову ж таки в підзвітної особи підприємства в разі несвоєчасного повернення невитраченого залишку коштів, виданих у підзвіт, виникає оподатковуваний дохід. У підприємця такий дохід не виникає, оскільки гроші на його рахунку є його майном, яке оподатковується за «підприємницькими» правилами.
Усе це говорить на користь того, що авансового звіту підприємець (будь то загальносистемник чи єдиноподатник) сам собі не складає.
ФОП не повинен складати авансового звіту
Це стосується і випадку, коли кошти на госппотреби були витрачені безпосередньо з картки «ключ до рахунку» або знята готівка з цієї картки.
Щоправда, здійснюючи витрати на госппотреби з підприємницького рахунку, ФОП можуть мати певні паперові складнощі. Річ у тому, що завдяки нормі, яка з’явилася в Інструкції № 103 (п. 1111), банки, застосовуючи ризикорієнтований підхід, мають право вимагати документи, що підтверджують подальше використання готівки, яку ФОП знімає на госппотреби. Причому документи вони можуть вимагати при знятті абсолютно будь-якої суми. Критеріїв щодо суми знятої готівки, досягши якої банки можуть вимагати від клієнта документи, — немає.
Які документи може вимагати банк? Це можуть бути закупівельний акт, закупівельна відомість, форма № 1ДФ, кредитний договір, договір постачання, договір транспортування, договір зберігання. Але багато банків для таких випадків зараз обмежуються вимогою подати лише лист із зазначенням мети зняття готівки.
Щоб уникнути паперових проблем, ФОП простіше не повідомляти банку, що мета зняття готівки — госппотреби (тобто витрачання на підприємницьку діяльність)*.
* Детальніше про цю проблему ми писали в «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 52, с. 24.
Ще один момент, про який потрібно сказати, — використання особистого непідприємницького рахунку ФОП для своєї діяльності (госппотреби, відрядження).
У п.п. 7.7 Інструкції № 492 міститься пряма заборона на використання особистого рахунку громадян для підприємницької діяльності. Але що радує: санкцій за порушення цієї норми поки що немає.
Відрядження ФОП
Чинне законодавство не дає однозначної відповіді щодо можливості для ФОП відправити самого себе у відрядження. Традиційно вважається, що відрядження — це термін, характерний для трудових відносин. Єдиний виняток із цього правила — члени керівних органів підприємства (п.п. 170.9.1 ПКУ).
Підприємницька діяльність здійснюється на свій страх і ризик, отже, приплести до неї відрядження — термін, характерний для трудових відносин, — навряд чи вийде. Фіскали у своїх усних роз’ясненнях також заперечують право ФОП відправити самого себе у відрядження.
А чи потрібно ФОП якось оформляти видачу собі авансу? Вважаємо, що ні. Усі витрати в діловій поїздці він здійснює на власний розсуд. При цьому підприємцеві не потрібно подавати Звіт про витрачені у відрядженні кошти і дотримуватися будь-яких строків повернення невитраченої готівки, навіть якщо він видавав їх сам собі з підприємницької каси.
