Z-звіт: коротко про головне

Коли СТВОРЮВАТИ Z-звіт

Розпочнемо з того, що з 01.08.2020 р. відповідно до п. 9 ст. 3 Закону про РРО на РРО (за винятком автоматів з продажу товарів (послуг)) і ПРРО слід щоденно створювати у паперовій та/або електронній формі фіскальні звітні чеки у разі здійснення розрахункових операцій.

Лишається з’ясувати тільки те, що вкладається у поняття «щодня».

Коли мова йде про класичний РРО, то щоб зрозуміти, коли слід створити Z-звіт, варто орієнтуватися не тільки на Закон про РРО, а й на підзаконні акти. Так, у п. 2 Вимог № 199* наведено визначення «зміна» — це період роботи РРО від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту. При цьому у Вимогах № 199 зауважено, що максимальна тривалість зміни РРО не повинна перевищувати 24 години. Отже, тільки після того, як зміна на РРО триватиме більше 24 годин, тобто буде перевищена максимальна тривалість зміни, такий РРО заблокують (п. 7 Вимог № 199).

* Вимоги щодо реалізації фіскальних функцій РРО.., затверджених постановою КМУ від 18.02.2002 р. № 199.

З цього ми робимо висновок:

З нашим висновком останнім часом погоджуються і фіскали. Саме так вони говорять у листах ДПСУ від 05.06.2020 р. № 2344/6/99-00-05-04-01-06/ІПК та від 11.04.2019 р. № 1560/6/99-99-14-05-01-15/ІПК.

Але інколи у них проскакує й інша позиція. Так, у листах ДПСУ від 13.09.2018 р. № 4024/ІПК/03-20-14-05-11 і від 05.02.2019 р. № 394/6/99-99-14-05-01-15/ІПК та у БЗ 109.10 вони вважають, що при цілодобовій роботі Z-звіт слід друкувати кожного дня після закінчення робочої зміни, але не пізніше 24 годин цього дня.

Аргументи: коли мова йде про «щодня», то, на їх погляд, слід говорити про добу, тобто про період часу у 24 години (тобто день триває з 0 годин ранку та закінчується 24-ю годиною вночі). Тому, на їх думку, друкувати Z-звіт слід кожного дня не пізніше 24 години ночі. Тобто коли підприємство працює цілодобово і касир заступив на зміну, наприклад, о 8 годині вечора, то він має обов’язково виконати Z-звіт до 24:00, а потім наприкінці зміни. Тільки так, на їх погляд, він не порушить РРО-законодавства.

Як бачимо, у фіскалів є два різних підходи до однієї й тієї ж проблеми, тому тим суб’єктам, що працюють цілодобово, краще отримати індивідуальну податкову консультацію і чинити так, як скажуть у ній.

Z-звіт при відсутності операцій

Доволі часто запитують: чи слід виконувати Z-звіти у випадку, коли протягом дня жодної розрахункової операції здійснено не було?

Відповідь на це запитання також випливає з п. 9 ст. 3 Закону про РРО, в якому прямо вказано, що Z-звіт створюють тільки у разі здійснення розрахункових операцій.

Розрахунковою операцією у розумінні ст. 2 Закону про РРО є приймання від покупця готівкових коштів, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів (послуг), видача готівкових коштів за повернутий покупцем товар (ненадану послугу), а у разі застосування банківської платіжної картки — оформлення відповідного розрахункового документа щодо оплати в безготівковій формі товару (послуги) банком покупця або, у разі повернення товару (відмови від послуги), оформлення розрахункових документів щодо перерахування коштів у банк покупця.

Отже, якщо за цілий день суб’єкт не продав жодної одиниці товару і не повернув раніше отримані від покупця кошти за повернений товар, то створювати Z-звіт не потрібно.

З цим погоджуються і фіскали. Вони заявляли (до 01.08.2020 р., коли друк Z-звіту був обов’язковим), що Z-звіт необов’язково друкувати, навіть якщо протягом дня не було розрахункових операцій, але було здійснено операції «службове внесення» та «службова видача». Адже ці операції не є розрахунковими (БЗ 109.09).

Напевно такий самий висновок у них буде й після 01.08.2020 р. Тобто

Оприбуткування готівки

Для ФОП, які використовують РРО та ПРРО, а також юросіб та їх відокремлених підрозділів, які ведуть касову книгу і здійснюють розрахунки через РРО, факт виконання Z-звіту на оприбуткування готівки жодним чином не вплине. Річ у тому, що (п. 11 Положення № 148*):

* Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

— для ФОП оприбуткуванням готівки вважається відображення суми отриманої готівки у книгах обліку доходів (доходів і витрат). На сьогодні ВР прийняла законопроєкт № 2524, яким скасовується реєстрація та ведення Книги обліку доходів для ФОП — платників ЄП, які не є платниками ПДВ. Водночас поки Положення № 148 не приведуть у відповідність до цих змін, доведеться для оприбуткування готівки проводити записи у таких книгах;

— для юросіб та відокремлених підрозділів, які ведуть касову книгу, оприбуткуванням готівки є запис у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.

При цьому той факт, що ФОП, які використовують РРО, чи юрособи та їх відокремлені підрозділи, які використовують касову книгу, провели/не провели суму готівки через касовий апарат, жодним чином не вплине на її оприбуткування. Щоб готівка була оприбуткована, вони мають відобразити її в Книзі доходів чи в касовій книзі.

Враховуючи це, дехто може сказати: а який же зв’язок між оприбуткуванням готівки і створенням Z-звіту? Такий зв’язок є, але прослідковується він тільки в однієї категорії суб’єктів, а саме у відокремлених підрозділів юросіб, які не ведуть касову книгу і здійснюють готівкові операції через РРО чи ПРРО. Для них оприбуткуванням готівки буде вважатися при проведенні операцій через (п. 11 Положення № 148):

— РРО — зберігання щоденних Z-звітів в електронній формі і занесення інформації з них до відповідних книг обліку (КОРО — у разі її використання на період виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії);

— ПРРО — забезпечення щоденного створення ПРРО у паперовій та/або електронній формі Z-звітів та подання їх до фіскального сервера, а також направлення створених ПРРО електронних розрахункових документів та повідомлень для їх реєстрації і довгострокового зберігання до фіскального сервера. Чому для ПРРО, щоб оприбуткувати готівку, передбачено варіант із створенням Z-звіту у паперовій формі, коли такі апарати цей звіт можуть створювати тільки у електронному вигляді, не зрозуміло…

Тому вважаємо, що

Як бачимо, тільки для відокремлених підрозділів, які не ведуть касову книгу, нестворення Z-звітів і незберігання їх у електронному вигляді, а при роботі на ПРРО ще й непередавання Z-звітів на фіскальний сервер (а у випадку роботи в режимі офлайн непередавання також чеків РРО на фіскальний сервер) вважатиметься неоприбуткуванням готівки.

Водночас з 23.06.2019 р. відповідальності у вигляді 5-кратного штрафу вже не існує. Її з цієї дати було скасовано (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 52, с. 2). Тому відокремленим підрозділам та іншим суб’єктам господарювання, у тому числі й ФОП, які після скасування книг обліку припинять робити в ній записи, боятися такої відповідальності не слід.

Відповідальність за незбереження

Z-звіти слід не тільки створювати щодня (за наявності розрахункових операцій) — їх ще слід зберігати протягом строку, визначеного п. 44.3 ПКУ, тобто протягом 1095 днів. При цьому до 01.08.2020 р. їх слід було зберігати тільки в електронному вигляді. А от після цієї дати, начебто, можна буде зробити вибір. Так, у п. 6 гл. 4 розд. ІІ Порядку ведення КОРО* з’явиться норма, згідно з якою зберігати щоденні Z-звіти можна буде в паперовій та/або електронній формі.

* Затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. № 547.

Чому тепер у Порядку ведення КОРО є вибір варіанта створення Z-звіту не тільки у паперовій формі, а й у електронній, — не зрозуміло. Оскільки до 01.08.2020 р. навіть старі класичні РРО зберігали такі звіти в електронній формі, то, вважаємо, наявність тут згадки про паперову форму є зайвою. Тому радимо всім, як і раніше, робити акцент на зберіганні таких звітів у електронній формі.

До того ж щоб виконати зберігання Z-звітів у електронній формі, жодних складних рухів робити не слід. Так, якщо мова йде про роботу з класичним РРО, то щоб створити такий звіт у електронній формі, по суті, достатньо тільки не забувати їх створювати. Річ у тому, що вже тривалий час Z-звіти в електронному вигляді зберігають без втручання суб’єктів всі РРО (за винятком автоматів з продажу товарів/послуг).

На це, зокрема, вказує п. 1.2 Вимог № 1057**, в якому йдеться про те, що всі класичні РРО, які створюють контрольну стрічку в електронній формі (КСЕФ), мають автоматично зберігати її на носії контрольної стрічки у формі пакетів даних. Таким носієм є функціональна частина РРО, яка призначена для зберігання створених РРО пакетів даних.

** Вимоги щодо створення КСЕФ у РРО та модемах для передачі даних, затверджені наказом Мінфіну від 08.10.2012 р. № 1057.

Коли говорять про зберігання КСЕФ, то мають на увазі зберігання копій розрахункових документів, послідовно сформованих РРО, що надруковані або створені в електронній формі таким РРО, а також копій Z-звітів у разі створення контрольної стрічки в електронній формі.

Отже, з цього випливає, що для зберігання Z-звіту у електронному вигляді суб’єкту господарювання достатньо просто своєчасно виконати на своєму РРО, що формує контрольну стрічку в електронному вигляді, Z-звіт.

До відома! Якщо ви, за звичкою, будете друкувати Z-звіти, а отже, і зберігати їх також у паперовій формі, то робити це можна так, як ви того забажаєте. Наприклад, ніхто вам не забороняє підклеювати такі звіти до КОРО (якщо ви від неї не відмовилися).

Справа в тому, що з 01.08.2020 р. у п. 6 розд. 4 Порядку ведення КОРО буде прямо вказано, що суб’єкт господарювання може зберігати Z-звіти в паперовій та/або електронній формі у будь-який зручний та не заборонений чинним законодавством спосіб.

Отже, теоретично ви можете зберігати у паперовому вигляді такі звіти, навіть підклеюючи їх до своєї КОРО (якщо ви від неї не відмовилися).

Хоча якщо цього не робити, то вони все одно будуть у вас збережені у електронному вигляді і жодних проблем із цим, а заодно і з оприбуткуванням готівки, у вас не виникне.

Якщо ви зберігаєте Z-звіти у паперовій формі і, наприклад, їх за звичкою, підклеюєте на останню сторінку КОРО, то фіскали можуть прийти і сказати, що за це вас покарають, як за неправильне ведення КОРО.

Хоча, на наш погляд, це не так, оскільки прямої заборони на підклеювання Z-звіту в КОРО з метою їх зберігання у законодавстві не існує. Крім того, якщо для вас зручним способом буде зберігання Z-звіту шляхом підклеювання його у КОРО, то відбитися від фіскалів буде просто.

Якщо ж не хочете навіть натяку на суперечку з фіскалами, можете вигадати й інший спосіб зберігання цих роздрукованих звітів (у сейфі, у спеціальній скриньці тощо).

Головне, щоб спосіб збереження Z-звітів давав змогу (у тому числі під час проведення перевірки) візуального перегляду такого Z-звіту для підтвердження факту оприбуткування готівки та повноти обліку здійснених розрахункових операцій.

Хоча ще раз наголошуємо:

Тим суб’єктам, які використовують ПРРО, проблем із зберіганням узагалі не виникне. По-перше, їх Z-звіти зберігатимуться виключно у електронному вигляді (оскільки в паперовому не формуються), а по-друге, зберігати їх буде сервер ДПСУ, куди за необхідності можна буде звернутися і відшукати Z-звіт за відповідний день і потім відтворити на екрані певного пристрою.

Нагадаємо, що за незбереження щоденних Z-звітів, у тому числі й у електронному вигляді, податківці напевно будуть застосовувати штрафну санкцію згідно з п. 121.1 ПКУ «за незабезпечення зберігання документів» у розмірі 510 грн, а також захочуть притягнути до адмінвідповідальності за ст. 155¹ КУпАП (див. БЗ 109.20) у вигляді штрафу на:

— осіб, які здійснюють розрахункові операції, — від 34 до 85 грн;

— посадових осіб — від 85 до 170 грн.

Але оскільки такий звіт зберігає РРО і ПРРО самостійно (про це вище), то перейматися через те, що ви не виконаєте обов’язку зі зберігання Z-звітів, не слід.