Суміщення професій (посад)

Коли застосовують суміщення

Передусім запам’ятаєте: ст. 31 КЗпП забороняє вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої його трудовим договором. Тому на прохання про виконання обов’язків, не прописаних його трудовим договором і посадовою інструкцією, працівник має повне право відповісти відмовою.

Інша річ, якщо таке прохання оформлене офіційно й належно оплачується. Тоді і працівник задоволений, і Держпраці не «підкопається». Тим паче, що для цього чинне законодавство передбачає декілька варіантів оформлення «додаткової роботи». Треба лише обрати найбільш відповідний.

Звісно, можна розширити посадову інструкцію і зобов’язати працівника за ті ж гроші виконувати більший обсяг роботи. Але ми вважаємо, що кожна праця має бути оплачена. Тому такий варіант розглядати не будемо.

Припустимо, є певний обсяг роботи, і його треба комусь виконувати. Якщо є робота, то в штатному розписі під неї має бути відведена посада (штатна одиниця). Причому оскільки ви цю роботу хочете покласти на наявного в штаті працівника, то посада ця має бути не заповненою (вакантною). Наприклад, вакансія утворилася через звільнення якогось працівника, уведення до штатного розпису нової посади або збільшення кількості штатних одиниць за наявною посадою. Далі обираємо…

Якщо посада з додатковою роботою відрізняється від тієї, яку працівник уже займає, і обов’язки за нею він виконуватиме у свій основний робочий час, то маємо справу з суміщенням професій (посад).

Основна посада і посада з додатковою роботою ідентичні? — Маємо розширення зони обслуговування (збільшенням обсягу виконуваних робіт). Усі інші умови, що дозволяють збільшити трудове навантаження працівника шляхом розширення його зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваної роботи, аналогічні суміщенню професій (посад). Тому його сьогодні й розглянемо.

Що ще треба знати про суміщення

Розібратися з питаннями суміщення допоможуть КЗпП, Генеральна угода на 2019 — 2021 роки, постанова № 1145 та Інструкція № 53-ВЛ*.

* Відповідно Генеральна угода від 14.05.2019 р., постанова Ради Міністрів СРСР «Про порядок і умови суміщення професій (посад)» від 04.12.81 р. № 1145 та Інструкція Держкомпраці, Мінфіну СРСР і ВЦРПС «Про порядок і умови суміщення професій (посад) від 14.05.82 р. № 53-ВЛ.

Відзначимо, що останні два нормативних документи прийняті ще за часів СРСР, проте окремі їх положення ще діють у частині, що не суперечить законодавству України (див. постанову ВРУ від 12.09.91 р. № 1545-ХІІ). Саме вони містять визначення поняття «поєднання професій (посад)». Наведемо його.

Під суміщенням професій (посад) розуміють виконання працівником з його згоди разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою) в одного й того ж роботодавця протягом установленої законодавством тривалості робочого дня (робочої зміни) (п. 2 постанови № 1145 і п. 1 Інструкції № 53).

Позначимо основні умови, за яких можливе суміщення посад.

1. Як ми вже зазначили,

Не нехтуйте цим правилом. За відсутності вакансії за суміщуваною посадою в штатному розписі суміщення неможливе (див. постанову Верховного Суду від 24.10.2019 р. у справі № 824/238/19-а // reyestr.court.gov.ua/Review/85154028, листи Мінекономіки від 10.04.2020 р. № 3304-04/24218-06, Мінсоцполітики від 12.01.2016 р. № 10/06/186-16).

2. Пам’ятайте! Саме по собі оформлення суміщення не закриває вакантну посаду. Вона залишається вакантною.

3. Працівник, який суміщує посади, не звільняється від основної роботи, передбаченої його трудовим договором. Додаткові обов’язки за суміщуваною посадою працівник виконує у межах робочого часу (зміни), визначеного за основною роботою (наприклад, з 8:00 до 17:00 суміщує роботу секретаря керівника з роботою менеджера з персоналу).

А якщо працівник працює в режимі неповної зайнятості, чи можна на нього покласти суміщення? Так, звичайно, якщо це економічно доцільно і не веде до погіршення якості праці.

Наведене вище справедливо й для сумісників. Це підтверджують фахівці Мінсоцполітики в листі від 02.02.2015 р. № 102/13/84-15 (ср. ). Вони підкреслюють: у разі виробничої необхідності працівник, який працює за сумісництвом, може виконувати додаткову роботу в межах свого робочого часу, суміщуючи професії (посади).

Водночас суміщення професій (посад) можливе тільки в тих випадках, коли працівник за своєю кваліфікацією може забезпечити якісне виконання як основної, так і суміщуваної (додаткової) роботи. Тому, як правило, воно встановлюється в межах тієї ж категорії персоналу, до якої належить цей працівник.

Як оформити?

Ініціатива встановити суміщення професій (посад) може виходити як від працівника, так і від роботодавця. Тобто тут у вас традиційно два шляхи:

— або отримати заяву працівника з відповідним проханням;

— або без заяви відповідно до прийнятого роботодавцем рішенням (див. ч. 3 ст. 32 КЗпП).

Найбільш швидкий — перший варіант. У такому разі працівник подає на ім’я керівника письмову заяву з проханням установити суміщення за бажаною посадою, яка є вакантною. Останній видає наказ (розпорядження) про встановлення суміщення посад та ознайомлює з ним працівника під підпис.

Переходимо до другого варіанта. Встановлення/скасування суміщення професій (посад) вважається зміною істотних умов праці. Тому якщо його ініціатором є роботодавець, то він зобов’язаний письмово повідомити про це працівника (бажано під підпис) не пізніше ніж за 2 місяці. Плюс до цього встановлення/скасування суміщення професій (посад) повинно бути викликано змінами в організації виробництва і праці. Порядок документального оформлення такий же, як і при встановленні неповного робочого часу працівникові за ініціативою роботодавця. Детально процедуру див. у «Податки & бухоблік», 2020, № 35, с. 17.

Важливо! Якщо працівник не погоджується на продовження роботи в нових умовах праці, то після закінчення 2-місячного строку попередження трудовий договір з ним припиняється на підставі п. 6 ст. 36 КЗпП. Звільняючи працівника за цією підставою, ви зобов’язані будете виплатити йому вихідну допомогу в розмірі середнього місячного заробітку.

Як бачите, шлях установлення суміщення професій (посад) за ініціативою роботодавця нелегкий і досить довгий. Тому якщо чекати 2 місяці не хочете, домовляйтеся з працівниками.

Оформляючи наказ про суміщення (незалежно від того, хто є ініціатором суміщення), в обов’язковому порядку зазначте в ньому:

— назву професії (посади), за якою відбуватиметься суміщення, умови виконання роботи;

— строк суміщення (у разі потреби). Річ у тому, що

— розмір плати за суміщення (про особливості її встановлення див. у наступному розділі статті).

Важливо! Якщо з працівником укладений письмовий трудовий договір для оформлення суміщення посад, не треба укладати новий трудовий договір або вносити зміни в наявний. Достатньо просто видати наказ (розпорядження) про встановлення суміщення.

Також не треба:

— подавати податківцям Повідомлення про прийняття на роботу у разі встановлення суміщення. Адже на суміщення окремий трудовий договір не укладають;

— вносити запис про суміщення професій (посад) до трудової книжки. Водночас якщо працівник хоче бачити запис про суміщення в трудовій, то ви можете його внести;

— окремо вести облік робочого часу за суміщуваною професією (посадою) в табелі обліку робочого часу. Облік ведуть тільки за основною посадою.

А як бути зі скасуванням суміщення, якщо воно було встановлене безстроково або потреба в ньому відпала до закінчення строку встановлення?

Скасування суміщення відбувається так само, як і його введення (див. вище), тобто:

— за домовленістю між працівником і роботодавцем (на підставі заяви працівника);

або

— за ініціативою роботодавця — з попередженням не менше ніж за 2 місяці (ч. 3 ст. 32 КЗпП). Якщо колишні істотні умови праці не можуть бути збережені, а працівник не згоден продовжувати роботу в нових умовах, трудовий договір із ним припиняється згідно з п. 6 ст. 36 КЗпП.

Якщо ж у наказі (розпорядженні) про встановлення суміщення був зазначений строк, до якого воно вводиться, то після закінчення цього строку суміщення припиняється автоматично.

Як оплачувати?

Встановлюємо доплату. Працівникам, які виконують разом зі своєю основною роботою додаткову роботу за іншою професією (посадою) без звільнення від основної роботи, здійснюється доплата за суміщення (ст. 105 КЗпП).

У загальному випадку розмір такої доплати встановлюють у колективному договорі, що діє на підприємстві, або в іншому локальному акті, що регулює питання оплати праці (наприклад, у положенні про оплату праці), погодженому з профкомом (представником трудового колективу).

Зауважимо, якщо на підприємство поширюється дія Генеральної угоди на 2019 — 2021 роки, то доплата за суміщення професій (посад) одному працівникові не обмежується максимальним розміром і встановлюється в межах економії фонду заробітної плати за тарифною ставкою (окладом) за суміщуваною посадою працівника.

Доплату за суміщення професій (посад) здійснюють на підставі відповідного наказу (розпорядження).

Врахуйте! З доплатою за суміщення професій (посад) краще не жартувати. Річ у тому, що вона є мінімальною гарантією в оплаті праці. Отже, якщо підприємство не нараховує / не виплачує її працівникові, то воно не дотримується мінімальних державних гарантій в оплаті праці. На це звертає увагу Верховний Суд у постанові від 24.10.2019 р. у справі № 824/238/19-а (див. вище).

Суд відзначив: якщо працівники виконують додаткову роботу за посадою, передбаченою штатним розписом, у порядку суміщення, то таким працівникам в обов’язковому порядку повинна здійснюватися доплата за суміщення професій (посад).

Трудова доплата. Врахуйте, що

* Мінімальна заробітна плата.

Індексація. Чи буде базовим місяць, в якому працівникові встановлена доплата за суміщення посад? Ні! Місяць установлення доплати за суміщення посад не є базовим за умови, що в такому місяці не підвищується оклад (тарифна ставка) працівника (абзац сьомий п. 5 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 17.07.2003 р. № 1078).

Тому базовим для працівника залишиться місяць, в якому відбулося останнє підвищення окладу за його основною посадою.

Розрахунок середньої зарплати. Тут без сюрпризів. Доплату за суміщення посад враховують при розрахунку середньої зарплати для розрахунку лікарняних, допомоги по вагітності та пологах, відпускних, компенсації за дні невикористаної відпустки, вихідної допомоги тощо.

Оподатковуємо та відображаємо

Тут усе просто — згідно з п.п. 2.2.1 Інструкції, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5, доплата за суміщення посад (професій) входить до фонду додаткової зарплати.

Відповідно ця виплата входить до бази нарахування ЄСВ.

Якщо працівник користується правом на ПСП і загальна сума зарплати з урахуванням доплати не перевищує граничного розміру доходу, то можна застосовувати ПСП. Інакше базою оподаткування і для ПДФО, і для ВЗ буде нарахована сума зарплати.

Переходимо до звітності. Доплату за суміщення професій (посад) у формі № 1ДФ і Звіті з ЄСВ відображаємо в загальній сумі зарплати. Окремо виділяти її не треба. Також не треба зазначати в цих звітах дати встановлення/зняття суміщення.