Установлюємо неповний робочий час

Напевно, в кожного роботодавця працюють працівники з неповним робочим часом. Адже та сама робота за сумісництвом є різновидом роботи на умовах неповного робочого часу.

Але іноді, йдучи накатаним шляхом, можна легко пропустити зміни або нововведення. Тому пропонуємо вам освіжити знання.

Коли йдеться про неповний робочий час, то на перше місце виходить ст. 56 КЗпП. Вона допускає можливість установити працівникам:

1) неповний робочий день;

2) неповний робочий тиждень;

3) неповний робочий час у вигляді поєднання неповного робочого дня з неповним робочим тижнем.

При цьому межу, до якої можна зменшувати тривалість робочого часу, законодавство не встановлює. Так само воно не забороняє встановлювати режим неповного робочого часу як для окремих, так і для всіх працівників підприємства.

Ініціатором неповного робочого часу може бути як найманий працівник, так і роботодавець.

Ініціатива виходить від працівника

Якщо неповний робочий час установлюють за домовленістю сторін, то про своє бажання працювати менше працівник зазначає у відповідній заяві в довільній формі. Серед іншого, у ній працівник відображає бажані:

— режим роботи (неповний робочий день, неповний робочий тиждень або їх поєднання);

— тривалість робочого дня в робочі дні тижня (якщо зменшується робочий день) та/або кількість робочих днів протягом робочого тижня (якщо зменшується кількість робочих днів) або кількість робочих годин на тиждень, якщо порядок виходу працівника на роботу регулюється графіком виходу на роботу (графіком змінності). Якщо роботодавець згоден, то видає наказ (розпорядження) про встановлення неповного робочого часу.

Важливо! В окремих випадках згода роботодавця на встановлення неповного робочого часу не потрібна. Так, наприклад, роботодавець зобов’язаний установити неповний робочий час, якщо з таким питанням до нього звернуться: вагітна жінка; жінка, яка має дитину віком до 14 років або дитину-інваліда, що в тому числі перебуває під її опікою.

З ініціативи роботодавця

Частина 3 ст. 32 КЗпП надає право роботодавцеві зі своєї ініціативи (в односторонньому порядку) встановити працівникам неповний робочий час при продовженні роботи за тією ж спеціальністю, кваліфікацією або посадою.

Але просто взяти й установити тут не вийде. Адже режим роботи, встановлення/скасування неповного робочого часу — це істотні умови праці працівника. Змінити їх можна тільки за наявності змін в організації виробництва та праці. Наприклад, прийнято рішення про встановлення неповного робочого часу для всього підприємства, окремих його структурних підрозділів та категорій працівників, у зв’язку з нестабільною кон’юнктурою ринку, що впливає на роботу підприємства (коливання обсягів виробництва).

Про зміну істотних умов праці роботодавець зобов’язаний повідомити працівників не пізніше ніж за 2 місяці.

Для цього необхідно:

1) погодити рішення про встановлення неповного робочого часу з виборним органом первинної профспілкової організації (п. 4 ч. 1 ст. 247 КЗпП);

2) видати наказ про встановлення неповного робочого часу у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці;

3) попередити працівників не пізніше ніж за 2 місяці про майбутні зміни (ст. 32 і 103 КЗпП). Наприклад, вручити кожному працівникові під підпис повідомлення про зміну істотних умов праці, складене в довільній формі. Якщо працівник відмовляється отримувати таке повідомлення або ставити підпис, складіть відповідний акт;

4) внести відповідні зміни до колективного договору (правил внутрішнього трудового розпорядку, інших нормативних актів роботодавця, що регулюють питання тривалості робочого часу працівників);

5) напередодні встановлення неповного робочого часу:

— отримати від працівників згоду або відмову від продовження роботи в нових умовах праці. Для цього підійде, наприклад, розписка чи письмова заява працівника про згоду/відмову від продовження роботи у зв’язку зі змінами істотних умов праці. Зверніть увагу: працівники повинні дати згоду на продовження роботи в нових умовах праці, а не на встановлення неповного робочого часу;

— видати наказ про встановлення неповного робочого часу працівникам, які погодилися на роботу в нових умовах. З наказом ознайомити працівників під підпис. Неповний робочий час можна встановлювати на певний період (певний строк) або без обмеження строком, про що обов’язково зазначається в наказі. Крім того, у наказі слід чітко зазначити кількість годин — при переведенні працівника на неповний робочий день або кількість днів — якщо він переведений на неповний робочий тиждень;

— видати наказ про припинення трудових договорів на підставі п. 6 ст. 36 КЗпП з працівниками, які відмовилися продовжувати роботу в нових умовах праці. З наказом ознайомити працівників під підпис. Звільняючи працівника за цією підставою, ви зобов’язані будете виплатити йому вихідну допомогу в розмірі середнього місячного заробітку.

Як бачите, шлях установлення неповного робочого часу з ініціативи роботодавця нелегкий і доволі довгий. Тому якщо чекати 2 місяці не хочете, домовляйтеся з працівниками.

Далі поговоримо про нормування робочого часу для працівників, яким установлено неповний робочий час.

Норми часу і табель

Норми робочого часу. Для працівника, якому встановлено неповний робочий час, роботодавець зобов’язаний розрахувати індивідуальну норму робочого часу. Причому для всіх таких працівників залежно від їх зайнятості.

Це дозволить уникнути непотрібного нервування у випадку, якщо на ваше підприємство зазирнуть з інспекційним відвідуванням інспектори праці.

Зазначимо, на думку Мінсоцполітики (див. лист Мінсоцполітики від 22.12.2017 р. № 2960/0/107-17/284), тривалість роботи працівників, яким установлено неповний робочий час, не скорочується напередодні святкових і неробочих днів на 1 годину. Проте багато роботодавців передбачають таке скорочення й для працівників з неповним робочим часом.

Зі свого боку вважаємо за доцільне передбачити таке скорочення для працівників з неповним робочим тижнем.

Табелювання. У табелі обліку робочого часу години, відпрацьовані при неповному робочому часі, позначають так: у верхній комірці зазначають кількість фактично відпрацьованих годин (наприклад, «5»), у нижній — умовне позначення «РС» — години роботи працівників, яким установлено неповний робочий день (тиждень) згідно із законодавством.

Проте зауважте: якщо такий режим роботи введений з ініціативи роботодавця (ст. 32 КЗпП), то недопрацьовані години позначають кодом «НД» — неявка у зв’язку з переведенням з ініціативи роботодавця на неповний робочий день (тиждень).

Оплата робочого часу

У разі встановлення неповного робочого часу оплата праці працівників здійснюється пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виробітку (абз. 2 ст. 56 КЗпП).

Якщо працівник з погодинною оплатою праці, то проблем не виникає.

При погодинній оплаті праці основну зарплату (Згод) працівника з неповним робочим часом за місяць можна розрахувати за допомогою формули:

Згод = Тгод х Гвідпр,

де Тгод — годинна тарифна ставка працівника; Гвідпр — кількість годин, фактично відпрацьованих працівником.

Зауважте! При переведенні працівника на неповний робочий час зменшується тільки тривалість робочого часу, а розмір годинної ставки не змінюється.

А як бути, якщо працівникові встановлено оклад (місячну тарифну ставку)?

На думку Мінекономрозвитку, наведену в листі від 18.02.2020 р. № 3511-06/10282-07, приписи абз. 2 ст. 56 КЗпП слід читати так. Якщо працівник, оплата праці якого здійснюється виходячи з окладу (місячної тарифної ставки), прийнятий на неповний робочий час і обіймає частину штатної одиниці (0,25, 0,5, 0,75), то у випадку відпрацювання ним усіх робочих днів і годин, передбачених індивідуальним графіком роботи, розрахованим з урахуванням вимог ст. 50 — 53, 67 і 73 КЗпП, його основна зарплата повинна обчислюватися шляхом множення окладу (місячної тарифної ставки) на частину штатної одиниці, яку обіймає працівник.

Аналогічної думки із цього питання дотримувалися й фахівці Мінсоцполітики. Ми також вважаємо такий підхід правильним.

Таким чином, якщо працівникові встановлена місячна тарифна ставка (оклад) (Ом) і він повністю відпрацював усі дні за графіком роботи (змінності) в місяці, то суму його основної зарплати (Зм) знаходять за формулою:

Зм = Ш х Ом,

де Ш — частина штатної одиниці, яку обіймає працівник.

Приклад 1. Працівникові встановлено режим неповного робочого дня (4 години на день при 8-годинному робочому дні, 5 днів на тиждень, 20-годинний робочий тиждень). Згідно зі штатним розписом його оклад дорівнює 10000,00 грн. У квітні 2020 року працівник відпрацював усі дні згідно з графіком виходу на роботу.

Працівник обіймає 0,5 штатної одиниці (20 год (норма годин на тиждень, розрахована з урахуванням режиму роботи працівника) : 40 год (нормальна тривалість робочого часу) = 0,5).

Працівникові буде нарахована основна зарплата в розмірі, що дорівнює 0,5 окладу:

0,5 х 10000,00 грн = 5000,00 грн.

А як бути, якщо працівник відпрацював не всі дні за графіком роботи? Тоді основну зарплату за місяць, який був відпрацьований не повністю через хворобу, відпустку тощо, розраховуємо пропорційно фактично відпрацьованим дням протягом місяця (див. листи Держпраці від 27.05.2019 р. № 4340/4/4.1-ДП-19 та Мінсоцполітики від 15.04.2019 р. № 553/0/206-19).

У цьому випадку для розрахунку основної зарплати за місяць можна використовувати формулу:

Зм = Ш х Ом : Др х Дф,

де Др — кількість робочих днів за графіком роботи працівника в конкретному місяці; Дф — кількість днів, фактично відпрацьованих працівником у цьому місяці.

Приклад 2. Використовуючи умови прикладу 1, припустимо, що працівник з 1 по 15 квітня 2020 року перебував у відпустці без збереження зарплати. У зв’язку із цим з 21 робочого дня він фактично відпрацював у квітні тільки 10.

Зарплата працівника за квітень становитиме:

0,5 х 10000,00 грн : 21 роб. дн. х 10 роб. дн. = = 2380,95 грн.

Водночас звернемо вашу увагу на те, що на місцях при проведенні інспекційного відвідування деякі інспектори праці наполягають, що розрахунок основної зарплати працівникам-окладникам з неповним робочим часом слід здійснювати пропорційно відпрацьованим годинам. Тобто вони пропонують оклад ділити на кількість робочих годин за нормою тривалості робочого часу для працівника з повною зайнятістю і результат множити на кількість фактично відпрацьованих годин.

На нашу думку, такий підхід неправильний. Адже нормовані завдання працівникам, яким установлено оклад (місячну тарифну ставку), встановлюють із розрахунку на місяць. Облік робочого часу за такими працівниками також ведеться у днях.

А що ж Держпраці? У своєму листі від 03.02.2020 р. № 765/3.1/3.1-20

Ми також радимо вам дослухатися рекомендацій Держпраці. І йдемо далі.

Працівники-відрядники. У разі їх переведення на неповний робочий час розмір відрядної розцінки не змінюють, не зменшують також і нормоване завдання. Проте у зв’язку з тим, що тривалість роботи зменшується, працівник виконає менший обсяг робіт і, отже, менше заробить.

Додаткова зарплата

Індексація. В умовах неповного часу суму індексації розраховують пропорційно зайнятості. Розібратися з порядком нарахування індексації вам допоможе журнал «Податки & бухоблік», 2018, № 5.

Трудова доплата до мінімалки. У разі встановлення неповного робочого часу мінімальна заробітна плата розраховується пропорційно виконаній нормі праці (далі — пропорційна МЗП). Потім із цим показником порівнюють зарплату, нараховану працівникові за фактично відпрацьований час.

Якщо фактична зарплата працівника виявилася вищою за пропорційну МЗП, нараховуємо працівникові фактичну зарплату. Якщо ж перемогла пропорційна МЗП, додатково розраховуємо та нараховуємо працівникові «трудову» доплату. Її величина дорівнює різниці між мінімальною зарплатою, визначеною пропорційно виконаній нормі праці (відпрацьованому часу), і фактичною зарплатою працівника.

ЄСВ

Тут без поблажок — дотримуємось правила «ЄСВ з мінімалки». Якщо база нарахування ЄСВ за основним працівником (без інвалідності), переведеним на неповний робочий час, не перевищує розмір МЗП, сума ЄСВ визначається як добуток МЗП і ставки ЄСВ (22 %).

І наостанок хочемо звернути вашу увагу на один важливий момент. Стосується він Держпраці та її вірного інформатора Пенсійного фонду.

Якщо у вас у місяці масового встановлення неповного робочого часу на 20 % і більше збільшилася кількість працівників з ознакою «неповний робочий час», Пенсійний фонд «зіллє» цю інформацію Держпраці. У результаті є ризик потрапити до плану перевірок на 2021 рік.