Лікарняні (оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок роботодавця та допомога по тимчасовій непрацездатності за рахунок ФСС) входять до бази нарахування ЄСВ (п. 4 ч. 1 ст. 7 Закону № 2464).
Для цілей порівняння з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ та мінзарплатою (МЗП) нараховні суми лікарняних розподіляють за місяцями, до яких вони належать.
Переходило до Звіту з ЄСВ.
Таблиці Звіту
Таблиця 1. Лікарняні показуємо у Звіті за формою № Д4 за той звітний місяць, у якому вони були нараховані (у бухгалтерському обліку).
Суму оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця та суму допомоги по тимчасовій непрацездатності відображаємо в рядках 1.3 і 1.4 відповідно окремо від інших виплат, з яких справляють ЄСВ.
Крім того, суми лікарняних мають бути зазначені в рядках:
— 1 — у загальній сумі виплат, нарахованих працівникам;
— 2 (2.1 — 2.2) — у загальній сумі виплат, на які нараховується ЄСВ.
Таблиця 6. Порядок відображення в ній лікарняних не залежить від того, за рахунок яких коштів фінансується їх виплата: коштом підприємства чи за рахунок ФСС. При заповненні таблиці 6 враховуйте такі правила. Лікарняні відображаємо:
по-перше, окремо від інших виплат, нарахованих застрахованій особі у звітному місяці;
по-друге, з розбиттям за місяцями, на дні яких припадає період тимчасової непрацездатності та за які нараховано лікарняні.
Зверніть увагу: якщо маємо справу з внутрішнім сумісником, то і зарплату, і лікарняні, нараховані за основним місцем роботи та за сумісництвом, відображаємо в таблиці 6 в окремих рядках.
Переходимо до граф таблиці 6 Звіту за формою № Д4.
Якщо лікарняні нараховує звичайний роботодавець, то за рядком з їх сумою в графі 9 проставляємо код категорії:
— «29» — якщо непрацездатним був звичайний працівник підприємства або ФОП, до бази нарахування якого застосовували ставку ЄСВ 22 %;
— «36» — за працівником з інвалідністю, до бази нарахування якого застосовували ставку ЄСВ 8,41 %.
Далі в графі 11 зазначаємо місяць і рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності. У свою чергу, у графі 13 відображаємо кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на місяць, зазначений у графі 11, згідно з лікарняним листом (довідкою медичного закладу), за винятком днів непрацездатності, підтверджених довідкою про тимчасове звільнення від роботи у зв’язку з необхідністю догляду за хворою дитиною. Ці «виняткові» дні зазначаєте в графі 14 таблиці 6.
Графу 15 (кількість календарних днів у трудових відносинах) за рядком із сумою лікарняних заповнюємо, тільки якщо зарплата у звітному місяці працівнику не нараховувалася.
Інші графи за рядками з лікарняними заповнюємо в загальному порядку.
Приклад 1. Барчук Іван Іванович (основне місце роботи, повна зайнятість) хворів з 30 жовтня по 9 листопада 2020 року. У листопаді йому нараховано зарплату за фактично відпрацьований час — 12000 грн (ЄСВ — 2640 грн), лікарняні за 2 дні хвороби у жовтні — 1100 грн (ЄСВ — 242 грн) та за 9 днів хвороби у листопаді — 4950 грн (ЄСВ — 1089 грн).
Наведемо на рис. 1 фрагмент заповненої таблиці 6 з даними щодо виплат, нарахованих працівникові.
Сторнуємо/донараховуємо
Від помилок ніхто не застрахований. Тож розглянемо ситуацію, за якої виникла необхідність у поточному звітному періоді відкоригувати (донарахувати/відсторнувати) суму лікарняних, відображених у минулих звітних періодах, у зв’язку з виявленою помилкою в сумі таких лікарняних.
Таке коригування в таблиці 6 проводимо наступним чином:
— у графі 9 зазначаємо код категорії застрахованої особи, що відповідає лікарняним (див. вище);
— у графі 11 — місяць, на дні якого припадає тимчасова непрацездатність;
— графу 13 заповнюємо, тільки якщо спочатку неправильно визначили кількість днів тимчасової непрацездатності. Наприклад, працівник хворів 10 календарних днів, а ви зазначили 9 і нарахували лікарняні за 9 календарних днів.
У такій ситуації в графі 13 проставляємо 1 календарний день, за який донараховуємо лікарняні. Таку ситуацію ми розглянули у прикладі 2 далі.
Якщо ж дні були визначені правильно, а помилилися в сумі лікарняних, то графу 13 за рядком з коригуванням не заповнюємо
— у графах 17 і 18 при донарахуванні лікарняних зазначаємо донараховані суми (загальну й ту, що увійшла до бази нарахування ЄСВ, відповідно).
А ось при сторнуванні суми лікарняних, її наводимо в графах 17 і 18 зі знаком «мінус». Це узгоджується з положеннями п. 9 розд. IV Порядку № 435, які допускають унесення від’ємних сум доходу в разі відображення сторнованих сум відпускних, лікарняних, декретних.
Приклад 2. Шопенко Андрій Петрович (основне місце роботи, повна зайнятість) був непрацездатним з 1 по 10 вересня 2020 року. Проте помилково лікарняні були нараховані не за 10, а за 9 календарних днів. Помилка виправлена у листопаді 2020 року. У цьому місяці працівникові нараховано зарплату в сумі 12000 грн (ЄСВ — 2640 грн) та донараховано лікарняні за 1 день тимчасової непрацездатності у вересні — 393,45 грн (ЄСВ — 86,56 грн).
Наведемо на рис. 2 фрагмент заповненої таблиці 6 з даними щодо виплат, нарахованих працівникові.
Приклад 3. Підприємство неправильно розрахувало страховий стаж Писаренко Ользі Андріївні (основне місце роботи, повна зайнятість). У результаті сума лікарняних за вересень 2020 року була завищена на 1470 грн (ЄСВ — 323,40 грн). Помилка виправлена у листопаді. Зарплата працівниці за листопад становила 15000 грн (ЄСВ — 3300 грн).
Наведемо на рис. 3 фрагмент заповненої таблиці 6 з даними щодо виплат, нарахованих працівниці.
Зверніть увагу: оскільки кількість днів непрацездатності у вересні була зазначена правильно, то за рядком зі сторнованими сумами графу 13 не заповнюємо.
Заміна зарплати на лікарняні
Тут пропонуємо розглянути таку ситуацію. Працівникові у попередньому звітному періоді була нарахована й відображена у звітності з ЄСВ зарплата за повністю відпрацьований місяць. Але згодом виявилося, що він у цьому місяці був непрацездатний.
Що в такій ситуації робить бухгалтер? Сторнує зайво нараховану зарплату та нараховує лікарняні. А як бути зі Звітом з ЄСВ?
У загальному випадку коригування зарплати попередніх місяців проводиться за рахунок фонду оплати праці поточного місяця. Тобто такі донараховані (відсторновані) суми зарплати просто збільшують (зменшують) загальну суму зарплати місяця коригування. Проте ситуація із заміною зарплати на лікарняні є винятком із загального правила.
Відсторновані суми заробітку попередніх місяців, що пов’язані з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, відображають у таблиці 6 Звіту за формою № Д4, сформованого за поточний звітній період зі знаком «мінус». Це прямо прописано у п. 9 розд. VI Порядку № 435 (ср. ).
Приклад 4. Працівниці Масловій Оксані Степанівні (основне місце роботи, повна зайнятість) за жовтень 2020 року була нарахована (і відображена у звітності з ЄСВ) зарплата виходячи з повністю відпрацьованого місяця. Але у листопаді працівниця надала лікарняний лист, що підтверджує її непрацездатність за період з 30 жовтня по 10 листопада 2020 року.
У результаті в листопаді працівниці були нараховані зарплата за листопад — 12600 грн (ЄСВ — 2772 грн), лікарняні за 2 дні хвороби у жовтні — 1240 грн (ЄСВ — 272,80 грн), за 10 днів хвороби у листопаді — 6200 грн (ЄСВ — 1364 грн), а також відсторнована зайво нарахована у жовтні 2020 року сума зарплати за 1 робочий день — 30 жовтня — 900 грн (ЄСВ — 198 грн).
Наведемо на рис. 4 фрагмент заповненої таблиці 6 з даними щодо виплат, нарахованих працівниці.
висновки
- Лікарняні відображаємо у Звіті за формою № Д4, сформованому за той звітний місяць, в якому вони були нараховані (у бухгалтерському обліку).
- Щодо лікарняних формуємо стільки рядків, на скільки місяців припадає період тимчасової непрацездатності.
- Якщо працівник — внутрішній сумісник, лікарняні, нараховані за основним місяцем роботи та за внутрішнім сумісництвом, відображаємо окремо в таблиці 6.
