Архів на підприємстві

Архів підприємства — це структурний підрозділ юрособи, який організовує і забезпечує приймання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними (п. 2 розд. І Правил № 1000).

Передусім зазначимо, що

Причому в розд. VIII згаданих Правил установлена ціла низка вимог до приміщення архіву, його пожежної безпеки, температурно-вологісного, світлового та санітарно-гігієнічного режимів, а також до обладнання архіву та розміщення документів в архівосховищі.

Архів може створюватися як самостійний структурний підрозділ підприємства або входити до складу служби діловодства. На підприємствах з невеликою чисельністю працюючих призначають особу, відповідальну за ведення архіву підприємства (п. 8 розд. І Правил № 1000).

Якщо архів є самостійним підрозділом, він працює на підставі Положення про архів підприємства (п. 9 розд. І Правил № 1000). Таке Положення розробляють з урахуванням рекомендацій Укрдержархіву (ч. 4 ст. 32 Закону № 3814). Крім того, при його розробці слід взяти до уваги Типове положення № 232, а також Зразкове положення про архів.

Рішення про схвалення Положення про архів підприємства приймає ЕК підприємства* (п. 5 гл. 1 розд. V Правил № 1000). При цьому якщо в юрособи створюються документи НАФ, то схвалений ЕК проєкт Положення має бути поданий для схвалення в ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районної в м. Києві держадміністрацій або міськради) (п. 4 гл. 1 розд. V Правил № 1000). Після цього Положення затверджує керівник підприємства.

* Про неї див. у розділі 4.

У Положенні про архів підприємства можуть бути зазначені, зокрема, такі завдання архіву:

— приймання від структурних підрозділів підприємства і зберігання архівних документів;

— контроль спільно зі службою діловодства за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах підприємства;

— участь у складанні зведеної номенклатури справ, перевірка відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

— ведення державного обліку документів НАФ і подання відомостей про їх кількість за встановленою формою відповідній державній архівній установі (архівному відділу міськради);

— проведення попередньої експертизи цінності документів, що перебувають на зберіганні, складання та подання на розгляд ЕК підприємства проєктів описів справ постійного і тривалого (більше 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, актів про вилучення документів з НАФ, актів про невиправні пошкодження документів;

— створення й удосконалення довідкового апарату до архівних документів;

— організація користування архівними документами, видача архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам згідно з Правилами № 1000;

— підготовка і передавання документів НАФ до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міськради;

— участь у заходах з підвищення професійної кваліфікації працівників підприємства, які відповідають за роботу з документами.

Для виконання цих завдань архіву надаються такі права:

1) вимагати від структурних підрозділів передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами та правилами;

2) повертати структурним підрозділам документи, оформлені з порушенням установлених вимог;

3) давати структурним підрозділам рекомендації з питань, що входять до компетенції архівного підрозділу;

4) запитувати від структурних підрозділів відомості, необхідні для роботи;

5) інформувати керівництво підприємства про стан роботи з документами і вносити пропозиції щодо її поліпшення;

6) брати участь у засіданнях і нарадах, що проводяться на підприємстві, у разі розгляду на них питань роботи з документами.

Коло обов’язків працівників архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджує керівник підприємства. При їх складанні необхідно врахувати положення Довідника кваліфікаційних характеристик, який розкриває завдання та обов’язки завідувача архіву (розділ «Керівники», п. 15) та архіваріуса (розділ «Технічні службовці», п. 3).

Крім того, до посадових інструкцій таких працівників, як інспектор з кадрів, завідувач канцелярії, діловод, секретар керівника, секретар-друкарка, секретар-стенографіст тощо, доцільно включити положення, які зобов’язують останніх готувати і передавати документи до архіву підприємства, складати описи справ тощо.

Річне планування роботи архів здійснює на підставі визначення головних завдань роботи архіву на рік з урахуванням бюджету робочого часу (п. 1 гл. 1 розд. ХІІІ Правил № 1000). Річний план складають за формою, наведеною в додатку 47 до зазначених Правил. План підписує завідувач архіву (особа, відповідальна за архів) і затверджує керівник підприємства або структурного підрозділу, до складу якого входить архів.

Крім того, складається графік приймання справ від структурних підрозділів (п. 2 гл. 1 розд. ХІІІ Правил № 1000). Він включає найменування структурних підрозділів, у діяльності яких створюються архівні документи, строк їх приймання, а також назви посад, ініціали та прізвища осіб, відповідальних за передачу документів до архіву підприємства. Графік має поквартальну або помісячну розбивку.

Графік приймання справ узгоджується з керівниками структурних підрозділів, підписується завідувачем архіву (особою, відповідальною за архів) і затверджується керівником підприємства.

Якщо підприємство не має структурного поділу, такий графік не складають.

За підсумками роботи архів звітує про виконання річного плану. Звіт складають за формою, аналогічною плану, з додаванням видів робіт, виконаних поза планом, і відомостями про виконання графіка. Останні включають у кінці звіту окремими розділами. Звіт підписує завідувач архіву (особа, відповідальна за архів). Один примірник такого звіту за необхідності може направлятися до відповідної архівної установи.