Програмні РРО: початок

Що таке ПРРО

З 01.08.2020 р. з подання Закону № 128 прописку у Законі про РРО отримають поряд зі звичайними РРО (їх ще називають класичними) і програмні РРО (далі — ПРРО).

Під ПРРО розуміють програмний, програмно-апаратний або програмно-технічний комплекс у вигляді технологічного та/або програмного рішення, що використовується на будь-якому пристрої та в якому фіскальні функції реалізовані через фіскальний сервер контролюючого органу і який призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів (наданні послуг), операцій з торгівлі валютними цінностями в готівковій формі та/або реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг), операцій з приймання готівки для подальшого переказу (ст. 1 Закону про РРО).

Уже з цього стає зрозуміло, що ПРРО в дечому відрізняються від звичайних, а саме:

1. Вигляд ПРРО. Звичайний РРО — це монолітний пристрій, всі частини якого передбачені тільки для проведення розрахункової операції. ПРРО — програмне забезпечення (програма, додаток), яке може встановлюватися на будь-який пристрій від мобільних пристроїв (планшет, смартфон тощо), до стаціонарних апаратів, виконаних у вигляді програмно-апаратних або програмно-технічних комплексів, яке дозволить пристрою виконувати фіскальні функції, та мати безперервний доступ до Інтернету.

2. Фіскальні функції. ПРРО, як і звичайний РРО, має виконувати фіскальні функції та передавати до ДПСУ розрахункові документи і фіскальні звітні чеки в електронній формі по дротових або бездротових каналах зв’язку. Але, на відміну від звичайного РРО, фіскальні функції ПРРО і передача інформації про здійснені розрахункові операції виконується по-іншому.

Так, щоб звичайний РРО виконав фіскальні функції, він має в момент проведення розрахункової операції занести у свою фіскальну пам’ять (тобто у блок, який знаходиться в самому РРО) інформацію про розрахункову операцію, яку можна тільки зчитати та не можна змінити.

Що ж до ПРРО, то

З цього сервера інформацію можна тільки зчитати. Тобто на самому пристрої, на який встановлено програму з ПРРО розрахункових документів, якщо він працює в онлайн-режимі (тобто у звичайному режимі), не відшукати.

До відома! Фіскальний сервер не тільки реєструє електронні розрахункові документи й електронні фіскальні звітні чеки та зберігає дані про проведені розрахункові операції, а також здійснює реєстрацію ПРРО, обробку та надання доступу до інформації про розрахункові операції, проведені з використанням ПРРО.

Враховуючи це, ПРРО сильно залежні від наявності зв’язку із сервером через мережу Інтернет, тобто повністю функціонує тільки у режимі онлайн. Це один із недоліків ПРРО, оскільки ніхто не застрахований від зникнення зв’язку із сервером ДПСУ.

Водночас відсутність зв’язку із сервером великих проблем у роботі ПРРО створити не повинна. Тому що законодавець дав змогу тимчасово ПРРО працювати в режимі офлайн, тобто без зв’язку із сервером ДПСУ. При роботі в цьому режимі (тривалість режиму роботи офлайн не перевищує 36 годин підряд) ПРРО буде створювати електронні чеки та фіскальні денні звіти як і при роботі в режимі онлайн. Водночас зберігати їх він буде на пристрої, де встановлений ПРРО, і тільки потім після відновлення зв’язку із сервером дані про здійснені операції будуть передаватися на сервер (тобто тільки тоді ПРРО може виконати покладену на нього фіскальну функцію). По суті, це знайомий усім користувачам РРО випадок проведення операцій через КОРО та РК у випадку виходу з ладу РРО чи вимкнення світла.

3. Чек РРО. Звичайні РРО з 01.08.2020 р. зможуть формувати чек як у паперовому вигляді, так і в електронному (хоча до цього вони могли формувати чек тільки на папері), а от ПРРО будуть створювати чеки РРО тільки в електронному вигляді. Вимоги видавати чек тільки в паперовому вигляді для ПРРО жоден нормативно-правовий акт не містить.

Крім того, через тотальне занесення інформації про здійснені операції на фіскальний сервер ПРРО не вимагає взагалі ведення КОРО (ті, хто використовує класичні РРО, від КОРО можуть відмовитися, але тоді при вимкненні світла чи виходу з ладу РРО працювати вони не зможуть).

Всі інші функції ПРРО такі ж самі, як і звичайного РРО. Тобто проводити операцію через нього потрібно в момент її здійснення, тобто при отриманні коштів від покупця, а після закінчення зміни касир, який працює з ПРРО, має сформувати фіскальний звіт (Z-звіт) тощо.

Звертаємо увагу! У п. 11 Положення № 148 з 01.08.2020 р. з’явиться положення, яким буде визначено, що вважати датою оприбуткування готівки в касі суб’єкта господарювання, який проводить готівкові розрахунки із застосуванням ПРРО. Такою датою буде створення ПРРО у паперовій та/або електронній формі Z-чеків та подання їх до фіскального сервера, а також направлення створених ПРРО електронних розрахункових документів та повідомлень для їх реєстрації і довгострокового зберігання до фіскального сервера.

Обираємо ПРРО

ПРРО можуть починати використовувати всі суб’єкти господарювання, крім роздрібних торговців паливом (саме такий виняток має внести до Закону про РРО Закон, створений на базі законопроєкту № 2524 від 04.12.2019 р.), уже з 01.08.2020 р. При цьому

Тобто змінювати свої старі (стаціонарні) РРО на новітні ПРРО — це не обов’язок, а бажання самого суб’єкта господарювання.

ПРРО з 01.08.2020 р. будуть просто використовуватися поряд зі звичайними, класичними РРО. Правила використання класичних РРО залишаться без змін, а от із правилами використання ПРРО доведеться знайомитися.

Уведення ПРРО, в основному, потрібне для того, щоб забезпечити ФОП — платників ЄП груп 2 — 4, які уже незабаром втратять свій РРО-імунітет, дешевими та зручними апаратами для реєстрації розрахункової операції.

Податківці мають забезпечити суб’єктів господарювання безоплатними ПРРО, тобто програмою, яку можна встановити, наприклад, на смартфон (який доведеться, за його відсутності, придбавати самостійно), і проводити через неї розрахункові операції.

Для проведення розрахунків не обов’язково застосовувати безоплатний ПРРО, розроблений податківцями. Можна обрати ПРРО, розроблений і іншими суб’єктами господарювання, у тому числі якщо він є платним. Головне, щоб він здійснював фіскальні функції та був зареєстрований на фіскальному сервері і відповідав усім потребам суб’єкта господарювання.

Якщо суб’єкт господарювання до цього не використовував РРО, а тепер вирішив це робити (наприклад, через скасування для нього РРО-імунітету), то, щоб почати користуватися ПРРО, йому достатньо просто завантажити робоче ПРРО та встановити на свій пристрій (наприклад, смартфон), і після реєстрації ПРРО на сервері податкової можна приступити до роботи.

Якщо ж суб’єкт господарювання вирішив замість звичайного РРО використовувати ПРРО, то, щоб це зробити, слід спочатку зняти з реєстрації звичайний РРО в податковій, а натомість зареєструвати на фіскальному сервері ПРРО.

Тому якщо суб’єкт відкриває нову точку продажу товару і там збирається використовувати ПРРО, а на вже чинних точках продажу працюють звичайні РРО, то в цьому випадку порушення законодавства про РРО не буде.

Вимоги до ПРРО

Щоб суб’єкти господарювання могли уже з 01.08.2020 р. використовувати у своїй діяльності ПРРО, потрібно, щоб з’явилося робоче програмне забезпечення, тобто робочі моделі ПРРО. ПРРО, створені податківцями, будуть безоплатними. Що стосується комерційних версій, то тут усе залежить від розробників.

Хоча оскільки масова втрата РРО-імунітету у платників ЄП почнеться тільки з 01.01.2021 р., то повністю робочі варіанти комерційних ПРРО, напевно, з’являться ближче до цієї дати.

Мінфін нещодавно таки затвердив наказом від 23.06.2020 р. № 317 Порядок використання ПРРО. Таким чином, як поводитися з ПРРО, уже відомо. Лишилося дочекатися тільки самого робочого ПРРО. Поки що існує тільки тестова версія такого диво-агрегату. Її можна відшукати за посиланням: tax.gov.ua/nove-pro-podatki--novini-/426058.html

А доки всі чекають на робочу ПРРО і тестують бета-версію, ми поговоримо про те, як запустити його в роботу.

Так, якщо суб’єкт вирішив використовувати ПРРО, то, після того як він обрав ПРРО і встановив його на свій пристрій (ґаджет), такий ПРРО слід внести до Реєстру ПРРО.

Веде цей Реєстр податкова. Вона вносить до нього дані про ПРРО в момент присвоєння йому фіскальним сервером фіскального номера, а також відомості про суб’єкта господарювання та його господарські одиниці, де застосовуються такі ПРРО, дані сертифікатів електронних підписів та/або печаток, що використовуються такими ПРРО (ст. 2 Закону про РРО).

Щоб ПРРО потрапив до Реєстру ПРРО, суб’єкт господарювання має здійснити такі дії:

1) перевірити, чи присвоїли ви своїй господарській одиниці (наприклад, магазину) ідентифікатор об’єкта оподаткування (індивідуальне числове значення). Такий ідентифікатор присвоюють шляхом подання до податкової повідомлення за ф. № 20-ОПП. Перевірити присвоєння такого ідентифікатора можна в Електронному кабінеті в меню «Облікові дані платника» — «Відомості про об’єкти оподаткування». Якщо ви там не знайдете інформації про свою господиницю, то вам слід внести її туди. Для цього подайте до податкової ф. № 20-ОПП.

Якщо інформації про магазин не буде у фіскалів, то ваш ПРРО просто не зареєструють;

2) заповнити в електронному вигляді реєстраційну заявку за ф. № 1-ПРРО (додаток 1 до цього Порядку). У ній, крім іншої інформації, слід буде зазначити присвоєний вами ідентифікатор об’єкта оподаткування, що був вказаний при поданні ф. № 20-ОПП до податкової. Форму реєстраційної заявки можна уже відшукати в Електронному кабінеті;

3) подати заявку фіскалам через Електронний кабінет або засобами телекомунікації. Про прийняття такої заявки вас проінформує перша квитанція.

До відома! У Реєстр ПРРО слід також внести інформацію про дані сертифікатів електронних підписів та/або печаток, що використовуються такими ПРРО. Тобто слід внести дані про електронні підписи всіх операторів (касирів) ПРРО. Для цього слід подати фіскалам не тільки заяву на реєстрацію ПРРО, а Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (додаток 2 до Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. № 557);

4) чекати, доки сервер ДПСУ опрацює подану вами заявку і прийме рішення, реєструвати чи ні ваш ПРРО. Прийняте рішення вам надійде у вигляді другої квитанції.

Друга квитанція із даними про погодження реєстрації і відмові у реєстрації вам має надійти:

— у день подання реєстраційної заяви, якщо заява надійшла фіскалам не пізніше 16:00 робочого (операційного дня);

— не пізніше наступного робочого дня, якщо реєстраційна заява надійшла фіскалам після 16:00 робочого (операційного дня).

У момент погодження реєстрації ПРРО на нього буде виділено діапазон фіскальних номерів для чеків РРО, які він буде використовувати для роботи в режимі офлайн.

Хоча якщо суб’єкт повідомить фіскалів про те, що за відсутності роботи із сервером він розрахункові операції не проводить, то такі номери під нього резервуватися не будуть.

Звертаємо увагу: на наш погляд,

Отже, якщо у суб’єкта господарювання у кожного з працівників торговельного залу буде пристрій із встановленим ПРРО, то потрібно буде зареєструвати кожен ПРРО, що буде встановлений на окремий пристрій.

Про те, що ПРРО потрапив до Реєстру, свідчитиме присвоєння йому фіскальним сервером ДПСУ фіскального номера (ст. 2 Закону про РРО). Інформація про фіскальний номер ПРРО надійде у другій квитанції, отриманій у відповідь на подання реєстраційної заяви.

Після реєстрації в Реєстрі відповідного ПРРО можна переходити до його використання.

Використовуємо ПРРО

Основи. Перед тим як проводити розрахункові операції через ПРРО, суб’єкт господарювання має провести його програмування. Тобто створити базу даних із найменування товарів (послуг), що продаються (із зазначенням коду товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД для підакцизних товарів), цін товарів (послуг) та обліку їх кількості (п. 11 ст. 3 Закону про РРО).

Тобто щоб використовувати ПРРО на самому пристрої, де встановлено ПРРО, має бути сформовано базу даних товарів (послуг), які продають у відповідній точці.

Після програмування ПРРО можна приступати до проведення розрахункових операцій.

Режим онлайн. Порядок використання ПРРО в дечому подібний до порядку використання звичайного РРО. Так, касир на ПРРО, як і на РРО, має:

— проводити кожну розрахункову операцію через ПРРО і реєструвати кожен чек РРО на сервері податків;

— щоденно створювати у паперовій та/або електронній формі Z-звіт у разі здійснення розрахункових операцій (п. 9 ст. 3 Закону про РРО). При цьому інформація із Z-звіту, сформованого ПРРО, заноситься до фіскального сервера після формування такого звіту.

Що стосується формування контрольної стрічки на ПРРО та її зберігання, то при роботі в онлайн-режимі вимога її формувати відсутня (п. 10 ст. 3 Закону про РРО). Воно й не дивно, оскільки вся інформація про операції із ПРРО (чеки ПРРО і Z-звіти) відразу лягає на фіскальний сервер. А от коли ПРРО працює у офлайн-режимі (відсутній зв’язок із сервером), то доведеться її (у тому числі і чеки ПРРО, і Z-звіти) не тільки сформувати (звісно, в електронному вигляді), а й зберігати доти, доки не з’явиться зв’язок із сервером і дані про здійснені розрахунки в офлайн-режимі не передадуться на сервер.

Найбільше відмінностей при роботі з ПРРО буде при проведенні розрахункової операції. Так, щоб провести розрахункову операцію через ПРРО, потрібно, щоб:

1) до початку роботи касир запустив програму, яка є ПРРО, авторизувався, увійшов до розділу свого РРО та розпочав свою зміну.

Щоб почати робочу зміну, слід надіслати до податкової в електронній формі Повідомлення за формою № 3-ПРРО (додаток 3). У другій квитанції, отриманій у відповідь на подання Повідомлення за формою № 3-ПРРО, має надійти номер зміни із фіскального сервера. Цей номер буде використовуватися для роботи на ПРРО протягом усього робочого дня касира. Як свідчить тестова версія ПРРО, викладена фіскалами, таке Повідомлення буде направляти сам касир при виборі команди «відкрити зміну»;

2) на початку роботи касир має ввести суму розмінної монети за допомогою команди «Службове внесення»;

3) при продажу товару касир відкриває програму, яка є ПРРО, на своєму пристрої (наприклад, смартфоні) і обирає із запрограмованої номенклатури товарів потрібний товар (для цього він може самостійно ввести назву чи код товару в ПРРО або відсканувати його штрих-код тощо);

4) касир має провести операцію через ПРРО після отримання оплати від покупця (як у готівковій формі, так і безготівковій із застосуванням електронних платіжних засобів, наприклад, платіжної картки).

Під цією операцією розуміють створення ПРРО розрахункового документа (чека) в електронному вигляді та реєстрацію його на фіскальному сервері ДПСУ із присвоєнням фіскального номера (ст. 2 та п. 1 ст. 3 Закону про РРО).

Увага! Якщо ПРРО працює в офлайн-режимі (так відбувається, наприклад, коли відсутній зв’язок з Інтернетом), то створеному чеку в електронному вигляді фіскальний номер присвоюється самим ПРРО. Такий номер ПРРО береться із діапазону номерів, що зарезервовані для кожного ПРРО, зареєстрованого на фіскальному сервері. При цьому створений в офлайн-режимі чек усе рівно потрапить на фіскальний сервер, але тільки після відновлення з ним зв’язку;

5) касир видає чек покупцю на повну суму проведеної операції. При цьому робити це слід в електронному вигляді, а саме, але не виключно (п. 2 ст. 3 Закону про РРО):

— відтворивши на дисплеї пристрою, на якому встановлений ПРРО, QR-код, який дозволяє покупцю його зчитати та ідентифікувати розрахунковий документ на фіскальному сервері;

— надіслати електронний розрахунковий документ на наданий покупцем абонентський номер (Viber, WhatsApp, Telegram, SMS) або адресу електронної пошти.

Як бачимо,

Водночас слід враховувати, що не кожен покупець може мати при собі пристрій (смартфон), на який можна надіслати чек в електронному вигляді, крім того, не всі мають електронну пошту. Тому виникає запитання: як у такому випадку видати чек покупцю?

Поки що точної відповіді на це запитання не існує. Як варіант, можна або надати чек у друкованому вигляді, для цього касиру доведеться надіслати чек на свій номер і потім, під’єднавшись до принтера, роздрукувати чек, а можна просто дати номер фіскального чека продавцю на клаптику паперу — і хай уже він, прийшовши додому, роздрукує його із фіскального сервера. Щоб точно зрозуміти, як чинити в цьому вигляді, слід зачекати на роз’яснення фіскалів.

Після видачі чека продавцю можна вважати, що розрахункова операція закінчена. Схематично проведення розрахункової операції зображено на схемі;

6) після закінчення зміни касир має за допомогою команди «Службова видачая» вийняти отриману суму виручки за день і розмінну монету із ПРРО. При цьому виручку касир має передати на інкасацію у банк або в касу підприємства чи відокремленого підрозділу;

7) потім касир формує та реєструє на сервері Z-звіт і тим самим закриває свою робочу зміну. До моменту формування Z-звіту відкрити нову зміну на ПРРО іншому касиру не вдасться.

Режим офлайн. У випадку відсутності зв’язку ПРРО із сервером ДПСУ такий ПРРО буде працювати в офлайн-режимі. У такому режимі можуть працювати тільки ті ПРРО, власники яких при реєстрації ПРРО не прийняли рішення у разі відсутності зв’язку зовсім не використовувати ПРРО чи використовувати резервний РРО, і їм, відповідно, ДПСУ не зарезервувала діапазон фіскальних номерів для роботи в офлайн-режимі.

Правила роботи в режимі офлайн прописані у нещодавно затвердженому Мінфіном Порядку використання ПРРО. Відрізняється алгоритм роботи в цьому режимі від онлайн в тому, що;

— на початку роботи в офлайн-режимі і наприкінці роботи слід сформувати окремі повідомлення за ф. № 4-ПРРО (додаток 4);

— чеки РРО і Z-звіти формуються і зберігаються на ПРРО доти, доки не з’явиться зв’язок із сервером і інформація із них не потрапить на сервер.

Всі інші операції формуються в тому ж порядку, що й при онлайн-режимі.

Пам’ятайте! Працювати в офлайн-режимі ПРРО може не більше ніж 36 годин підряд, та не більше ніж 168 годин протягом календарного місяця.

ПРРО і POS-термінал

На сьогодні відповідно до вимог п. 1 постанови № 878 практично всі суб’єкти господарювання, які займаються продажем товарів чи наданням послуг і використовують РРО, повинні використовувати для розрахунків POS-термінал. Ця вимога не стосується тільки окремих суб’єктів, які перелічені у п. 2 цієї постанови, зокрема, підприємств торгівлі з торговельною площею до 20 кв. метрів (крім автозаправних станцій), а також суб’єктів господарювання, які провадять господарську діяльність у населених пунктах із чисельністю населення менше ніж 25 тис. осіб тощо.

З буквального прочитання цих норм доходимо висновку: використовувати POS-термінал повинні саме ті суб’єкти господарювання, які застосовують РРО. Аргумент: про ПРРО у постанові № 878 не йдеться.

Водночас оскільки за своєю суттю ПРРО — це ті ж самі РРО, але реалізовані у формі програми, то логічно припустити, що правила постанови № 878 щодо застосування POS-термінала діють і на тих суб’єктів, що використовуватимуть ПРРО.

Отже, тим суб’єктам, які використовують ПРРО, радимо обзавестися POS-терміналами.

Декого цей висновок може засмутити. Але це передчасно. На сьогодні все більшого поширення набувають не стаціонарні, а програмні POS-термінали (Visa Tap to phone, FONDY, FacePay тощо), тому не бачимо проблем, щоб суб’єкти господарювання замість стаціонарного POS-термінала використовували на ПРРО програмні POS-термінали. Це, по-перше, дасть змогу зекономити (доведеться просто встановити окрему програму на пристрій, де встановлено ПРРО, а не придбавати нове обладнання), а по-друге, суб’єкт господарювання без проблем виконає вимоги постанови № 878.