Експертиза цінності документів

Її проводять за ініціативою власника або державної архівної установи за згодою власника (ст. 6 Закону № 3814).

* Документ НАФ, що становить виняткову культурну цінність, має важливе значення для формування національної самосвідомості українського народу і визначає його вклад у всесвітню культурну спадщину.

Експертизу цінності документів на підприємстві здійснюють (п. 1 гл. 2 розд. V Правил № 1000):

— у поточному діловодстві — під час складання номенклатури справ, формування документів у справи і перевірки правильності віднесення документів до відповідних справ, підготовки справ до передавання на архівне зберігання;

— в архіві підприємства — у процесі приймання справ до архіву та підготовки справ на постійне зберігання.

Для організації та проведення експертизи цінності документів на підприємствах** створюють постійно діючі ЕК (п. 2 гл. 1 розд. V Правил № 1000, п. 9 Порядку № 1004). Про їх створення ми далі й поговоримо.

** Створення ЕК підприємцями чинним законодавством не передбачено.

4.1. Експертна комісія підприємства

ЕК здійснює свою роботу на підставі Положення про експертну комісію підприємства, затвердженого керівником юрособи. При його підготовці використовують Типове положення № 1227.

До ЕК можуть входити керівники служби діловодства й архівного підрозділу, працівники структурних підрозділів, а також (за їх згодою) представники ЕПК держархіву (ЕК архівного відділу районної, районної у м. Києві держадміністрації, міськради), у зоні комплектування яких перебуває підприємство (п. 14 Порядку № 1004). Головою ЕК призначають зазвичай заступника керівника підприємства, а секретарем — завідувача архіву або іншу особу, відповідальну за архів.

Склад ЕК затверджується наказом керівника підприємства. Пропонуємо ознайомитися з примірним текстом такого наказу.

* Додаток не наводиться. — Прим. ред.

Засідання ЕК проводиться не рідше одного разу на рік. Воно вважається правомочним, якщо на ньому присутні не менше 2/3 складу членів комісії (п. 26 Порядку № 1004).

На засіданні ЕК може приймати такі рішення (див. табл. 4.1):

Таблиця 4.1. Рішення, які приймаються ЕК підприємства

Рішення ЕК приймається більшістю голосів і оформляється протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності — заступник) і секретар комісії. Рішення набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК керівником підприємства.

Якщо керівник юрособи відмовляється затвердити протокол засідання ЕК, її голова може звернутися зі скаргою до Центральної ЕПК Укрдержархіву, рішення якої є остаточним.

Також у Центральній ЕПК може бути оскаржене рішення самої ЕК про внесення до НАФ або вилучення з нього документів, а також про проведення їх грошової оцінки. Це може зробити власник документів або його уповноважена особа (п. 27 Порядку № 1004). Рішення Центральної ЕПК може бути оскаржене в суді.

4.2. Проведення експертизи цінності документів

Експертиза в поточному діловодстві

Експертизу цінності документів у діловодстві здійснюють щорічно у структурних підрозділах підприємства особи, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах. Роблять це спільно з ЕК під методичним керівництвом служби діловодства й архіву підприємства (п. 2 гл. 2 розд. V Правил № 1000).

Організаційну та методичну допомогу в проведенні експертизи цінності надає ЕПК держархіву (ЕК архівного відділу районної, районної в м. Києві держадміністрації, міськради).

При проведенні експертизи цінності документів у діловодстві вирізняють 4 групи справ (п. 3 гл. 2 розд. V Правил № 1000):

1) постійного зберігання;

2) тривалого (більше 10 років) зберігання;

3) тимчасового зберігання (до 10 років включно);

4) ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.

Відбір зазначених груп здійснюють на підставі номенклатури справ підприємства, а також Переліку № 578, типових і галузевих переліків документів зі строками зберігання шляхом перегляду кожного аркуша справи.

А якщо на підприємстві є інформація з обмеженим доступом? Визначення режиму доступу до такої інформації оформляють зазвичай у вигляді окремого положення, яке набирає чинності з моменту його затвердження керівником. При цьому норми, що обумовлюють особливості проведення експертизи цінності документів, які містять конфіденційні дані, доцільно включити до Положення про конфіденційну (або секретну) інформацію і до Положення про експертну комісію підприємства.

Запам’ятайте: забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в опису або в номенклатурі справ (п. 5 гл. 2 розд. V Правил № 100).

При проведенні експертизи цінності документів у діловодстві необхідно перевірити якість і повноту чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

Крім того, виявляють дублетні документи, документи, що не стосуються справи, чернетки, неоформлені копії, металеві скріплення, які підлягають вилученню зі справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання (п. 7 гл. 2 розд. V Правил № 1000).

Документи постійного зберігання, вилучені із зазначених справ, об’єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ.

У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів або справ, внесених до номенклатури, відповідні структурні підрозділи підприємства здійснюють їх розшук.

Якщо документи не знайдено, керівник підприємства за поданням служби діловодства або керівника архіву (особи, відповідальної за архів):

— створює комісію зі службового розслідування;

— призначає службове розслідування;

— видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ.

Довідку про причини відсутності документів або справ, підписану членами ЕК і керівником відповідного структурного підрозділу, передають до архіву підприємства (п. 9 гл. 2 розд. V Правил № 1000). На підставі такої довідки архів складає акт про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах за формою, наведеною в додатку 13 до Правил № 1000. Його підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів), візує керівник служби діловодства і затверджує керівник підприємства.

За результатами експертизи цінності документів структурні підрозділи готують справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання до передавання до архіву підприємства, а саме (п. 8 гл. 2 розд. V Правил № 1000):

— оформляють справи (див. підрозділ 6.1);

— складають описи справ структурного підрозділу (див. підрозділ 6.3);

— на підставі номенклатур справ формують переліки (списки) справ, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, для включення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (див. розділ 8).

Експертиза в архіві підприємства

В архіві підприємства експертизу цінності документів проводять (п. 10 гл. 2 розд. V Правил № 1000):

— під час складання зведених описів справ;

— у разі надходження документів у неупорядкованому стані;

— у разі закінчення строків тимчасового зберігання архівних документів;

— перед передаванням справ на постійне зберігання до відповідної державної архівної установи (архівного відділу міськради);

— з метою виявлення унікальних документів НАФ.

Така експертиза здійснюється під методичним керівництвом відповідних державних архівних установ, архівних відділів міськрад, у зоні комплектування яких перебуває підприємство.

Про кожен з наведених вище випадків експертизи цінності документів в архіві підприємства розповімо детальніше.

Експертиза під час складання зведених описів справ. Така експертиза передбачає аналіз складу документації підприємства, зокрема, організаційних і розпорядчих документів, а також планової та звітної документації (п. 12 гл. 2 розд. V Правил № 1000). Так, у ході зазначеної експертизи:

1) уточнюють, у яких структурних підрозділах відкладаються дублетні документи, що підлягають знищенню*, а також аналізують характер повторення інформації в інших документах: вид, форму та повноту повторюваності;

* За необхідності в архіві підприємства можуть зберігатися дублікати документів, що підлягають постійному зберіганню в держархіві (архівному відділі міськради).

2) здійснюють перевірку правильності формування справ та їх оформлення відповідно до архівних вимог. У разі виявлення порушень архів має право вимагати переоформлення справ структурними підроз- ділами;

3) на підставі описів справ структурних підрозділів працівники архіву підприємства складають зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

Експертиза в разі надходження документів у неупорядкованому стані. Зазначену експертизу проводять, якщо у зв’язку з якимись надзвичайними обставинами документи надійшли до архіву підприємства в неупорядкованому стані. При цьому мають бути дотримані вимоги, встановлені для експертизи в поточному діловодстві.

Експертиза в разі закінчення строків тимчасового зберігання архівних документів. Таку експертизу проводять щорічно з метою виявлення документів, строк тимчасового зберігання яких закінчився (п. 14 гл. 2 розд. V Правил № 1000).

При цьому переглядають описи справ з кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі відповідні описи справ підприємств- попередників та ліквідованих підприємств.

Експертиза перед передаванням справ на постійне зберігання до держархіву. Зазначена експертиза передбачає цільове вивчення документів з метою виявлення (п. 15 гл. 2 розд. V Правил № 1000):

— дублетних документів;

— документів тимчасового зберігання, які віднесені до НАФ помилково;

— документів, документна інформація яких втрачена і не підлягає відновленню в первісному або наближеному до нього виг- ляді.

У разі потреби описи справ удосконалюються або переробляються.

Експертиза цінності документів підприємства, удосконалення та переробка описів здійснюється за рішенням держархіву (архівного відділу міськради).

Такі проєкти схвалює ЕК підприємства і подає їх на розгляд ЕПК (ЕК) державної архівної установи або ЕК архівного відділу міськради, в зоні комплектування якого перебуває підприємство.

Остаточне рішення про вилучення документів з НАФ приймає Центральна ЕПК Укрдержархіву. Погоджений такою комісією акт затверджує керівник підприємства.

На підставі затвердженого акта архів підприємства вносить зміни до облікових документів.

Експертиза з метою виявлення унікальних документів НАФ. Таку експертизу проводять архіви підприємств, які відповідно до законодавства мають право постійно зберігати документи НАФ (п. 16 гл. 2 розд. V Правил № 1000).

За результатами виявлення документів НАФ, які можуть бути віднесені до унікальних, в архіві підприємства складають проєкти анотованих переліків унікальних документів НАФ. Виявлення унікальних документів НАФ і їх опис в анотованому переліку здійснюють відповідно до Методики № 2505 (ср. ).

Також зверніть увагу: у разі виникнення загрози знищення або значного погіршення стану архівних документів їх власник зобов’язаний негайно повідомити про це відповідну державну архівну установу для організації експертизи цінності таких документів (п.п. 2.2 Правил № 656).