I. Загальні положення
<…>
1.4. Цей Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями* при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання (далі — архівне зберігання) або для знищення.
* Відповідно до п. 1.2 цього Переліку під організаціями розуміються державні органи та органи місцевого самоврядування, а також інші установи, підприємства та організації незалежно від форми власності. — Прим. ред.
Цей Перелік може використовуватися також фізичними особами — підприємцями.
<…>
1.7. Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.
1.8. Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.
II. Структура Переліку і порядок його застосування
<…>
2.3. Строки зберігання документів у цьому Переліку диференційовано за двома групами організацій.
2.4. До першої групи належать організації, в діяльності яких створюються документи НАФ**. Дана група включає організації — джерела формування НАФ повного та вибіркового прийому. Строки зберігання документів для цих організацій наведено в графі 3 цього Переліку. <…>
** Національний архівний фонд. — Прим. ред.
2.5. Друга група включає організації, в діяльності яких не створюються документи НАФ. Строки зберігання документів цих організацій подано в графі 4 цього Переліку.
2.6. Строк зберігання «Постійно» означає, що такі документи належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню.
2.7. Строк зберігання «До ліквідації організації» означає, що документи безстроково зберігаються в організації, а у разі ліквідації організації документи підлягають повторній експертизі цінності, і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються за описами справ до місцевих архівних установ, створених органами влади Автономної Республіки Крим, місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ.
Якщо такі місцеві архівні установи на відповідній території не створені, зазначені документи передаються до державних архівних установ, архівних відділів міських рад.
2.8. Позначка «ЕПК» поряд зі строком зберігання документів, яку встановлено в цьому Переліку для деяких видів документів, означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів для організацій — джерел формування НАФ приймають експертно-перевірні комісії державного архіву (далі — ЕПК).
2.9. Відмітка «Доки не мине потреба» означає, що документи мають лише тривале практичне значення. Строк їх зберігання визначається самими організаціями, але не може бути меншим одного року.
2.10. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2011 році, починається з 01 січня 2012 року.
Строки зберігання науково-технічної документації (НТД) обчислюються з 01 січня року, який іде за роком завершення розробки теми, проекту.
2.11. Примітки, що застосовуються у цьому Переліку (графа 5), коментують і уточнюють строки зберігання документів.
<…>
2.18. У відомчих (галузевих) переліках документів діють ті статті, які не суперечать цьому Переліку.
<…>
Розділ I
Документи, що створюються в управлінській діяльності
| Номер статті | Види документів | Строк зберігання документів | Примітка | |
| в організаціях, у діяльності яких створюються документи НАФ | в організаціях, у діяльності яких не створюються документи НАФ | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1. ОРГАНІЗАЦІЯ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ | ||||
| 1.1. Організація розпорядчої діяльності | ||||
| <…> | ||||
| 10. | Постанови, рішення, протоколи, стенограми засідань колегіальних виконавчих органів (правлінь, дирекцій, рад директорів, рад орендарів тощо) організації та документи (довідки, доповіді, доповідні записки тощо) до них | Пост. | До ліквідації організації |
|
| 11. | Постанови, рішення, рекомендації, протоколи, стенограми засідань контрольних органів (наглядової ради, опікунської ради, ревізійної комісії) організації та документи (довідки, доповіді, доповідні записки тощо) до них | Пост. | До ліквідації організації |
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 12. | Протоколи, стенограми загальних зборів, з’їздів, конференцій вищого органу (трудового колективу, учасників, засновників, акціонерів, пайовиків) організації: |
|
|
|
| а) за місцем проведення | Пост. | До ліквідації організації | ||
| б) в інших організаціях | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба | ||
| <…> | ||||
| 16. | Накази, розпорядження <…> організацій: |
|
| 1 Надіслані до відома — доки не мине потреба. 2 Про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням — 5 р. |
| а) з основної діяльності | Пост.1 | До ліквідації організації1 | ||
| б) з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестація, підвищення кваліфікації, стажування <…>; присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду); зміну біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок; довгострокові відрядження в межах України та за кордон; відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці) | 75 р.2 | 75 р.2 | ||
| в) з адміністративно-господарських питань | 5 р. | 5 р. | ||
| <…> | ||||
| 1.2. Організаційні основи управління | ||||
| <…> | ||||
| 28. | Статути, положення (типові) організації та зміни до них: |
|
| 1 Після заміни новими |
| а) за місцем розроблення і затвердження | Пост. | До ліквідації організації | ||
| б) в інших організаціях | 3 р.1 | 3 р.1 | ||
| <…> | ||||
| 30. | Установчі документи (установчий акт, засновницький договір (статут), положення) та зміни до них; список засновників (учасників); виписка з Єдиного державного реєстру тощо | Пост.1 | До ліквідації організації1 | 1 Надіслані до відома — 1 р. після заміни новими |
| <…> | ||||
| 35. | Документи (рішення, протоколи, акти, баланси, висновки, звіти, повідомлення, виписки з державного реєстру, заяви, довідки, доповідні записки тощо) про створення організації, її реорганізацію, ліквідацію (банкрутство), перейменування, передання з однієї галузі до іншої, переведення до іншої місцевості | Пост. | До ліквідації організації |
|
| 36. | Документи (акти, протоколи, висновки, листи) про підтвердження правонаступності на майно організації | Пост. | До ліквідації організації |
|
| 37. | Штатні розписи та переліки змін до них: |
|
|
|
| а) за місцем складення і затвердження | Пост. | 75 р. | ||
| б) в інших організаціях | 3 р. | 3 р. | ||
| <…> | ||||
| 39. | Положення про структурні підрозділи організації; про відділення, філії та представництва; про колегіальні виконавчі <…> та дорадчі <…> органи | Пост. | 75 р. |
|
| <…> | ||||
| 43. | Посадові та робочі інструкції працівників організації | 5 р.1 | 5 р.1 | 1 Після заміни новими. Посадові інструкції наукових працівників, а також посадові і робочі інструкції працівників, що працюють на важких роботах, на роботах із шкідливими і небезпечними умовами праці, — 75 р. |
| 44. | Документи (аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки) з основної діяльності: |
|
| 1 З адміністративно-господарських та оперативних питань — 5 р. |
| а) що подаються в органи виконавчої влади та місцевого самоврядування | Пост.1 | До ліквідації організації1 | ||
| б) що подаються структурними підрозділами керівництву організації | 5 р. ЕПК | 5 р. | ||
| 45. | Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені в разі зміни: |
|
| 1 Після зміни посадових відповідальних та матеріально відповідальних осіб |
| а) керівника організації | Пост. | До ліквідації організації | ||
| б) посадових та матеріально відповідальних осіб | 3 р.1 | 3 р.1 | ||
| <…> | ||||
| 50. | Довіреності на здійснення окремих видів діяльності, видані філіям, представництвам організації | 5 р.1 | 5 р.1 | 1 Після закінчення дії довіреності |
| <…> | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 63. | Документи (програми, технічні завдання, доповіді, довідки, текстові звіти, списки) про відрядження: |
|
| 1 Щодо участі в ліквідації наслідків техногенних катастроф та аварій — пост. 2 Щодо участі в ліквідації наслідків техногенних катастроф та аварій — 75 р. |
| а) закордонні, наукові в межах України | Пост. | 10 р.2 | ||
| б) у межах України | 3 р.1 | 3 р.2 | ||
| <…> | ||||
| 1.4. Правове забезпечення управління | ||||
| 87. | Документи (свідоцтва, акти, договори) на право власності на землю, споруди, майно; на право володіння, користування, розпорядження майном; на право реєстрації і перереєстрації фірмових назв, товарних знаків, знаків обслуговування тощо | Пост. | До ліквідації організації |
|
| <…> | ||||
| 99. | Листування претензійне про постачання, підряди та послуги | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 З експорту та імпорту — 10 р. |
| <…> | ||||
| 1.5. Організація діловодства та архівного зберігання документів | ||||
| <…> | ||||
| 112. | Номенклатури справ: |
|
| 1 Після заміни новими та за умови складення зведених описів справ. 2 Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації |
| а) зведених організацій | 5 р.1 | 5 р.1 | ||
| б) секретних справ організації | Пост. | До ліквідації організації | ||
| в) структурних підрозділів | 3 р.2 | 3 р.2 | ||
| <…> | ||||
| 114. | Договори, угоди з архівними установами, іншими організаціями з питань архівної справи та діловодства | 5 р.1 | 5 р.1 | 1 Після закінчення строку дії договору |
| <…> | ||||
| 119. | Акти про знищення зіпсованих фірмових бланків, бланків цінних паперів; документів суворої звітності, службових посвідчень звільнених працівників; печаток; штампів та поштових марок | 3 р. | 3 р. |
|
| <…> | ||||
| 121. | Реєстраційні журнали, картки, електронні бази даних розпорядчих документів <…> організацій: |
|
| 1 Форми, в яких реєструють короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням — 5 р. |
| а) з основної діяльності | Пост. | До ліквідації організації | ||
| б) з кадрових питань (особового складу) | 75 р.1 | 75 р.1 | ||
| в) з адміністративно-господарських питань | 5 р. | 5 р. | ||
| 122. | Реєстраційні журнали, картки, електронні бази даних вхідних, вихідних та внутрішніх (заяв, доповідних і пояснювальних записок тощо) документів | 3 р. | 3 р. |
|
| <…> | ||||
| 127. | Журнали обліку: |
|
|
|
| а) бланків суворої звітності | 3 р. | 3 р. | ||
| б) креслень, кінофотодокументів, оптичних дисків | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба | ||
| в) віддрукованих документів | 1 р. | 1 р. | ||
| г) врученої кореспонденції | 1 р. | 1 р. | ||
| <…> | ||||
| 134. | Акти про надання документів у тимчасове користування та вилучення справ на вимогу правоохоронних органів | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 Після повернення документів |
| <…> | ||||
| 137. | Описи справ: |
|
| 1 Після знищення справ |
| а) постійного зберігання | Пост. | — | ||
| б) тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу | 3 р.1 | 3 р.1 | ||
| 138. | Топографічні покажчики | 1 р.1 | 1 р.1 | 1 Після заміни новими |
| 139. | Журнали, картки обліку надходження й вибуття документів з архіву | До ліквідації організації | До ліквідації організації |
|
| 140. | Книги (журнали) реєстрації видачі документів з архіву | 1 р.1 | 1 р.1 | 1 Після закінчення журналу та повернення документів до архіву |
| <…> | ||||
| 3. ФІНАНСУВАННЯ, КРЕДИТУВАННЯ, ОПОДАТКУВАННЯ ТА СПРАВЛЯННЯ ОБОВ’ЯЗКОВИХ ПЛАТЕЖІВ | ||||
| 3.1. Фінансування | ||||
| <…> | ||||
| 186. | Документи (заявки, акти, свідоцтва, довідки, відомості, звіти) про купівлю (продаж) іноземної валюти | 3 р.1, 2 | 3 р.1, 2 | 1 За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення. 2 Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, — 5 р. | ||||
| <…> | ||||
| 208. | Договори на відкриття банківського рахунку | 5 р.1 | 5 р.1 | 1 Після закінчення строку дії договору |
| <…> | ||||
| 237. | Листування про зміни підписів | 3 р. | 3 р. |
|
| <…> | ||||
| 3.2. Кредитування | ||||
| <…> | ||||
| 241. | Договори кредитні, поруки, застави, гарантії, переводу боргу | 5 р.1, 2 | 5 р.1, 2 | 1 Після закінчення строку дії договору або погашення кредиту. 2 Див. примітки до статті 186 |
| 242. | Документи (акти, описи, оцінні висновки) оформлення майна організації під заставу | 5 р.1, 2 | 5 р.1, 2 | 1 Після погашення кредиту або виплати боргу. 2 Див. примітки до статті 186 |
| <…> | ||||
| 3.3. Оподаткування та справляння обов’язкових платежів | ||||
| <…> | ||||
| 270. | Документи (розрахунки, довідки, таблиці, листи) про податки і збори (обов’язкові платежі), про відрахування до бюджетів з прибутків | 5 р. | 5 р. |
|
| 271. | Документи (акти, звірки, довідки, листи) про сплату податків і зборів (обов’язкових платежів) у бюджет зарахуваннями цінними паперами, постачанням продукції, робіт, послуг | 5 р.1 | 5 р.1 | 1 Див. примітку один до статті 186 |
| 272. | Документи (рішення, повідомлення, довідки, звіти, заяви, листи) про списання, реструктуризацію, розстрочення заборгованості зі страхових внесків, єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування та інших платежів | 5 р. | 5 р. |
|
| 273. | Звіти суб’єкта малого підприємництва — фізичної особи — платника єдиного податку: |
|
| 1 За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства |
| а) річні | 5 р.1 | 5 р.1 | ||
| б) квартальні | 3 р. | 3 р. | ||
| <…> | ||||
| 278. | Документи (звіти, розрахунки, перерахунки, розрахункові книжки) про застосування реєстраторів розрахункових операцій | 5 р. | 5 р. |
|
| 279. | Документи (довідки, звіти, розрахунки) про суми виплачених доходів і утриманих з них податків і зборів (обов’язкових платежів) на користь фізичних осіб юридичними особами та фізичними особами — суб’єктами підприємницької діяльності | 5 р. | 5 р. |
|
| 280. | Документи (протоколи, постанови про адміністративні правопорушення, квитанції про сплату штрафів, листи) про адміністративні правопорушення податкового законодавства та законодавства про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (страхових внесків) | 5 р.1 | 5 р.1 | 1 Після накладення адміністративного стягнення |
| 281. | Документи (протоколи, акти, оцінні висновки, описи, ухвали судів, виконавчі листи) про відчуження майна через несплату податків і зборів (обов’язкових платежів) | 10 р. ЕПК | 10 р. |
|
| 282. | Документи (запити, довідки, повідомлення, звіти, відомості, листи) про заборгованість до бюджету | 5 р. | 5 р. |
|
| 283. | Декларації, що відображають звітність усіх платників податків, та документи (розрахунки, звіти, відомості, заяви, заявки, довідки, картки, листи, перерахунки, платіжні документи, виклики) до них | 5 р.1 | 5 р.1 | 1 Декларації держслужбовців зберігаються в особових справах — 75 р. |
| 284. | Декларації про доходи, розрахунки сум страхових внесків на загальнообов’язкове державне соціальне страхування | 5 р. | 5 р. |
|
| 285. | Податкове повідомлення | 5 р. | 5 р. |
|
| 286. | Документи (акти, довідки, доповіді, доповідні записки) про перевірку звітів, балансів, декларацій організації: |
|
|
|
| а) річних | 5 р. | 5 р. | ||
| б) квартальних | 3 р. | 3 р. | ||
| <…> | ||||
| 288. | Листування з питань оподаткування усіх видів діяльності | 5 р. | 5 р. |
|
| <…> | ||||
| 4. ОБЛІК ТА ЗВІТНІСТЬ | ||||
| <…> | ||||
| 4.2. Бухгалтерський облік та звітність | ||||
| 311. | Фінансова звітність з примітками до неї: |
|
| 1 За місцем складення, в інших організаціях — доки не мине потреба. 2 За відсутності річних — пост. |
| а) зведені річні | Пост.1 | До ліквідації організації1 | ||
| б) річні | Пост.1 | До ліквідації організації1 | 3 За відсутності річних — до ліквідації організації. 4 За відсутності річних, квартальних — пост. 5 За відсутності річних, квартальних — до ліквідації організації | |
| в) квартальні | 3 р.2 | 3 р.3 | ||
| г) місячні | 1 р.4 | 1 р.5 | ||
| 312. | Передаточні, розділювальні, ліквідаційні баланси, додатки, пояснювальні записки до них | Пост. | До ліквідації організації |
|
| 313. | Документи (протоколи, акти, висновки) про розгляд і затвердження звітів і балансів: |
|
| 1 За відсутності річних — пост. 2 За відсутності річних — 10 р. |
| а) річних | Пост. | 10 р. | ||
| б) квартальних | 3 р.1 | 3 р.2 | ||
| 314. | Аналітичні документи (таблиці, доповіді, доповідні записки тощо) до річних звітів і балансів | Пост. | 10 р. |
|
| <…> | ||||
| 317. | Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки): |
|
| |
| а) працівників, аспірантів, студентів | 75 р. | 75 р. | ||
| <…> | ||||
| 318. | Відомості на виплату грошей | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 За відсутності розрахунково-платіжних відомостей (особових рахунків) — 75 р. |
| 319. | Довіреності (у тому числі анульовані) на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей; на одержання заробітної плати та інших виплат | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 Див. примітку один до статті 186 |
| 320. | Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування | 3 р. | 3 р. |
|
| 321. | Документи (заяви, рішення, довідки, листи) про оплату відпусток у зв’язку з навчанням, одержання пільг з податків тощо | 5 р. | 5 р. |
|
| 322. | Звіти (відомості) про нарахування та перерахування страхових внесків на державне та недержавне соціальне страхування <…>: |
|
| 1 За відсутності річних — пост. 2 За відсутності річних — до ліквідації організації. 3 За відсутності річних, піврічних — пост. 4 За відсутності річних, піврічних — до ліквідації організації. 5 За відсутності річних, піврічних, квартальних — пост. 6 За відсутності річних, піврічних, квартальних — до ліквідації організації |
| а) зведені річні й з більшою періодичністю | Пост. | До ліквідації організації | ||
| б) річні й з більшою періодичністю | Пост. | До ліквідації організації | ||
| в) піврічні | 5 р.1 | 5 р.2 | ||
| г) квартальні | 3 р.3 | 3 р.4 | ||
| ґ) місячні | 1 р.5 | 1 р.6 | ||
| 323. | Розрахункові відомості сплати внесків до різних фондів | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 Див. примітки до статті 186 |
| 324. | Документи (акти, відомості, листи) про взаєморозрахунки між організаціями | 3 р. | 3 р. |
|
| 325. | Протоколи взаємозаліків | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 Див. примітки до статті 186 |
| <…> | ||||
| 329. | Виконавчі листи | Доки не мине потреба1 | Доки не мине потреба1 | 1 Не менше 5 років |
| 330. | Договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо) | 3 р.1, 2 | 3 р.1, 2 | 1 Після закінчення строку дії договору, угоди. 2 Див. примітки до статті 186 |
| 331. | Договори-зобов’язання за товари, одержані в кредит, листи з оформлення договорів-зобов’язань | 3 р. | 3 р. |
|
| 332. | Договори про повну матеріальну відповідальність | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 Після звільнення матеріально відповідальної особи |
| 333. | Майнові довіреності, поручительства третьої особи | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 Див. примітки до статті 186 |
| 334. | Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 Див. примітки до статті 186 |
| 335. | Документи (картки, відомості, повідомлення тощо) з організації фінансового моніторингу суб’єктами первинного фінансового моніторингу | 5 р.1 | 5 р.1 | 1 З дати, що визначається відповідно до статті 6 Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму» |
| 336. | Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, <…> корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо) | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 Див. примітки до статті 186 |
| 337. | Регістри рахунків до оплати | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 Див. примітки до статті 186 |
| 338. | Податкові накладні | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 Див. примітки до статті 186 |
| 339. | Гарантійні листи | 3 р. | 3 р. |
|
| 340. | Зразки підписів (матеріально відповідальних осіб) | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба |
|
| 341. | Документи (плани, звіти, протоколи, акти, довідки, доповідні записки) документальних ревізій, перевірок та аудиту фінансово-господарської діяльності, контрольно-ревізійної роботи, у тому числі перевірок каси, правильності стягнення податків тощо | 5 р. | 5 р. |
|
| 342. | Документи (довідки, акти, зобов’язання, листи) щодо розтрат, недостач, розкрадань | 5 р. ЕПК | 5 р. |
|
| 343. | Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва | Пост. | До ліквідації організації |
|
| 344. | Документи (акти, відомості) про переоцінку товарно-матеріальних запасів, незавершеного виробництва | 5 р.1 | 5 р.1 | 1 Див. примітку один до статті 186 |
| 345. | Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 Див. примітки до статті 186 |
| <…> | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 351. | Облікові регістри (головна книга, журнали, меморіальні ордери, оборотні відомості, інвентарні картки, розроблювальні таблиці тощо) | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 Див. примітки до статті 186 |
| <…> | ||||
| 353. | Журнали використання електронних контрольно-касових апаратів, контрольні стрічки електронних контрольно-касових апаратів | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 Див. примітку один до статті 186 |
| 5. ТРУДОВІ ВІДНОСИНИ | ||||
| <…> | ||||
| 5.2. Ринок праці, працевлаштування та допомога безробітним | ||||
| <…> | ||||
| 363. | Документи (звіти, відомості, списки, довідки) про наявність вакантних посад, вивільнення працівників, прийняття працівників | 5 р. | 5 р. |
|
| <…> | ||||
| 366. | Документи (заяви, обґрунтування, дозволи, довідки) про працевлаштування іноземних громадян | 5 р. | 5 р. |
|
| 367. | Документи (акти, попередження, листи) з контролю за дотриманням законодавства про зайнятість населення | 5 р. | 5 р. |
|
| 368. | Договори про надання фінансової допомоги на створення та збереження робочих місць, на компенсаційні виплати працівникам | 5 р.1 | 5 р.1 | 1 Після закінчення строку дії договору |
| <…> | ||||
| 5.3. Організація праці, продуктивність праці, трудова дисципліна | ||||
| <…> | ||||
| 391. | Графіки виробничих процесів і робочого часу (змінність, безперервне виробництво тощо) | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 Після заміни новими |
| <…> | ||||
| 395. | Колективні договори, угоди (генеральна, галузеві та регіональні), зміни та доповнення до них: |
|
|
|
| а) за місцем складення | Пост. | До ліквідації організації | ||
| б) в інших організаціях | До заміни новими | До заміни новими | ||
| 396. | Документи (протоколи, акти, звіти, доповідні записки, довідки) про перевірку виконання колективних договорів, угод | Пост. | 10 р. |
|
| 397. | Правила внутрішнього трудового розпорядку | 1 р.1 | 1 р.1 | 1 Після заміни новими |
| 398. | Документи (доповідні записки, акти, листи) про порушення правил внутрішнього трудового розпорядку | 1 р. | 1 р. |
|
| 399. | Документи (звернення, відомості, довідки, переліки розбіжностей) про страйки | Пост. | 10 р. |
|
| 400. | Документи (заяви, доповідні записки, довідки, протоколи, рекомендації) про розв’язання трудових конфліктів | 5 р. ЕПК | 5 р. |
|
| 401. | Документи (звіти, довідки, висновки, доповідні записки) про переведення працівників на скорочений робочий день або неповний робочий тиждень | 5 р. ЕПК1 | 5 р.1 | 1 У разі важких, шкідливих, небезпечних умов праці — 75 р. |
| 402. | Документи (звіти, відомості, доповідні записки, баланс робочого часу, листи) про облік робочого часу | 3 р. | 3 р. |
|
| 403. | Документи (характеристики, відомості, повідомлення, акти, доповідні записки, довідки, листи) про трудову дисципліну | 3 р. | 3 р. |
|
| <….> | ||||
| 407. | Журнали, листки обліку робітників, які суміщують професії | 3 р. | 3 р. |
|
| 408. | Табелі обліку використання робочого часу | 1 р. | 1 р. |
|
| 5.4. Технічне нормування, тарифікація, заробітна плата | ||||
| <…> | ||||
| 410. | Норми виробітку та розцінки: |
|
|
|
| а) за місцем розроблення і затвердження | Пост. | — | ||
| б) в інших організаціях | До заміни новими | До заміни новими | ||
| 411. | Тимчасові норми виробітку та розцінки | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 Після заміни новими |
| 412. | Документи (розрахунки, таблиці, довідки, доповідні записки, пропозиції) про перегляд і застосування норм виробітку, розцінок, тарифних сіток і ставок, вдосконалення різних форм оплати праці | 5 р. ЕПК | 5 р. |
|
| 413. | Тарифно-кваліфікаційні довідники, сітки, ставки: |
|
|
|
| а) за місцем розроблення і затвердження | Пост. | — | ||
| б) в інших організаціях | До заміни новими | До заміни новими | ||
| <…> | ||||
| 422. | Списки робітничих професій за розрядами і системами оплати праці | 3 р. | 3 р. |
|
| 423. | Розрахунки, відомості про створення системи акордної оплати праці | 5 р. | 5 р. |
|
| 424. | Положення про преміювання: |
|
|
|
| а) за місцем розроблення і затвердження | Пост. | До заміни новими | ||
| б) в інших організаціях | До заміни новими | До заміни новими | ||
| <…> | ||||
| 426. | Дозволи профспілкових організацій на виконання надурочних робіт | 1 р. | 1 р. |
|
| <…> | ||||
| 5.5. Охорона праці | ||||
| <…> | ||||
| 437. | Акти, приписи з техніки безпеки; документи (довідки, доповідні записки, звіти) про їх виконання | 5 р. ЕПК | 5 р. |
|
| 438. | Документи (переліки посад і професій, програми, списки, звіти, листи) про проходження працівниками стажування з техніки безпеки | 3 р. | 3 р. |
|
| <…> | ||||
| 444. | Списки працюючих на виробництві із шкідливими умовами праці | 75 р. | 75 р. |
|
| 445. | Табелі, наряди працівників, задіяних на роботах із шкідливими умовами праці | 75 р. | 75 р. |
|
| 446. | Документи (протоколи, довідки, висновки) про шкідливі умови праці, травматизм, професійні захворювання | 75 р. ЕПК | 75 р. |
|
| 447. | Документи (доповідні записки, довідки, доповіді, відомості) про стан професійної шкідливості виробництва та професійних захворювань | 10 р. ЕПК | 10 р. |
|
| <…> | ||||
| 450. | Документи (протоколи, рішення, переліки стандартів і норм, переліки та плани робочих місць, висновки, акти, карти умов праці тощо) з питань атестації робочих місць на відповідність нормативно-правовим актам з охорони праці | 75 р. ЕПК | 75 р. |
|
| 451. | Акти обстеження умов праці працівників | 5 р. | 5 р. |
|
| <…> | ||||
| 453. | Документи (акти, висновки, протоколи, аварійні картки) про розслідування причин аварій та нещасних випадків на виробництві | 45 р. ЕПК1 | 45 р.2 | 1 Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами — пост. 2 Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами — 75 р. |
| <…> | ||||
| 455. | Документи (звіти, довідки, списки) про травматизм на виробництві | 10 р. | 10 р. |
|
| 456. | Відомості про аварії та нещасні випадки | 5 р.1 | 5 р.2 | 1 З людськими жертвами — пост. 2 З людськими жертвами — до ліквідації організації |
| 457. | Повідомлення медпунктів про потерпілих внаслідок нещасних випадків | 3 р. | 3 р. |
|
| 458. | Акти розслідування професійних захворювань та отруєнь | 45 р. ЕПК | 45 р. |
|
| <…> | ||||
| 462. | Документи (приписи, акти, висновки, доповідні записки, листи) про забезпечення працівників спеціальним одягом і взуттям та іншими засобами індивідуального захисту, лікувально-профілактичним харчуванням | 3 р. | 3 р. |
|
| 463. | Замовлення на спеціальний одяг, взуття, лікувально-профілактичне харчування | 1 р. | 1 р. |
|
| 464. | Списки (відомості), картки обліку на видачу спеціального одягу, взуття, лікувально-профілактичного харчування | 1 р. | 1 р. |
|
| <…> | ||||
| 476. | Журнали реєстрації аварій | Пост. | 10 р. |
|
| 477. | Журнали реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків | 45 р.1 | 45 р.1 | 1 Після закінчення журналу |
| 478. | Журнали обліку професійних захворювань (отруєнь) | 45 р.1 | 45 р.1 | 1 Після закінчення журналу |
| 479. | Книги реєстрації попереджень про небезпечність робіт на окремих ділянках організації | 10 р. | 10 р. |
|
| 480. | Журнали обліку профілактичних робіт з техніки безпеки | 10 р. | 10 р. |
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 481. | Журнали реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці | 10 р.1 | 10 р.1 | 1 Після закінчення журналу |
| 482. | Журнали реєстрації інструктажів (первинного, повторного, позапланового, цільового) з питань охорони праці | 10 р.1 | 10 р.1 | 1 Після закінчення журналу |
| 483. | Журнали проведення атестації з техніки безпеки | 5 р. | 5 р. |
|
| <…> | ||||
