Знищуємо документи зі строком зберігання, що закінчився

Передусім запам’ятайте: згідно з п. 1 гл. 1 розд. V Правил № 1000 вилучення документів для знищення здійснюється тільки після проведення експертизи їх цінності (див. розділ 4). Також зауважте:

Має бути проведено поаркушний перегляд кожної справи (п. 5 гл. 2 розд. V Правил № 1000).

Крім того, процедуру вилучення документів для знищення слід відповідним чином оформити.

Так, в архіві підприємства складають акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (далі — Акт), за формою, наведеною в додатку 15 до Правил № 1000. Роблять це на підставі поданих структурними підрозділами актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, які підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, і проведеної експертизи цінності документів. Акти структурних підрозділів оформляють у вигляді таблиці, що містить такі ж графи, як і зведений Акт. Їх підписують керівники структурних підрозділів.

Зведений Акт складають у 2 примірниках зазвичай на справи всього підприємства.

Якщо в Акті зазначені справи декількох структурних підрозділів, їх найменування вказують перед групою заголовків справ цього підрозділу. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносять до Акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

Зверніть увагу: справи включають до Акта, якщо передбачений для них строк зберігання минув до 1 січня року, у якому складено Акт. Наприклад, справи, закінчені у 2016 році, з 3-річним строком зберігання можуть включатися до Акта, який буде складено не раніше 1 січня 2020 року, а з 5-річним строком зберігання — не раніше 1 січня 2022 року (з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів зі строками зберігання).

Акт повинна схвалити ЕК підприємства.

Далі його подають на розгляд ЕПК (ЕК) державної архівної установи (архівного відділу міськради), у зоні комплектування якого перебуває підприємство. При цьому разом з актом слід подати описи справ з кадрових питань (особового складу), а якщо в діяльності підприємства утворюються документи НАФ, то ще й описи справ постійного зберігання.

Майте на увазі: у разі внесення до Акта первинної фінансової та бухгалтерської документації до нього необхідно додати довідку про проведення органами ДПСУ перевірки з питань дотримання податкового законодавства (п. 5 гл. 3 розд. V Правил № 1000). Крім того, у довідці вказують відомості про наявність або відсутність:

— фінансових операцій, які згідно з вимогами законодавства підлягають фінансовому моніторингу, за зазначені в Акті роки;

— спорів, порушених кримінальних справ, відкриття судами проваджень у справах.

Таку довідку підписують керівник і бухгалтер підприємства.

Погоджені (схвалені) акти затверджує керівник підприємства, після чого документи можуть бути знищені.

Наведемо приклад Акта.

Справи, відібрані для знищення, передають організаціям із заготівлі вторсировини. Дату здавання документів, їх вагу та номер накладної зазначають в актах.

Якщо до Акта включені документи з грифом обмеженого доступу, ці документи знищують шляхом подрібнення, спалювання або іншим способом, який унеможливлює їх прочитання і відновлення. При цьому в кінці Акта додатково роблять запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ та ініціалів членів ЕК підприємства, а також дати знищення (п. 8 гл. 3 розд. V Правил № 1000).

Тепер ви знаєте, як правильно зберігати документи на підприємствах, передавати їх до архівних установ і знищувати у зв’язку із закінченням строків зберігання. Якщо дотримання описаних норм здасться вам занадто складним, можна звернутися по допомогу до архівних установ. За певну плату вони надають послуги із систематизації документів і справ, проведення експертизи цінності документів, складання номенклатур справ, описів справ, актів про вилучення документів для знищення тощо. Перелік платних послуг, які можуть надаватися архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів, затверджений постановою КМУ від 07.05.98 р. № 639.