Вважаємо, у цьому випадку підзвітна особа зобов’язана повернути до каси підприємства залишок невикористаних сум, отриманих на закупівлю сільгосппродукції, у день, на який припадає завершення відрядження. Утім, якщо встигнути повернути кошти до закінчення місяця, на який цей строк припадає, то жодних податкових наслідків не повинно бути. А тепер пояснимо.
Передусім зазначимо, що строки подання Звіту*, встановлені пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ, фіскали використовують для визначення розміру надміру витрачених коштів, що підлягають оподаткуванню ПДФО і ВЗ (п.п. 164.2.11 ПКУ). А строки, передбачені п. 19 Положенням № 148, призначені для визначення фактів порушення правил готівкового обігу. Причому строки подання Звіту не узгоджуються зі строком використання готівки, а отже, щоб виконати одночасно вимоги і ПКУ, і Положення № 148, потрібно знайти «золоту середину». Приступимо.
* Форма його затверджена наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.
Зазвичай закупівлю сільгосппродукції здійснюють через підзвітних осіб підприємства за готівкові кошти. Готівку на ці цілі видають з каси на підставі видаткового касового ордера (п. 26 Положення № 148). Строк, на який видається готівка під звіт, не може перевищувати 10 робочих днів**, включаючи день такої видачі (п. 19 Положення № 148). Там же сказано: якщо підзвітній особі одночасно видана готівка на відрядження і для вирішення в цьому відрядженні виробничих питань (у тому числі для закупівлі сільгосппродукції в населення), строк, на який видана готівка під звіт на такі завдання, подовжується до завершення строку відрядження.
** Щоб підтвердити право на 10-денний строк використання отриманих коштів, у видатковому касовому ордері потрібно зазначити підставу — «для закупівлі сільськогосподарської продукції».
Водночас строк подання Звіту при готівковій формі розрахунків установлений п.п. 170.9.2 ПКУ. Так, виконавши доручення із закупівлі необхідної сільгосппродукції, підзвітна особа (працівник) зобов’язана подати Звіт до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому він завершив виконання цивільно-правової дії (закупівлю сільгосппродукції) або завершив відрядження, у тому числі якщо закупівля сільгосппродукції здійснювалася у відрядженні. Залишок невикористаних коштів підлягає поверненню до або під час подання такого Звіту.
Інакше кажучи, виконуючи вимоги ПКУ і Положення № 148, підзвітна особа, отримавши кошти на закупівлю сільгосппродукції у відрядженні, повинна залишок невикористаних коштів повернути в день завершення відрядження, а ось сам Звіт вона може надати протягом 5 днів після завершення відрядження.
Великою мірою, якщо вже так трапилося, що працівник забарився з поверненням готівки, не варто перейматися. Адже штрафні санкції за порушення касової дисципліни нині не працюють***. Щонайбільше, що загрожує підприємству в цьому випадку, — це адміністративна відповідальність.
*** Після скасування Указу Президента України від 12.06.95 р. № 436/95 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 52, с. 2) до підприємства не застосовуються і фінсанкції за порушення касової дисципліни.
Зауважте: щоб уникнути утримання ПДФО і ВЗ, важливо, передусім, дотримуватися строків, установлених пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ. У нашому випадку повернути гроші без наслідків можна до або одночасно зі Звітом (до закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем завершення відрядження). Хоча, суворо кажучи, навіть порушення цих строків — ще не вирок. Адже, як ми вже сказали, ці підпункти ПКУ використовуються фіскалами тільки для визначення розміру оподатковуваного доходу (п.п. 164.2.11 ПКУ). Тому якщо підзвітна особа не вкладеться у встановлений ПКУ строк, але при цьому, враховуючи вимоги п. 4 Порядку № 841, встигне повернути гроші до закінчення місяця, на який цей строк припадає, то жодних податкових наслідків не повинно бути (більш детальніше див. с. 6 цього номера).
